Hur man hanterar uppgifter med hjälp av japansk Kanban-teknik

Oavsett om du arbetar som en del av ett stort team, eller helt enkelt försöker hantera en mängd uppgifter själv, är det enkelt för en mängd mindre jobb att förvandla till en otillgänglig uppgift. Om det låter bekant, försök att introducera Kanban i ditt arbetsflöde för att se huruvida det lättar belastningen.

Genom att bryta jobb ned steg för steg och lägga dem visuellt, hjälper Kanban människor att förstå de framsteg som de gör och fastställa där det finns utrymme för förbättringar. Trots att de har sina rötter inom bilindustrin, kan de grundläggande begreppen bakom denna strategi tillämpas på ett brett spektrum av arbetsmiljöer.

Det är relativt enkelt att installera, och kan ha en tydlig positiv effekt på ditt dagliga arbetsliv. Använd den här guiden för att ställa in ditt schema och börja implementera Kanban.

Vad är Kanban?

Kanban är en affärspraxis som grundades 1940-talet av Taiichi Ohno, som var en industriell ingenjör som försökte effektivisera det dagliga arbetsflödet hos japansk fordonsgigant Toyota. Med tanke på tankprocessen bakom återställningen av hyllor i stormarknader utvecklade Ohno en metod för att använda en linjär process med klart definierade gränser för kontrollera effekten av flaskhalsar i produktiviteten.

Den grundläggande inställningen av ett Kanban-schema delar upp den angivna processen i dess komponentsteg. Individuella uppgifter - vanligtvis representerade av Post-it-anteckningar eller en digital ekvivalent - Flytta från vänster till höger genom kolumner som är märkta med namnet på varje steg och ett nummer.

Detta nummer, bestämt av schemaläggaren, representerar den mängd uppgifter som laget eller personen som ansvarar för produktionsfasen kan hantera vid varje tillfälle. Uppgifter i varje kolumn är separerade i två grupper; pågår eller slutfört. När en uppgift är klar kan nästa produktionsstadium hävda det och flytta det till nästa kolumn - men endast om det finns tillräcklig kapacitet att göra det.

Ett offentligt Kanban-styrelse ger hela ditt team en översikt över projektet från början till slut, snarare än att ha en medvetenhet om arbetsflödet duva till sin egen produktionsstadium. Från ett ledande perspektiv kan detta hjälpa till Tilldela personal till var de behövs mest, men det hjälper även individer att avgöra var bistånd krävs på en mer informell och fortlöpande basis.

Konfigurera en Kanban Scheduler med hjälp av Trello

Om du precis börjat med Kanban - och speciellt om du introducerar den till en grupp som inte är känd med konceptet - är det bäst att se till att verktygen du använder är så enkla och tillvägagångssätt som möjligt. Även om det lider av vissa begränsningar som kan släcka Kanban-purister, projektledning och mer 10 Unika användningar av Trello Annan än Project Management 10 Unika användningar av Trello Annan än Project Management Trello är en listälskares glädje. Dess Kanban-stil tillvägagångssätt var inte menat bara för projektledning. Tror inte på oss? Titta på dessa tio unika användningsområden av Trello. Läs mer verktyg Trello är ett bra val för att få saker från marken.

För att komma igång, registrera dig för ett Trello-konto. När det är klart, skapa en ny styrelse och börja skapa listor. Varje lista representerar en kolumn i ditt Kanban-arbetsflöde, så namnge var och en efter ett steg i processen som du övervakar. För mitt exempel har jag använt de olika stegen mot att skapa och publicera en artikel, men dessa kan bytas ut för alla projekt du kanske arbetar med.

Nyckeln är de viktigaste talen i varje kolumnrubrik. Ta gärna in platshållare till att börja med och tweak dem när du får en känsla för din process - det är troligt att du inte riktigt vet hur mycket som kan flöda genom varje steg i projektet vid någon tidpunkt tills du har arbetat med Kanban för ett tag, särskilt om du använder strategin som en del av ett lag.

När dessa är på plats kan du skapa kort som representerar enskilda uppgifter, som sedan överförs från en lista till en annan efter behov. Det är viktigt att alla som använder brädan håller dessa kort organiserade. Hur man håller Trello-listor mer organiserade med kortomslag. Hur man håller Trello-listor mer organiserade med kortomslag. Trello-organisationen kan snabbt gå ur hand, men du kan göra ditt liv enklare genom att använda kort Bilden täcker som visuella signaler. Läs mer och håller fast vid de siffror som anges för varje steg i processen.

För att systemet ska kunna fungera som det är nödvändigt måste det finnas en metod för att särskilja uppgifter som har genomfört ett visst steg i processen från de som fortfarande är i gång. På Trello är etiketter det enklaste sättet att hålla reda på det här. Jag har använt en grön etikett för att indikera att en uppgift är redo för nästa steg och en gul som signalerar att den fortfarande jobbar - se till att endast en etikett appliceras på ett visst kort för att undvika förvirring.

Ovan kan du se mitt exempel Trello Board in action - märk att uppgiften i kolumnen Skriva ännu inte har flyttats över, eftersom det inte finns någon kapacitet på Redigeringsstadiet. När en annan av de gula märkta uppgifterna är färdigställd och ommärkt i enlighet därmed flyttas den här uppgiften över och har status ändrad.

Använda Kanban som ett lag

Även om det kan användas individuellt, var det ursprungliga genomförandet av Kanban som ett sätt att se till att grupper kan fungera som en sammanhängande enhet. 5 Google-arkinställningar Viktiga för teamarbete 5 Google Plattformsinställningar Viktiga för samarbeten Google Plattor har fler funktioner för att stödja kollektiva dataingång och bearbetning än du kanske tror. Vi presenterar funktioner och funktioner i Google Sheets som är viktiga för gruppprojekt. Läs mer . Det kan låta som välskött råd, men kommunikation och lagarbete är två av de viktigaste aspekterna för att göra denna strategi till en framgång på din arbetsplats.

De flesta digitala sätt att utföra ett Kanban-arbetsflöde, inklusive Trello, har en metod att lämna kommentarer eller meddelanden till andra användare. Medan överanvändning kan leda till ett hav av vitt brus är det viktigt att arbetstagare under hela processen utnyttjar de kommunikationsverktyg som dessa plattformar erbjuder.

Detta matar in till den avgörande betydelsen av lagarbete. Kärnan i Kanban-systemet är att det ger någon som tittar på schemat en omedelbar uppfattning om var en flaskhals bildas. Det är här det lönar sig att ha kollegor som arbetar i flera discipliner. Om ett steg i processen saktar upp produktionen, överför en del av ditt team för att hjälpa till.

Beroende på hur din arbetsplats är utlagd, kan det bästa sättet att vidarebefordra denna information vara via en snabbmeddelandeklient. Slack är ett kraftfullt verktyg för alla kontor och är ännu bättre när de är utrustade med robotar som kan automatisera vissa processer. 14 Bästa automatiserade bots du behöver för din slakta kanal 14 Bästa automatiserade bots du behöver för din slarvkanal Om du driver ett företag, kan sätta upp Slack och ha bots som utför de meniala uppgifterna 24/7 medan du fortsätter med viktigare saker, som att erövra världen. Läs mer .

Använda Kanban som individ

Att använda Kanban medan du flyger solo har en reflekterande kvalitet och hjälper dig att förhindra några större flaskhalsar i ditt arbetsflöde. Snarare än att fokusera på var dina resurser rullas ut som möjligt med en grupp, borde du istället titta på vilka stadier av ditt arbete som tenderar att sakta ner hela processen.

En fördel med att arbeta med Kanban själv är att du inte är begränsad av en digital schemaläggare - dessa alternativ är bra när du arbetar tillsammans, men bekvämligheten med ett fysiskt schema kan vinna ut om du är den enda som behöver tillgång.

Med hjälp av en kombination av en anteckningsbok och några Post-it-anteckningar - eller till och med ett tavla som du kan placera på kontorsväggen för enkel hänvisning - tar du bort eventuella tekniska komplikationer från Kanban-principerna. Det är inte för alla, men en penna-och-papperslösning är ibland att föredra. 6 Enkla skäl till att papper fortfarande kan vara din Killer Productivity App 6 Enkla skäl till att papper fortfarande kan vara din mördare produktivitet App Papper kan vara ett mer potent verktyg för produktivitet än en dator eller en beröringsenhet, och bör inte omedelbart avfärdas. Inte övertygad? Här är sex skäl till varför papper fortfarande är relevant. Läs mer för enkelhetens skull.

Andra Kanban Tools

Trello är ett bra sätt att få en grundläggande Kanban-process igång, men du kanske vill gräva ut när du har hittat din fot. Leankit är en sådan lösning som erbjuder en 30-dagars gratis provversion och specialiserar sig på att stödja Kanban-metodiken samt andra strategier som den någonsin populära Scrum-tekniken Scrumy - Slutligen är en riktigt enkel projekthanteringsapp för grupper Scrumy - äntligen en riktigt enkel Projektledning App för grupper Läs mer .

Kanban-specifika alternativ finns också där ute. Kanbanery erbjuder ett smart användargränssnitt med mycket lite att distrahera från ditt arbete, med gratis planer tillgängliga för lag med mindre än två medlemmar, välgörenhetsorganisationer eller open source-projekt. Samtidigt erbjuder KanbanFlow omfattande mobilverktyg och kraftfull Pomodoro-integration för att förbättra en mycket stark kärnprodukt.

Har du haft framgång med att implementera Kanban på din arbetsplats? Lär du bara om strategin för första gången och har fler frågor? Dela dina erfarenheter och dina frågor i kommentarfältet nedan.

Utforska mer om: GTD, Productivity, Trello.