Så här använder du Microsoft Word Mailings för att automatisera e-postmeddelanden

Medan det finns många saker jag inte gillar om Microsoft Word, finns det många fler saker jag älskar om det. Jag gillar särskilt hur flexibla ritverktygen är, de inkluderade mallarna för saker som bokstäver och CV, och mest av allt, jag älskar möjligheten att automatisera många av de uppgifter som du ofta gör. En av dessa uppgifter är att skicka rapporter eller e-postmeddelanden.

De flesta av oss står inför ett jobb där du måste skicka en rapport till en hel grupp människor. Vad som gör det värre ibland är att du måste skicka individuellt skräddarsydda e-postmeddelanden till varje person med specifik information om dem. Kanske är 80 till 90% av verbalet detsamma, men det är 10 eller 20% specifikt för personen som är unik - så du hittar dig själv att spendera tid på att skriva upp e-post efter e-post.

Skickar automatiserade e-postmeddelanden

Tidigare skrev jag om hur Hur Google Analytics ska fungera för dig med e-postrapporter Så här lägger du till Google Analytics för dig med e-postrapporter Läs mer Du kan automatisera Google Analytics för att skicka ut schemalagda rapporter, som du då kunde klara vidare till din chef eller klient. Men den automatisering som jag ska visa dig idag är lite annorlunda. I stället för att producera data för dig kommer Word automatiskt att fylla i detaljerna om personen på din kontaktlista, samtidigt som du snabbt kan fylla i de data eller information som du vill skicka till den personen. Detta gör att e-posten känns personlig och direkt, men samtidigt spenderar du inte timmar på att skriva upp tiotals hundratals personliga direktmeddelanden.

För att komma igång, i Word (i mina exempel är det Word 2007), klicka på “utskick” och klicka sedan på “Starta Mail Merge.”

Trollkarlen är inte nödvändig, men det är trevligt eftersom det hjälper dig att komma ihåg allt du behöver göra. Välj först en mall som du vill använda för din generella rapport.

Word har många bra stilar och layouter. När du väl valt din mall klickar du bara på OK. Nu är hela din rapport skriven för dig, allt du behöver göra är att fylla i texten. När det gäller datum, se till att du väljer “i dag” så att dokumentet alltid använder dagens datum varje gång du återskapar det senare.

När du väljer din mottagarlista för att ta emot dessa e-postmeddelanden kan du använda dina nuvarande Outlook-kontakter, en aktuell kontaktlista som du exporterat från någon annanstans eller skapa en ny lista med kontakter.

I mitt exempel har jag valt mottagare från mina nuvarande Outlook-kontakter.

Nu när du har valt dina mottagare, kommer du att berätta för dokumentet vilken information som ska dra ut av kontaktinformationen och automatiskt integrera i rapporten. Du gör det genom att klicka på “Infoga sammanslagningsfält” knapp.

Till exempel skapar jag en rapport om en specifik webbplats för en klient, så jag har definierat den webbplatsen i deras kontaktuppgifter, och här säger jag att Word ska använda den webbadressen i rapporten.

Om du använder Outlook, glöm inte att Outlook Contacts erbjuder användarfält där du kan infoga vilken information du vill ha för den personen.

Det här är användbart när informationen du vill bädda in för den personen inte finns i fältet Kontaktlista.

Det coolaste med Microsoft Word Mailings är att du i grunden skapar “Fyll i” fält för de delar av rapporten som är unika för varje person.

Så som du skriver det generiska meddelandet och du kommer till en plats där du måste skriva något som skulle ha specifika uppgifter som är relevanta för den personen, klickar du bara på “regler” och välj “Fyll i“. Här kan du definiera snabbfrågan och ett standardsvar. Vad som händer är när du laddar upp ditt automatiska dokument, det kommer att uppmana dig att fylla i var och en av fyllningsfälten för varje mottagare.

När du är klar med att skapa din automatiska mailing, kommer ditt dokument att bestå av vissa fält som automatiskt fyller i baserat på mottagarens kontaktuppgifter och andra fält fyller i baserat på vad du har angett för information.

För varje dokument kan du snabbt skicka ut e-postrapporten från Word genom att klicka på Outlook-knappen längst upp till höger på skärmen och välja “Skicka epost” (eller skicka som PDF-bilaga), och du är klar!

Med hjälp av denna teknik skär du ditt korrespondensarbete med minst 50% eller mer. Framför allt tar det dig tid att få dokumentet att fungera perfekt, men varje vecka eller månad som du behöver utfärda rapporten kommer du att vara väldigt glad att du satsar på.

Ge Microsoft Word Mailings ett skott och låt oss veta hur det gick. Har det sparat dig tid? Dela dina egna erfarenheter med det i kommentarfältet nedan!

Bildkrediter: clix på sxc.hu

Utforska mer om: Business Technology, Computer Automation, Email Tips, Mail Merge, Microsoft Word.