Hur proffsen undviker förlägenhet och levererar perfekta presentationer

Ah! Presentationen. Vissa av oss älskar dem. Några av oss hata dem. Men oavsett vad vi alla brukar behöva ge dem på ett eller annat sätt, oavsett om de är i skolan, jobbet eller ens bara för njutning (se Bli inspirerad av TEDs topp 20 mest klockade videor [Stuff to Watch]). Vissa väljer även att tala offentligt som en karriär.

Offentliga tal och presentationer är en konst men har du någonsin satt genom en fasansfulla prata? Jag vet att jag har och jag något “ranted” om dem i en annan MakeUseOf-artikel (som jag kommer att hänvisa till ibland i hela denna bit), Undvik Mord Genom PowerPoint: Hur gör dina presentationer övertygande och minnesvärda Undvik mord av PowerPoint: Hur gör dina presentationer övertygande och minnesvärda Undvik mord av PowerPoint: Så här gör dina presentationer övertygande och minnesvärda De flesta av oss har skapat en PowerPoint och gjort en presentation (eller kommer vid någon tidpunkt) och ändå är det sannolikt att vara en av de mest dåligt gjort sakerna på en dator. Bad PowerPoint ... Läs mer. Så vad gör perfekt presentation? Tja, det är inte bara ett sak som du måste göra, men ett samarbete av saker.

Forsknings- och innehållsorganisation

Grundlig forskning är nödvändig (som allt som nämns i denna del) till en framgångsrik presentation. Här är några viktiga punkter för att undersöka:

• Skapa en handlingsplan.
• Samla all din forskning på ett ställe.
• Var öppen för var du förvärvar din forskning.
• Säkerhetskopiering, säkerhetskopiering, säkerhetskopiering.
• Bläddra på webben säkert.
• Organisera dina filer Skapa beställning från kaos: 9 Bra idéer för att hantera dina datafiler Skapa beställning från kaos: 9 Bra idéer för att hantera dina datafiler Det är frustrerande är det inte när du inte hittar den filen? När du har sökt igenom alla mappar som är tänkbara på din dator, och på något sätt blev det förlorat .... eller sämre, raderad. Nu finns det utmärkta sökverktyg för Windows som ... Läs mer .
• Spara två kopior: en för redigering, en för att presentera.

Läs mer om hur du kan erövra ditt nästa forskningsprojekt på det enkla sättet Förvandla ditt nästa forskningsprojekt Det enkla sättet med dessa verktyg att besegra ditt nästa forskningsprojekt Det enkla sättet med dessa verktyg Oavsett om du är i skolan eller har ett jobb, har du sannolikt eller kommer att behöva undersöka på ett eller annat ställe. Och om du är som de flesta, måste du göra det flera ... Läs mer .

Innehållsorganisation kan organisera dina fysiska filer (vilket är viktigt), men det kan också betyda på vilket sätt Du organiserar det du presenterar för publiken. Detta kommer också att beröras i nästa avsnitt när du täcker monteringen. I artikeln skrev jag (och nämnde) tidigare om att göra presentationerna övertygande och minnesvärda, jag pratade om flera saker att göra för att organisera ditt innehåll på dina bilder.

Skapa en översikt

Att ha en skiss i början av din presentation fungerar inte bara som en introduktion, men det ger din publik något att se fram emot, utan att förstöra pratet. Du vill behålla det enkelt. Om du behöver ha några delpunkter här och där - det är bra, men förläng inte din översikt överdrivet.

Känn din publik

Oavsett avsnittet av din presentation (skiss ingår) är det viktigt att känna din publik och tala på deras nivå. Förhoppningsvis tittar din publik redan på dig eftersom de är intresserade - det gör ditt jobb enklare. Men om de är där för att de ha att du har en större utmaning att locka dem och ansluta dem till dig och din presentation - men det kan ske genom att hålla sakerna enkla.

Klara inte de viktigaste punkterna

Detta är särskilt sant om du, precis som vi diskuterade, har en publik som inte är riktigt “in i” ditt samtal Det spelar också stor vikt när det är ett ganska torrt ämne. Men det är bara de två gånger som detta är viktigt - det borde du alltid göra. Och ibland borde du endast presentera de viktigaste punkterna.

Skapa din egen personliga utgåva

Att göra handouts engagera publiken, men har du någonsin skapat en för själv? Hur många gånger har du glömt vart du var, medan du stod “där uppe” ensam - alla stirrar på dig .... väntar på att du slutar stammar? Förhoppningsvis aldrig - men jag tror att vi alla har upplevt det i viss mån.

Det här papperet är för dig och bara dig - ingen annan ser det. Den ska organiseras på ett sätt som gör att du enkelt kan följa den så att du kan titta ner och hitta var du befinner dig vid någon tidpunkt i ditt samtal. Detta gör att du kan vara fokuserad och på ämnet.

Förberedelse och montering

Det finns mycket som går in i förberedelsen och sammansättningen av ditt samtal. Vi har redan dabbled om detta ämne, som “innehållsorganisation” är något i samma kategori.

Säkerhetskopiera dina data och Ha en backupplan

Ofta, “backar” är listad sist eller mot slutet i artiklar - jag har gjort det många gånger (som jag nämner detta varje möjlighet jag får). Och jag anta det här är inte det först avsnitt, men det är den första delen av det här avsnittet. Anledningen till att jag nämner det först är att det måste beaktas först. Du borde vara så på toppen av att säkerhetskopiera din information som du sparar vad du har den andra du börjar skapa den.

En del av säkerhetskopiering handlar om filorganisation Skapa beställning från kaos: 9 Bra idéer för att hantera dina datafiler Skapa beställning från kaos: 9 Bra idéer för att hantera dina datafiler Det är frustrerande är det inte när du inte hittar den filen? När du har sökt igenom alla mappar som är tänkbara på din dator, och på något sätt blev det förlorat .... eller sämre, raderad. Nu finns det utmärkta sökverktyg för Windows som ... Läs mer, som vi redan har behandlat kortfattat i den här artikeln. Utan det är säkerhetskopiering nästan inte så bra. Men om du inte är organiserad än, låt inte det vara en ursäkt för att inte säkerhetskopiera eller till och med starta organisationsprocessen. Du kan läsa mer om det här i artikeln som jag kopplade till, men den övergripande tanken är att du borde ha en plats där allting är att göra säkerhetskopiering lättare.

Här är fyra backup “måste-läsningar” på MakeUseOf:

• Varför behöver du säkerhetskopiera nu och 6 skäl till att du inte har gjort det redan varför du behöver säkerhetskopiera nu och 6 skäl till att du inte har gjort så redan varför du behöver säkerhetskopiera nu och 6 skäl till att du inte har gjort det Redan Hur kan jag annars säga detta? Egentligen finns det inget annat sätt enklare än det här: du behöver säkerhetskopiera nu. Riskerna med att inte göra det är helt enkelt inte värda det. Det finns ingen ... Läs mer
• Förbered dig på de värsta katastrofåterställningstipsna du behöver använda för att förbereda dig för det värsta: tips för katastrofåterställning du behöver använda nu Förbered dig för det värsta: katastrofåterställningstips du behöver använda nu Din största fiende sätter helt enkelt bort det. Läs mer
• Dessa killar har inte säkerhetskopierat sina filer, ser nu vad som hänt dessa killar inte säkerhetskopierade sina filer, se nu vad som hänt dessa killar inte säkerhetskopierade sina filer, se nu vad som hänt om det finns något jag lärde mig under dessa tidiga år med att arbeta med datorer (och de personer som använder dem), var det så viktigt att man inte bara räddar viktiga saker, utan också att ... Läs mer
• Det händer saker: Backup & Restore Guide

Säkerhetskopiering av dina filer är dock bara en del av att ha en reservplan. Vad händer om din dator kraschar? Vad händer om din presentationsfil på något sätt går vilse? Vad händer om du glömmer nätsladden? Tänk om…

Det finns många scenarier som kan uppstå och göra din perfekta presentation, inte så perfekt. Så hur kan du fortfarande ha en perfekt presentation mitt i katastrof? Genom att förbereda sig för det värsta. Några av de mest grundläggande sakerna är att testa och retesta din presentationsfil för att försäkra dig om att den fungerar och spara den i ett format som är kompatibelt med andra datorer om du behöver använda en annan.

Också, ha flera kopior av din fil på annorlunda källor:flash-enhet, SD-kort, även molnet.

Se följande artiklar för utmärkta råd om cloud storage:

• Cloud Storage Showdown - Dropbox, Google Drive, SkyDrive och mer Cloud Storage Showdown - Dropbox, Google Drive, SkyDrive och mer Cloud Storage Showdown - Dropbox, Google Drive, SkyDrive och mer Cloud-lagringsscenen har uppvärmts nyligen, med en efterlängtade inträde av Google och en nyskapad SkyDrive från Microsoft. Dropbox har gått obekvämd av de stora aktörerna under en lång tid, men det har förändrats ... Läs mer
• Läs detta innan du väljer en online backupleverantör Läs detta innan du väljer en online backupleverantör Läs detta innan du väljer en online backupoperatör Säkerhetskopieringen av dina filer är en no-brainer - det borde åtminstone vara. Hårdvaruproblem, säkerhetsbrott, naturkatastrofer, tjuvlöv och klumpighet kan alla leda till hjärtat i munnen när du inser att din värdefulla ... Läs mer
• Den första inofficiella guiden till Dropbox Den inofficiella guiden till Dropbox Den oofficiella guiden till Dropbox Det finns mer att Dropbox än du kanske tror: du kan använda den för fildelning, säkerhetskopiera dina data, synkronisera filer mellan datorer och även fjärrstyra din dator. Läs mer
• SugarSync: Den mest välrundade gratisfilen Backup och synkroniseringstjänsten SugarSync: Den mest välrundade gratisfilen Backup och synkroniseringstjänsten SugarSync: Den mest välrundade gratisfilen Backup & Syncing Service Filbackup är inte en ny konversation eller ett ämne av någon betyder. Om du söker på Google för “säkerhetskopiering av filer” du kommer sannolikt att bli överväldigad av tjänster och artiklar om ämnet. Det är en stor ... Läs mer

Din reservplan kan variera beroende på var den äger rum och andra olika scenarier, men det är några av grunderna. Oavsett vad som helst, Tänk i förväg och planera i enlighet med detta.

En annan artikel som kan hjälpa dig med att skapa en säkerhetskopieringsplan är hur du kan vara helt bärbar utan din egen dator eller smartphone. Så här kan du vara helt bärbar utan din egen dator eller smartphone. Så här kan du vara helt bärbar utan din egen dator eller smartphone. Denna dag och ålder Det är ganska ovanligt att inte se någon med en smartphone, surfplatta eller bärbar dator på en offentlig plats som ett bibliotek. Vi har blivit ganska beroende av dem, skulle du inte säga? Så beroende, ... Läs mer. Även om det övergripande meddelandet inte har att göra med att skapa en backupplan, fungerar många tips och tekniker i båda sinnena - jag vet att jag har gjort det och skrev det.

“Prata först, skriv andra”

Detta är i citat eftersom det här inte är (helt) min idé, men innan jag läser om den här metoden måste jag erkänna att jag har gjort det här, men inte 100%. Denna teknik härleddes från en artikel av Justin Fried på 37signals. Han beskrev först det traditionella sättet att förbereda en presentation:

Jag brukade bygga mina presentationer först och sedan prata ut dem andra. Jag skulle göra en skiss eller skapa några bilder för att komma igång. Jag skulle försöka tänka logiskt om hur man ska börja, hur man fyller mitten och hur man ska sluta. Sedan när jag hade alla bilderna färdiga skulle jag prata genom dem för första gången. Jag var vanligtvis inte nöjd med resultatet. Jag skulle över-tänka och underleverera. Denna process churned out kliniska, sterila presentationer. Usch.

Han fortsätter att beskriva något han försökte, som pratade först och skrev andra:

Förra året försökte jag något annat. Jag började precis prata (högt till mig själv) om något jag var passionerad för. [...] Vad som än var, jag skulle bara prata först och skriva andra.

Han fann att hans idéer utvecklades mer naturligt och skulle skapa alla typer av ursprungliga idéer. Han upptäckte också att detta gjorde det möjligt för honom att vara mer tidseffektivt och kunde skapa mer innehåll på kortare tid jämfört med den traditionella metod som han tidigare använde.

Öva, öva, öva

Vi har alla hört frasen, övning ger färdighet. Och för det mesta är det sant. Även om vi är människor och vilja aldrig vara perfekt, det är ett faktum att ju mer vi övar desto bättre kommer vi att få. Så gör det - träna!

Var noga med att öva behärska de svåra att säga ord. Du vill inte tror du kan säga dem, sedan inse att du inte vet hur en gång du når det ordet i din presentation.

Var också medveten om tiden medan du övar. Memorera allt och inte ha en uppfattning hur länge du tar inte kommer att hjälpa dig. Att öva är lika viktig för att lära sig att effektivt leverera allt i den tilldelade tiden som det är för att memorera allt innehåll.

Var medveten om distraktioner: Både Personlig & Grammatisk

Personliga distraheringar kan vara talfel som um, ah, uh och andra fyllnadsord. Förutom fidgeting, nervösa vanor som blinkande hår och så vidare. Om du kan förhindra dessa, till exempel gör ditt hår så det inte står i ditt ansikte, gör det - det är distraherande för alla andra och det tar bort från ditt meddelande. Om du kämpar med att tala utan att säga fyllnadsord, träna ännu hårdare utan dem.

Genom att öva kan du också fokusera på att leverera innehållet och inte tänka på inte säger “uh” eller vad som helst fyllnadsord du är beryktad för att säga. Ibland kan de glida ut, men när du har tappat publiken eftersom de räknar hur många gånger du säger “uh”, det är då det är dåligt och vad du behöver för att undvika.

För mer hjälp på detta område kolla in den här artikeln, Hur bli av Ums och Ahs av Lisa Marshall.

Få feedback från andra

Det är viktigt att få feedback från andra runt omkring dig. Feedback från en person är trevligt, men det blir mer och mer värdefullt, desto mer varierande din “domare” är. Det kan inte vara en dålig idé att få feedback från flera steg i din presentation. Ibland kan andras feedback utlösa något annat du vill lägga till, vilket kan vara frustrerande om du väntade på att be om återkoppling mot slutet av din förberedelse.

Ändra inte någonting rätt före presentationen

Detta är be för en tragedi och är kontraproduktiv till en av de tidigare tipsen på “ha en reservplan” på plats. Allt ska vara helt klart och färdigt vid denna tidpunkt och inga förändringar i sista minuten bör behövas.

Se till att allting fungerar innan pratningen börjar

Vanligtvis finns det något slags team som hjälper dig att konfigurera all teknisk utrustning, så om så är fallet är det ännu viktigare. Men det betyder också att bli bekant med hur allt fungerar och går igenom ditt tal exakt hur du skulle göra om din publik hade rätt framför dig.

Av “exakt” Jag menar med allt som hänger ihop och på samma plats får du prata. Det här är inte alltid möjligt, men om du kan ha din reservplan på plats, memorerade din presentation, dina presentationsmaterial är på plats, resten skall träna bra ut.

Talar & Leverans

Nu när du presenterar ditt meddelande finns det andra viktiga saker att komma ihåg att göra.

Var verklig & visa din tacksamhet

Det är viktigt att du är själv när du pratar. Om du har mer av en humoristisk personlighet, låt den visa. Om du är mer seriös och okomplicerad, så är det bra också. Var vad du än är bäst. Genom att vara själv är du mindre fokuserad än någon som försöker vara något annat och Mer fokuserat på att ge din bästa presentation.

Också, säg att tacka dem för deras tid. Det antas ofta att detta görs i slutet av presentationen, men jag känner att du bör börja med en “tack” också.

Tala inte på din publik

Ingen gillar att prata på. Så varför skulle du göra det för din publik? Genom att känna din publik och vara på samma nivå som de är, tar du dem ännu mer i din presentation. Detta säkerställer att de är så mycket mer engagerade och känner att de är en del av ämnet, även om det knappast hänför sig till dem.

Glöm inte din mobiltelefon

Ah mobiltelefonen! Jag är förvirrad av antalet personer som glömmer att de har den här enheten på dem. Hur många år har de varit kvar nu? Allvarligt! Och här är saken - du behöver inte lämna den någonstans. Faktum är att jag föredrar att ha den på mig. Men jag säkerställa att det är avstängt, tyst, i flygplansläge etc. Flygplansläget är trevligt för att du fortfarande kan använda det för flera saker utan att behöva oroa dig för att e-postmeddelande eller telefonsamtal.

Och om du tror att din telefon är “säker” på vibrerande har du fel. Det kan vara lika distraherande. Visst kan publiken inte höra det (även om de ibland kan). Men du kan och du är den viktigaste personen just nu eftersom du är skillnaden mellan publiken som tar emot allt innehåll korrekt eller inte.

Glöm inte heller de larm du ställt in. Jag vet på min smartphone att jag får dem att ignorera “huvudvolymen” kontrollerar, så om jag har ett alarm gå av, spelar det ingen roll om min telefon är tyst, det kommer att spränga - var noga med att kontrollera dem för att se till att du inte har några pinsamma olyckor.

Och eftersom vi är på detta ämne bör jag nämna att vi har täckt några Android-appar för att automatiskt tysta och återställa telefonens ringsignal. Så här stänger och återställer du telefonen automatiskt till ringsignal [Android] Så här stänger du automatiskt och återställer din Telefon till ringsignal [Android] Skolan ska börja för många av oss, vilket innebär att många repetitiva kranar tystnar telefonen varje morgon. Även om du inte är student men arbetar istället, behöver du förmodligen också ... Läs mer. Om du är en iPhone-användare, kolla in artikeln från tyst ringsignal till QuickDial: 5 Fler iPhone Tips och funktioner från tyst ringsignal till QuickDial: 5 Fler iPhone Tips och funktioner från tyst ringsignal till QuickDial: 5 Fler iPhone Tips och funktioner för prislapp på en iPhone, bör du noga veta alla små funktioner och tipsa dig eventuellt kan för att få ut det mesta av det. Om allt du gör gör telefonen ... Läs mer, som täcker “Stör inte” läge och hur man tysta okända uppringare.

Om möjligt, Använd en fjärrkontroll för att ändra bilder

Har du någonsin gett en presentation där du var tvungen att gå tillbaka till datorn och slå på “nästa bild” knapp? Detta kan vara ganska tråkigt. Så innan du pratar, se om det finns en fjärrkontroll som du kan använda. Det finns sådana som görs för projektorerna eller du kan köpa en till din dator. Min HP Pavilion kom faktiskt med en fjärrkontroll som definitivt kom till nytta när du gav presentationer på college.

Pekare är stora, men också störande om de inte används korrekt

Ofta har fjärrkontrollen en laserpekare. Om du vet hur man använder en, kan de vara ett utmärkt verktyg. Men om du inte gör det kan de vara en stor distraktion. Öva med att använda en först innan du bara antar att du vet hur man håller en i handen är den största utmaningen.

Läs inte bildspelet för ord - gör ögonkontakt

Talar om distraktioner, detta är en stor nej nej. Förhoppningsvis har du förberett dig själv och vet vad du ska säga redan. Presentationsglas är inte för du att läsa, de är helt enkelt ett visuellt hjälpmedel - inte en krycka. Om du vill ha något att läsa, använd den handout som du själv gjorde.

Även om du inte bör läsa ord för ord av detta antingen - var noga med att göra mycket ögonkontakt. Faktum är att huvuddelen av ditt samtal ska sägas att titta på publiken, bara titta på de projicerade bilderna eller din handout ibland.

Oroa dig inte för vad du ser ut / Liknande

Förhoppningsvis har du tagit rätt förberedelse, så nu har du gjort allt du kan. Tänk inte på vad du ser eller låter som. Om du har följt alla andra tips kommer du att bli bra.

Visuell bildskärm och projektion

Det finns mycket om hur dina bilder ska se ut och för det hänvisar jag en gång till min artikel som nämnts tidigare. Undvik mord genom PowerPoint: Så här gör dina presentationer övertygande och minnesvärda Undvik mord av PowerPoint: Hur gör dina presentationer övertygande och Minnesvärt De flesta av oss har skapat en PowerPoint och gjort en presentation (eller kommer vid någon tidpunkt) och ändå är det troligt att det är en av de mest dåligt gjort sakerna på en dator. Bad PowerPoint ... Läs mer. Här är några visnings tips:

• Var förenlig med tema och layout.
• Håll det enkelt.
• Överdriv inte galna animationer, ljud och övergångar.
• Använd media, men kvalitetsmedia.

Det finns ett par tips för att hantera visuell visning från din bärbara dator. Båda dessa nämns i 25 Cool Keyboard 7-tangentbord som imponerar dina vänner 25 Coola Windows 7-tangentbordsmöjligheter som kommer att imponera på dina vänner 25 Coola Windows 7-tangentbordsmöjligheter som kommer att imponera på dina vänner Läs mer .

Först kan du aktivera Windows-presentationsläge, som kan nås i Windows Mobility Center, utlöses via genvägen: [Windows] + [X].

Det andra tipset avgör hur du vill att din skärm ska projiceras via tangentbordsgenväggen [Windows] + [P].

Du kan också ha specifika inställningar bara för när du presenterar. Dessa kan nås genom att skriva “närvarande” i Start-menyn sökrutan och klicka “Justera inställningarna innan du ger en presentation”.

När du har tittat på inställningarna kan du välja om skärmsläckaren ska vara av, en förinställd volym och vilken skrivbordsbakgrund som är.

Slutsats

Phew! Det är mycket att ta in. Men det är det Allt avgörande.

Nu är det din tur! Vilka presentations tips har du? Har du använt dessa tekniker? Om så är fallet, hur förändrade de din presentation (er) jämfört med de som du inte gjorde med det här? Vi skulle gärna höra dina tankar nedan.

Image Credit: 3D Man Presentera via Shutterstock, Chalkboard med forskningskoncept via Shutterstock, File eller dokumentåterställning via Shutterstock, Man tänker via Shutterstock, Practice gör perfekt via Shutterstock, Bored student via Shutterstock, Businessman holding whiteboard säger tack via Shutterstock, ung man skrika in i megafon via Shutterstock, ingen mobiltelefon via Shutterstock, 3d figur med en grön laserpekare via Shutterstock, Business kvinna med fjärrkontroll via Shutterstock, Laptop med projektorn via Shutterstock

Utforska mer om: Microsoft PowerPoint, Presentationer.