Håll koll på kundproblem och prioriteringar med Stäng Support Help Desk Software

Om du driver ett datorsupportföretag eller hanterar ett IT-helpdeskcenter, kommer du att veta att IT-support omfattar mer än bara att fixa datorproblem. Varje problem är ett symptom som kan innebära ett mycket större systemfel. Flera problem som alla matchar, identifierar också programvaruproblem som kanske har missat under testningen.

Ett av de bästa sätten att spåra och analysera alla problem är genom centraliserad helpdeskprogramvara. Med ett sådant system spårar du inte bara datorns eller systemproblemen, du spårar också vilka anställda som tagit hand om biljetterna, en logg av vilka kunder eller klienter oftast använder helpdesken och det ger en bra hög nivå överblick över hur bra din IT-personal hanterar problem.

En av de bästa lediga mjukvarulösningarna för gratis skrivbord som jag har funnit som kan hantera samma funktionalitet som några av de dyrare motparterna där ute, är Close Support Service Desk.

Ställa in Stängt Support Service Desk

Programvaran heter “service Desk” hellre än “kundtjänst” eftersom det verkligen är användbart för mer än bara IT-problem. Om du kör någon tjänst alls som inkluderar kunder eller kunder som ringer dig om problem, kan du använda den här programvaran för att spåra dessa problem. Kanske kan du köra en elektronik reparation, en rörmokare eller något annat fält som innehåller felsökning och reparation av problem. Denna programvara kan hjälpa dig att komma ihåg, spåra och analysera dessa problem, speciellt om du har ett team av tekniker som arbetar för dig.

När du först installerade programvaran hittar du att den frågar dig vart du vill komma åt systemdatabasen. Stäng Support använder Access Runtime, och bakgrundsdatabasen, som heter CloseSupportBE.mdb, lagrar alla data för systemet. För att tillåta distribuerade användare att komma åt det här systemet för att komma in, hantera och stänga problembiljetter, lagra bara databasen på det lokala nätverket. Om du vill använda den via Internet, bara skapa en online “hårddisk” som Dropbox och lagra den centrala databasen på det kontot.

Den enda irritationen om du använder den kostnadsfria programvaran är en inledningsbox som dyker upp när du laddar programvaran, där du behöver klicka “Fortsätta” att avstå från att anmäla sig till den kostnadsfria provperioden. När du väl har kommit in i programvaran ser du fyra stora områden.

Överst (1) hittar du snabba sökfält och knappar för att skapa en ny samtalshändelse, eller skapa en ny uppgift för en av personalen (eller dig själv). Uppgifter kan tilldelas ett visst problem och en viss tekniker. Serviceområdet till vänster innehåller aktiva uppgifter (2) och aktiva samtal (3). På höger sida av huvudskärmen ser du samtal sorterade efter innehavare, status och prioritet (4).

Inmatning av detaljer när ett problemsamtal (eller e-post) kommer in är lika enkelt som att använda de olika listrutorna för att välja prioritet och kategori av problemet. En ruta till höger möjliggör specifik information om problemet.

När samtalet är i systemet kommer det att stanna kvar i “leva” område tills det antingen har lösts eller annullerats. När det är ett aktivt problem, loggas varje ändring i systemet automatiskt i samtalet “historia” område.

Att lägga till en ny uppgift är ett användbart sätt att skapa och övervaka jobb för anställda som kanske eller inte är relaterade till specifika problem som inkommit. Du kan till och med bestämma särskilda uppgifter på ett återkommande sätt, så systemet kan användas för planering av arbetet såväl som fielding problem samtal.

Från navigeringsfältet till vänster, om du klickar på företag kan du se alla de klienter som du har gjort för. Här kan du manuellt skriva in nya företag och fylla i all kontaktinformation. När du klickar på företaget från uppgifter eller samtal kopplas det till den här detaljerade informationen så att du enkelt kan få kontaktinformation från samtalet eller uppgiftsdisplayen.

Detsamma gäller för människor, vare sig det är enskilda kunder eller de anställda som gör jobbet. Ange alla detaljer här, och för anställda är det här du tilldelar sitt användarnamn att använda Service Desk-systemet. Det fina är att när du använder ett kundnamn i en biljett har du direkt tillgång till deras kontaktuppgifter.

Slutligen är ett annat användbart inslag i systemet att du kan exportera samtal eller uppgifter (antingen aktiva eller arkiv) till ett Excel-kalkylblad som du kan använda för att skapa egna rapporter eller bara för att skapa ditt eget arkiv med lösta problem.

Det finns många användningsområden för denna gratis Help Desk-programvara utöver bara IT-tekniker. Du kan använda den för att hantera och organisera nästan alla företag som måste åtgärda eller felsöka problem. Ge det ett skott och se om det effektiviserar ditt eget företag!

Låt oss veta vad du tycker om Close Support Help Desk, eller om du vet om liknande verktyg som är lika användbara. Dela din insikt i kommentarfältet nedan.

Bildkrediter: Carlos Chavez

Utforska mer om: Teknisk support.