10 tips för hantering av delade filer på Google Drive

Det här är en av de tiderna när jag vill att du ska hoppa direkt längst ner på sidan. Google Drive var på jobbet med tre författare från tre hörn av USA. De tre författarna hade en timme att skriva och samarbeta över en novell. De lyckades. Det är realtidssamarbete på sitt bästa.

Att dela med samverkande molnplattformar som Google Drive är inte längre längre. Jättar i teknikvärlden kämpar för krig över företag och konsumenter. Dammet kommer inte att lösa sig när som helst snart. Det är bra nyheter för våra konsumenter som vi förbättrar vår arbetsdag med delade filer, mappar och lag.

Så, jag måste fråga dig - är det fortfarande super lätt att dela filer med Google Drive? Eller får du fortfarande hänga på det? Hur som helst, dessa tio tips ska hjälpa dig att hantera delade filer bara lite bättre från idag.

Notera: Om du delar känsliga filer, var noga med att aktivera Google Drive-kryptering på klientsidan. 3 Användbara verktyg för att förbättra säkerheten och sekretessen för Google Drive. 3 Användbara verktyg för att förbättra säkerheten och sekretessen i Google Drive. Är Google Drive integrerad kryptering tillräcklig för att hålla dina privata filer säkra från stöld och intrång? Låt oss ta reda på. Läs mer !

Grunderna för delning

Det handlar om att skapa rätt typ av aktiebehörigheter och nivån för delning. Du kan dela någon fil eller mapp på Google Drive. Två minuters video summerar processen.

Som ägare kan du ge andra fullständig äganderätt till en fil, eller en viss visning och redigering av åtkomst.

• Kan redigera: Samarbetskalkylbladet du arbetar med med ditt team.
• Kan kommentera: Bokförslaget du skriver. Andra kan visa och lägga till kommentarer till filen, men kan inte redigera den. Mappar har inga kommentarer.
• Kan visa: Helgpartyinbjudan du just gjort med Presentation.

Här är ett diagram som jämför tillgången för en tittare, kommenterare, redaktör eller ägare:

Källa: Google Support

1. Hur inaktiveras kopiera, hämta och skriva ut delade filer?

Du kan inte tillåta nedladdning, utskrift och kopiering av delade filer. Den avancerade informationsrättighetshanteringsfunktionen tar bort dessa alternativ från menyn på betraktaren. Detta är ett annat lager av kontroll över dina dokument.

Öppna Google Drive. Välj den delade filen och klicka på Dela med sig ikonen längst upp till höger.

På Dela med andra dialogrutan, lägg till namnet på samarbetaren och klicka på Avancerad alternativet längst ned till höger.

Välj Inaktivera alternativ för att ladda ner, skriva ut och kopiera för kommenterare och tittare låda. Klick Spara förändringar.

Tittarna kommer se en “Exportalternativ är inaktiverade” meddelande högst upp i menyn Arkiv och Redigera för specifika dokument, kalkylblad och presentationer.

Observera att de med “redigera” behörigheter kan fortfarande ladda ner, skriva ut och kopiera din fil, även om den här inställningen är på.

2. Dela en mapp med icke-Google-användare

Dina vänner och kollegor behöver inte ett Google-konto för att visa en Google Drive-mapp eller ett dokument. Detta är en av de lite kända förmågorna hos Google Drive. Du kan skicka en inbjudan till deras e-postadress. Eller använd en delbar länk.

Välj mellan Kan visa eller Kan redigera eller Kan kommentera. Klicka på Spara-knappen.

Du kan gå in i Avancerad dela inställningar och välj andra delningsalternativ. Den som tar emot inbjudan behöver inte registrera sig och logga in med ett Google-konto för att se på filen. Men de behöver ett Google-konto för att redigera en fil eller kommentera.

Att dela via en länk är en säkerhetsrisk Hur säker är dina dokument i Google Drive? Hur säkra är dina dokument i Google Drive? Läs mer för känsliga dokument eftersom alla med länken kan komma åt filen.

3. Hämta en hel delad mapp

Med Google Drive kan du ladda ner hela innehållet i en delad mapp som ett ZIP-arkiv. Det här är användbart för att spara lokala kopior av delade dokument. Mappstrukturen med några undermappar sparas i arkivet.

Gå till Delade med mig På din Google Drive. Högerklicka på mappen och välj Ladda ner.

Du kan också använda trippelpunktsikonen i verktygsfältet för att ladda ner mappen.

Om du laddar ner ett Google Dokument, Ark eller Slide, laddas det som ett Office-dokument. Alla andra filer hämtas i sitt eget format.

4. Överför äganderätten till filer till någon annan

Det finns många skäl att överföra äganderätten till dokument till någon annan. Kanske tar någon annan över ett projekt. Kanske någon sparkade dig. På ett bättre sätt går du på semester och vill bara överlämna ansvaret för de delade dokumenten. Processen för att digitalt “Lämna över” Google Drive-dokument och mappar är enkla.

Öppna Google Drive. Markera den delade mappen eller filen i Dokument, Ark eller Bildspel och klicka på Dela med sig ikonen längst upp till höger. När den förmodade ägaren inte har delåtkomst ... bjud in genom att skriva in e-postadressen i “Bjuda folk” fält. Sedan Spara.

Klick Avancerad i det nedre högra hörnet av delningsrutan. Klicka på rullgardinsmenyn bredvid namnet på personen du vill äga filen eller mappen. Välj Är ägare. Klick Gjort.

Din roll bytas från en ägare till en redaktör efter att du har överfört äganderätten.

Gör anmärkning: Du kan inte överföra äganderätt till en synkroniserad eller uppladdad fil (som en PDF- eller en bildfil).

5. Hur man begär tillgång till delade filer?

När du försöker komma åt en fil via en delad länk kan du kanske se ett meddelande som säger “du behöver tillstånd.”

Ibland delar ägare en länk innan de har ställt in behörigheterna. Du kanske också vill öppna filen med ett annat Google-ID. Det är enkelt att begära åtkomst med ett enda klick.

På skrivbordet:

• Öppna en länk till filen.
• Klicka på Begär tillgång.

På Android:

Med enheten Drive for Android kan du begära åtkomst med en enda kran när “Det gick inte att komma åt dokumentet” meddelande dyker upp. Begär tillståndet skickar ett email till ägaren från inuti appen. Filägare får omedelbart en anmälan på Android och iOS. Mobilappen har nyligen uppdaterats med den här funktionen.

6. Sök efter en samarbetspartner

Att dela ett dokument med 10 medlemmar är enkelt. Dela upp det med 50 begär mer planering. Hantering av delade filer betyder också att spåra vilken medarbetare som arbetar på vilket dokument.

Gå till Visa detaljer (Klicka på “jag” ikonen på verktygsfältet). Bläddra i Aktivitet fliken för att snabbt se vilka filer du har delat, nyligen.

Klicka på Delade med mig i vänstra menyn på Google Drive. Du får en lista över alla dokument du delar tillgång till.

Använd Kraft på Google sökfilter. Produktivitetsfördelarna kommer inte att bli en överraskning för dem som känner till Gmail-filter.

Använd sökrutan högst upp på Google Drive. Google Drive söker också i dokumentets kropp. Du kan söka de första 100 sidorna av alla textdokument eller textbaserade PDF-filer som du har laddat upp. Du kan också söka efter text som hittats på de första 10 sidorna av alla bild PDF-filer. Istället för att gräva genom mappar använder du den här kraftfulla funktionen för att snabbt komma till en fil.

När du är i Google Drive trycker du på framåt snedstreck nyckel för att placera markören precis i sökrutan. Klicka på den lilla rullgardinsmenyn i sökrutan för att avslöja de grundläggande sökfiltren. Att lära dig några manuella parametrar kan spara tid.

Till exempel: Att hitta dokument som du delade med någon använder till: [email protected].

Google Hjälp har en komplett lista.

7. Förenkla delningen genom att skapa kontaktgrupper

Med e-postkontaktgrupper behöver du inte ange individuella dokumentbehörigheter för dina lagmedlemmar.

Logga in på Google Kontakter. Klicka på i den vänstra sidofältet Ny grupp.

Ge det ett beskrivande namn enligt teamprojektet. Eller något annat som gör dem lätta att komma ihåg. Du kan namnge grupper med behörigheter för att göra dem lätta att komma ihåg.

Till exempel: [email protected] eller [email protected].

Populera den nya gruppen med e-postadresserna till gruppmedlemmarna.

Använd dessa specifika kontaktgrupper i inställningarna för fil eller mapp.

8. Se visningstalet för ett delat dokument

Google upprätthåller en versionshistorik, men det finns inget sätt att se hur många gånger ett delat dokument har visats. Jag fick svaret på den här frågan från en Stack Exchange-diskussion.

Skicka dokumentlänk till http://goo.gl URL-förkortningstjänst och dela bara den webbadressen. Den här tjänsten ger information om hur många gånger den här länken klickades, vilket är ungefär lika nära som du kan få veta hur många gånger ditt dokument har nåts.

Det här är användbart om du kanske vill dela ett dokument offentligt och kontrollera svaret. Observera att offentliga dokument och filer visas i sökresultat.

Några idéer för att dela offentligt:

• Ladda upp och dela en eBook.
• Testa det första svaret på en kreativ produkt.
• Släpp en presentationspresentation för allmän visning (som SlideShare).
• Hitta öppet pedagogiskt innehåll.

Tips: Du kan använda en enkel Google Site Search för att söka efter offentliga dokument. T.ex. sökords webbplats: drive.google.com

9. Dela med Slack

Slack är den nya arbetsplatsen eller kontors digitala vattenkylare. Om du inte arbetar med Slack ännu är det dags att presentera det för ditt lag. Det finns många sätt att få dina favorittjänster att fungera med Slack. Integreringen av Google Drive är bland de populära.

Slack kan du importera Google Drive-filer och dela dem via Slack. Alla importerade Google Drive-filer indexeras även av Slack för enkel sökning och referens. Filerna lagras inte på Slack - de fortsätter att vara kvar i dina Google Drive-mappar. Slack fungerar som en ledning.

Ett litet exempel: Klistra in en länk till ett Google-dokument i Slack-chattrummet. Slack visar ett innehållsförteckning från filen under länken när den är integrerad. Det här är mer användbart än att bara dela blindlänkar.

Slack Help Center visar hur du kan ansluta din Google Drive till Slack på två enkla sätt.

10. Dela Google Docs från Microsoft Office

Google Drive vs Microsoft Word Google Docs vs Microsoft Word: Dödsmatchen för forskningsskrivning Google Docs vs Microsoft Word: Dödsmatchen för forskningsskrivning Online-lösningar blir normen. Vi bestämde oss för att se hur Microsoft Word staplar upp mot Google Dokument. Vilken kommer att göra det bättre forskningspapiret? Läs mer kan vara en daglig uppsättning av två kontorsviter, men de två krafthusen spelar äntligen bra ut. Du kan nu öppna Word, Excel och PowerPoint-filer som är lagrade på enheten, arbeta med dem i Microsoft Office och dela dem tillbaka via Google Drive. Det är allt tack vare en praktisk plugin som är fantasifullt namngiven som - Google Drive-plug-in för Microsoft Office.

Plug-in fungerar med Microsoft Office 2007, 2010, 2013 och 2016.

Installera tillägget och ge det tillstånd att komma åt dina Google Drive-mappar. Tillägget visas som en extra flik på bandet och som en ny plats på Spara-skärmen.

Kontorsdokument som lagras på enheten är också versionskontrollerat. Du kan spåra tidigare versioner av en Office-fil, eller gå tillbaka till en äldre version. När du vill arbeta på ett Google-dokument öppnas det i rätt Google Drive-program i ett separat webbläsarfönster.

Delar inte underbart!

Du kan inte gå ensam i 21^st Århundrade. Det finns ett antal fördelar när du samarbetar i realtid Team Working: 10 tips för effektiv realtid online samarbete team: 10 tips för effektiv realtid online samarbete Läs mer. Det finns också utmaningar. Men minska antalet hoops för att bara dela en bit av information och bra saker kommer att hända.

Skrivprojektvideoen visar hur mer kan uppnås med mindre när samverkande synergi inträffar.

Tillbringa lite tid med samarbetsfunktionerna i Google Drive. Samspelet i samarbetet beror på det. Ta Google Drive bortom ett fillagringssystem med de många tips och tricks som den erbjuder på alla plattformar. Berätta för oss om rollen som Google Drive i din anslutna värld.

Användar du det aktivt för att dra varandra tillsammans kring ett gemensamt projekt? Vad är det enda tipset du vill dela med som gör Google Drive-hanteringen lite bättre för oss? Eller till och med ett klagomål som håller dig tillbaka?

Bildkrediter: pusslet av Rido via Shutterstock

Utforska mer om: Cloud Storage, Samarbetsverktyg, Filhantering, Fildelning, Google Dokument, Google Drive, .