13 Praktiska tips för att få mer gjort, en sak i taget

Den klassiska latinförfattaren Publilius Syrus sa en gång,”Att göra två saker på en gång är att inte heller göra.” Han kan bara ha varit rätt.

Så skicklig som du tror att du arbetar med multitasking, visar forskning att det verkligen kan skada din hjärna.

Stanford forskare sätter sina elever genom en serie test, och den självbeskrivda “heavy media multitaskers” utförde dåligt när det gällde några enkla visuella uppgifter. De låga multitaskarna vann det här spelet - och forskarna avslutade så kallade multitaskers “suger för irrelevans.”

Ny forskning inom körvanor har visat att människornas hjärnor förflyttar sig normalt i en tionde sekund.

Låt oss möta det - få människor är verkligen kapabla att fokusera på mer än en sak i taget. Så varför försöker du försöka? Du kan förmodligen öka din produktivitet - både på kort och lång sikt - genom att göra mer single-tasking.

Men hur undviker du att bli upptagen i enskilda uppgifter och sedan inte slutföra dem? Här är 13 tips för att göra det mesta av att göra en sak i taget.

Dagliga uppgifter

Att byta till en enskild uppgift kan gynna din framtid - men låt oss börja med hur du kan göra det på ett dagligt sätt.

Stäng av dina meddelanden

Ja, du är en sms-missbrukare - gå med i klubben. Om du vill vara produktiv, och återställ ditt fokus, tysta din telefon. Även om du betraktar dig själv som en super-tasker, kommer din prestation att drabbas om du distraheras av din telefons konstanta surrning.

Din telefonanmälan tar bara några sekunder, säger du? Det spelar ingen roll. En 2013-studie om momentavbrott visade att även en avbrott på 2,8 sekunder fördubblar din felfrekvens i din huvuduppgift.

Frigör din hjärna med anteckningar

Du kan inte komma ihåg allt hela tiden. Det gör bara dig mänsklig. Övertaxa inte din hjärna genom att tvinga det att vara en kalender. Riktiga anteckningar fungerar bättre 6 Moderna noteringar - Att ta upp appar för att hålla dina tankar organiserade 6 Moderna noteringar - Att ta upp appar för att hålla dina tankar organiserade Har du någonsin haft en tankefluga och önskar att du hade skrivit ner den? Det kommer inte att hända igen när du har en av dessa moderna appar till hands. Läs mer . Du behöver inte ens leta efter en kulspetspenna. Det finns en smartphone-app för det.

Evernote är ett av de senaste uppdaterade verktygen för notering. Du kan skriva anteckningar, hålla reda på din forskning och dela dina resultat med andra, allt från din iPhone eller Android. Du kan ladda ner den med ett knapptryck. Det kostar inte dig en sak - men om du har pengar kan du gå premie på $ 5,99 per månad för fler funktioner. Prova det först gratis.

Ladda ner: Evernote för iOS (Free Demo) | Android (gratis demo)

Skapa stora block av tid

När du har gjort anteckningar om vad du måste göra planera du framåt. Prioritera dina uppgifter och skära ut stora block av tid för att slutföra dem - en i taget. Du behöver inte hantera detta själv. Det finns en app för det också.

Självkontroll är en app för din Mac som kan hjälpa dig att skapa tidsblock utan störningar Blockera distraktioner med detta utmärkta urval av bakgrundsljud Blockera distraktioner med detta utmärkta urval av bakgrundsljud Kan inte fokusera? Studier visar att rätt mängd bakgrundsbrus kan öka kreativiteten, och webapp Noisli låter dig mixa och matcha flera ljudkällor. Läs mer . Specifikt har appen en timer där den blockerar förutbestämda webbplatser som tycks distrahera dig, som Twitter och Facebook.

Och när det är programmerat att bli av med de här distraktionerna, går det inte att gå tillbaka. Även om du startar om din maskin, måste du fortfarande vänta på att timern löper ut.

Det låter som ett straff, men det är det inte. Det är en nyckel till din produktivitet. När allt är vem som verkligen har självkontroll?

Ladda ner: Självkontroll för Mac (Gratis)

Hitta en bekväm miljö

Din bås är inte så bekväm som din lädersoffa hemma, men det finns fortfarande sätt att minimera obehag på arbetsplatsen. Törst, hunger och jämn fysisk temperatur alla närvarande miljöavbrott som tvingar dig att multitask när du inte ska.

Se till att ditt skrivbord är utrustat med tillräckligt med vatten för att hålla dig hydratiserad, kaffe om du behöver lite koffeinhöjning och en extra tröja eller filt om mänskliga resurser insisterar på att värmen inte kommer att fortsätta under några veckor, även om vintern kommer tidigt.

Glöm inte att sova också. Enkel uppgift kräver att du fokuserar på en enskild uppgift utöver att hålla ögonen öppna. Överväg att ställa in ett larm på din telefon var femte eller tio minuter för att vara säker på att du håller dig vaken. Eller bara spela en del av din favoritmusik Så här lugnar du dig, även i en upptagen kontorsmiljö Hur lugnar du ditt sinne även i en upptagen kontorsmiljö Eftersom våra arbetsplatser blir busigare och mer krävande kan tanken att upprätthålla ett lugnt sinne tyckas som en omöjlig dröm. Vissa digitala lösningar lånar en hand. Läs mer i bakgrunden.

Förbättra ditt dagliga fokus positivt

Gör inte bara en enda uppgift på jobbet. Försök att öva det hemma också, göra saker du älskar.

Till exempel är du en ivrig läsare 5 tips för att läsa mer böcker varje år 5 tips för att läsa mer böcker varje år Det finns bara så många fantastiska böcker där ute. Att aldrig ha klarat sig är att vissa är ångrar och väntar på att känna sig. Förstå det genom att läsa mer och läsa smart med följande tips. Läs mer ? Avsluta med den helt nya boken du har dött för att läsa men har inte hittat tid att starta eftersom du har för mycket annat att göra. Låt inte någon eller något avleda dig.

Eller kanske du återhämtar dig från dagliga påfrestningar med en vanlig konditionsträning. Håll dig ensam fokuserad på det också.

Du kan också överväga djupa andningsövningar som är utformade för att hålla dig fokuserad. Breathe2Relax är en app, tillgänglig på både iOS och Android, som utvärderar din stress i en visuell skala och hjälper dig att lugna den genom att lära dig att fokusera på din andning. Det kommer att överföras till din förmåga att fokusera på jobbet också.

Ladda ner: Breathe2Relax på IOS (Free) | Android (gratis)

projekt

Nu när du har lärt dig några tips för engagemang när det gäller dina dagliga uppgifter, överväg hur du uppnå detta nyfunna fokus kan gynna dina projekt. Här är några fler projektspecifika tips.

Håll möten korta och små

Francesca Gino, en professor vid Harvard Business School och författare till Sidetracked: Varför våra beslut blir avskedade och Hur vi kan hålla fast vid planen, pekar i synnerhet på en tumregel: Högst sju personer i ett möte.

Särskilt om du vill att alla ska ha möjlighet att bidra i ett möte i ett enda fokuserat ämne är det viktigt att begränsa närvaro.

Gino beskriver ett fenomen som kallas social loafing:

“Socialpsykologiforskning har visat att när människor utför gruppuppgifter (t.ex. brainstorming eller diskussion av information i ett möte), visar de en avsevärd minskning av den individuella insatsen än när de utför sig ensam.”

Gino insisterar också att hålla möten korta, inte längre än en timme. Studier har visat kortare möten med högre tidstryck, vilket hjälper människor att hålla fokus på uppgiften. Och om du verkligen vill hålla dina kollegor fokuserade, se till att de stänger av meddelandena på sina enheter.

Stoppa kulturen av omedelbar responsivitet

Det är ett välkänt scenario. Din handledare överraskar dig på din bås och frågar, “Fick du min e-post?” Du öppnar öppet Outlook-rutan och märker att de just har skickat e-postmeddelandet för två minuter sedan.

Sluta galenskapen! Om inte frågan är brådskande - då kan du ringa via kontortelefon - personal kommer i slutändan att vara mer fokuserad på en enda projektuppgift utan avbrott. Konstanta Outlook-meddelanden kan vara lika distraherande som de på sociala medier.

Det är OK att stänga av din Outlook-applikation under korta perioder, så att du kan ägna din tid åt en uppgift utan att bli bombarderad av andra. Du kan också inaktivera skrivbordsmeddelanden i Outlook genom att gå till Verktyg> Alternativ> Inställningar. Därifrån, gå till E-postalternativ> Avancerat och avmarkera rutan för “Visa en ny postvarning.”

Försök ta pauser

Enhetsuppgift ger bättre fördelar än multitasking, men ditt sinne kan bara fokusera på en sak så länge innan distraktionerna är oundvikliga.

Enligt forskningen förlorar den genomsnittliga arbetstagaren vid ett skrivbord jobb 2,1 timmar om dagen från distraktioner och avbrott. Och den genomsnittliga datorarbetaren blir distraherad ungefär var 10,5 minuter.

Du kan vara inom en kort tidsfrist men du kommer att använda din tid mer klokt om du tar en paus 9 Unika sätt att ladda upp med en paus Nu 9 unika sätt att ladda upp med en paus Nu är det mänskliga sinnet inte menat att arbeta kontinuerligt. Ring det slutar i några minuter nu och då, avspänna, och återskapa dig själv med dessa appar och webbplatser. Läs mer och gå regelbundet offline. Det kan innebära att du tar en bit att äta med några vänner eller medarbetare eller gå ut för en kort jog under din lunchpaus. Du kommer tillbaka till ditt skrivbord uppdaterat och refokuserat.

Visualisera din strategi

Vill du vara fokuserad på det enda projektet som du aldrig kan tyckas slutföra? Kanske om du vänder dina planer till visuella diagram, blir det lättare att se dem ut.

Tänk på en app, tillgänglig för både iOS och Android, kallad SimpleMind. SimpleMind är a “Mind-mapping verktyg” som låter dig brainstorma på ditt skrivbord, från din dator eller på språng, från din surfplatta eller smartphone.

SimpleMind hjälper dig att analysera dina idéer, ta anteckningar och kontrollera fel med hjälp av bilder och diagram. Du kan även dela din “eureka” stunder med medlemmar i ditt projektteam. Det här är en app du inte vill tysta.

Ladda ner: SimpleMind för iOS (Free) | Android (gratis)

Livsmål

Så nu har du lärt dig fördelarna med engagemang på jobbet. Vad sägs om när det gäller dina framtida livsmål? Det finns också vägledning för det.

Välj försiktigt

Charles Dickens sa en gång, “Han gjorde varje enskild sak som om han inte gjorde något annat.” Han pratade om att verkligen leva i ögonblicket.

Du har många mål, men så konstigt som det verkar, tacklar dem en i taget ger dig den bästa chansen till framgång. Gör inte utslag beslut. Du driver dig bara galen. Sitt ner - kanske med någon som känner dig väl - och noggrant bestämma vad du vill ägna dig åt just nu. Oavsett om det är tango lektioner eller piano spelar eller ens scoring den befordran på jobbet, välj en plan och hålla fast vid det.

Skapa mini-mål

Även när du är inriktad på en enda uppgift, kan vissa uppgifter i sig vara för stora för att ta itu med allt på en gång. När det gör ditt huvud spinn runt, bryt ner det. Det här är dina intjänade livsmål Använd Excel och Google-uppgifter för att skapa det bästa målhanteringsverktyget någonsin Använd Excel och Google-uppgifter för att skapa det bästa målverktyget någonsin Senast har jag börjat inse att jag jobbar väldigt hårt, men om någon frågade mig om jag känner att jag jobbar mot ett större syfte, skulle jag behöva säga att jag verkligen inte ... Läs mer, och du behöver inte göra dem en tävling till målet linje.

Vänd det målet till en uppsättning mini-projekt. Bara fokusera på en mini-uppgift i taget, annars är du tillbaka till multitasking.

Checkmarksmål kan hjälpa dig att göra det här. Det är en app som följer dina dagliga mål eller minismål och övervakar dina framsteg när du använder den. Det har till och med ett inbyggt larm som ger dig realtids återkoppling om hur du gör.

Ladda ner: CheckMark mål för iOS [Ej längre tillgänglig]

Hitta en ansvarig partner

Lita inte på dig själv att hålla fast vid en uppgift? Kanske kan du dra nytta av en ansvarig partner.

En ansvarighetspartner är någon nära dig, kanske en make eller en bästa vän, vem vet vad dina mål är och ser till att du hedrar ditt engagemang för att hålla sig till dem. Om du börjar falla i multitaskingsfallen igen kan din partner leda dig tillbaka till rätt väg.

Din ansvarighetspartner kan till och med vara din smartphone. GoalsOnTrack är en app som hjälper dig att skapa och spåra dina mål och övervaka dina framsteg. Om du avviker från ditt mål, kommer din telefon att varna dig, oavsett vad det är.

Ladda ner: GoalsOnTrack för iOS (Free)

Öva Mindfulness

“Mindfulness” är en term som har kastats runt sedan de buddhistiska munkarna började, men forskning om mindfulness visar att övningen kan gynna din hjärna, inklusive din mentala hälsa och övergripande känsla av välbefinnande. Det kan också förbättra ditt fokus och produktivitet, speciellt när du vanligtvis känner dig så distraherad.

Överväg att söka efter en mindfulness-verkstad i ditt område eller ens kolla in appen Stoppa, andas och tänka, som ger en omfattande provtagning i övningar som mindfulness meditation, medlidande meditation och kroppsscanning.

I fem minuter om dagen kan du använda den här appen för att återfokusera din energi och återvända till kontoret med en skarpare uppgift. Appen är gratis, men för avgifter upp till $ 2,99 kan du prenumerera på längre meditationer.

Ladda ner: Stoppa, andas och tänka på iOS (gratis) | Android (gratis)

Det är dags att begå

Du kan ha varit multitasking så länge hoppet till singel-tackning verkar otroligt formidabelt. Till exempel, hur många telefonanmälningar fick du bara när du läste det här inlägget?

Men din hjärna är verkligen en processor med en enda kärna, och försöker att jonglera flera uppgifter samtidigt dödar bara ditt fokus, vilket gör dig mindre produktiv i alla strävanden.

Enkel uppgift frigör ditt sinne för att fokusera på komplexa problem, arbeta för bättre tidshantering och slutligen minska dina stressnivåer, vilket leder till en bättre livskvalitet. Så överväga dessa tips som du gör den resan från en jack av alla affärer till en tasker av en.

Bara försök inte ta itu med alla dessa idéer på en gång. Du skulle besegra syftet. Ta det ett steg åt gången.

Berätta för dina framgångshistorier. Är du en multi-tasker som är emot idén om single-tasking?

Bildkrediter: Kabomprodukter, Kabomprodukter och Startup Stock Foton

Utforska mer om: Multitasking, Productivity, Stress Management, Time Management.