Så här använder du Excel anpassade visningar som ett proffs

Här är en cool Excel-funktion som även vanliga användare kanske har missat: Excel anpassade visningar.

Excel anpassade visningar låter dig manipulera ett kalkylblads skärm Automatisk formatera data i Excel Kalkylark med villkorad formatering Formatera automatiskt data i Excel Kalkylark med villkorad formatering Med Excels villkorliga formateringsfunktion kan du formatera enskilda celler i ett Excel-kalkylblad baserat på deras värde. Vi visar dig hur du använder detta för olika vardagliga uppgifter. Läs mer eller skriv ut inställningar och spara dem för snabb implementering senare.

Vi ser på fyra sätt att använda Excel anpassade visningar till din fördel. Innan det måste du dock veta hur man skapar en.

Hur man skapar anpassade visningar i Excel

Öppna en Excel-arbetsbok och leta efter Se fliken längst upp på skärmen. När du klickar på det ser du alternativet för Anpassade vyer. Klicka på det.

I dialogrutan som visas klickar du på Lägg till och ange ett namn för den anpassade vyn. Om så önskas kan du inkludera hela eller en del av den öppna arbetsbokens namn i den. (Med det här tillvägagångssättet kan det bli lättare att hitta en viss anpassad vy senare!)

Du får se en ruta med flera kryssrutor för att välja eller avmarkera. De relaterar till dokumentets utskriftsinställningar, dolda rader, kolumner och filter. Ändra inställningarna om det behövs beroende på projektets omfattning.

Där har du det: den grundläggande processen Använd anpassade visningar i Excel för att spara specifika kalkylarklayouter Använd anpassade visningar i Excel för att spara specifika kalkylarklayouter Med Excel Custom View-inställning kan du enkelt visa specifik information på ett komplicerat kalkylark eller skapa olika layouter för din data. Läs mer om att skapa en anpassad vy i Excel. Om du vill spara dig själv de här stegen i framtiden, spara bara arbetsboken som en mall. Hur man snabbt skapar en anpassad Excel-mall för att spara tid Hur man snabbt skapar en anpassad Excel-mall för att spara tid. Excel mallar är universellt användbara - de kan hjälpa till du håller din ekonomi i ordning, hanterar ett projekt och organiserar ditt liv. Vi visar dig hur du skapar en egen anpassad mall. Läs mer !

Hur man använder Excel anpassade visningar

Den anpassade vyfunktionen är inte en av de mest kända funktionerna i programmet, men det är ganska användbart, vilket ger dig en kanten över dina medarbetare som kanske inte är bekant med det.

1. Eliminera kalkylbladets inställningstid för bra

Excel erbjuder många sätt att ange hur ett kalkylblad ser ut 5 Resurser för Excel-makron för att automatisera dina kalkylblad 5 Resurser för Excel-makron för att automatisera dina kalkylblad Sökning efter Excel-makron? Här är fem webbplatser som har det du letar efter. Läs mer när du arbetar med det.

Om du till exempel skriver långa meningar i en cell kanske du vill bredda raderna. Genom att göra det blir det lättare att se mer av cellens innehåll.

Om varje cell bara innehåller ett par tal kan det hända att du inte behöver ändra bredden. Men du kanske vill ändra raden höjd. Det är särskilt sant beroende på det valda teckensnittet och hur det ser ut i en icke-ändrad cell.

En anpassad vy gör att du nästan kan eliminera tidsåtgången med att ställa in arbetsblad De bästa produktivitetsmallarna för Microsoft Excel för att få saker att göra De bästa produktivitetsmallen för Microsoft Excel gör saker klar Om du vill använda Microsoft Excel för planering, uppgiftshantering och kostnadsspårning , du börjar bäst med mallar. Vi har sammanställt flera mallar som håller ditt liv, affärer och kontor på rätt spår. Läs mer för att möta speciella behov.

I stället för att gå igenom samma installationsprocess för varje kalkylblad kan du göra en anpassad vy. Den innehåller dina specifikationer och förhindrar att repetitiva inställningar ändras. Dessutom kan du, som jag nämnde ovan, spara den här anpassade vyn som en mall för flera användningar, så du behöver inte ens skapa den anpassade vyn igen.

Det här enkla tipset är mycket användbart om du måste göra flera liknande kalkylblad. Om de alla har identiska inställningar men olika uppgifter i var och en skapar du en anpassad vymall först. Lägg sedan bara till data.

2. Skriv ut endast de celler du behöver, snabbt

När du arbetar med data i ett massivt kalkylblad kan du behöva begränsa utskriftsområdet. Annars kan extern eller konfidentiell information vara synlig för andra 5 Excel-dokumentinställningar Du får aldrig glömma att kontrollera 5 Excel-dokumentinställningar Du får aldrig glömma att kolla När du väljer en Excel-mall eller delar ett kalkylblad kan det innehålla anpassade inställningar som du inte vill inte att någon ska se Kontrollera alltid dessa inställningar. Läs mer som inte borde ha tillgång till det.

Excel gör det här ganska enkelt, men du kan göra det ännu enklare med anpassade visningar.

För att skapa en anpassad vy med detta mål i åtanke markerar du bara de celler du vill skriva ut. Gå sedan till Sidlayout fliken och klicka Utskriftsområde. Valde alternativet Ange utskriftsområde.

Gå sedan igenom stegen för att skapa en anpassad vy som diskuterats ovan. Kom ihåg dialogrutan som visas när du anger ett namn för vyn? Var uppmärksam på Skrivarinställningar fält i det och se till att det har ett kryss.

Bra! Nu när du går för att skriva ut det här arket kan du känna dig bra att veta att endast informationen i utskriftsfältet kommer att skrivas ut.

Så här ser min förhandsgranskning av det här arket ut:

Denna anpassade vy är utmärkt för att utarbeta rapporter för kunder eller din chef. Du kan behålla alla dina stödjande data och beräkningar i samma Excel-ark som din officiella rapport, men innehåller endast de mest nödvändiga uppgifterna i ditt slutliga dokument.

3. Skapa flera rapporter från ett kalkylblad

Professionella är ofta beroende av Excel för att skapa rapporter. Men vad händer om du behöver använda den för en rapport som distribueras till flera olika grupper? I så fall kan du använda en anpassad vy för att enkelt dölja eller visa kolumner och rader.

På så sätt kan du effektivt skapa flera rapporter för olika målgrupper, alla med samma data. Varje rapport har dock bara lämpliga data för varje målgrupp. Ganska praktiskt, rätt?

För att ställa in dessa anpassade vyer, spara en anpassad vy av ditt ark med alla rader och kolumner i vanlig vy. (Om du vill behålla välj utskriftstips från den sista punkten, se till att du fortfarande har Utskriftsinställningar alternativet markerat.) Jag heter min “Alla data” för att göra det lätt att hitta senare.

Därefter är det enkelt att använda några kortkommandon för att dölja rader eller kolumner. Ctrl + 0 (noll) döljer kolumner, medan Ctrl + 9 tar bort rader från vy.

Spara en anpassad vy för de olika rapporterna du behöver skapa, gömma lämpliga rader eller kolumner varje gång. När du sparar anpassad vy, kontrollera att rutan för Dolda rader, kolumner och filterinställningar är kontrollerad.

Den verkliga kraften i detta trick kommer från det faktum att du enkelt kan byta mellan alla dessa anpassade vyer. Klicka bara på Anpassade vyer knappen, välj den vy som du vill se och klicka på Show.

Prova detta trick när du arbetar med känsliga data som innehåller material som inte passar alla att se. Använda anpassade visningar på det här sättet hindrar dig från att skapa ett dedikerat kalkylblad för varje grupp som tar emot materialet, men låter dig fortfarande behålla nödvändig information konfidentiell.

Om du till exempel måste skicka information till flera avdelningar i ditt företag kanske det inte är lämpligt för säljteamet att se marknadsföringsteamets rapport eller vice versa.

Du kan också använda den här anpassade vyn när du skapar kalkylblad som används för träningsändamål på ditt kontor. Människor känner sig ofta överväldigade genom att i första hand titta på okända celler och de data de innehåller. Genom att filtrera bort de onödiga, kan du hjälpa individer att fokusera på den mest relevanta informationen.

4. Välj dina sparade anpassade visningar ännu snabbare

Som jag redan har nämnt kommer den önskade anpassade vyn på din skärm att gå till Se meny. Det är högst upp i Excel, i en sektion som också kallas “bandet.” Så här optimerar du Office 2016-band eller menygränssnitt Så här optimerar du Office 2016-band eller menygränssnitt Letar du ofta efter menyalternativ i Microsoft Office? Det är dags att omorganisera och anpassa Ribbon-menyn för dina personliga behov. Du kommer att bli förvånad över hur flexibelt och enkelt det är! Läs mer

Stegen vi har använt för att dra upp våra sparade anpassade visningar får jobbet gjort. Men de är inte så strömlinjeformade som möjligt. Lägga till ett anpassat visningskommando i Excel-bandet för att snabbt se dina anpassade visningar i ett rullgardinsformat.

För att lägga till kommandot till bandet, klicka på Fil längst upp till vänster på Excel-skärmen, välj sedan alternativ.

När du ser kategorier visas till vänster väljer du Skräddarsy bandet.

Till höger ser du en sektion med rubriken Huvudflikar. Hitta Se fliken och leta efter plustecken (+) till vänster om det.

Genom att klicka på plustecknet visas en grupp som heter Arbetsbok Views. Markera den och klicka sedan på Lägg till ny grupp (inte förväxlas med alternativet Lägg till ny flik intill det).

Högerklicka på den nya gruppen och välj Döpa om. En titel som är relaterad till anpassade vyer ger mest mening så att du kan hitta den senare.

När du har valt din grupp klickar du på rullgardinsmenyn under Välj kommandon från rubriken längst upp till vänster om det här huvudinställningsgränssnittet. Välj Kommandon finns inte i bandet.

Slutligen, rulla ner och hitta Anpassade vyer. Klicka sedan på Lägg till knappen, så du flyttar det här kommandot till din nya grupp. Träffa ok för att slutföra inställningen.

Nu kan du snabbt välja någon av dina anpassade vyer från huvudmenyn Se Ruta.

Detta sparar mycket extra tid för ark och rapporter som du måste återskapa varje månad.

Anpassade vyer gör dig till en superstar på jobbet

Innan du läser allt här kanske du kände dig tvivelaktig att en Excel-funktion kan erbjuda så mycket bekvämlighet 3 Crazy Excel-formulär som gör fantastiska saker 3 Crazy Excel-formulär som gör fantastiska saker Villkorliga formateringsformler i Microsoft Excel kan göra underbara saker. Här är några snygga Excel-produktivitetstryck. Läs mer . Om du inte är övertygad än, borde du försöka försöka med något av dessa förslag.

Dela din nya kunskap med medarbetare för att förbättra hela företagets produktivitet. Eller behåll denna information för dig själv så att du ser ännu bättre ut jämfört med dina kamrater.

Vad använder du oftast Excel för att arbeta? Hur kan du tillämpa anpassade visningar för att göra uppgiften enklare?

Bildkrediter: Rawpixel / Depositionfoton

Utforska mer om: Microsoft Excel, Microsoft Office Tips, kalkylblad.