Det bästa produktivitetsverktyget är det du faktiskt använder

Åh, löften för produktivitetsindustrin: “Använd det här systemet ... ”, “Med vår enkla app ... ”, “Det här galna tricket ... ”.

Eller tror att du kan sätta dig ner på din dator, veta exakt vilket jobb du behöver göra, och mest fantastiskt av allt, gör bara det.

När du sitter där och stirrar på ett tomt dokument som sveper dina hjärnor för ord som bara inte kommer kommer ditt sinne naturligt att vandra.

Vad händer om jag var i inkorgen Zero begravd i e-post? Krympa din massiva inkorg till noll med Mailstrom begravd i e-post? Krympa din massiva inkorg till noll med Mailstrom Vi har erbjudit ett antal lösningar genom åren för att hantera ditt Gmail-konto och för att rensa upp en rörig inkorg. Ingenting är mer bekvämt än en central online-lösning som Mailstrom. Läs mer ? Eller bara inte få e-post så mycket 5 Åtgärdsstrategier för att bota din inkorg Noll e-postfeni 5 Åtgärd för att bota din inkorg Noll e-post Frenzy Inbox Noll är ett av de mest populära buzz-orden. För att verkligen lösa dina e-postproblem måste du gå bortom Inkorgen Zero och ta itu med de underliggande problemen. Läs mer ? Kanske, om jag brukade göra saker klar Organisera 2015: Lär dig om kampsporten för att få saker klar [Saker att titta på] Arrangera 2015: Lär dig kampsporten om att göra saker klar [saker att titta på] Undrar någonsin varför de framgångsrika, över-achieversna verkar alltid hålla ett coolt huvud? Läs mer ? Då skulle jag kunna sitta och bara vara produktiv.

Vilka verktyg du använder (eller inte använder) är dock sällan problemet. Normalt ligger frågan inom.

Den Never Ending Questen för en Magic Button

Varje år eller två finns det en ny produkt med hög produktivitet som alla raser om.

För närvarande verkar appen de jour, åtminstone i OS X-community, vara 2Do (som vi har täckt innan Ta kontroll över uppgifter och till-doser med den kraftfulla 2Do för Mac och iOS Ta kontroll över Uppgifter och till-doser med den kraftfulla 2Do för Mac & IOS En kraftfull hanteringsapplikation är det bästa sättet att hålla sig bäst på dina doser och projekt, och 2Do är en av de mest robusta plattformsarrangörerna för Mac, iOS och Android. Läs mer). Innan 2Do var det saker och ting det var OmniFocus (som vi också tittat på på att få saker klar, bättre: Den omdesignade OmniFocus 2 för Mac får saker att göra, bättre: Den omdesignade OmniFocus 2 för Mac Ett par år tillbaka gav jag upp den ursprungliga OmniFocus eftersom det kändes för komplicerat för vad jag behövde - gå in i den omdesignade och renare Omnifocus 2. Läs mer).

Alla tre apps lovar att göra samma sak - hålla reda på din ständigt växande uppgiftslista. De alla inspirerar, i större eller mindre grad, från GTD men i kärnfunktionalitet är de ganska mycket desamma. Du lägger till uppgifter, grupperar dem genom projekt eller sammanhang, ger dem förfallodatum och markerar dem när de är klara. Det är en något uppdaterad version av pappersplanerare som har varit populära i årtionden Varför Pappersplanerare är relevanta i Smartphone Kalender Apps Varför Pappersplanerare är relevanta i Smartphone Kalender Apps Smartphones är bra, men kanske planerare är en sak de borde inte ha ersatt Läs mer .

Växlar från @ToDoist till @ 2Do för mina GTD-processer. Älska båda appar, men 2Do definitivt mer flexibel för avancerad användning. #blameViticci

- Stuart McIntyre? (@StuartMcIntyre) 12 november 2015

Det galna är att vissa människor, i strävan att vara produktiva, växlar mellan dessa appar och hoppas kunna hitta en magisk lösning för produktivitet. Ja, det finns tillfällen då det är vettigt att byta Varför Brand Lojalitet är Produktivitetsfientlighet Varför Brand Lojalitet är Produktivitetens Fiende Du kan inte få kunskap om något du inte är villig att utforska. Kan du bryta igenom dina fördomar och prova nya saker? Prova. Produktiviteten kan vara precis utanför din komfortzon. Läs mer . Ibland finns skillnader mellan dem som är viktiga för ett litet antal personer. Men för majoriteten, om du inte kan använda OmniFocus för att hantera dina uppgifter, så kommer du inte göra något bättre med 2Do eller Things.

Du ser inte bara detta med att göra appar, det är detsamma med andra produktivitetssystem, anteckningar apps och andra, orelaterade saker, som dieter eller nyårsbeslut. Någon försöker ett verktyg som lovar världen och när de inte får världen, skyller de på verktyget och försöker att en annan tror att det kommer att fixa saker.

Om verktyget inte fungerar för dig är chansen att inget verktyg kommer, problemet är dina dåliga vanor och andra sprickor i dina produktivitetsprocesser. Till exempel är GTD baserat på antagandet att du kommer att lägga allt - och jag menar allt i din inkorg. Om du inte gör det, faller hela systemet.

Hämtmat: Ändra ditt beteende. Byter till den glänsande nya appen klarar inte något om du inte håller fast vid systemet.

Produktivitetens Boring Sanning

De tråkig produktivitetsskull är att verktyget sällan är problemet.

Med mycket få undantag kommer inte att byta appar eller prova ett nytt system någon stor effekt på din produktivitet. Det beror på att produktiviteten i sista hand handlar om du.

“Produktivitet = Energi + Fokus + Tidshantering” @saikytweets #productivity

- Justin High Sierra (@HarryGuinness) 19 januari 2016

När det kommer ner är produktiviteten en kombination av energi, fokus, och tidsplanering. Om du ordnar ditt liv (tidshantering) så att du kan få en timme att fokusera all din uppmärksamhet (energi) på bara en uppgift (fokus), det finns en mycket bra chans att du får lite seriöst arbete på det. En uppgiftshanteringsapp eller produktivitetsstrategi kan göra en eller två av dessa steg lite enklare, men de kan inte göra det för dig.

Till exempel använder jag OmniFocus för att hålla reda på de artiklar jag måste skriva. Det betyder att när jag sätter mig ner till jobbet behöver jag inte tänka på vad jag ska göra, jag tittar bara på listan och tar den artikel som jag känner mig mest intresserad av att skriva. Jag använder också Pomodoro-tekniken Uppnå dina lösningar med Persevy och Pomodoro-metoden Uppnå dina lösningar med Persevy och Pomodoro-metoden En av de mest populära produktivitetsmetoderna, Pomodoro-tekniken, är idealisk för att uppnå dina mål. Och ny webbapp Persevy gör det enklare än någonsin att spåra dina framsteg. Läs mer för att hjälpa mig att hålla min uppmärksamhet på en enda uppgift.

Även med allt som är på plats, måste jag faktiskt göra jobbet. Om jag tycker om att titta på en av Netflix nya program ser du 13 nya Netflix-original som du kommer att titta på i 2016 13 Nya Netflix-original som du kommer att titta på 2016 Netflix har släppt mycket originalinnehåll - inklusive House of Cards, Orange Är New Black, Narcos, och Master of None - men 2016 är slated för att vara Netflix mest spännande år än. Läs mer istället spelar det ingen roll vad som är på min lista eller hur många 25 minuters sessioner jag ursprungligen planerade att göra, oddsen är inte ett enda ord kommer att skrivas.

Om jag fortsätter att titta på Netflix istället för att arbeta, är problemet inte med min uppgiftshanteringsapp eller mitt produktivitetssystem, det är med mig. Jag måste ta itu med varför jag inte har någon motivation att skriva, eller göra vad jag än borde göra. Att byta appar eller prova en ny magisk knapp kommer inte att fixa saker.

Hämtmat: Du måste göra jobbet. Ingen app kommer att göra det för dig.

Hitta något som fungerar och hålla fast vid det

De bästa verktygen passar sömlöst i ditt liv. De borde vara enkla för dig att använda. När du väl hittar något som hjälper dig att vara produktiv, håll dig fast vid den. Om din uppgiftshanteringsapp kan hålla reda på allt du behöver det till och du använder det, är det ingen sak att göra det för den glänsande nya appen.

OmniFocus och Pomodoro-metoden är bara två verktyg som verkligen fungerar för mig. De är inte det enda verktyget som skulle fungera. Någon annan anständig uppgiftshanteringsapp (eller en penna och ett papper!) Kan ersätta OmniFocus.

Det finns inget magiskt om Pomodoro-metoden 25 minuters inkrement Jag skulle kunna använda 20 eller 30 eller 45 minuters arbetssessioner istället och saker skulle vara ungefär lika. Det viktiga är att de ger mig en del ramar, specifika saker spelar ingen roll så mycket.

Om du har en uppgiftshanteringsapp eller annan produktivitetsstrategi som fungerar för dig. Hur ska du vara produktiv när produktivitetsapplikationer inte fungerar för dig? Hur ska du vara produktiv när produktivitetsapplikationer inte fungerar för dig? Du bör märka att de senaste åren har varit om en besatthet med produktivitet. Men vad händer om produktivitetsprogram inte gör det för dig? Vad gör du då? Läs mer, behåll det. Att ständigt byta till en ny app eller försöka med en annan strategi kommer att gå i vägen för att vara faktiskt produktiv.

Som jag nämnde ovan är god produktivitet en kombination av energi, fokus, och tidsplanering. Om du kontinuerligt ändrar vilka appar eller strategier du använder, kommer de att störa din förmåga att fokusera uppmärksamhet vid en uppgift.

Ha en bra helg alla! Det kan vara en bra tid att sitta ner med en penna och papper och arbeta med dina mål, ToDo L pic.twitter.com/dLacHcnEBz

- Chris Laible (@LaibleChris) 9 januari 2016

Vi är ständigt översvämmade med otaliga distraktioner; För att vara produktiv måste du minimera dem. Byte av appar introducerar nya distraktioner i ditt arbetsflöde. Om du måste leta efter var exakt knappen för att skapa en ny uppgift är eller försök att komma ihåg vad tangentbordsgenväggen för att starta en timer gör du livet svårare för dig själv. Målet är att använda appar för att minska och förenkla våra arbetsflöden, för att inte komplicera dem längre.

Hämtmat: Det finns en produktivitetskostnad för att ändra dina produktivitetsprogram.

Nyckeln till produktivitet är i vårt beteende

“Enkelhet kokar ner i två steg: Identifiera det väsentliga. Eliminera resten.”
- Leo Babauta

Om du är motiverad att göra något, kan produktivitetsverktygen hjälpa dig att hantera din tid. Enkla tids- och projekthanteringsstrategier du kan använda hemma Enkel tid och projektledning Strategier du kan använda hemma längtar du på att göra förändringar i ditt liv ? Vad det än är som du vill uppnå, behandla det som ett projekt och komplettera det med våra övningar för att öka chansen till framgång. Läs mer och fokusera din energi, men de kommer inte att göra det för dig. Om du inte är motiverad att göra något, kommer ingen mängd verktyg eller tricks verkligen att hjälpa. Om så är fallet måste du ta itu med de underliggande frågorna snarare än att fortsätta att byta appar i förgäves hopp om att det på något sätt kommer att göra dig omtänksamt om det arbete du inte vill göra.

När du väl har hittat en kombination av produktivitetsverktyg som fungerar för dig, blir det bara mindre produktivt att byta saker.

Nycklarna till produktivitet är nästan helt interna. Lösningen är att utveckla goda vanor och möjligheten att fokusera på en uppgift. Tid blockering - Den hemliga vapen för bättre fokuseringstid - Den hemliga vapen för bättre fokus. Letar du efter ett effektivare sätt att organisera dina arbetsdagar? Prova tidsblokering. Denna taktik kan hjälpa dig att hålla dig på rätt spår medan du håller distraheringar, förskott och oproductive multitasking i bukt. Läs mer . Apps kan hjälpa men de kan inte göra det för dig.

Är du den typ av person som ständigt byter produktivitetsverktyg som letar efter nästa heta app? Tror jag har fel? Låt mig veta i kommentarerna.

Utforska mer om: Vanor, Time Management.