Ta bort saknad tid i ditt arbetsschema med Klok Time Tracking

Under de senaste månaderna har jag upptäckt ett mycket konstigt fenomen som kryper in i mitt arbetsschema. Jag verkar fortsätta att förlora tiden.

Hur förlorar du tid? Det är lättare än du kanske tror. Du kommer igång på en artikel eller arbetar på ett visst projekt, och då slår det dig att kontrollera e-post. Efter att ha svarat på två eller tre e-postmeddelanden, kommer du tillbaka till ditt projekt. Då slår det dig att kolla Facebook, och sedan Twitter också. Efter att ha svarat på några kommentarer på din väns vägg och skickat några tweets, kommer du tillbaka till ditt projekt. Du tittar på klockan och inser att någonstans där har du bara förlorat två timmar. Ända sedan adventen av Facebook och sociala nätverk i allmänhet verkar tiden försvinna. Det är inte så att jag inte arbetar hårt, det är bara att jag blir distraherad och från det jag hör av vänner - många människor lider av denna situation.

En lösning - faktiskt, förmodligen den bästa lösningen - är att verkligen spåra din tid så att du kan se vad du verkligen spenderar hela din tid på att göra. Under åren har vi erbjudit ett antal bra verktyg för att hjälpa dig att spåra tid, som Shankars lista med 5 verktyg. 5 Verktyg för att spåra hur mycket tid du slänger medan du är online 5 verktyg för att spåra hur mycket tid du slänger medan du läser mer. Damien s lista över 6 skrivbordsverktyg 6 Användbar skrivbordsprogramvara 6 Användbar skrivbordsspårningss Software Läs mer och katalogförteckningar som CronSync eller MyHours.

Klok Spår & Fakturor Tid

För att lösa mitt personliga dilemma och upptäck mina “saknad tid”, Jag gjorde lite jakt och bestämde mig för en app som jag trodde erbjöd de flesta funktionerna med det bästa gränssnittet. Den tiden spårningsprogrammet är Klok. Klok är ett skrivbordshanteringsverktyg baserat på Adobe Air. Den har en väldigt liten inlärningskurva och det är ett kraftfullt verktyg för datortidspåverkan som inte bara låter dig hålla reda på din tid men det innehåller också en inbyggd faktureringsfunktion som knappast kräver något arbete för att upprätthålla eller använda.

Layouten är enkel, men allt är till hands. Tidskalendern visas till höger och alla dina projekt är listade till vänster. Sedan finns det alla tidskriftsrapporter och arkiv längst ner till vänster, och naturligtvis menyn högst upp.

När du är redo att börja arbeta, klicka bara på den gröna “Lägg till” knappen längst upp till vänster och skriv in namnet på det projekt du vill spåra. Om du fakturerar timmen för uppgiften klickar du på “fakturerbar” kryssrutan och skriv den timpris du tar ut.

Du kan färgkoda varje projekt, vilket gör graf- och pie-diagramrapporterna mer meningsfulla. Du kan också lägga till delprojekt för varje projekt. Till exempel har jag cirka 4 eller 5 ansvarsområden som går utöver att göra SEO-arbete för MakeUseOf, så jag har skapat ett SEO-projekt, och därtill har jag lagt till de relaterade uppgifterna som delprojekt.

Som du kan se här kan du verkligen organisera dina uppgifter och bryta ner din tid på ett sätt som hjälper dig att få en bättre bild av var du spenderar mest tid och energi varje dag medan du arbetar på din dator.

Spårningstid kräver mycket liten ansträngning - du kommer inte hitta dig att slösa tid på att hantera detta program. Klicka bara på det projekt eller den uppgift du planerar att arbeta med och klicka på “Börja jobba” knappen längst upp (eller högerklicka på projektet och klicka på “Jobba på“).

Förresten - de automatiska tidsangivelserna är inte inställda i sten. Om du behöver tweak någon av tidsangivelserna klickar du bara på “Tidsposter” fliken, klicka på posten och du kan redigera någon av uppgifterna för den posten längst ner på skärmen.

Den coolaste delen av Klok är enligt min mening den dynamiska kalenderdisplayen som grafiskt förändras när du spårar din tid. När uppgifterna är inloggade ser du att färgkodade poster automatiskt visas i kalendern. Det här är trevligt senare när du försöker komma med ett realistiskt schema för dig själv. Titta bara tillbaka och se hur långa specifika uppgifter verkligen tog - inte hur länge du vill att de ska ta. Du kan också ändra dessa automatiska poster snabbt genom att flytta dem till en ny starttid eller sträcka ut sluttiden.

Klicka på någon av tidskriftslänkarna i nedre vänstra hörnet av fönstret och du får se en detaljerad visning av ditt kalkylblad, inklusive hela tiden du har loggat och alla projekt du har loggat till. Tiden är uppdelad för varje dag såväl som den totala summan. Om du har markerat några uppgifter som fakturerbara så ser du dessa sammanlagda uppgifter här också. Du kan spara denna information som ett Excel-kalkylblad, vilket gör fakturering av dina kunder en bris.

Inom några dagar, hjälpte den här programvaran mig att identifiera den skyldige i mitt schema - svara på e-postmeddelanden. På några dagar hade jag klickat på att arbeta på “hantera e-postmeddelanden” uppgift, och det var nästan en och en halv timme när jag var färdig att läsa och svara på e-postmeddelanden.

Det kan tyckas som en sund förnuft för att ta reda på var du slösar på ofruktbar tid, men i själva verket är det att använda datorn som att gå in i en tidsspridning. Du kan spela ett spel, utforska forum eller spendera tid på sociala nätverk och timmar kan gå utan att du ens inser det. Appar som Klok hjälper dig att hålla dig själv ansvarig, och det kan verkligen hjälpa frilansare att hålla reda på och korrekt fakturera, för hela tiden att arbeta för kunder.

Så ge Klok en snurr och jämföra den med andra tidsspårningssoftwarelösningar du har försökt. Enligt min mening är det verkligen den renaste och enklaste spårvagnen att använda - vad tar du? Dela dina tankar i kommentarfältet nedan.

Bildkrediter: Maarten Uilenbroek

Utforska mer om: Time Management.