The Perfect Meeting Blueprint (mallar ingår)

Har du någonsin fått en mötesförfrågan på jobbet och helt enkelt repat ditt huvud? Du undrar vad exakt mötet handlar om, vad som diskuteras, och kanske även varför du var inbjuden. Du tittar på de andra inbjudna som hoppas på en ledtråd, men är fortfarande clueless.

Vissa säger att om du får en vag möteinbjudan, bör du bara neka det. Nu, om du håller med om det eller inte, om du är samordnare, är det värt att risken för att huvudskraporna kommer att minska, bara för att de är förbryllade?

Med lite omtanke och rätt verktyg kan du se till att ditt mötesmål är klart Fed Up Of Inefficient Meetings? Skicka dessa 8 regler till din chef Fed upp av ineffektiva möten? Skicka dessa 8 regler till din chef Om ett möte är välorganiserat finns det ingen anledning att det inte kan förbättra produktivitet, känsla av syfte och moral. Här följer några regler för effektiva möten. Läs mer och minska risken för fallande deltagare på grund av en otydlig mötesförfrågan.

Planera framåt med 5 Ws

Innan du slumpmässigt skickar ut mötesförfrågan, tänk igenom det med vem, vad, när, var och varför.

1. Vem ska bjuda in

Många gånger skickar folk mötesinbjudningar som inkluderar för många deltagare eller bara de felaktiga. Gör ditt legwork i förväg för att svara på dessa frågor:

• Vem skall bjudas in?
• Vem är nödvändig till diskussionen?
• Vem har den kunskap som behövs för syftet?

Bjud inte bara in på viljeställning Sannheten om möten - och det är grymt sanningen om möten - och det är galet Möte är tänkt att vara produktivt, eller hur? Läs mer i avdelningen eftersom du är osäker.

2. Vad mötet handlar om

Det här är den viktigaste delen av din planering. Tänk på vad mötet handlar om, vad målet är och vad det förväntade resultatet ska vara. Om du inte kan bestämma punkten för mötet själv är det troligt för tidigt.

3. När mötet kommer att ta plats

Det här kanske inte verkar som en viktig del om du arbetar i en liten kontorsmiljö. Men för större företag eller större möten är det viktigt. Har du deltagare som är avlägsna, bor de i en annan tidszon och arbetar de samma timmar som de andra?

Var säker på att du väljer en tid som är tillgänglig för alla Undvik stressen med överplanering med 10 smarta Google Kalender-tips Undvik stressen med överplanering med 10 smarta Google Kalender-tips Hemligheten att avspänna med en kalender är enkel: klipp ut de saker som du inte behöver, gör tid för saker du älskar och håll allt organiserat. Använd dessa tio tips. Läs mer .

4. När mötet kommer att hållas

Detta är också viktigt när du planerar ditt möte om du har deltagare utanför platsen. Kommer ett konferenssamtal behövas? Ska ett webbmötet GoToMeeting Tips för ditt nästa möte på nätet GoToMeeting Tips för ditt nästa online-möte GoToMeeting kan hjälpa dig att göra dina online-möten till en framgång. Det är gratis för upp till tre deltagare. Vi visar dig hur du konfigurerar, går med och förbereder inspelade möten. Läs mer planeras? Eller behöver du helt enkelt boka ett konferensrum på plats? Var noga med att tänka fram för att rymma dem som du förväntar dig att delta.

5. Varför mötet är nödvändigt

Detta är lika viktigt som Vad fråga. Varför är ett möte nödvändigt? Kan målet lösas utan ett stort antal människor? Kan lite forskning ge svaret? Har du tillräckligt med information för att hålla mötet vid denna tidpunkt?

Kom ihåg att möten tar tid bort från alla inblandade uppgifter. Det sista du vill göra är att slösa bort dina deltagares tid Sluta slösa tid och börja ha produktiva möten med minuterPad för Android Sluta slösa tid och börja ha produktiva möten med minuterPad för Android Möten har en dålig rap som ineffektiv tid sänker. Det behöver inte vara så: Det kan hända att det finns ett hopp om ett produktivt möte än. Läs mer .

Skapa mötesagendan

Nu när du har svarat på de fem Ws, använd dem som arbetar på mötesinbjudan och dagordningen. Och ja, en mötesagenda är nästan alltid nödvändig av olika skäl.

En mötesagenda låter deltagarna:

• Känna mötet och syftet med mötet.
• Se diskussionspunkter och kunna planera framåt eller förbereda frågor.
• Se vad som förväntas i slutet av mötet eller vad mötet ska lösa.
• Följ med hela mötet och håll dig på rätt spår.

Börja med en mall

Det bästa sättet att skapa din agenda är att börja med en mall. Detta sparar inte bara tid, men innehåller redan den kontur du behöver för detaljerna. Här är några alternativ för att möta dagmallar De 15 bästa mötesdagsmallarna för Microsoft Word De 15 bästa mötesdagsmallarna för Microsoft Word Dessa mötesagendagsmallar för Microsoft Word kan hjälpa dig med en bra start för alla typer av möten. Läs mer du kan kolla in för Microsoft Word. De är flexibla nog för alla mötestyp eller storlek.

Den här agendan mallen är bra eftersom den innehåller en välformaterad mötesminimemall med den. Med en nedladdning får du båda. Med en trevlig tabelllayout kan alla tydligt se mål, deltagarlista och ämnesagendan. En annan bra del visar vad deltagarna ska ta med till mötet, vilket ofta är en glömd bit.

Den här nästa kalendermallen är också ett bra alternativ. Liksom den andra kan du enkelt se objektet, agendan och eventuella tidigare åtgärdsposter. Men det innehåller också områden för nya åtgärdsposter som du kan skriva ner under mötet och en plats för anteckningar.

Här är en enda mall för att titta på det som är rent och tydligt. Som den första som visas, har den ett grundläggande tabellformat med lättlästa sektioner. Dessutom erbjuder den området för vad deltagarna ska ta med till mötet.

Hur man förbereder en effektiv agenda

När du väl har bestämt dig för mötesagendans mall är det viktigt att faktiskt slutföra det effektivt. Var tydlig, exakt och gör ditt bästa för att lämna ingenting öppet för tolkning. Deltagaren är den enklaste delen, men de andra måste kommuniceras väl.

Mötesmål

Detta bör vara ett enkelt till två meningar (högst) mål för mötet. Detta kommer från Vad fråga från ovan som du kommer att fråga dig själv. Till exempel, säg att ditt möte är att granska de tre alternativen för användargränssnittets layout för den nya webbplatsen.

Ditt mål bör ange exakt det och inte något liknande “prata om ny webbplats”. Den senare är vag, identifierar inte den del av webbplatsen som ska diskuteras och är generellt oklart.

Mötesagendagens ämnen

Här listar du varje del som du tänker diskutera. Återigen måste detta vara klart så att de som förväntas ta upp ett ämne kan förbereda sig.

Med hjälp av ovanstående exempel, om webbutvecklarens Bill beräknas ge fördelarna, nackdelarna och de tre layoutalternativen, säg det. Ange inte bara: prata om layouter. Kommer Bill veta vad exakt du vill diskutera? Om du anger det, kommer han.

Föremål att ta med

Om du förväntar dig deltagarna att lämna information, material, bilder eller något alls, använd det här avsnittet. Antag inte bara för att en deltagare visar att de kommer att ge vad du hoppas.

För vårt exempel med Bill var du tydlig på agendan, vilket är perfekt. För att säkerställa att han ger en lista med fördelar och nackdelar för varje layout tillsammans med bilder av dessa layouter, lägg till den i lämplig del av agendan.

Ge objekt före tid

Om möjligt, bifoga agendan till mötesförfrågan när du skickar den. Detta gör det möjligt för dina deltagare att få det till hands när mötet tid kommer och låter dem veta exakt vad man kan förvänta sig. Detta är ännu viktigare om du planerar ett möte i sista minuten.

Om du skickar mötesförfrågan i förväg, kanske du föredrar att vänta på agendan. Det kan vara ett pågående arbete eller du kan vänta på ytterligare detaljer för det. Om så är fallet, var noga med att inkludera mötesmålet, en kort sammanfattning av ämnena och preliminära föremål för att få in begäran.

Därefter anges att den officiella dagordningen kommer att skickas vidare X datum som borde vara minst tre dagar före mötet. Om du kan, är det också en smart idé att skriva ut kopior av agendan Hur man skriver ut Microsoft Office-dokument på rätt sätt Hur man skriver ut Microsoft Office-dokument på rätt sätt Tycker det ibland inte att skriva ut dokument precis som du vill? Vi kan hjälpa! Vi visar alla dina utskriftsalternativ och hjälper dig att välja rätt inställningar för perfekt utskrivna dokument. Läs mer och ta med dem till mötet. Det verkar alltid vara en deltagare som glömmer deras.

Förbered dig för att fånga mötesprotokollen

Om du har följt den här planen hittills, är ditt möte redan i bra skick. Men det finns ytterligare en sak som du måste göra på förhand. Förbered dig för att fånga mötesminuten.

Här är det också perfekt att använda en mall. Du kan skriva ut dessa alternativ för Microsoft Word-mall De 12 bästa mötesmallarna för professionella användare De 12 bästa mötesmallarna för professionella användare Här är de bästa mötesmallarna för Microsoft Word, Microsoft OneNote, Evernote och Google Docs. Läs mer om du föredrar att skriva eller använda dem på din digitala enhet om det är tillämpligt.

Den här mallen, som du hittar i Microsoft Word, är ett fantastiskt alternativ eftersom det expanderar på varje ämnesagent. För varje objekt kan du inkludera anteckningar om diskussionspunkter, slutsatser, åtgärdsposter, ansvariga parter och tidsfrister som är specifika för varje ämne.

Om du föredrar en mötesminimemall som inte beskriver diskussionspunkterna, är detta ett solidt alternativ. Du kan lista de agendaposter som faktiskt diskuterades, av vem och hur länge. Du kan sedan avmarkera beslut som gjordes och nya åtgärdsposter med ansvariga parter och förfallodagar.

Ta bra anteckningar

Vi har alla sätt att ta anteckningar under ett möte. Men om du är samordnare måste du absolut ta starka anteckningar. Det finns inget värre än att skriva ner en anteckning för att titta på det senare och undra vad som står eller betyder.

Fånga så mycket som möjligt under mötet och granska sedan det innan avbrytandet. Du bör granska vad som diskuterades, allt som bestämdes, och viktigast av allt, de nya åtgärderna. Kortfattat gå över detta högt med dina deltagare som en recension för dig och dem. Om något saknas eller misstas är det bäst att ta reda på innan alla lämnar rummet.

Gå framåt och träffa

Medan det kanske inte finns ett exakt eller positivt perfekt sätt att se till att du har ett effektivt möte 3 Gratis mallar för att hålla möten på spår och användbara 3 gratis mallar för att hålla möten på spår och användbar Gör dina möten bättre med en välstrukturerad mall. Här visar vi dig gratis mötesmallar för att förbereda, spela in och sammanfatta dina möten för ett effektivt resultat. Läs mer, den här planen kan få dig på väg. Gör vad du kan för att förbereda dig själv och dina deltagare långt före tiden.

Vilka tips har du för att planera ett möte? Finns det något du gör som samordnare som hjälper till? Låt oss veta dina förslag i kommentarerna nedan!

Utforska mer om: Möten, kontorsmallar, planeringsverktyg, projektledning.