Så här använder du Excel Flash Fill och Auto Fill för att automatisera datainmatning

Excel är bra när du arbetar med stora mängder data och du behöver hålla sakerna ordnade 3 Nybörjare Tips för hantering av kalkylblad i Excel 3 Nybörjare Tips för hantering av kalkylblad i Excel Kalkylblad är kärnan i Excel. Här är några tips som hjälper dig att hålla dig organiserad och produktiv. Läs mer . Att skriva in data i ditt dokument och formatera det korrekt kan dock ofta vara mycket tidskrävande.

Lyckligtvis designar Microsoft Excel med denna typ av uppgift i åtanke, och det finns olika funktioner du kan använda för att påskynda processen. Genom att utnyttja Auto Fill och Flash Fill kan du se till att du inte slösar bort tid 14 Tips för att spara tid i Microsoft Excel 14 Tips för att spara tid i Microsoft Excel Om Microsoft Excel har förbrukat mycket tid i det förflutna, låt oss visa dig hur du får lite av det tillbaka. Dessa enkla tips är lätta att komma ihåg. Läs mer om arbete som kan automatiseras.

Så här får du ut det mesta av automatisk fyllning och flashfyllning.

Första steget med automatisk fyllning

Innan vi hoppar in i Flash Fill, är det värt att se till att vi vet hur du får ut det mesta av Auto Fill. Jag börjar tidigt på mina julkort, så jag har skapat ett Excel-dokument som hjälper mig att organisera min lista över mottagare.

Fyll serie för listor

Jag vill numrera min lista, men jag vill inte skriva ut varje nummer individuellt. Istället ska jag börja min lista med nummer ett i cell A2, dra sedan det nedre högra hörnet av cellen till Auto Fyll resten av kolumnen.

Tyvärr fyller detta bara listan med de som inte är till stor hjälp. Vi behöver använda den markerade Alternativ för automatisk fyllning knappen för att ange vad vi letar efter. Klicka på knappen och välj Fyll serie. Ett snabbare sätt att komma åt dessa alternativ är genom att klicka och dra med höger musknapp, som öppnar kontextmenyn automatiskt när du släpper den.

Som du kan se fortsätter våra våra tal sekventiellt. Det handlar om den enklaste möjliga användningen för Auto Fill. Det blir verkligen kraftfullt när det kan göra antaganden om dina data Så här konverterar du avgränsade textfiler till Excel-kalkylblad Så här konverterar du avgränsade textfiler till Excel-kalkylblad Använd Microsoft Excel för att importera data från en textfil till ett kalkylblad. Guiden Textimport hjälper dig att importera data från avgränsad text och ordna det ordentligt. Läs mer .

Fyll serie för datum

Till exempel nedan kan du se hur Auto Fill fungerar med datum. Om du drar upp automatiskt automatiskt befolkade datum från det förflutna medan du drar neråt fyller automatiskt datum från framtiden. Det fungerar exakt samma sätt när du drar åt vänster respektive höger.

Fyll serie för tider

Ju mer information du ger Auto Fill, desto bättre fungerar det. Nedan ser du att jag har skrivit in 10:00 i en cell innan du anger att det ska behandlas som en tid i siffra del av Hem bandets band.

Om vi ​​drar nedåt fyller AutoFill de valda cellerna med sekventiella tider som timmarsintervaller.

Det är användbart nog, men Auto Fill kan göra mer än bara timvis inkrement. Om vi ​​manuellt skriver in 10:30 i cellen under 10:00 kan vi välja båda cellerna dra sedan, vilket resulterar i halvtimme-steg.

Fyll serie för ord

Så hur hjälper det här vår julkortslista? Jag ska använda Auto Fill för att bestämma vilken kortdesign varje person får.

De tre typerna av kort jag har finns redan i kolumnen Design. Genom att välja de tre cellerna och sedan använda Fill Handle för att utöka vårt urval, kan vi snabbt fylla i hela kolumnen.

Du kan också använda automatisk fyllning för att lägga till dagar i veckan eller månaderna av året. Alla Excel-behov är den första dagen eller månaden och det fyller automatiskt in resten.

Första steget med flashfyllning

Flash Fill är en nära släkting till Auto Fill, men det utför en något annorlunda funktion. Istället för att fortsätta en serie data kan den källinformation från andra celler och presentera den med önskad formatering. 9 Tips för att formatera ett Excel-diagram i Microsoft Office. 9 Tips för att formatera ett Excel-diagram i Microsoft Office. Låt inte ett ful Excel-diagram skrämma bort din publik. Här är allt du behöver veta om att göra dina kartor attraktiva och engagerande i Excel 2016. Läs mer .

För att Flash Fill ska fungera korrekt måste vi använda celler som gränsar till de data vi försöker formatera. Det bidrar också till att ändra formateringen av dina rubriker, så Excel antar inte att de ingår i din dataset.

Ovan har jag lagt till ytterligare två kolumner i mitt kalkylblad, den första som innehåller varje persons adress och den andra redo att få deras postnummer. Jag har också lagt till den första postnumret manuellt för att hjälpa Excel att förstå vad jag letar efter.

Välj sedan alla celler som du vill fylla i. Härifrån, öppna Data fliken i bandet och välj Flashfyllning från Data Verktyg flik. (Vi kan också slutföra processen med Fill Handle, precis som vi använde Auto Fill tidigare.)

Om du gör detta kommer du att be om att Excel ska hitta all information som motsvarar vad vi manuellt överförde från cell D2 till cell E2. Programvaran hittar varje postnummer och kopierar bara den informationen till den valda cellen.

Detta kan vara ett kraftfullt tidsbesparande verktyg. Tänk dig att du förbereder dessa adresser för en mailfusion, och du vill omkonfigurera hur informationen ordnas och formateras. Flash Fill kan du experimentera med en cell och sedan automatiskt fylla i samma resultat för resten av datasatsen.

Ovan kan du se att jag har omordnat informationen och ändrat fallet med stadens namn med hjälp av Flash Fill. Denna funktionalitet kan inte läsa ditt sinne, men det kan följa din ledning om du erbjuder rätt data. Kom ihåg: ett andra exempelcell kan ofta ge mer exakta resultat, speciellt om din formatering varierar mellan olika rader.

Automatisera Excel

Nu vet du hur du automatiskt skapar listor av något slag med Auto Fill eller låt Excel extrahera information från en cell och lägga till den till en annan med Flash Fill. Om du någonsin behöver en papperskopia av dina data, se till att kalkylbladet är välformaterat för utskrift 7 Excel-utskriftstips: Så här skriver du ut kalkylbladet Steg för steg 7 Utskrifts utskriftstips: Så här skriver du ut kalkylbladet Steg-för- Steg Har du problem med att skriva ut från Microsoft Excel? Den här guiden visar hur du skriver ut ett Excel-kalkylblad perfekt. Läs mer .

Behöver du mer hjälp att få tag i Auto Fill eller Flash Fill? Eller har du ett tips som du vill dela med andra läsare? Hur som helst, varför inte dela med dig av dina tankar i kommentarfältet nedan?

Bildkrediter: Rawpixel.com via Shutterstock.com

Utforska mer om: Microsoft Excel, Microsoft Office Tips.