Min bästa produktivitetskick Hur Gina Trapani får saker gjort

Gina Trapani har fastnat med en produktivitetstrick. Här är vad det är ...

Få människor kan hävda att man forskar och skriver om produktivitet så länge som Gina Trapani har. Trapani är medgrundare av ThinkUp och Makerbase, och grundare redaktör för Lifehacker. Hon har också skrivit flera böcker om tips och tricks för att leva ett bättre liv och få saker gjort.

Trapani har genom åren försökt flera produktivitetstekniker och har minskat dem till ett system som fungerar för henne nu. Hon delade sin produktivitetshemlighet med Använda.

3-uppgiftssystemet

“Varje morgon, innan jag öppnar e-post eller tittar på Twitter eller börjar jobba med någonting, tänker jag igenom exakt tre saker som jag skulle vilja slutföra i slutet av dagen. Bara tre. Jag lägger till dem på toppen av min lista och börjar.”

“Mina tre utvalda uppgifter kan förändras hela dagen med ny information, och några dagar får jag mer än tre, men för mig är tre diskreta genomförda uppgifter nästan alltid målet.”

Trapani har använt detta system länge. Precis som med någon produktivitetsteknik är det svårt att hålla fast vid det för alltid. När sakerna fungerar bra och stressen är mindre, vävnar hon av systemet. “Men när sakerna värms upp återkommer jag nästan alltid till det,” hon tillägger.

Varför ska du bara lista 3 uppgifter

Du måste prioritera din arbetslista 3-Strike-systemet: Hur prioriterar du att göra-listan 3-Strike-systemet: Hur prioriterar du din att göra-lista Kommer du inte igenom din att göra-lista? Problemet kanske inte är din produktivitet, det kan bara vara dina prioriteringar. Låt oss lära oss hur du prioriterar uppgiftslistan och får saker att göra. Läs mer, så Trapanias system är inte jordskärpande annorlunda. Men det specifika numret här är viktigt. Hon betonar att tre uppgifter är gränsen, ingenting mer och inget mindre.

“Efter att ha experimenterat (mestadels med större antal) fann jag "3" för att inte vara för stor och inte för liten,” Trapani säger. “Jag jobbar bättre på en daglig basis för att skaffa uppnåbara mål, och alla kan få tre små uppgifter gjorda på en dag, oavsett vad.”

Antalet uppgifter på din fullständiga uppgiftslista kan verka överväldigande. 5 Anledningar Att göra App gör dig mindre produktiv 5 Anledningar Att göra App gör dig mindre produktiv Att ge dig upp på dina att göra-listor? Ditt problem är inte din ambition eller den uppgiftsplaneringsapp du använder. Problemet är hur du använder din att göra-lista i allmänhet. Läs mer, men att prioritera bara tre uppgifter för en dag gör det verkar mer hanterbart, är meddelandet här. Att fokusera på dessa tre saker hindrar dig från att känna att du hamnar bakom saker, lägger hon till.

Fördelarna med 3-uppgiftssystemet

Trapani har fastnat med 3-uppdragssystemet även genom en stressig vecka med övergång till nya rutiner i sin familj, nya hushållsansvar, kraschade servrar på jobbet och generellt bekämpa fallgroparna i “allt som kan gå fel kommer att gå fel”.

“Stress och busyness är väldigt mycket sinnestillstånd, och det är en som minskar min förmåga att vara logisk, flexibel och objektiv,” Trapani säger. Sortering och prioritering av hennes lista i förväg hjälper till att ha en tydlig rad nästa åtgärder. “Att hantera ångest om att inte göra saker görs är viktigt för mig att få saker gjorda.”

Rethink, reprioritize, försök igen

Det är inte som 3-uppgiftssystemet inte kan misslyckas. På de flesta dagarna kommer du att kunna slutföra tre uppgifter och känna en känsla av prestation när du ser det “Gjort” lista Ditch Your To-Dos: Hur man använder en "klar" lista för att uppnå dina lösningar Ditch Your To-Dos: Hur man använder en "klar" lista för att uppnå dina lösningar Resolutions kommer från en del av dig själv där du inte känner dig. Istället för en att göra-lista, prova en "klar lista" för en positiv inställning för att uppnå dina mål. Läs mer . Men några dagar kan även tre uppgifter verka som en uppförsbacke.

Trapani säger,

“Vanligtvis betyder det att jag inte tänkte igenom saker och bryter ner uppgifterna tillräckligt, att jag faktiskt hade tilldelat mig ett projekt och inte en atomuppgift. Så nästa gång jag försöker göra mina uppgifter så små som möjligt 10 sätt att dra sig ur uppdragets uppdrag 10 sätt att gräva sig ur uppdragsuppbackar Känslan av att drunkna i en lista med slutliga uppgifter är en rädsla som är gemensam för alla oss. Botemedlet är tillgängligt. Här är tio sätt att klara dig tillbaka. Läs mer .”

Hon tillägger att om du har en fruktansvärd dag är det bäst att ta ett andetag, prioritera dina tre uppgifter och delegera och skjuta upp de andra om möjligt. Men tanken är att på en särskilt upptagen dag inte följa de mål du ställde för dig själv i början; vara flexibel för att ändra mål.

Att uppnå tre uppgifter är det som är viktigt.

Men ibland fungerar det inte ens. “Min dag gick helt och oväntat av skenorna, och det är okej också,” Trapani säger. “Försök igen imorgon, är mitt motto.”

Så här applicerar du 3-arbetssystemet

I hennes arbetsflöde använder Trapani appen ToDo.Txt som hon skapade. Det är en enkel textredigerare för skrivuppgifter, med prioritering inbyggd i det genom att markera objekt som “en”, “B”, “C” och så vidare. Och det synkroniseras med din Dropbox.

Naturligtvis kan du använda ganska mycket någon att göra-lista-app som låter dig omorganisera dina uppgifter. Exempelvis kan plattformsapps-appen Wunderlist Wunderlist Syncs Din att-göra-listor över Windows PC och Mac Wunderlist Synkronisera dina att-göra-listor över Windows PC och Mac Read More låter dig omorganisera uppgifterna i en lista. Dra och släpp bara dagens tre uppgifter till toppen.

Du kan till och med använda några av de produktiva nya flikutvidgningarna för Chrome 10 mest produktiva nya flikförlängningar för Google Chrome 10 mest produktiva nya flikutvidgningar för Google Chrome När du startar en ny flik i en webbläsare vill du gå någonstans eller är du letar du efter information att komma till dig? Google Chrome har många tillägg för att göra det produktivt. Läs mer för att göra en enkel lista som du kan ändra när du vill.

Den större produktivitetshacken: Du

Att leva ett produktivt liv är ett maraton, inte en sprint. Använda 3-uppgiftssystemet eller något annat kräver att du först tar hand om din hälsa och lycka.

“Självvård är det icke-förhandlingsbara grundarbetet,” Trapani säger. “En bra dag där jag känner mig fulländad börjar natten innan. Om jag får tillräckligt med sömn, äta tre kvadrater, minska min koffeinintag och få lite träning, kan jag mycket mer få saker att göra även när jag är knuten till arbetsuppgifter eller måste klara av oväntade påkänningar.”

Faktum är att Trapani bara startar sin 3-uppdragsprioriteringsövning efter en god natts sömn och frukost. Självklart är detta subjektivt, men du kan vara produktiv om du är en morgonperson eller en nattuggla. Hur man håller sig produktiv, oavsett om du är en morgonperson eller en nattuggla. Hur man håller sig produktiv, oavsett om du är en morgonperson eller En nattuggla Försök inte att vakna tidigt eller stanna sent. I stället optimera system så att du kan hantera den fas där produktiviteten är låg. Här är några smarta strategier. Läs mer . Ta reda på en hälsosam rutin och livsstil för dig, och börja sedan hacka din produktivitet - inte tvärtom.

Fråga Gina

Har du frågor om 3-uppgiftssystemet eller vill du fråga Gina Trapani om produktivitet? Släpp en rad i kommentarerna, eller hitta henne på Twitter eller Makerbase.

Utforska mer om: Time Management, To-Do List.