18 Avancerade tips för sidor, nummer och keynote

iWork kanske inte är i samma liga som Microsoft Office, men det är fortfarande en kraftfull kontorsyta som finns på din Mac.

När du väl är bekant med grunderna i iWork Hur fungerar iWork: Grunderna i sidor, nummer och keynote Hur fungerar iWork: Grunderna i Sidor, Nummer och Keynote Har du alltid avskedat Apples produktivitetsprogram som olämpliga för ditt kontorsbehov? Det är dags att ompröva! Läs mer, du är redo att gå vidare till nästa steg, vilket upptäcker vad du kan göra inom iWork-appar och hur. Det är där de följande tipsen kommer in. De lyfter fram några användbara funktioner i alla tre iWork-appar (Sidor, Nummer och Keynote).

Innan vi kommer till de iWork-tipsen, vill vi dock påpeka en betydande namnskillnad mellan sidor / nummer och keynote.

Se upp för denna Keynote Naming Convention

I Keynote hänvisar Apple till mallar som teman. Men vi hänvisar till dem som mallar i den här artikeln för att undvika förvirring.

Tänk på att du kommer att se ordet tema istället för mall inom menyalternativ och liknande i Keynote. Alternativen själva dyker upp på samma platser som de gör i sidor och nummer; det är bara namnet som skiljer sig åt.

Nu, låt oss utforska några praktiska funktioner i iWork apps.

1. Ändra språk och regioninställningar

iWork-appar kan du ändra språk och regioninställningar för varje dokument. Dessa påverkar hur dokumentet visar numeriska värden, valutor, datum och mer.

Du kan komma åt språkinställningarna genom att klicka på Arkiv> Avancerat> Språk och region. De är som standard inställda för att matcha systeminställningarna som du ser dem under Systeminställningar> Språk och region.

När du växlar till ett annat språk och / eller region ser du en förhandsgranskning av de uppdaterade dataformaten precis under inställningarna. Slå ok knappen för att spara inställningarna.

Ska dokumentinnehållet uppdateras automatiskt för att matcha det nya formatet? Inte allting. Det kan hända att du behöver ett försök och fel för att ta reda på vad som just ändras.

Men alla nya data du anger tar det format som anges av de uppdaterade språk- och regioninställningarna. Av den anledningen är det bäst att justera dessa inställningar så snart du har skapat dokumentet.

2. Anpassa inställningar för autokorrigering

De autokorrigeringsinställningar som du har ställt in under Systeminställningar> Tangentbord> Text gäller över macOS. Visste du att du kan åsidosätta dem för varje iWork-app från Inställningar> Automatisk korrigering?

Ja, Sidor, Nummer och Keynote Inställningar har var och en en särskild flik med flera autokorrigeringsinställningar som du kan anpassa som du passar. Förutom att ha anpassade inställningar för formatering och stavning, får du anpassade listor för ersättning av text.

3. Ge objekt en smink med stiler

iWork har förinställda kombinationer av färger, teckensnitt, former och mer som hjälper dig att ändra utseendet på objekten. Du hittar dessa stilar gömda i Formatera inspektör.

Naturligtvis beror alternativen du ser på inspektören på det objekt du har valt, och namnet på motsvarande flik varierar också. Oroa dig inte, för flikarna är super lätta att hitta.

Du får se en Stil fliken för textrutor, former och media. Tabellformat visas under Tabell flik och diagram stilar under Diagram flik. Du får se styckeformat och karaktärsstilar under Text flik.

Om du vill tillämpa en stil väljer du objektet du vill släppa ny färg på och välja från en av de förinställda formaten.

4. Skapa anpassade stilar

iWork-appar kan du skapa egna stilar. För att lägga till ett, välj ett objekt vars stil du vill spara och klicka på Formatera> Avancerat> Skapa stil.

Vill du föredra en genväg med ett klick istället för menyalternativet? Klicka på + knapp som följer de befintliga stilarna i Formatera inspektör. Och din stil sparas nu som en förinställning!

För stycke, tecken och liststilar hittar du Lägg till knappen på en något annorlunda plats. Det är längst upp till höger om stillistan.

Det är synd att Apple har dunkat importfunktionen som du kan ta med anpassade stilar från ett dokument till ett annat. Du kan fortfarande göra det, men det tar lite extra ansträngning, och du kan bara flytta en anpassad stil i taget.

Först måste du välja objektet vars stil du vill kopiera och klicka på Formatera> Kopiera stil. Då måste du använda Formatera> Klistra in stil alternativet i dokumentet där du vill reproducera stilen.

5. Lägg till hyperlänkar

Välj den text som du vill skapa en hyperlänk för och besöka Formatera> Lägg till länk menyn eller högerklick-menyn för att komma igång. Du ser att du kan skapa länkar till både webbsidor och e-postadresser.

I Keynote kan du också länka till specifika bilder. På samma sätt kan du länka till specifika element (kallas bokmärken) för ett dokument i sidor. Självklart måste du ha ett bokmärke på plats innan du kan länka till det.

För att skapa ett bokmärke, välj först det element du vill ha snabb åtkomst till. Då, i bokmärken del av Dokumentera inspektör, klicka på Lägg till bokmärke knapp. Bokmärket dyker upp i listan precis nedanför knappen.

6. Komprimera filer

Att sätta in medieobjekt som foton och filmer i ett iWork-dokument kan öka filstorleken avsevärt. Det beror på att filen lagrar dessa objekt med sin ursprungliga storlek och upplösning även om du har nedskalat dem.

Det är givetvis praktiskt när du vill återställa originalversionerna av medieobjekten. Men som en kompromiss måste du hantera en större fil.

Vad sägs om att komprimera filer genom att låta iWork trimma ljud / video och skala ned bildupplösningen? Klicka på Arkiv> Avancerat> Minska filstorlek gör tricket. Var noga med att använda alternativet när allt i dokumentet är på plats och alla medieobjekt är i den storlek du vill ha dem.

Därefter får du en meddelandebox som berättar hur mycket appen kommer att minska filstorleken. Klicka på Minska knappen för att fortsätta med komprimeringen.

7. Låsa objekt

Slutar du ofta med att flytta eller redigera element som du inte menade? Förhindra det genom att fasta föremål på plats med Ordna> Lås alternativ. Du behöver inte göra det här objektet i taget. Låsning fungerar även när du har valt flera objekt.

Med undantag för kommandofält kan du låsa alla typer av objekt som du ser listade i den primära verktygsfältet i en iWork-app. Det inkluderar textrutor, tabeller, former, bilder och videor.

Det går inte att låsa objekt i sidor? Ibland ser du Låsa alternativet grått ut i Ordna menyn i sidans program. Försök med nästa fix för att aktivera det.

Öppna först Formatera inspektör för det valda objektet och byta till dess Ordna flik. Under Objektplacering avsnitt, växla från Flytta med text fliken till Stanna på sidan flik. Det borde ta tillbaka Låsa alternativet för det valda objektet.

Om du vill flytta eller redigera ett objekt som du har låst måste du låsa upp det först genom att klicka på Ordna> Lås upp.

8. Gruppobjekt

Låt oss säga att du vill flytta några objekt utan att störa deras relativa position till varandra. Eller kanske du vill tillämpa samma stil för dem alla. I fall som dessa hjälper det om du kan behandla dessa objekt som en enda sak. Du kan faktiskt, när du grupperar dem tillsammans genom att klicka på Ordna> Grupp.

För att skilja de grupperade objekten och gå tillbaka för att redigera dem individuellt, är allt du behöver göra att välja gruppen och klicka på Ordna> Ungroup.

Du kan också gruppera / gruppera objekt (plus låsa / låsa upp dem) från högerklick eller Kontrollera-klicka på menyn.

9. Fortsätt Arrangera Verktyg Handy

De Formatera inspektören inkluderar en Ordna fliken för att ge dig möjligheter att placera objekt med precision. Men det är tråkigt att byta till det från en av de andra flikarna varje gång.

Varför inte göra Ordna verktyg lättare att komma åt? Ge dem en dedikerad bärbar ruta genom att klicka på Visa> Visa ordningsverktyg. Du kan också sätta Färger och Justera bild verktyg i liknande popoutrutor genom att klicka på lämpligt Show alternativet i Se meny.

10. Få tillgång till visningsalternativ snabbt

Se det lilla Se verktygsfältsknappen längst till vänster? Den döljer en användbar meny för att skifta synligheten för nyckelelement på skärmen, till exempel linjaler, kommentarer och Hitta och ersätt låda.

Baserat på iWork-appen du är med, kan du använda verktygsfältet Se menyn för att komma åt några speciella funktioner. Till exempel i sidor kan du gömma miniatyrbilder och avslöja ordräkningen från den menyn. I Keynote kan du växla mellan olika layouter och börja även redigera mallrutor.

11. Dölj mallväljaren

När du öppnar någon iWork-app, visar den en uppsättning snygga, tidsbesparande mallar att välja mellan.

Medan mallarna är användbara kan du helst börja med ett tomt dokument varje gång. I så fall blir mallväljaren en irriterande popup. Det är lätt att gömma sig.

Gå först till appens Inställningar avsnitt med genvägen Cmd + Comma. Under För nya dokument del av Allmän fliken, välj alternativknappen för Använd mall.

I sidor och nummer är standardmallen Tom, medan i Keynote är det Lutning. Du behöver dock inte hålla fast vid dessa. Välj Ändra mall knappen nedanför Använd mall möjlighet att välja en ny standard. Du kan också skapa en ny mall för att använda som standard. Vi får se hur du gör det i nästa avsnitt.

Vill du komma åt mallvalet efter att du har gömt det? Ta upp det genom att hålla ner Alternativ nyckeln när du skapar ett nytt dokument. Alternativ + Cmd + N är motsvarande genväg.

12. Skapa nya mallar

Låt oss säga att du har skapat ett iWork-dokument precis så, och nu vill du använda det som utgångspunkt för framtida dokument. Du kan, när du har sparat det modelldokumentet som en mall. För att göra det, klicka på Arkiv> Spara som mall. (I Keynote ser du Spara tema istället för Spara som mall.)

Klicka på i dialogrutan som visas Lägg till i Template Chooser för att spara mallen i standardplatsen. Det kommer då att dyka upp i Mina mallar del av mallvalet. Om du vill spara mallen på en annan plats, klicka på Spara knappen istället.

13. Skapa platsinnehavare för text och media

Om du arbetar från en anpassad mall måste du välja de befintliga bitarna av text varje gång du vill byta ut dem. Du kommer inte att ha detta problem om textutdrag i mallen är platsinnehavare. När de är kan du börja skriva in text direkt utan att behöva välja den befintliga texten först.

På samma sätt, om du definierar platshållare för media, kan du ersätta dem med färskt media i ett snäpp. Allt du behöver göra är att klicka på Lägg till bild knappen längst ner till höger på platshållaren själv (se skärmdump nedan).

Detta leder till popup media explorer där du kan välja den bild eller video du behöver. Du behöver inte bry dig om att ändra storlek eller återställa det nya mediet. De tar samma stil som platshållaren.

Som du kan se, har platshållare för text och media sparar mycket tid och du vill använda dem när du skapar mallar. Att göra det är ganska enkelt.

Välj vilken text du vill definiera som platshållare och klicka på Formatera> Avancerat> Definiera som Textplatshållare. Om du vill ställa in en bild eller en video som platshållare, välj Definiera som Media Placeholder alternativet från samma meny istället.

14. Importera färdiga mallar

Du behöver inte skapa egna mallar. Varför inte importera några fantastiska från iWorkCommunity? De är gratis att använda! (Du kan också “låna” mallar från vänner och familj via e-post.)

iWorkCommunity har mallar för tidtabeller, fundraisers, tidskrifter och många andra typer av dokument. Ladda ner vilken mall du vill ha och öppna den med relevant iWork-program.

Mallen öppnas som en vanlig fil. För att installera det måste du spara det som en anpassad mall som vi såg i avsnittet ovan. När du gör det visas det i Mina mallar del av mallvalet som vanligt.

15. Återställ tidigare filversioner

iWork apps autosavear ditt jobb med jämna mellanrum, efter att du har sparat en fil en gång genom att namnge den. Du kan visa och återställa någon av de tidigare filversionerna med Arkiv> Återgå till> Bläddra i alla versioner alternativ. Det ger filversionssystemet på macOS till handling.

Om det finns någon speciell version av filen som du vill spara som återställningspunkt, klicka på Arkiv> Spara eller träffa Kommando + S för att spara den versionen manuellt. Den kommer sedan att dyka upp tillsammans med de autofria versionerna och du kan återställa den när som helst.

16. Säkerhetskopiera filer till Microsoft Office-format

Om du vill säkerställa maximal kompatibilitet för dina kontorsfiler på de flesta plattformar och programvaruversioner, behåll en kopia av:

• Sidor dokumenterar som DOC (Word) -filer,
• Numbers-kalkylblad som XLS (Excel) -filer, och
• Keynote-presentationer som PPT-filer (PowerPoint).

Du kan förlora några filinställningar med detta tillvägagångssätt, men dina data är mer eller mindre intakta och bakåtkompatibla. Nu får vi se hur man faktiskt exporterar dessa filer.

Titta under Arkiv> Exportera till menyn för att hitta motsvarande Microsoft Office-program för export av din fil. När Exportera ditt dokument dialogrutan visas, välj det relevanta formatet från Avancerade alternativ sektion.

Tänk på att DOC, XLS och PPT är äldre filformat som Microsoft för länge sedan har ersatt med respektive DOCX, XLSX och PPTX-format. Utforska den senare med vår artikel om sällsynta kontor filformat.

17. Skydda filer med lösenord eller röra ID

IWork-apps tillåter dig att dölja dina filer bakom ett lösenord. Klicka på Arkiv> Ange lösenord att börja ställa in en. Var noga med att lägga till ett lösenordssnabb för enkel återkallelse. Om du vill få nyckelring för att komma ihåg lösenordet för dig, markera den här rutan: Kom ihåg det här lösenordet i min nyckelring. Slå Välj lösenord knappen för att slutföra låsa din fil.

Om din Mac stöder Touch ID för upplåsning av fingeravtryck, kan du använda den funktionen för att låsa upp iWork-filer. Men först måste du konfigurera Sidor, Nummer och Keynote för att använda Touch ID. För att göra detta, i Inställningar avsnittet av vart och ett av dessa appar, markera kryssrutan för Använd Touch ID.

Touch ID fungerar endast i kombination med ett textlösenord, så du kan inte bara använda Touch ID för att låsa / låsa upp en fil. Du måste konfigurera ett textlösenord för det först och medan du gör det kan du välja Öppna med Touch ID alternativ.

18. Ta reda på vad som är nytt

Vill du veta vad den senaste iWork-uppdateringen har för dig? Klicka på Hjälp> Vad är nytt i i någon iWork-app för att se höjdpunkterna i en popup-låda. Slå Fortsätta knappen för att lämna rutan. Om du vill veta om alla de bästa nya funktionerna klickar du på Komplett funktionslista länk för att besöka den relevanta Apple-supportsidan.

Dela en iWork Secret eller Two Yourself

Oavsett om du dike Microsoft Office för iWork 5 Anledningar att du ska använda iWork istället för Microsoft Office 5 Anledningar att du ska använda iWork istället för Microsoft Office Många långtidskontorsanvändare kommer inte att övergå från de appar som de är så vana vid att arbeta med , men det är dags att ge iWork ytterligare chans. Läs mer eller använd båda kontorsysslorna sida om sida är upp till dig. I båda fallen är det säkert att spara mycket tid på att lära dig de bästa tipsen och tricksna för iWork.

Utforska mer om: iWork, Longform Guide.