Så här satsar du med Google Kalender för att öka fokus och produktivitet

Den multitasking myten är genomgripande. Oavsett hur mycket multitasking forskning vi ser, fortsätter vi att berätta för oss själva mest folk kan inte multitaska, men vi kan.

Vi visar på gång och tid igen att när vi tror att vi arbetar med multitasking, gör vi inte mer än någonting på en gång. Vi växlar fram och tillbaka mellan aktiviteter, och att ett fenomen som kallas “byteskostnad” gör oss mindre effektiva (och kan sätta oss i fara).

Men…

Det finns en viss typ av multitasking som kan vara effektivare. Kanske inte lika effektiv som att fokusera på en enda uppgift. Men om du bara inte kan stå med att fokusera på en sak i mer än några minuter, kanske du har tur.

(För att vara rättvis, finns det flera fall där multitasking kan vara ett effektivt sätt att göra saker Single-vs. Multitasking: Vad är bäst för produktivitet? En-vs. Multitasking: Vad är bäst för produktivitet? Multitasking är en vanlig metod för att öka produktiviteten . Det visar sig att det inte nödvändigtvis är en silverkula för produktivitet. Nyckeln är att veta när man ska multitaska. Läs mer.)

En introduktion till uppgiftsbatchning

Olika produktivitetsguruer har definierat uppgiftsbatching på något annorlunda sätt. Men vad det kommer till är det här:

“Uppgiftssamling är övningen att gruppera liknande uppgifter tillsammans.”

Så du kanske har en lista över “kodning,” “felsökning,” “dokumentera,” och “planera” uppgifter, till exempel. I mitt eget liv skulle jag antagligen satsa uppgifter som “skrift,” “redigering,” “forska,” “pitching,” och så vidare.

Hur är det här till hjälp?

Uppgiftsbatchning hjälper dig att bli mer produktiv genom att uppmuntra dig att hålla fast vid en liknande grupp av uppgifter för att minska växlingskostnaden när du flyttar mellan dem. Att gå från att redigera foton för att hantera ditt e-postmeddelande är en stor växel och kan medföra stora omställningskostnader eftersom din hjärna kämpar för att byta ut växlar.

Att byta från att redigera foton till, säger, att skicka foton till stock photography-webbplatser kan skapa en mindre växlingskostnad. Eller föreställ dig att du byter från att ringa potentiella kunder med försäljningsställen för att ringa befintliga kunder att checka in. Det skulle vara enklare än att byta från samtal till att skapa kvartalsrapporter.

Och den lägre växlingskostnaden resulterar i ökat fokus.

Hur du sätter upp uppgifter i satser är upp till dig - Det viktiga är att de liknar varandra. Om du har svårt att byta växlar mellan två uppgifter, hör de inte i samma sats. Du kan ha ett stort antal satser eller mindre, beroende på vilka saker du behöver göra.

När du har grupperat dina uppgifter kan du ägna tid åt varje parti.

Schemalägga dina satser

Det är här där uppgiftsbatching blir riktigt användbart. När du anger ett visst tidsintervall Hur sparar du tid på Google Kalender för en produktiv arbetsdag Hur man spärrar tid på Google Kalender för en produktiv arbetsdag Kämpar du med tidsstyrning? Vi visar dig hur du spärrar tiden på din Google Kalender för att öka fokus, minska stress och förbättra produktiviteten. Läs mer till ett visst parti, du är fri att växla mellan uppgifter inom den batchen. Vilket är bra för oss som gillar att flytta mycket mellan projekt.

Så länge du inte byter till en uppgift utanför av den satsen blir du effektivare. Den kognitiva växlingskostnaden blir lägre, och du blir mer klar.

Så enkelt är det.

Och när du börjar sätta dina arbetsgrupper i kalendern, så att du har en viss tid att arbeta med, börjar du se din produktivitet. Eftersom din växlingskostnad är lägre, spenderar du mindre tid på att få fart på varje uppgift. Att ha en viss tid för specifika partier hjälper dig att minska distraktioner (som har en enorm byteskostnad).

Använda ett tidsstyrningssystem som Pomodoro-tekniken Hur en enkel Pomodoro-timer gjorde mitt liv bättre Hur en enkel Pomodoro-timer gjorde mitt liv bättre Pomodoro-tekniken är en av de enklare tidsstyrningslivshackarna. Bryt igenom distraktioner med hjälp av 25-minuters bitar och en timer. Det kan vara en livsförändrande rutinbyte om det passar dig. Läs mer eller något liknande ökar produktiviteten ytterligare.

Om du är redo att försöka uppgifta satsning, här är vad du behöver göra:

Samlingsuppgifter med Google Kalender

Det första du behöver göra är att skapa uppgiftsbatcher. Eftersom alla kommer att ha olika uppsättningar av uppgifter och olika metoder för gruppering, är hur du går igenom den här processen helt upp till dig. Som jag nämnde kan det vara bra att börja med tre eller fyra kategorier. I vårt exempel används vi “planera,” “byggnad,” “reviewing,” och “rapportering.”

Vi kombinerar dessa satser med begreppet tidsblockering av tidsblockning - Den hemliga vapen för bättre fokuseringstid - Den hemliga vapen för bättre fokus Letar du efter ett effektivare sätt att organisera dina arbetsdagar? Prova tidsblokering. Denna taktik kan hjälpa dig att hålla dig på rätt spår medan du håller distraheringar, förskott och oproductive multitasking i bukt. Läs mer . Lägg helt enkelt åt sidan tidsblock i Google Kalender för specifika satser.

Här har jag lagt till händelser som berättar när jag ska arbeta på specifika partier:

Jag har också lagt till en påminnelse för att se till att jag vet när mitt rapporteringsblock börjar:

Nu får jag en påminnelse när det är dags att arbeta med mina rapporteringsuppgifter. Under den tiden kan jag använda Pomodoro-tekniken. De bästa Pomodoro-timerapplikationerna för att stärka din produktivitet. De bästa Pomodoro-timerapplikationerna för att raka din produktivitet. Om du ofta träffar en produktivitetsvägg efter några timmars arbete, kan en Pomodoro-timer hjälpa dig att hålla din fokus. Detta urval av timers har ett alternativ för varje plattform. Läs mer för att hantera min tid på olika uppgifter. Eller jag kan låta det hända mer naturligt, där jag flyttar mellan uppgifter närhelst jag vill. Den här delen är upp till dig.

Du får idén. Lägg bara in flera satser i din kalender! Men kom ihåg att du fortfarande behöver obegränsad tid. Du behöver några minuter här och där för att hantera e-post, fånga upp samtal, chatta med personer på kontoret, eller bara låt ditt sinne vila lite.

En fråga du kanske frågar just nu: hur väljer jag när man ska schemalägga varje parti? Det finns inget rätt svar på detta. Om du har en viss typ av uppgift gör du det bästa på morgonen, schemalägg det tidigt. Om du gillar mindre kognitivt intensiva uppgifter på eftermiddagen planerar du dem där. Föredrar du att byta till något helt annat när du ändrar uppgifter? Det kan du också göra.

Du vet hur och när du jobbar bäst Hur man håller sig produktiv Oavsett om du är en morgonperson eller en nattuggla Hur man håller sig produktiv Oavsett om du är en morgonperson eller en nattuggla Försök inte att vakna tidigt eller stanna sent. I stället optimera system så att du kan hantera den fas där produktiviteten är låg. Här är några smarta strategier. Läs mer, och du kan lägga den kunskapen i arbete i ditt partischema.

När du har dina satser i kalendern är du klar att gå! Allt du behöver göra är att komma till jobbet.

Använda Google Kalender för att öka produktiviteten

Om du planerar dina uppgiftsgrupper i Google Kalender kan det vara tillräckligt för att helt revolutionera din produktivitet. Men om du behöver lite mer av ett boost kan du använda Google Kalender andra fantastiska funktioner.

Du kan till exempel synkronisera din att göra-lista med Google Kalender Så här synkroniserar du din Google Kalender med din att-göra-lista Så här synkroniserar du din Google Kalender med din att göra-lista När du organiserar ditt liv är två verktyg oumbärliga: din kalender och din att göra-lista. Men de flesta lösningar för uppgiftshantering håller dessa två saker åtskilda. Vi visar hur du kombinerar dem. Läs mer och se dina viktiga uppgifter utöver ditt partischema. Det här kan hjälpa dig att prioritera bland uppgifterna i varje parti.

Eller du kan använda den uppdaterade flerkalendervisningen 5 Nya Google Kalenderfunktioner du måste försöka! 5 Nya Google Kalenderfunktioner du måste försöka! Google Kalender blev bara mer fantastisk. Google uppdaterade slutligen sin kalender. Vi visar hur du får den nya designen och vilka nya funktioner du måste försöka. Läs mer för att hålla din batchplanering separat från dina andra möten.

Du kan till och med märka dina kalenderposter Hur du får ut det mesta av Google Kalender med 7+ nya verktyg Hur du får ut det mesta av Google Kalender med 7+ nya verktyg Använd Google Kalender för att spara tid och få ut det mesta av din arbetsdag. Dessa nya Google Kalender-verktyg och tjänster erbjuder några mer produktivitetstrumpor. Läs mer för att se var din tid går och hur du kan förbättra din tidshantering.

Det finns så många funktioner och verktyg där ute som du kan göra nästan vad du vill med din Google Kalender.

Uppgiftsuppsättning på lång sikt

Självklart är det aldrig så enkelt. Det är alltid underhåll. Till exempel bör du regelbundet avsätta några minuter för att granska dina satser. Om du känner att en viss uppgift inte flyter med de andra i sitt parti kanske du vill skapa en ny sats för att minska växlingskostnaderna.

Och du kanske tycker att din schemaläggning inte är optimal. Kanske behöver du mer tid mellan satser, eller du behöver en hel dag utan planerade aktiviteter för att komma ikapp på saker.

Även när du hittar det perfekta produktivitetssystemet Hur man skapar det senaste perfekta tidshanteringssystemet du någonsin kommer att använda Så skapar du det senaste perfekta tidsstyrningssystemet du någonsin använder Produktivitet är en ständig sökning efter mer organisation med mindre arbete. Ett sätt att uppnå allt du drömmer om att uppnå, utan att förlora i sömn. Kan detta automatiska tidsstyrningssystem göra allt? Läs mer, det kommer alltid att bli lite underhåll som du behöver utföra. Batching-uppgifter är inget undantag.

Men när du batchar dina uppgifter framgångsrikt och integrerar dem i Google Kalender, har du ett nästan automatiskt tidsstyrningssystem. Och det blir inte mycket bättre än det!

Har du provat uppgiftsbatching? Vad gör du för att minimera tid och ansträngning som krävs för att byta uppgifter? Dela dina råd i kommentarerna nedan!

Bildkrediter: photographee.eu/Depositphotos

Utforska mer om: Fokus, Google Kalender, Produktivitet, Uppgiftshantering.