Fed upp av ineffektiva möten? Skicka dessa 8 regler till din chef

Största delen av oss vet hur mycket av ett dräneringsmöte kan vara både på vår tid och produktivitet. Men om ett möte är välorganiserat (och välskött) finns det ingen anledning att det inte kan förbättra produktiviteten, känslan av syfte och moralen för varje deltagare.

Det finns gott om innehåll där ute om varför vi hatar möten. Facebook skrämmer skrivet i ett ögonblick av fullständig frustration på grund av missade möjligheter tack helt och hållet till ett dåligt organiserat, till synes meningslöst möte som drog långt bortom den tilldelade tiden.

Här följer några regler för bättre möten och för att du inte slösar allas tid. Lita på mig.

Ha ett syfte och se till att människor vet om det

Om du bara ringer alla tillsammans för att ge en uppdatering eller att ha en moan, det är en föreläsning. En föreläsning är inte ett möte. Om du behöver uppdatera alla, skicka ett mail eller skicka till alla på ett lagverktyg som Slack som gör gruppkommunikationen enklare. Slack Makes Group Communication Snabbare och enklare Slack gör gruppkommunikation Snabbare och enklare gruppemail kan verkligen döda produktiviteten. Det är dags att sätta postklienterna vila och använda samarbetstjänster som nyligen lanserade Slack. Läs mer . Detta kommer att bli en mycket bättre användning av allas tid.

Om du är i en position där ett möte verkligen behövs (det vill säga när du behöver lägga till något för gruppen, prata saker, studsa idéer runt osv), se till att det har ett tydligt syfte. Varför, exakt, får du alla tillsammans?

Dåligt syfte: “För att få alla att få fart på vad som händer”.

Bättre syfte: “För att samla idéer, ange ett schema och tilldela nästa åtgärd till varje lagmedlem så att vi kan driva en framgångsrik lansering av produkten X360 i slutet av mars”.

Och snälla, se till att alla deltagare känner till syftet med mötet innan det händer. Om folk vet vad slutresultatet av ett möte kommer att bli, kommer de att vara mycket mer benägna att dyka upp förberedda och förhoppningsvis kommer att ha tänkt igenom några av de ämnen som diskuteras snarare än att tänka på flygningen.

Skapa en klar, strukturerad dagordning

Ditt syfte är din destination. Din agenda är din vägkarta för hur du ska komma dit. Utan den här färdplanen, spiraler möten ofta ut ur kontrollen, gå av ämnet och ingenstans så många beslut kommer att göras som du hoppades på. Om du märker att dina möten går ut på ämnet, stoppa den diskreta diskussionen och ta den tillbaka på rätt spår så snart som möjligt.

Strukturera dina mötesagendor Skapa enkelt mötesdagar med hjälp av mötesförväntningar [iPad] Skapa enkelt mötesagendor med hjälp av mötesförväntningar [iPad] Även om ingen av oss ser fram emot att delta i möten finns det lyckligtvis ett antal användbara online- och mobilapplikationer, som AgreeDo, Det gör uppgiften att planera möten lättare. Alla framgångsrika möten börjar ... Läs mer noggrant med hjälp av en produkt som mötesförväntningar (iPad) eller onlineverktyg som MyCommittee och Minutes.io. Ställ in en strikt tidsgräns för varje punkt på agendan, samtidigt som enskilda personer får en uppfattning om vad som förväntas av dem. Om du vill att någon ska bidra till en viss diskussion i mötet, låt dem veta! Till exempel:

Dagordning

1. Redogörelse för syfte för mötet och förberedelse (5 min)
2. Efter slakt vid de senaste veckans lansering - vad var våra KPI (Kim att rapportera om detta). Vad gick bra? vad gjorde det inte? (15 min)
3. Idéer om hur vi kan skapa medvetenhet inför nästa lansering (alla - snälla tänk på några idéer inför mötet) - (15 min)
4. Beslut om tre av dessa idéer att krossa mer före nästa möte - (10 min)
5. Tilldela nästa åtgärd till varje lagmedlem - (5 min)

Se till att alla har vad de behöver

Jag fruktar att tänka på hur mycket tid som slösas bort varje år runt om i världen på grund av att människor vänder sig till mötena oförberedda (inklusive att inte veta hur man tar ordinarie mötesnoteringar Gör protokollet: Hur man tar effektiva anteckningar under ett möte Gör protokollet: Hur man tar effektiva anteckningar under ett möte Det är en färdighet som få personer har perfektionerat, det perfekta mötesminutet. Anteckningen över händelser sparar huvudvärk längre ner i linjen. Så här tar du effektiva minuter i ett möte. Läs mer). Dela din dagordning med alla deltagare minst ett par dagar före mötet så att de kan samla allt som krävs av dem.

Om du behöver en viss lagmedlem att ta med sig något, se till att de förstår hur viktigt det är och att det skrivs ut (om det behövs) i förväg för att se till att de inte fastnar i en kö för skrivaren. Det sista du behöver är att deltagare ursäkta sig själva- “Åh, förlåt, jag har inte haft en chans att få det förberedt. Jag ska klara det för nästa vecka“. Det hjälper inte någon.

Om du håller ett möte med personer som arbetar på distans, först kolla in vår detaljerade “Online mötesguide” plus, se till att alla vet hur man använder vilket konferensverktyg du väljer att använda. Innan mötet uppmanar du personer att kolla på deras mikrofon och webbkamera och se till att de har några plugins installerade som kan behövas för saker som Google+ Hangouts Tips om planering och hållande effektiva möten med Google Hangouts Tips om planering och hållande effektiva möten med Google Hangouts Med dagens internetteknik kan det vara både effektivt och kostnadseffektivt att hålla online-möten, speciellt om du planerar dem och använder tidsbesparande verktyg. Under de senaste månaderna har jag deltagit i möten på nätet ... Läs mer .

Bjud bara in personer som behövs

Bjud inte in hela laget för att få dig att känna dig som den stora chefen. Bjud bara in de personer du behöver. Det vill säga de människor som är i stånd att hjälpa dig att uppnå syftet med mötet. Alla andra kan uppdateras senare genom att läsa mötesminuten eller genom att prata med sina kollegor på en bekvämare tid.

Håll detaljerade protokoll

Använd en produkt som Agreedo (gratis) för att hålla detaljerade protokoll. Överenskommelse: Skriv och hantera ditt företagsmöte för gratis online-överenskommelse: Skriv och hantera ditt företagsmöte för gratis online I flera veckor har jag letat efter en lätt- att använda webbplats eller program som skulle tillåta mig att hålla och lagra protokollet från möten. Den traditionella textdokumentmetoden är inte längre en produktiv ... Läs mer som du kan tillförlitligt gå tillbaka till och faktiskt förstå. Med det här verktyget kan du ta detaljerade minuter med hjälp av tangentbordsgenvägar, spåra resultaten av möten (t.ex. utförda uppgifter) och dela dessa minuter snabbt och enkelt med ditt team. Om du använder en iPad kan du också prova MinuteTaker ($ 7,99) för professionella mötesrapporter. MinuteTaker och möten hjälper dig att producera professionella iPad-minutsändningar. MinuteTaker och möten hjälper dig att producera professionella iPad-minutrapporter i min gratis online MakeUseOf Online Meeting Guide där jag gav några tips för att planera och hålla möten via webben, hänvisade jag några minuter med att ta apps också. Medan få få av oss ... Läs mer .

Se till att när människor läser dessa minuter, vet de de viktigaste punkterna / sammanfattningarna av vad som diskuterades och vad som bestämdes, samt att snabbt kunna hänvisa till det här dokumentet för att veta vad de själva måste göra nästa.

Uteslutning är inte alltid bättre än integration

Jag vet att jag bara nämnde att bara de personer som verkligen behövs borde delta i ett möte, men så ofta bör du också inkludera alla för en mer informell jam-session där du kan alla studsa idéer runt, prata om vad som kan förbättra organisationen.

Använd detta som ett tillfälle att bygga ett starkare lag. Gör detta över en måltid eller en öl. Ta med lite god mat till kontoret och få alla att ta en timme eller två ut ur dagen för att lära känna sina kollegor bättre, medan alla arbetar tillsammans för att göra några förbättringar för företaget som helhet. Återigen, ha en sak och en agenda, men försök att få den här typen av att bli mer informell, mindre strukturerad, men fortfarande med ett övergripande tema, t.ex. “Förbättra organisationen”, eller “Idéer om hur vi kan diversifiera”.

Tilldela Rensa "Nästa åtgärdsobjekt”

Innan du avslutar mötet, se till att alla i rummet vet vilka exakta åtgärder de behöver för att ta nästa och tidslinjen. Detta är ett knep som verkligen drivs av David Allen i sin fantastiska bok "Getting Things Done". Oavsett vilket projekt som helst jobbar med, se till att det finns en tydlig nästa åtgärd som måste vidtas för att hålla projektet förflyttat framåt.

För att upprepa måste detta vara en specifik åtgärd (eller uppsättning åtgärder), med en strikt tidsfrist, inte bara en bred idé som måste göras "ASAP". Till exempel

Dålig nästa åtgärd: “Sammanfoga förra månadens lansering ".

Bättre nästa åtgärd: “Sätt ihop ett kalkylblad (med några användbara diagram) som visar våra KPIs från den totala lanseringsperioden. Dela detta med lanseringen laget, tillsammans med att skicka ett kort email för att förklara hur du tycker att lanseringen gick. Vänligen gör detta genom torsdag”.

Be om återkoppling

Många människor är försiktiga med att kritisera sina "överordnade" eller kollegor, så efter varje möte, be folk att lämna anonyma feedback via en onlineformulär (det finns en lista över gratis online-undersökningsverktyg Det är vad alla säger: 5 gratis verktyg för effektiva online-undersökningar Det är vad som alla säger: 5 gratis verktyg för effektiva online-undersökningar Under ett tag skulle du inte ha haft mycket val om vilken undersökningstjänst som ska användas, men det finns numera mycket att välja mellan. Vilket är bäst för dig? Läs mer här). Ta reda på vad folk trodde på mötet - var det för länge? Kände det sig bra för dem? Har deras åsikter lyssnat på? Hur kunde mötet förbättras nästa gång?

Oavsett vilken feedback du får, se till att du inte ignorerar den. Utveckla dina möten för att se till att de fungerar bra för alla inblandade.

Övergripande, genom att följa dessa enkla regler för att säkerställa att dina möten är väl förberedda och välskötta, kommer du att kunna förkorta längden och öka effektiviteten i dina möten, samtidigt som alla frustrationer hålls åtminstone!

Hur är det med dig? Om dina möten gick mer som detta, tror du att de skulle vara mer effektiva?

Bildkredit: Woodleywonderworks, lagmöte, via Flickr

Utforska mer om: Time Management.