Hur man svarar på alla e-postmeddelanden på rätt sätt inline

År 1971 skickades den första e-postmeddelandet från en dator till en annan. Nu skickas 269 miljarder e-post varje dag.

Det är omöjligt att föreställa sig hur många av dessa e-postmeddelanden som är onödiga. Hur många tjänar bara för att orsaka mer förvirring. Att bränna upp ännu mer uppmärksamhet och tålamod hos sina mottagare.

Men en sak är säker: Om fler började svara på e-postmeddelanden effektivt 5 Verktyg att skriva bättre e-postmeddelanden som människor kommer att läsa och svara på 5 verktyg för att skriva bättre e-postmeddelanden som människor kommer att läsa och svara på att skriva är inte allas kopp te. Men du behöver inte vara en bra författare för att skicka en bra email. Allt du behöver är några verktyg för att säkerställa kvalitetsmeddelanden. Läs mer, vi skulle alla vara shackled till våra inkorgar lite mindre tätt och vår email-ångest Hur hanterar du Gmail Inbox-ångest Hur hanterar du Gmail Inbox Ångest Så många e-postmeddelanden, så lite tid. Känner du dig så här när det gäller att hantera din Gmail-inkorg? Vi visar dig enkla inställningar och användbara verktyg för att organisera och spänna din Gmail-inkorg. Läs mer skulle vara lite mindre försvagande.

Den mest uppenbara lösningen här är inte bara “inline svara,” men inline svarar ordentligt. Inline-svar är var du svarar inom huvuddelen av e-postmeddelandet, istället för att skriva ditt eget e-postmeddelande från början.

Inline svarar är något som de flesta av oss redan gör från tid till annan. Men vi borde svara inline långt oftare. Och vi borde göra det med några regler i åtanke för att hålla de komplicerade e-posttrådarna organiserade och lätt att följa.

Vi svarar på e-post fel

Det motsatta av inline svarar är det som ofta kallas “topppostering.” Här slår du på svar på ett e-postmeddelande och börjar bara skriva överst i textrutan. Det här är hur majoriteten av e-post idag är sammansatt. Men om du inte hanterar extremt enkla e-postkonversationer, kan högsta inlägg orsaka alla möjliga problem.

Först och främst, när topprapportering, att återgå till det ursprungliga e-postmeddelandet blir ett stort problem, vilket innebär att man skurar via e-post efter e-post för att hitta det du letar efter. Du måste då rulla tillbaka till det e-postmeddelande du komponerar för att kanske parafrasera det du just hittat, ur sammanhanget och saknar ofta viktiga punkter.

Ibland kan en mottagare svara på ditt mail i en helt ny e-posttråd, vilket betyder att din konversation nu sker i två eller flera separata trådar.

via GIPHY

Om du är i en gruppkonversation blir sakerna ännu mer messiga. Håller reda på vem som svarar på vad, när och vad svaren var till de där svar blir en nästan omöjlig prestation.

Inline Svar är lösningen

Istället för topppostning bör vi svara i kö - det vill säga inom ramen för det ursprungliga e-postmeddelandet. I Outlook och Apple Mail kan du se det ursprungliga meddelandet så snart du slår svar. I Gmail, tryck bara på de tre punkterna längst ner på kompositionsskärmen för att visa konversationen.

Tips: För att ta bort vertikalt “Citat” raden från ditt svar i Gmail markerar du hela e-postmeddelandet och klickar sedan på streck mindre knapp.

Inline-svar löser problemet med att behöva bläddra i massor av meddelanden eftersom det ursprungliga e-postmeddelandet är inkluderat och sökbart i det senaste meddelandet du mottar i den konversationen. Det betyder att allt hålls i ett sammanhang.

Dessutom behöver du inte slösa bort tid som sammanfattar andras svar eller kopiera-klistra in snippets av e-postmeddelanden bara för att göra dina egna svar vettiga. Med inline-svar är allt för alla att hänvisa till när som helst.

Och för trådar som involverar flera personer, skilja vem som sa vad, och som svar på vem, är lätt (om det görs ordentligt).

Inline svarar korrekt

När de flesta svarar inline skriver de helt enkelt sina svar bredvid texten som de vill svara på, och de gör det djärva eller röda.

Detta är långt ifrån idealiskt. Så snart som någon öppnar ett e-postmeddelande i vanlig text, kan de inte se denna formatering. Och så fort det finns fler än ett par personer i en tråd, kan sakerna bli rörigt snabba.

Så här är en snabb guide till ordentligt inline svara på det är skalbar och kommer att hålla förvirring till ett minimum.

1. Lita inte på formatering

Som nämnts kan det hända att mottagaren kanske inte kan se den formatering som du inkluderar i ett e-postmeddelande (till exempel kan de helst välja vanlig text). Om någon är färgblind kan de ha svårt att följa trådar som innehåller flera färger.

Använd all formatering för att göra svar enklare att hitta när du skannar ett e-postmeddelande. Men lita inte på enbart på det.

2. Förord ​​svarar med ditt namn

Snarare än att förlita sig på formatering, bli vana att prefacing alla dina svar med ditt namn och, om du behöver vara särskilt organiserad, datumet. Be alla mottagare att göra samma sak.

I Gmail har du inget annat val än att skriva ditt namn manuellt. Detsamma gäller för den ständigt blid Apple Mail appen.

Om du använder Outlook är det dock en funktion att automatiskt förorda dina svar med ditt namn. För att göra detta gå till Arkiv> Alternativ> E-post. Gå sedan till Svar & Framåt, kolla Förordkommentarer med rutan och skriv ditt namn i textrutan. När du svarar i en e-postadress visas ditt namn i parentes automatiskt.

Mailbird har också detta alternativ som standard.

3. Använd radbrytningar, snälla

När du lämnar ett inline-svar bör detta vara på en ny rad, istället för att införas i mellanslag eller i slutet av ett stycke.

Det gör det mycket lättare för andra att svara på dina kommentarer och gör att skanning av konversationen sker kring varje punkt mycket mer strömlinjeformad.

4. Indrag flera nivå svar

När flera punkter behandlas i ett e-postmeddelande, har du flera trådar som händer inom ett enda meddelande.

För att hålla dessa ordnade, bör du lägga in gängade svar så det är uppenbart vilka kommentarer som gäller varje punkt. Jag tycker personligen att använda vinkelparentes (>) de mest intuitiva karaktärerna här, eftersom punktposter kanske inte dyker upp i vanlig text.

Det här sparar mycket arbete och försöker lista ut vilken del av konversationen du behöver vara uppmärksam på.

5. Senaste Resort: Använd ett bättre verktyg

Ingen låtsas inline-svar är den perfekta lösningen här. Men om du inte har något annat val än att använda e-post, ta dig tid att skriva e-postmeddelanden som är effektiva och effektiva. Hur man skriver den perfekta professionella e-posten (bakom data). Hur man skriver den perfekta professionella e-posten huvudsaklig form av kommunikation i näringslivet. För att lyckas i den miljön borde du lära dig att skapa effektiva professionella e-postmeddelanden. Vi visar dig 9 enkla triks som har visat sig fungera. Läs mer . Baserat på ovanstående skäl är inline-svar det bästa sättet att hålla projekten framåt. Det hjälper också alla att hålla sig ihop med flera samtal inom e-posttrådar utan att behöva slösa bort tid genom att titta igenom långa listor över tidigare e-postmeddelanden.

Om du tycker att även inline-svar blir alltför komplexa, eller om dina kollegor inte kan komma i vana med inline svara ordentligt, kan det dock vara dags att leta efter ett annat verktyg.

Kommunikationsverktyg som Slack, Yammer och Huddle gör det lättare för komplexa teamkommunikationer. Snarare än att fortsätta att kämpa med e-post, kan det vara dags att prova en av dessa.

Sprid ordet

När du antar dessa enkla inline-svarregler kommer många mottagare att uppskatta hur effektivt det här e-postbeteendet 5 Verktyg som kan hjälpa dig att skriva bättre e-postmeddelanden 5 verktyg som kan hjälpa dig att skriva bättre e-postmeddelanden Alla försöker fortfarande lösa e-postproblemet. Så, låt oss också prata om den mest grundläggande vanan för alla - konsten att skriva bättre e-postmeddelanden. Med hjälp av några coola verktyg. Läs mer är och börja mimic ditt tillvägagångssätt naturligt.

Om de inte naturligt kopierar din tankefulla emailing etikett, dra dem upp på den. Skicka dem den här artikeln. Beskriv hur du vill att de ska svara och förklara att det kommer att spara massor av missförstådda meddelanden, bortkastad tid och förlust av sammanhang.

Det finns verkligen ingen nackdel.

Tror du att dessa regler hjälper dig att hålla dig ovanför komplexa e-posttrådar? Finns det några andra inline-svarande tips du tror skulle vara till hjälp?

Bildkrediter: sangoiri / Depositionfoton

Utforska mer om: Apple Mail, Email Tips, Gmail, Microsoft Outlook.