10 Snabba tips för att bli bättre på Outlook

Outlook är en av de mest populära e-postklienterna, men du kanske inte använder den till sin fulla potential. Den är fylld med användbara knep som kan hjälpa din produktivitet Slå Outlook till ett projekthanteringsverktyg med OneNote Integration Slå Outlook till ett projekthanteringsverktyg med OneNote Integration OneNote kan göra mer än du tror. Vi visar hur du gör din Outlook till en lista i ett kraftfullt projekthanteringsverktyg med OneNote-plugin för Outlook. Läs mer och gör det med en bris.

Vi har avrundat några av de mer okända tips och knep som hjälper dig att bli Outlook-mästare. Oavsett om det hämtar e-postmeddelanden, fyller automatiskt på vanliga typfraser eller påminns om att bifoga filer, har vi tagit dig.

Det finns definitivt mer att dela med dig, så om du har ditt eget Outlook-tips, var snäll och låt oss veta det i kommentarfältet nedan.

1. Lägg till en annan kalender tidzon

Det kan vara användbart att visa flera tidszoner i din kalender om du ofta reser eller organiserar möten med någon utomlands. För att göra det, klicka på Fil fliken och välj sedan alternativ från vänster navigering. Från det nya fönstret klickar du på Kalender och bläddra sedan till Tidszoner sektion.

Du får se din standard tidszon visas, men du kan ändra det med hjälp av rullgardinsmenyn. Ge det en Märka så att du kan skilja den. Markera sedan Visa en andra tidszon och gör detsamma där. Klick ok för att spara dina ändringar.

Navigera nu till din Kalender. I bandet, inom Ordna kategori, välj antingen Dag, (Arbetsvecka eller Schemavisning. Dessa är de åsikter som antingen visar de två tidszoner till vänster eller överst.

2. Visa all mail i vanlig text

Om du har problem med att ta emot e-postmeddelanden i HTML-format kan du tvinga Outlook till att öppna all e-post i vanlig text som standard. Detta kommer att stoppa eventuell skadlig HTML från att köra, men notera att det inte skyddar dig mot alla e-posthot. 8 Tips för e-postsäkerhet du kan dela med vänner och kollegor 8 E-postsäkerhetstips du kan dela med vänner och kollegor Läs mer .

Klicka först på Fil och välj sedan alternativ. Från det nya fönstret väljer du Trust Center från vänster navigering. Klicka sedan Inställningar för förtroendecenter ... . Nu, igen från vänster, välj E-post säkerhet.

Under Läs som vanlig text header, tick Läs all vanlig post i vanlig text. Du kan också välja att kryssa Läs allt digitalt signerat mail i vanlig text. Ett e-postmeddelande som är digitalt signerat innebär att avsändaren godkänt innehållet och det inte har manipulerats.

För att spara dina ändringar, klicka på ok. Om du någonsin vill läsa ett visst e-postmeddelande i det ursprungliga formatet öppnar du det här e-postmeddelandet, klickar du på informationsfältet, och välj antingen Visa som HTML eller Visa som rik text.

3. Tvinga meddelanden med delade brevlådor att skickas automatiskt

Innan ett e-postmeddelande faktiskt skickas måste det behandlas genom din Outlook-mapp. Detta kontrollerar att servern kan skjuta ut det utan fel. Om du använder en delad brevlåda kan det hända att alla e-postmeddelanden sitter i din utkorg-mapp tills du manuellt klickar på Skicka / ta emot.

För att övervinna detta krävs det att du redigerar registret. Följ dessa anvisningar noggrant och du kommer att bli bra, men felaktig inställning av registret kan orsaka allvarliga problem. Hur inte oavsiktligt rensa upp Windows-registret Hur inte oavsiktligt rensa upp Windows-registret Arbeta med Windows-registret? Notera dessa tips, och du kommer mycket mindre sannolikt att utföra varaktig skada på datorn. Läs mer som vi inte är ansvariga för.

Först stänger du Outlook. Gör sedan ett system söka efter regedit och välj resultatet. Använd vänster navigering, filtrera ner till följande mapp:

HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Office \ X.0 \ Outlook \ Preferences

Byta ut X.0 för din nuvarande version av Outlook. 16,0 för Outlook 2016, 15,0 för Outlook 2013, 14,0 för Outlook 2010, och så vidare.

Dubbelklicka de DelegateSentItemsStyle värde och ändra Värdesdata till 0. Klicka sedan ok. Återuppta Outlook och du bör upptäcka att allt utgående mail från delade brevlådor skickas automatiskt.

4. Försena Skicka en e-post

Om du inte vill skicka ett mail omedelbart kan du ange när du vill att det ska skickas. I fönstret E-postkonfiguration väljer du alternativ från bandet och klicka sedan på Fördröjning Leverans.

Detta öppnar ett nytt fönster där du kan använda Leverera inte före fält för att välja datum och tid när din e-post ska skickas. Observera att om du inte använder en Exchange-server måste Outlook vara öppen för att den här förfrågan ska fungera.

Du kan också skapa en regel som försenar att skicka alla dina meddelanden, eller de som du anger. För detta, navigera till Fil och välj sedan Hantera Regler och varningar. Inom E-postregler, klick Ny regel och följ guiden genom. Du kan ställa in villkor, för att bara fördröja e-postmeddelanden som skickas till en viss kontakt. Ställ bara in verkan till uppskjut leverans med ett antal minuter och du kommer att ställas in.

5. Minns en e-postadress

Om du tillhandahåller en Exchange-server kan du kanske återkalla ett e-postmeddelande som du redan har skickat. Successfrekvensen beror emellertid på en rad olika faktorer som vi har tagit upp i vår guide för att återkalla ett e-postmeddelande. Hur man återkallar en e-post i Outlook efter att du skickat det. Hur återkallar du en e-post i Outlook efter att du skickat det. Har du någonsin träffat skicka och ångra det stunder senare? Vi har alla varit där och önskar att vi kunde ångra skickas. Vi visar dig hur du återkallar ett e-postmeddelande i Outlook eller försenar sändning i Gmail. Läs mer .

Först navigera till din Skickade föremål och välj det e-postmeddelande som du vill återkalla. I Flytta grupp av bandet, klicka Åtgärder och välj sedan Återkalla detta meddelande ... .

Från det nya fönstret väljer du Ta bort olästa kopior av det här meddelandet för att radera e-postmeddelandet från mottagarens inkorg. Alternativt, välj Ta bort olästa kopior och ersätt med ett nytt meddelande att skicka ett alternativ e-post i stället för originalet.

Bock Berätta om minnet lyckas eller misslyckas för varje mottagare om du vill få resultat av varje återkallningsförsök. När du är klar klickar du på ok att skicka in din återkallningsbegäran.

6. Föreslå saker som vanligtvis skrivs

Om du ofta skriver ut samma sak kan du få Outlook automatiskt att föreslå det när du börjar skriva det. Skriv in din fras när du skriver ett e-postmeddelande och markera det. Välj nu Föra in från bandet. Från Text kategori, klicka Snabba delar och då Spara val till snabb delgalleri ... .

Uttrycket kommer automatiskt att föreslås när du börjar skriva det och du kan trycka på Stiga på att fylla den. Alternativt kan du använda Snabba delar dropdown för att välja den. Du kan också Högerklicka en del på den här menyn och välj Organisera och ta bort ... om du någonsin behöver anpassa eller ta bort den.

7. Bli en genvägsguiden

Utsikter kan vara ett komplext djur, men det beror på att det är så kraftfullt. Men snarare än att röra sig i menyer kan du använda genvägar för att påskynda processer och bli mer produktiva.

Till exempel kan du trycka på CTRL + N för att skapa ett nytt meddelande och CTRL + Enter att skicka den. Liknande, CTRL + R kommer att starta ett svar, medan CTRL + F kommer att vidarebefordra det.

Du kan trycka på Föra in att flagga ett meddelande, F7 att stavningskontrollera vad du skriver och F9 att köra Sänd / mottaga processen.

Faktum är att det finns så många nyckelkombinationer att vi har skapat en guide till snabbkommandon i Outlook 25+ Outlook-tangentbordsgenvägar för att göra dig mer produktiva 25+ Outlook-tangentbordsgenvägar för att göra dig mer produktiv Outlook är en av de mest populära skrivbordsklienterna i bruk idag. Om du är en av de många Outlook-användare, kommer följande kortkommandon säkert att spara mycket tid. Läs mer, detaljera hur man navigerar och skapar med lätthet.

8. Klistra in för att skapa

Minimera de steg som krävs för att uppnå någonting är alltid fördelaktigt. Du kan skapa ett nytt objekt som automatiskt innehåller allt som finns på ditt urklipp 5 Tips för att hantera ditt Windows Urklipp Som ett Pro 5 tips för att hantera ditt Windows Urklipp Som ett Pro Bättre kallat Copy & Paste, ett verktyg för studenter att lyfta passager från Wikipedia , Urklippet kan spara dig massor av skrivartid. Vi visar dig hur du använder den som en proffs. Läs mer . För att göra det, navigera till det avsnitt som du vill skapa ett nytt objekt för - så Mail för ett e-postmeddelande, Kalender för en händelse och så vidare.

Då behöver du bara trycka på Ctrl + V. Artikeln kommer att skapas och innehåller redan vad som var på ditt urklipp. Det är ett enkelt trick, men en du kommer att använda för alltid.

9. Anpassa Markera som läsalternativ

Om du upptäcker att dina e-postmeddelanden markeras som läst när du inte faktiskt har korrekt tittat på dem, är det enkelt att övervinna denna frustration. Att hålla ett e-postmeddelande markerat som oläst kan göra det snabbt att se vad du behöver göra åtgärd.

Klicka först på Fil och då alternativ. Från vänster navigering väljer du Post. Under Outlook-rutor rubrik, välj Läsruta… och ett nytt fönster öppnas.

Här kan du anpassa hur många sekunder som ska vänta innan ett objekt markeras som läst och huruvida det ska räknas som läst när du ändrar valet. Markera och justera dina alternativ och klicka sedan på ok för att spara dina ändringar.

10. Minns på att bifoga filer

Om du ofta upptäcker att du skickar e-postmeddelanden och glömmer att bifoga en fil, är det här tipset. Outlook kommer att skanna dina meddelanden för vissa ord och fraser, som “se bifogad” eller “sluten”, Kontrollera sedan att du faktiskt har bifogat något. Om du inte har det, kommer det att varna dig innan det skickar meddelandet.

För att aktivera detta, navigera först till Fil och då alternativ. Välj Post från vänster navigering, bläddra sedan till Skicka meddelanden sektion. Markera nu Varna mig när jag skickar ett meddelande som kanske saknar en bilaga. Klick ok för att spara dina ändringar.

Dela dina tips

Det kan vara lätt att använda ett program i flera år och inte fullt ut uppskatta alla dess komplexa, så förhoppningsvis har du plockat upp några tips som du kan använda i ditt dagliga liv för att öka produktiviteten.

Dessa tips har fokuserats på den stationära versionen av Outlook, så om du använder webbversionen och är osäker på vilken som är bäst för dig, kolla in vår jämförelse av Outlook-webben och skrivbordet Microsoft Outlook Web Vs. Skrivbord: Vilken är bäst för dig? Microsoft Outlook Web Vs. Skrivbord: Vilken är bäst för dig? Outlook.com är en kraftfull online e-postklient som kommer gratis med Office Online. Men kan Outlook på webben konkurrera med sin skrivbords motsvarighet? Vår Outlook-jämförelse hjälper dig att bestämma själv. Läs mer .

Kommer du att använda någon av dessa tips? Har du egna Outlook-trick att dela?

Utforska mer om: E-posttips, Tangentbordsgenvägar, Microsoft Outlook, Produktivitet.