2 enkla Apple Mail-regler för att bättre hantera inkommande e-postmeddelanden [Mac]

Det konstanta flödet av e-postmeddelanden är utan tvekan banan för många datoranvändare. Emailing är en av de snabbaste kommunikationsformerna, men du måste hela tiden ta itu med otroliga meddelanden, skräppost och online-kampanjer.

Om du letar efter sätt att få dina e-postmeddelanden under kontroll, har Apples Mail app ett sätt att ställa in regler för vad som händer med e-postmeddelanden när de anländer. Att ställa in och behålla några enkla regler i Mail kan avsevärt minska nivån på hur mycket tid du spenderar genom att skicka och ta bort oönskade e-postmeddelanden.

Följande är förslag till regler för kontroll av ditt mail.

Det är dock viktigt att du anpassar eller lägger till regler som gäller de typer av e-postmeddelanden du får regelbundet. Se även min artikel om smarta brevmappar Fem viktiga smarta brevlådor för Apple Mail [Mac] Fem viktiga smarta brevlådor för Apple Mail [Mac] Läs mer för förslag på sätt att få dina mail under kontroll.

Skräppost

Apples Mail kommer med några standardinställningar för skräppost. Öppna postens inställningar och klicka på Skräppost för att granska de aktuella inställningarna. Jag tror att standardinställningarna för skräppost ser så här ut:

Du kan helt enkelt ha skräppost flyttat till en skräp brevlåda som ger dig möjlighet att dubbelkontrollera meddelandena för att se om de verkligen är skräp. Ibland när du registrerar dig på en webbplats kan anmälningsemailmeddelandet anses vara skräppost när det först kommer in i din brevlåda så att du kan kolla din skräppostlåda för att se om den skickades där.

Om du vill ha mer kontroll över ditt skräppost kan du välja “Utför anpassade åtgärder” (Klicka på “Avancerat för att konfigurera” knappen), som kommer att presentera dig med en uppsättning regler för vad som får märkt skräp.

Det här är ett bra exempel på vilken typ av regler du kan konfigurera för att kontrollera vad som händer med dina e-postmeddelanden när de kommer i din ruta. Så nu låt oss undersöka en annan regel som automatiskt kommer att ange utsedd e-post som läst.

Markera som läst

Sedan jag blev trött på att kontrollera och radera e-postmeddelanden på både min stationära dator och mobila enheter skapade jag vad som skulle kunna betraktas som en ganska extrem regel. Det markerar alla mina dagliga inkommande e-postmeddelanden som läst, om inte avsändaren finns i min adressbok. Jag ser också till att vissa VIP-e-postmeddelanden aldrig markeras som läst, till exempel mail från mina redaktörer på MUO.

Regeln är upprättad så här:

För att ställa in den här regeln, klicka på regler fliken i e-postens inställningar. Klicka på Lägg till regler knapp. Med det första villkoret, ändra “några” till alla.

Klicka sedan på “Eventuella mottagare”?? popup-fönster och välj “Datum mottaget”??. I den andra uppsättningen av nedrullningsförhållanden, välj “Är mindre än,”?? och i den tredje ingången “1” dagar gamla.

Klicka sedan på knappen + och välj “Avsändaren är inte i min adressbok.”?? Nu förutsätter detta att din adressbok upprätthålls med namn och adresser till personer, kunder och företag som är viktigast för dig.

Du kan också klicka på + -knappen och lägga till ett annat villkor Välj “Avsändaren är inte i mina tidigare mottagare,” vilket innebär att meddelanden från avsändare du har svarat på tidigare inte kommer att markeras som läst.

För ytterligare åtgärd kan du inkludera specifika adresser för vilka du inte vill ha meddelanden som är märkta som läst.

Därefter, under Utför följande åtgärder: välj “Markera som läst”?? i popup-menyn.

Om du är van att checka och ta bort dagliga mail, kan den här regeln kasta dig lite först, eftersom i princip alla dina e-postmeddelanden nu kommer att markeras som läst, förutom att de e-postmeddelanden som du angav borde inte vara.

Men du vill fortfarande läsa dagliga e-postmeddelanden, trots att de är markerade som läst. Så här gör du det. Du kan helt enkelt kolla din inkorg och se alla inkommande meddelanden. Du kan också skapa en smart brevlåda som kommer att fånga alla dina e-postmeddelanden för den aktuella dagen.

För att ställa in detta väljer du Mailbox> New Smart Mailbox i menyn i Mail. Ställ in regeln så här:

För ytterligare idéer om automatiserande uppgifter på Mac-datorn, kolla in min gratis PDF, The MUO Guide till Mac Automation.

Låt oss också veta om andra e-postregler du använder för att hålla din brevlåda under kontroll.

Bildkrediter: Shutterstock.com

Utforska mer om: Apple Mail, Datautomatisering, Skrivbordsklient, E-posttips.