Hur man skapar fakturor för klienter som använder WordPress

Skapa och skicka fakturor är en viktig men omständlig uppgift för de flesta frilansare och småföretag. Istället för att manuellt skapa en faktura med en mall kan du spara mycket tid med hjälp av rätt verktyg. I den här artikeln visar vi hur du skapar fakturor för klienter som använder WordPress.

Även om det finns ett WordPress-plugin för fakturor, rekommenderar vi att du använder en mer intuitiv lösning som heter Freshbooks. Därför delar vi två metoder för att skapa fakturor. FreshBooks och WP-Faktura.

Metod 1: Använda Freshbooks

Det enklaste och mest professionella bokföringsverktyget för frilansare och proffs är Freshbooks. Det är ett bokföringsverktyg utformat för icke-revisorer, och det är perfekt för WordPress-proffs.

Det finns en gratis 30-dagars prov för alla betalda funktioner, och de har till och med en fri plan för evigt.

Registrering är extremt lätt, och du behöver inte ens ange ditt kreditkortsuppgifter för rättegången. Vid registrering kommer du att landa på en enkel instrumentbräda som ser ut så här:

Skapa din första faktura i Freshbooks

Skapa och skicka fakturor med Freshbooks är en bris. Klicka bara på knappen Ny och välj Faktura i rullgardinsmenyn.

Om du inte har lagt till din företagsadress kommer Freshbooks att be om din företagsadress som kommer att visas på din faktura.

Fakturahanteraren frågar också vad fakturerar du dina kunder för? Du kan välja tid, objekt eller båda beroende på vilka tjänster eller produkter du tillhandahåller till dina kunder.

På nästa skärm måste du tillhandahålla klientinformation. Freshbooks kommer att spara den här informationen, och du kan använda den senare när du behöver skicka en faktura till den klienten.

När du har sparat dina klientuppgifter kan du bläddra ner för att ange uppgifterna och objekten, priserna och beloppet som ska betalas. Du kan lägga till flera rader för varje objekt eller uppgift tillsammans med ytterligare anteckningar, villkor och villkor.

När du är nöjd med fakturan kan du spara den som ett utkast, eller skicka det direkt via e-post. Du kan också skicka en faktura via snail mail.

Det var enkelt, var det inte?

Lägga till betalningsmetoder i FreshBooks

Freshbooks tillåter dig att acceptera betalningar online från kunder. Den stöder PayPal och Stripe som standard, och du kan aktivera andra populära betalnings gateways. Om du behöver konfigurera betalningar måste du klicka på Inställningar på toppmenyn och klicka på Acceptera kreditkort fliken.

Aktivera betalningsmetoden du vill använda och svara på några enkla frågor för dina kontouppgifter. Det är allt, dina kunder kan nu betala dig online när de får en faktura från dig.

Spårningstid och utgifter med FreshBooks

FreshBooks låter dig hantera och spåra dina utgifter. Klicka bara på fliken utgifter för att komma igång.

Freshbooks kan importera dina utgifter från mer än 13000 finansinstitut. Du kan enkelt ansluta den till ditt bankkonto och kreditkort. Du kan också manuellt lägga till utgifter och spara kvitton genom att bara ta en ögonblicksbild från din telefon.

Om du arbetar på timmars basis ska varje sekund av ditt arbete faktureras till kunden. Freshbooks levereras med inbyggd tidspårningsverktyg. Klicka bara på fliken Time Tracking för att komma igång.

Allt du behöver göra är att ange projektdetaljerna och logga in dina timmar. Du kan också starta tidspåraren genom att klicka på Start Timer-knappen.

Metod 2: Använda ett WordPress-plugin

Ett annat sätt att hantera fakturor är att använda WP-Invoice plugin. På så sätt blir din WordPress-webbplats navet på dina fakturor och betalningar.

Det första du behöver göra är att installera och aktivera pluginprogrammet WP-faktura. Vid aktivering lägger plugin till ett nytt menyalternativ "Faktura" i din WordPress-admin. Du måste besöka Faktura »Inställningar för att konfigurera plugin.

Först måste du ange ditt företagsnamn som du vill att det ska visas på fakturorna. Därefter måste du välja en sida för att visa fakturor. Vi rekommenderar att du skapar en ny WordPress-sida med titeln Faktura och välj den här sidan. Den här sidan kommer att användas för att visa dina fakturor.

WP-fakturaer levereras med flera betalningsalternativ (se vår lista över 5 PayPal-alternativ för frilansare att samla in betalningar i WordPress. Du måste välja ett standardbetalningssystem från Stripe, 2CheckOut, PayPal, Kreditkort eller Interkassa betalnings gateways. aktivera eller inaktivera betalnings gateways och låta dina användare välja sin föredragna betalningsmetod.

När du väljer en betalningsmetod kommer du att märka en ny flik under inställningarna för att konfigurera den specifika betalningsgatewayen. Varje betalningsgateway har olika inställningar som du måste konfigurera genom att logga in på ditt konto på den gatewayen och få dina API-nycklar.

Efter att du har konfigurerat dina betalnings gateways, klicka på Spara alla inställningar knappen för att lagra dina ändringar.

Skapa en ny faktura

För att skapa och skicka en ny faktura till en klient, gå helt enkelt till Fakturor »Lägg till nytt. Du kommer att bli ombedd att tillhandahålla kundens e-postadress.

När du har angett e-postadressen laddas pluginrutan Fakturoredigerare. Du kommer att märka olika meta-rutor på redigeringsskärmen tillsammans med de välbekanta titlarna och postredigeringsrutorna. Strax under postredigeringsrutan kommer du att märka en metabox för att lägga till de föremål du ingår i denna faktura.

Ange bara en vara, kvantitet och pris. Pluggen kommer att beräkna totalbeloppet och visa det som balans. Du kan klicka på länken för växlingsbeskrivning för att lägga till beskrivning för ett objekt i listan. Du kan också klicka på "Lägg till rabatt " knappen för att dra av diskonterat belopp baserat på procent eller ett fast belopp.

Under rutan fakturaobjekt kommer du att märka betalningsgateway-rutan. Det här visar din standardbetalning och alla betalningsmetoder du har aktiverat på din webbplats. Du kan ändra dessa inställningar för en faktura om du vill, eller du kan låta den använda de standardalternativ som du anger i plugin-inställningarna.

På din högra sida kommer du att se användarinformationsmetaboxen. Det kommer att visa kundens e-postadress. Du kan fylla i resten av informationen. Om du inte har all information kan du lämna den blank och kunden kan fylla i den när betalningen görs.

I publiceringsmetaboxen finns det alternativ att publicera denna faktura som ett citat, tillåta delbetalningar eller göra det till en återkommande faktura. Klicka på Växla framåt länken kan du lägga till ett förfallodatum för fakturan och ange skatteinformation.

Efter att fakturaen har publicerats kommer dina kunder att få ett mailmeddelande med en länk till fakturasidan på din WordPress-webbplats. Om dina kunder inte får e-postmeddelanden bör du titta på vår guide om hur du fixar WordPress utan att skicka e-postproblem. Vilken ska se fakturan, med en länk för att skriva ut PDF-versionen innan betalningen görs. Kunder kan också ändra sin personliga information på sidan.

Visa fakturor och rapporter

Alla fakturor du skapar kan nås från Fakturor »Visa alla. Du kan sortera och filtrera dina fakturor med menyn på din högra sida.

För att få en fågelperspektiv på dina intäkter och fakturor, måste du besöka Fakturor »Rapporter. Där kan du se diagram och diagram för alla fakturor.

Finjustera dina fakturor, e-postmeddelanden och betalningar

Inställningssidan för fakturor ändras när du har sparat dina ursprungliga inställningar. Nu om du besöker Fakturor »Inställningar, Du kommer att kunna se många andra alternativ som du kan konfigurera. Du kan till exempel tweak e-postmallarna, skapa flera mallar, lägga till rader som gör att du snabbt kan lägga till objekt i en faktura. Du kan även importera / exportera dina fakturadata till XML-filen.

Fördelar och nackdelar med WP-faktura och Freshbooks

Med WP-faktura får du en gratis plugin som passar direkt in på din webbplats. Du behöver inte förlita dig på en tredjepartstjänst för att hantera dina kunder och betalningar. Du kan konfigurera automatiska WordPress-säkerhetskopior på ett molnlagringssystem för att se till att dina data är säkra.

Å andra sidan används FreshBooks av tusentals proffs. Dina data lagras i molnet, och du behöver inte oroa dig för säkerhetskopiering eller säkerhet. Ännu viktigare är det inte bara en fakturering programvara, det är en fullfjädrad redovisningslösning för icke-revisorer. Du kan spåra utgifter, ansluta bankkonton, ta emot betalningar på nätet etc. Bortsett från det är varje dag FreshBooks ansluten till fler tjänster och blir kraftfullare och lättare att använda.

Det är allt, vi hoppas att den här artikeln hjälpte dig att skapa fakturor för kunder som använder WordPress. Du kanske också vill checka ut vår handledning om hur du lägger till roterande klientöversikter i WordPress.

Om du gillade den här artikeln kan du prenumerera på vår YouTube-kanal för WordPress-videoinstruktioner. Du kan också hitta oss på Twitter och Google+.