Hur man skriver den perfekta professionella e-posten (bakom data)

Att skriva effektiva e-postmeddelanden verkar lätt nog. Men om du vill att dina e-postmeddelanden ska fungera ännu bättre, kom ihåg följande vetenskapsbaserade regler.

Tidigare har vi listat 12 skäl till varför människor fortfarande ignorerar dina e-postmeddelanden 12 Skäl till att människor fortfarande ignorerar dina e-postmeddelanden 12 Skäl till att människor fortfarande ignorerar dina e-postmeddelanden Kämpar du ofta med att få folk att svara på dina e-postmeddelanden? Vi visar dig varför folk kan ignorera dina e-postmeddelanden och hur man får dem att märka och reagera på ditt meddelande. Läs mer . Vi har även gett dig steg för steg instruktioner för att få upptagna människor att svara på dina meddelanden. 6 sätt att få upptagna personer att svara på dina e-postmeddelanden. 6 sätt att få upptagna personer att svara på dina e-postmeddelanden Det finns en helt annan uppsättning regler när Det kommer att maila som kommer att uppmuntra eller avskräcka en person att slå "svar" -knappen och svara på dig. Läs reglerna för e-postsucces. Läs mer . Men nu är det dags att dela med sig av ännu mer specifika, användbara tips - bakom data.

Var och en av dessa tips förbättrar inte bara chanserna för att dina e-postmeddelanden läses, men även om du får ett positivt svar från de här e-postmeddelandena. Detta är viktigt eftersom e-post fortfarande är huvudformen för kommunikation i näringslivet. Genom att veta hur man skapar effektiva e-postmeddelanden, ger du dig en bestämd fördel gentemot dina kollegor.

1. Hämta på förnamn

Det här låter självklart, men om du verkligen vill att folk ska vara uppmärksamma när de får ett e-postmeddelande från dig, använd deras namn. Och använd det mer än en gång.

Forskning som publicerades 2006 visade att flera regioner i hjärnan “visa större aktivering till eget namn”, ger bevis för att “Att höra sitt eget namn har en unik hjärnfunktionsaktivering”.

Användar mottagarens namn i e-postmeddelandet och E-postkropp är därför ett psykologiskt trick som kan ta uppmärksamhet. Slutar med “Hoppas att höra från dig snart, Stan” är mycket effektivare än bara “Hoppas vi hörs snart”.

2. Fira The Haloeffekt

Människor påverkas av människor som de litar på. Om en chef råder dig att komma i kontakt med företagets chef, namnge den chefen i ditt inledande email. Kalla e-postmeddelanden är hemska att ta emot. Att visa att du har stöd av någon som din mottagare litar på är därför extremt viktigt.

Detta beror delvis på en teori som heter Haloeffekt. Det här är en typ av bekräftelsefördjupning. I detta fall skulle förspänningen sannolikt förbättra regissörens allmänna intryck av du helt enkelt på grund av deras gynnsamma intryck av chefen som hänvisade dig.

Du behöver inte hålla fast vid att nämna överordnade. Att dra på synpunkter och idéer från experter, kunder, gemensamma vänner och folkmassor kan också stärka din e-post, förutsatt att mottagaren värderar åsikterna för de personer du refererar till.

3. Var arg eller glad. Men aldrig neutral

När Bumerang, en ledande Gmail-app, analyserade sina data, hittade de något otroligt intressant. “En av de viktigaste faktorerna vid bestämning av svarsfrekvenser är hur positivt (ord som stort) eller negativt (ord som dåligt) orden i meddelandet är”.

Båda måttligt positiva och Negativa e-postmeddelanden mottog 5-15% fler svar än neutrala e-postmeddelanden. Med det sagt, extremt fientliga e-postmeddelanden 10 Email Tips för att hantera Angry, Trollish eller Rude Emails 10 Email Tips för att ta itu med Angry, Trollish eller Rude Emails Det är otroligt frustrerande att bara kolla din e-postbrevlåda för att hitta ett fullständigt hatligt meddelande. Varför i världen agerar folk så här? Med det sagt borde du lära dig att försvara dig själv medan ... Läs mer fick knappt något svar. Överflödigt smickrande e-postmeddelanden gjorde inte heller mycket bättre. Med andra ord, komma över dina känslor, men överreager inte.

4. Håll det kort (Men hur kort?)

Jag vet jag vet. Det kommer att finnas undantag till detta. En av mina favorit hjärnbransidor Läs mer intelligent innehåll i 2016 med dessa 35 sidor Läs mer intelligent innehåll 2016 med dessa 35 sidor Vi borde alla läsa dessa 35 sidor oftare. Om du tröttnar på dumbed-down-innehåll gör sakerna något mer genomtänkt det närmaste året med den här superlistan. Läs mer, Brain Pickings skickar otroligt långa e-postmeddelanden som är en glädje att läsa. Men i stort sett tyder uppgifterna på att du borde undvika långa e-postmeddelanden.

Faktum är att tillsammans med den informationen om vilka typer av ord du ska använda i dina meddelanden, hittade Boomerang också “idealisk” längd på ett e-postmeddelande Baserat på deras analys av 40 miljoner e-postmeddelanden fann de att de som innehåller högst 50-175 ord hade chansen att få ett svar (49-50%). Detta stöds också av resultaten från en 2010 MIT-studie.

Detta är salvia råd, men det är inte alltid praktiskt. Men lektionen är att hålla dina e-mails kortfattade. Ett sätt att göra detta är att prenumerera på Five Sentences-filosofin och aldrig skicka e-postmeddelanden över fem meningar i längd. Som investerare och författare Guy Kawasaki berättade Entrepreneur.com, “mindre än fem meningar är ofta abrupta och oförskämda, mer än fem meningar slösar tid.”

5. Använd ordet “Därför att”

Om du har luren att be någon att göra något för dig, säg åtminstone honom eller henne Varför. Vi har känt detta sedan 70-talet, då professor i psykologi vid Harvard University, Ellen Langer publicerade en studie som lyfter fram betydelsen av ordet “därför att”.

Vi får alltför ofta e-postmeddelanden som bara kräver något (“Kan du skicka mig den rapporten senast 14:00?”), utan att förklara varför. Men genom att införa ordet “därför att” in i vår förfrågan (“Kan du skicka mig den rapporten senast 14:00 eftersom den behöver redigeras senast 17:00), risken för överensstämmelse ökar.

Enligt den studien kan detta bero på att “människor går på "automatiskt" beteende ... som en form av en heuristisk eller kort-cut. Och att höra ordet "för" följt av en anledning (oavsett hur låg det är) orsakar oss att följa.”

6. Lämna inte mer än 3 val

Paradox of Choice är där vi har så många alternativ att vi blir förlamade. För att säkerställa att dina e-postmeddelanden inte resulterar i en paradox av val, försök att inte erbjuda mer än tre alternativ.

Det mänskliga sinnet älskar den magi av tre. Det är därför vi ger tre medaljer vid OS. Vi analyserar saker när det gäller optimistisk, realistisk och pessimistisk (eller hög, medium och låg). Och det är därför de ekonomiska marknaderna ofta mognar för att bara innehålla tre stora konkurrenter.

När det gäller beslutsfattande, älskar vi också att lita på tre skäl eller tre val. Detta visades genom forskning med titeln När tre charmar men fyra larm, utförs av två beteendeforskare. Används för att skicka e-post, om du arrangerar ett möte eller ett samtal, försök bara ge tre tids- och datumalternativ. Alternativt kan du använda ett mötesschemaläggningsverktyg som Doodle, som vi har granskat Doodle Removes Frustrationen av Schemaläggande möten eller händelser Doodle tar bort frustrationen av schemaläggande möten eller händelser Ofta schemalägger ett möte eller evenemang för en grupp människor att komma överens om kan vara så frustrerande och tidskrävande som att hitta dina barn förlorade i ett upptagen köpcentrum. Webbsökningen online, ... Läs mer tidigare.

7. Skriv på tredje nivå

Läsvärdet för dina e-postmeddelanden kan ha en stor effekt på dina svarsfrekvenser. Enligt Boomerang hade e-postmeddelanden skrivna på högskoleläsningsnivå en svarfrekvens på bara 39%. Den mest effektiva läsbetygen var tredje klass, vilket gav en 53% svarsfrekvens.

Läsningsnivån utmärks huvudsakligen genom att titta på “Antal stavelser i dina ord och antalet ord i dina meningar.” För att förbättra din svarsfrekvens ska du hålla både dina meningar och dina ord korta. För att kontrollera läsbetyg för dina egna e-postmeddelanden, kopiera och klistra in dem i verktyg som Readability-Score eller Hemingway Editor.

8. Proofläs din text

För längre e-postmeddelanden är det självklart, men för kortare e-postmeddelanden, överses ofta korrekturläsning. Det här är en dålig idé.

I en studie 2001 visade Larry Beason att fel i skrivandet (inklusive stavning och grammatiska misstag, såväl som logiska misstag) har flera negativa effekter på författarens uppfattning.

När en läsare märker ett misstag gör de automatiskt antaganden om författaren. I den här studien var de vanligaste antagandena att författaren var en felaktig tänkare, inte en detaljerad person, en dålig kommunikatör och / eller dåligt utbildad.

Det här är några ganska skadliga attribut som du kan undvika att ses, bara genom korrekturläsning Grammarly Lite - En webbläsareförlängning för alla dina korrekturläsningsbehov [Chrome, Firefox, Safari] Grammatically Lite - En webbläsareförlängning för alla dina korrekturläsningsbehov [Chrome, Firefox , Safari] Hur korrekt testar du för närvarande vad du skriver på din dator? Skriv in det i Google? Klistra in det i Word? Eller använder du en korrekturläsningssida där du klistrar in texten? Jag är definitivt ... Läs mer vart och ett av dina e-postmeddelanden.

9. Displaynummer som siffror

Om siffror som statistik, data, datum, tid etc. är viktiga i ditt meddelande, visa dessa som siffror istället för att skriva ut dem (12, i stället för tolv).

Ögonspårningsstudier har visat att en läsarens ögon generellt skannar över text, medan “siffror stoppar ofta det vandrande ögat”. Det här är för att “siffror representerar fakta”. Nummer är hårda data som sinnet kan välja ut snabbt. Läsarens sinne förutsätter att siffrorna är en viktig del av meddelandet.

Tänk på detta när du skapar dina egna e-postmeddelanden. Om siffror är en viktig del av ditt meddelande, visa dessa som siffror så att din läsare kan filtrera det viktiga från den obetydliga.

Göra Email Work For You

I de flesta jobb är e-post en avgörande roll för hur vi kommunicerar med våra kollegor. Oavsett om du skickar 10 eller 100 e-postmeddelanden per dag, vet du hur man skapar effektiva meddelanden är en färdighet du behöver lära dig.

Som du kan se ovanifrån är det inte svårt. Små förändringar, till exempel att göra dina e-brev snabbare, korrekturläsning eller ändra känslan av ditt skrivande kan få stor inverkan. Och med gratis verktyg för förbättring av e-post 5 verktyg som kan hjälpa dig att skriva bättre e-postmeddelanden 5 verktyg som kan hjälpa dig att skriva bättre e-postmeddelanden Alla försöker fortfarande lösa e-postproblemet. Så, låt oss också prata om den mest grundläggande vanan för alla - konsten att skriva bättre e-postmeddelanden. Med hjälp av några coola verktyg. Läs mer för att hjälpa, det finns ingen ursäkt.

Dessa chanser kan inte bara göra det mer troligt att dina e-postmeddelanden kommer att märkas och svaras, men kommer också att bidra till att odla en förbättrad professionell bild av dig själv.

Vilka ändringar har du gjort till hur du skriver e-postmeddelanden som har förbättrat deras effektivitet? Vi skulle gärna höra!

Bildkrediter: Kram av Hernán Piñera (Flickr), Frågetecken av Marco Bellucci (Flickr), Korrekturläsare exempel av folkspelare (Flickr), Email av Dennis Sklay (Flickr)

Utforska mer om: Business Technology, Email Tips.