Automatisera ditt liv och jobb med Todoist och IFTTT

Räkna hur många gånger du har glömt något under de senaste 24 timmarna. Det är hur många gånger du hade möjlighet att automatisera.

Automatisering handlar om att ta bort behovet av att komma ihåg saker du ofta gör. Det handlar om att förenkla ditt liv och jobba på ett sätt där människor ger dig kredit för att vara mycket mer produktiv än du faktiskt är - för att du har “systemet” gör allt ditt arbete för dig.

Att komma dit är den svåra delen. Tänk på alla de små uppgifter du gör. Finns det något du gör varje dag? Finns det saker du behöver komma ihåg att göra samtidigt på dagen, varje vecka eller varje månad? Ibland handlar det inte ens om att automatisera uppgiften helt, utan istället skapa ett system som åtminstone gör det lättare för dig att få uppgiften snabbare.

Detta kan leverera all information du behöver till dig själv i ett mail samtidigt i varje vecka, automatiskt att skicka en rapport till din chef eller automatiskt överföra filer från ditt molnförvaringsområde till ditt privata lagringsutrymme. Möjligheterna är bara begränsade av din fantasi.

Automatiserar med ToDoist och IFTTT

Jag har ett kärlekshattat förhållande med ToDoist. Egentligen, med att göra listor och tjänster i allmänhet. Jag gick till och med för att uppgradera till ToDoist Premium Hur mycket mer produktiv är ToDoist Premium? Här är 6 goda skäl att uppgradera hur mycket mer produktivt är att dämpa premium? Här är 6 goda skäl att uppgradera Jag höll på att använda ToDoist gratis för ett tag. Men fortsatte att komma upp mot saker jag ville göra och kunde inte. Email påminnelser. Lägga till anteckningar i uppgiften. Saker som verkligen skulle lägga till en hel del ... Läs mer. Inte långt efter det tror jag att jag gick till gTasks Använd gTask för att synkronisera dina uppgifter med Google [Android] Använd gTask för att synkronisera dina uppgifter med Google [Android] Idag finns det en miljon och ett bra sätt att hantera en att göra lista online och via mobilappar. Det sägs att det fortfarande finns ett fåtal personer som ännu inte använder någon av ... Läs mer och försök sedan alla andra produktivitetsapplikationer. Stoppa Treading Vatten och gör framsteg i livet med den stora bildstoppen. Treading vatten och framsteg i livet med Stor bild Jag är säker på att många av er har tänkt på om du gör rätt saker varje dag, oavsett om du kommer någonstans, och om du är på väg i rätt riktning. Att göra listor och organisatoriska appar hjälper till ... Läs mer .

Jag älskar idén om ett online-system där du kan lagra dina att göra-listor och projekt, men jag kan inte hävda det faktum att väldigt få system för online-att-göra 5 Nya produktivitetsapps för att hantera din att göra-lista och få saker Utfört 5 nya produktivitetsapps för att hantera din att göra-lista och få saker att göra Det bästa produktivitetsprogrammet kommer alltid att vara det som fungerar för dig. I den här listan kan du hitta en som hjälper dig att få saker gjort. Läs mer är verkligen anpassade för hur jag vill använda dem.

Det här är därför jag älskar ToDoist för automatisering, men det ger dig möjlighet att skicka meddelanden via e-post eller SMS.

Vad det innebär är att du kan länka dessa e-postmeddelanden eller sms-meddelanden via IFTTT till någon form av utmatningsuppgift som du vill uppnå vid en viss tid i framtiden. Du kan också använda ToDoists kreativa återkommande schemaläggningssystem för att skapa en upprepad uppgift.

När du ställer upp uppgifter i ToDoist som en del av ditt normala schema, bör du börja tänka på de olika uppgifterna - särskilt återkommande uppgifter - som du kanske kan automatisera. Skapa en e-post eller SMS-utmatning från den uppgiften till IFTTT (som detaljerad nedan),

Automatisera en rapport till din chef

E-post är förmodligen den enklaste ToDoist-utlösaren för att skicka till IFTTT för någon automatisering. I det här första exemplet ser du hur du automatiserar sändningen av en rapport till din handledare varje dag.

Skapa först en återkommande uppgift i ToDoist.

Klicka sedan på meddelandetikonen (en väckarklocka), ställ in den för “Via e-post” och ställ in fördröjningen till 0 minuter.

I exemplet ovan kommer ett mail att utfärdas för denna uppgift varje fredag ​​klockan 15:00. Det använda e-postmeddelandet är det du har ställt in i “ToDoist Settings” avsnittet av ditt konto. Det viktiga att komma ihåg här är att vilken text du lägger till uppgiftstiteln kommer att dyka upp i kroppen av den e-posten.

Gå nu in i ditt e-postkonto och sätt upp ett filter för den kroppstexten. För filtret, använd din e-postklient en etikett till e-postmeddelandet. I det här fallet ska vi ange etiketten “Weekly-Report-to-Boss”. För filtret kommer det ifrån “[email protected]”, och sedan kommer vad som helst från ditt uppgiftsnamn in i “Har orden” fält.

Använd sedan etiketten (du kan behöva skapa etiketten).

Nu, varje gång din återkommande ToDoist-uppgift startar, kommer det att utlösa ett e-postmeddelande till din inkorg, din e-postklient kommer att tillämpa etiketten och allt du behöver göra nu är inställd på IFTTT för att titta på den etiketten och sedan skicka av Rapportera. IFTTT-utlösaren kommer att se ut som nedan.

Slutligen, för utlösaren kommer du också att använda Email - har IFTTT skicka ett mail med ett fast ämne och en kropp, men gör bilagan en fast URL till rapportfilen som du har sparat i Dropbox.

Så nu är allt du behöver göra, kom ihåg att uppdatera den veckoprofilrapporten i Dropbox med de senaste uppgifterna (eller bättre än, reda på hur man automatiserar en Google-kalkylarkrapport. Skapa en automatisk Google-kalkylarkrapport från Analytics-data Skapa en automatiserad Google-kalkylarkrapport från Analytics-data Läs mer och du behöver inte göra något alls! Tiden kalkylbladet uppdateras dagen före det här automatiska e-postmeddelandet, och du kan fånga en kaffe - låta systemet göra allt ditt arbete för dig.

Planera en Facebook-post från ToDoist

Okej, så du är som jag och du har de bästa avsikterna att hålla din fanbase uppdaterad med ständiga inlägg och uppdateringar, men då blir livet upptaget och nästa sak du vet har en månad gått utan några Facebook-inlägg. Inte coolt.

Varför inte schemalägga en serie Facebook Post-uppgifter i ToDoist? Det är lätt. Först, skapa ett nytt projekt i ToDoist kallas “Snabb uppdatering” för alla Facebook-inlägg. Sedan kan du bara skapa en uppgift och göra titeln till din posttext.

Precis som i den första automatiseringen ovan skapar du ett e-postfilter med hjälp av “Snabb uppdatering” i början av din ämnesrad. Ställ in filtret och använd etiketten “Todoist-Facebook-Post” som visas ovan. Varför ämnesraden? Tja, vad är coolt är din ToDoist-anmälan lägger till projektnamnet på framsidan av inkommande e-post som visas här.

Vad är coolt om detta är att du inte bara kan använda “Snabb uppdatering” frasen i ämnet för att filtrera det inkommande e-postmeddelandet, men du kan sedan använda IFTTT för att skicka hela ämnesraden för det mailet till Facebook! I en IFTTT Facebook-utlösare är det lika enkelt att välja det inkommande ämnet som ingrediens att posta.

Det är allt! Nu planerar du bara din uppgift / inlägg i ToDoist under “Snabb uppdatering” Projekt med titeln på uppgiften som ditt Facebook-inlägg. Kontrollera att uppgiftsmeddelandet är inställt för att gå till ditt e-postkonto. Det är allt. Din e-post kommer att märka det inkommande e-postmeddelandet, IFTTT skickar till Facebook för dig, och du är nu en produktivitetsninja!

Utfärda mötespåminnelse till flera personer

En nackdel med ToDoist är att e-postpåminnelser bara går ut på ett enda e-postmeddelande. Så, om du vill skapa ett återkommande e-postmeddelande till ditt lag som fungerar som en påminnelse för ett möte eller en uppgift, behöver du alla samarbeta på?

Du kan ställa in ett återkommande mötesmeddelande i ToDoist, och bara ange anmälan för att gå till din e-postadress.

Återigen, skapa ett filter för att leta efter linjen i din uppgiftstitel, skapa en etikett för det och sedan i IFTTT, använd den etiketten för att avaktivera en E-utlösare till flera e-postadresser.

Detta är ett mycket enkelt och effektivt sätt att utöka begränsningen av ToDoist från en e-postmeddelande till flera tack vare ett IFTTT-recept med en e-postutlösare och en e-postutmatning!

Trigger File Transfer Med SMS

En annan cool egenskap hos ToDoist är att den även erbjuder sms-meddelanden. Tack och lov erbjuder IFTTT möjligheten att utlösa recept via SMS. Välj bara SMS som utlösare och välj “Skicka IFTTT ett SMS taggat”. För att överföra en fil med SMS, använd en tagg som #TransferReport.

När du har skapat denna trigger kommer IFTTT att ge dig det SMS-nummer du behöver skicka till.

Det enda problemet här är att för ToDoist att skicka meddelanden direkt till IFTTT, måste du göra “från” Telefonnummer ditt ToDoist SMS-nummer. Det fungerar inte eftersom IFTTT kräver att du skickar ett test-SMS och svarar med en PIN-kod.

Det enkla sättet att göra detta är att ställa in din mobiltelefon - som är inställd som din sms-telefon med både IFTTT och ToDoist - med alla tillgängliga SMS-vidarebefordringsapps Pansi SMS gör det enkelt att hantera dina textmeddelanden på Android Pansi SMS gör det enkelt Hantera dina textmeddelanden på Android Det finns appar där ute som förvandlar textning från en daglig chore till en absolut bris. Pansi SMS är en av dessa appar. Läs mer . Det finns gott om både Android och iOS. Konfigurera den appen för att vidarebefordra inkommande sms-meddelanden från ToDoist till ditt IFTTT-nummer och du är klar.

Ställ nu upp din ToDoist-uppgift för att utlösa filöverföringen genom att ange uppgiften med den tagg du vill använda för att aktivera den i IFTTT.

Det inkommande SMS från ToDoist kommer att se ut som om “Påminnelse | #TransferReport | Rapportnamn”

Eftersom du har ställt in en IFTTT SMS-trigger för att leta efter #TransferReport-taggen, kommer det här meddelandet att utlösa det receptet.

Nu, för att göra IFTTT överföra en fil från Dropbox till Google Drive, ställer du bara in din IFTTT-utlösare för att använda Google Drive och välj “Ladda upp fil från URL”.

Som du ser kan du bara ställa in filadressen till filadressen i Dropbox. Namnge filen med hjälp av “ReceivedAt” datum för SMS så att varje gång filen laddas upp får den ett nytt datum och väljer sedan din Google Drive-sökväg där du vill att rapporten ska gå.

Fördelen med denna automatisering är att du kan få en av dina anställda att placera sin senaste rapport i ditt offentliga Dropbox-URL, ersätta den gamla filen och hålla samma namn. Då, vid ett visst veckointervall, kommer ditt automatiska system att nå ut, ta tag i den rapporten eller datafilen och ladda den till ditt eget Google Drive-konto där du kan se den nya rapporten.

Lägg till en rad i Google-kalkylblad med sms

Den senaste automatiseringsideen utlöser en ny datainmatningsrad i ett Google-kalkylblad. Ett exempel på varför detta kan vara användbart är om du hade ett team av fälttekniker eller någon annan avlägsen personal. Kanske samlar de undersökningssvar från kunder eller samlar mätvärden från avlägsna platser.

Du kan få dem att SMS ett SMS till din telefon med en unik tagg för varje tekniker. Till exempel kan Bob skriva dig “#bobdata 779 Church Street, 4021”, och John skulle skriva dig “#johndata 76 Main Strett, 6543”.

Du vill på något sätt automatisera införandet av data i ett enda Google-kalkylblad. Ljud galen komplicerad? Jo det är det inte.

Faktum är att du inte ens behöver ToDoist för den här lösningen. Först, se till att du har den automatiska vidarebefordran-appen som fungerar på din telefon så att inkommande texter från dessa tekniker automatiskt vidarebefordras till ditt IFTTT SMS-nummer. Ställ sedan upp triggers i IFTTT för varje tagg.

Skapa sedan en åtgärd med Google Drive och välj “Lägg till rad i kalkylblad”.

Skapa en individuell utlösare för varje tekniker, med samma kalkylbladnamn, laddar all inkommande information i ett enskilt kalkylblad.

När du börjar spela kreativt med ToDoists anmälningsfunktioner och IFTTTs förmåga att ta dem och åstadkomma riktigt coola automationer med dem blir det mycket uppenbart att kombinationen av de två är en mycket kraftfull sak.

Kan du tänka på några andra coola sätt att kombinera ToDoist och IFTTT för att automatisera andra uppgifter? Dela dina kreativa idéer och tankar i kommentarfältet nedan!

Utforska mer om: GTD, IFTTT.