7 Skype för Business Tips och tricks för stora möten

Skype for Business, tidigare Lync, är Microsofts företagsmeddelande och möteslösning. Du kan träffas med upp till 250 personer - även om de inte använder programmet - och använder en kombination av ljud, bilder och chatt för att vara värd för ditt möte.

Vi har avrundat en lista över några av våra favorit Skype for Business-funktioner som du kanske inte vet om. Från att spela in ditt möte för att dela dina PowerPoint-presentationer Så här delar du kontorsfiler på nätet med Docs.com Så här delar du Office-filer online med Docs.com Hur delar du dokument och varför? Om du ofta behöver göra filer tillgängliga, privata eller offentliga, överväga Microsofts Docs.com. Du kan dela online eller direkt från Office 2016. Läs mer, vi har täckt dig med några bra tips.

Om du har egna råd om Skype för företag att dela, meddela oss i kommentarerna.

1. Skapa ett möte inom Outlook

Slösa inte bort din tid med att schemalägga möten i externa verktyg. Det finns så mycket potential för att saker går fel med möten på nätet Fed Up Of Inefficient Meetings? Skicka dessa 8 regler till din chef Fed upp av ineffektiva möten? Skicka dessa 8 regler till din chef Om ett möte är välorganiserat finns det ingen anledning att det inte kan förbättra produktivitet, känsla av syfte och moral. Här följer några regler för effektiva möten. Läs mer och det gör det ofta.

Kanske glömmer någon att gå med i tid, har inte rätt webbläsare plugin installerat, eller kan inte ansluta sitt headset. Bli av med allt detta krångel genom att använda ett Skype for Business-möte när du planerar möten.

När du skapar ett möte i Outlook, på Utnämning fliken, klicka Skype-möte. Detta kommer sedan att bädda in en länk i beskrivningen, vilken folk kan klicka för att gå med i mötet. Om de har påminnelser aktiverade på Outlook, kan de helt enkelt klicka Gå med i mötet när det dyker upp och Skype for Business startar det automatiskt. Borta är oro för att manuellt bjuda in folk i ett samtal - om de är på inbjudan kan de gå med.

Om du inte kan se Skype-möte knappen behöver du bara göra en snabb ändring i dina Outlook-inställningar. Gå till Arkiv> Alternativ> tillägg. På Hantera dropdown välj COM-tillägg och klicka Gå… Markera rutan bredvid Skype-möte tillägg för Microsoft Office och klicka ok. Gjort!

2. Registrera dina möten

Om du är något som jag, har du varit i ett möte, hängde upp samtalet och sedan fått ett komplett sinne blankt senare. Sade den personen definitivt det? Vad var åtgärdspunkterna? Du kan helt övervinna det genom att spela in alla dina Skype for Business-möten. Alla samtalsaktiviteter, som ljud, video, skärmdelning och snabbmeddelande, kommer att fångas i inspelningen.

När du är i ett möte klickar du på ... symbol och sedan Börja filma. Alla i mötet kommer att meddelas att du spelar in det, och en röd cirkelsymbol kommer att visas högst upp på samtalet hela tiden. Du kan använda paus och sluta ikoner efter behov. När mötet är klart sparas inspelningen automatiskt i MP4-format.

För att hitta någon inspelning, gå till Skype for Business-skärmen och klicka på inställningar cog dropdown. Härifrån, gå till Verktyg> Inspelningshanteraren. Detta visar metadata för dina inspelningar, som datum och längd. Du kan också Spela inspelningen och Bläddra… för att hitta filen på din dator.

3. Känn genvägarna

Precis som varje Office-produkt är Skype for Business full av kortkommandon. 60 Viktiga Microsoft Office-tangentbordslägen för Word, Excel och PowerPoint 60 Viktiga Microsoft Office-tangentbordsgenvägar för Word, Excel och PowerPoint Hundratals kortkommandon finns i Office, men Dessa är de viktigaste som du borde veta eftersom de kommer att spara dig mycket tid. Läs mer för att hjälpa dig att få saker gjort snabbt.

Till att börja med grunderna trycker du på Windows-tangent + Skift + O att acceptera en inkommande inbjudan eller Windows-tangent + Esc att avböja det. För att stänga av / på ljudet, tryck på Windows-tangent + F4. Kameran fungerar likadant, men är Windows-tangent + F5.

När du är i ett samtal trycker du på Ctrl + Shift + H för att sätta den i håll, eller Alt + Q att avsluta det helt. När du delar din skärm trycker du på Ctrl + Alt + S att sluta göra det. Alternativt, om någon annan har tagit kontroll över din skärm, tryck på Ctrl + Alt + mellanslag att återfå kontrollen.

Programmet har för många genvägar för att lista här, så gå över till Microsofts Skype for Business-genvägssida för fullständig down-down, där de täcker genvägar för IM, PowerPoint-delning, kontakter och mer.

4. Ange Kontakt Sekretessrelation

Du kan tilldela var och en av dina kontakter en av fem relationsnivåer. Som standard kommer de inom ditt företag att vara kollegor, och de utanför kommer att vara Externa kontakter. Varje relationsnivå har olika behörigheter - till exempel, Vänner och familj kan inte se dina mötesuppgifter och arbetsgrupp kan störa din Stör ej status.

För att ändra kontakts förhållande status, Högerklicka på deras namn och gå till Ändra sekretessrelation. Här kan du granska aktuell relationstatus och hitta beskrivningar av de andra alternativen. Om du vill välja flera kontakter för att ändra relationer i bulk håller du ned Ctrl och vänster klick på varje namn i sin tur.

Situationer där förändring av förhållandet är användbart är om du arbetar med någon externt som du ständigt organiserar möten med eller om det finns någon du alltid vill kunna kontakta dig oavsett din status. Om du någonsin vill ändra förhållandet tillbaka till standard, klicka på Tilldela relationen automatiskt.

5. Starta en omröstning, Q & A och Whiteboard

Du kan krydda dina möten med hjälp av whiteboard, poll, och fråga och svar-funktioner. För att använda dessa i ett möte klickar du på Nuvarande innehåll knappen, välj Mer, och välj sedan antingen whiteboard, Opinionsundersökning, eller Q & A.

Väljer whiteboard öppnar den på alla skärmar. Det här är en utmärkt funktion för när det är lättare att rita något än att prata om det. Du kan använda panelen till höger för att växla mellan de olika anteckningsalternativen, som pennan, fläcken och raderaren. Whiteboarden stängs om du växlar till ett annat presentationsalternativ, men innehållet kommer att förbli om du kommer tillbaka till det senare.

Väljer Opinionsundersökning öppnar Skapa en omröstning fönster. Här kan du ange namnet på din enkät och svaralternativen. Undersökningen kommer sedan visa till alla i mötet, så att de kan rösta och se andra människors val. Du kan klicka Poll Actions För att justera inställningarna, som att dölja rösterna från deltagare, spara resultatet eller stänga av enkätet.

Slutligen väljer du Q & A kommer att byta standardchatt i en fråga och svarmodul. När en deltagare ställer en fråga får du en anmälan. Klick Svar, skriv ett svar och tryck sedan på Stiga på. Detta kommer att visa frågan och svara på alla. När du är klar klickar du på Sluta Q & A, sedan gå till Spara som om du vill ha en rekord av sessionen.

6. Presentation av PowerPoint

Du kan dela din skärm i Skype for Business, men ibland kanske du bara vill visa en presentation. Integrationen med PowerPoint tillåter detta. Öppna din presentation i PowerPoint, gå till Bildspel fliken och klicka Present Online> Skype för företag. Du får möjlighet att skicka detta till ett möte som redan är igång eller för att skapa ett nytt möte.

Du kan göra samma sak i andra Office-program Microsoft Office Vad? En guide till Office Suite Ecosystem Microsoft Office Vad? En guide till Office Suite Ecosystem Alla vet vad Microsoft Office är, eller hur? Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote - enkelt. Vad sägs om Office Online, Office Mobile, Office 2016 och Office 365? Office-paketet har blivit komplext. Vi kommer att unravel det för ... Läs mer. För att göra det, gå till Arkiv> Dela> Present Online. En gång här, se till Skype för företag väljs i rullgardinsmenyn och klickar sedan på Närvarande.

När du presenterar i Skype for Business ser du nödvändiga ikoner på skärmen för att styra innehållet, som pilar för att flytta mellan PowerPoint-bilder. Klick Sluta presentera när som helst sluta dela filen med alla.

7. Överför till Mobile

Om du någonsin har hittat dig mitt i ett Skype for Business-samtal och behöver lämna datorn, kan du bara byta samtalet till din mobiltelefon. För att ställa upp det, gå till Inställningar> Verktyg> Alternativ> Telefoner> Mobiltelefon ... Skriv in din Telefonnummer (inkludera land / regionskod) och klicka ok.

Nu, när du är i ett Skype for Business-samtal, klicka på Samtalskontroller knappen och klicka sedan på Överföra. Välj nu Min mobil och klicka Överföra. Du kommer att ringa på din mobil som automatiskt kopplar dig till Skype for Business-samtalet.

Det stora med det här är att du inte behöver Skype for Business-programmet installerat på din telefon. Det finns dock inget sätt att överföra samtalet tillbaka från telefonen till Skype for Business.

Värda dina möten som ett proffs

Med alla dessa tips under ditt bälte kan du nu vara värd för dina möten som en proffs. Dina kollegor kommer att imponeras av din effektiva mötesorganisation, hur smidigt du delar innehåll och hur cool det är när du skapar den enkäten.

Nu när du har tekniken under kontroll bör du också se vår artikel om hur man överlever möten på jobbet. Den inledande guiden till överlevande möten på jobbet. Den inledande guiden till överlevande möten på arbetsmötet är skrämmande händelser för introverter. Men du kan göra dina arbetsplatsinteraktioner mer effektiva med rätt mötesverktyg och tips. Om du är någon som kämpar med möten på arbetsplatsen, hjälper den här artikeln. Läs mer . Om du letar efter fler tips utanför en företagsmiljö, kolla in vår guide om hur du blir en effektivare Skype-användare. 10 Tips för att göra dig effektivare Skype-användare 10 tips för att göra dig effektivare Skype-användare Skype kan göra mer än du tror. Med den här artikeln lär du dig allt om sina bästa dolda och avancerade funktioner. Det är Skype produktivitetsmanual. Läs mer .

Vad är din favorit Skype for Business-funktion? Finns det något du tycker att programmet saknas?

Bildkrediter: Robert Kneschke / Shutterstock

Utforska mer om: Kontakthantering, Tangentbordsgenvägar, Möten, Presentationer, Spela in ljud, Spela in video, Skype.