10 tips som hjälper dig att maila mer effektivt

Det bästa rådet jag hört om e-post och e-post produktivitet är - svara inte på e-postmeddelanden första på morgonen. Det är lite paradoxalt men sant att e-post och produktivitet står ihop med varandra. Om vi ​​är alltför besatta av det blir vår inkorg en enorm hastighet på effektivitetsvägen. Men det behöver inte vara. Med rätt vanor och metoder kan vi tämja odjuret som ligger oskyldigt och väntar på oss från det ögonblick vi vaknar. Även i tider med sociala vänlistor och 140 karaktärsuppdateringar “äldre” E-post är fortfarande det föredragna kommunikationsmedlet, kanske bara nacke och nacke med SMS.

Dessa tips är inte avsedda för att ta dig till den inbyggda nollgraden, men är avsedda för att införa små förändringar i e-postvanor som förhoppningsvis kommer att göra dig mer effektiv e-post. Öppna inkorgen.

agera nu!

Din inkorg är en monteringslinje. Process vad är framför dig och skicka det. Det vill säga ditt motto från det ögonblick du loggar in ska läsas - svara - ta bort (eller arkivera). Många av oss loggar in på våra e-postkonton och läser bara e-postmeddelandena utan att vidta några åtgärder. Förr eller senare måste vi komma tillbaka till det, och det betyder bara att dubbla arbetet och dubbla bortkastad tid. Då finns det alltid risk för att man saknar ett viktigt email i andra loppet. Så det är mer effektivt att läsa och svara omedelbart. Arkivera läs e-postmeddelanden, så att inkorgen innehåller de viktigaste och handlingsbara.

E-postmeddelanden är inte till-dos

E-postmeddelanden kan omvandlas till handlingar med etiketter som i Gmail eller flaggor som i Microsoft Outlook. Men det är lätt att förlora dem i inkorgen. Det är effektivare att filera viktiga handlingsbara punkter på en separat plats och arkivera e-postmeddelandet för eventuell framtida referens. Du kan skicka e-postmeddelanden till handlingar på två sätt:

Använd uppgifter i Gmail: Öppna uppgiftsrutan genom att klicka på rullgardinsmenyn bredvid Mail. Uppgifter är en enkel att göra-lista men ett mycket effektivt projekthanteringsverktyg. Klicka bara och skriv för att lägga till nya uppgifter, ange förfallodatum eller lägga till anteckningar och kolla in dem när du är klar. Du kan öka produktiviteten med genvägar. Till exempel med Skift + T, du kan skapa en uppgift baserad på det öppna meddelandet.

Använd ett Google-dokument: Du kan aktivera funktionen Skapa ett dokument i Gmail-labs. Öppna ett mail. Klicka på Mer - Skapa ett dokument. E-postkroppen kopieras automatiskt till Google Doc. Om du har kortkommandon i Gmail kan du slå G och W att öppna ett tomt Google Doc medan du är i ett e-postmeddelande.

Skapa din personlighet i en signatur

Så här ser min officiella Gmail-signatur ut. Detta skapades med WiseStamp Så att spice upp dina e-post signaturer med WiseStamp Så här kryddar du dina signaturer med WiseStamp WiseStamp kan du skapa flera personliga e-signaturer för alla vanliga webbmailkonton, inklusive Gmail, Windows Live / Hotmail, Yahoo! Mail och AOL Mail. Förutom standard personuppgifter och sociala nätverksprofiler ... Läs mer; Det fria kontot kan du skapa två signaturer, så jag har en för personliga e-postmeddelanden och en för arbete. Min signatur har länkar till mina Twitter, LinkedIn, Facebook och Google+ profiler. Med en enkel signatur erbjuder jag inte bara mitt email-ID som en kontaktreferens, utan även andra där jag kan kontaktas. En profilbaserad signatur hjälper till att skapa ett mer professionellt e-postmeddelande och fungerar som en bro för socialt nätverkande. Du kan även marknadsföra ditt arbete De 2 enkla sätten att marknadsföra ditt senaste blogginlägg med en e-post signatur De 2 enkla sätten att marknadsföra ditt senaste blogginlägg med en e-signatur Läs mer med bara en e-post signatur.

Har du hört talas om mallar?

Helt få e-postmeddelanden som landar upp kan hanteras med kedjeplattform. Gmail Labs har en funktion som heter Canned Responses, vilket som namnet antyder kan användas för att ge omedelbara och vanliga svar på vanliga e-postmeddelanden.

Aktivera häftiga svar från Inställningar - Labs - Konserverade svar. Klicka på Spara ändringar. Skriv ett nytt e-postmeddelande eller ett svar, klicka på knappen Canned responses som ligger strax under ämnesraden. Ditt första konserveringssvar är upprättat. Du kan ställa in flera konserverade svar som kan användas som mallar för vanliga e-postmeddelanden. Mark gick in i användningen av konservburkar i två artiklar några år tillbaka som fortfarande gäller idag:

• Spara tid med Gmail Email Templates using “Sparade svar” Spara tid med Gmail-e-postmallar med hjälp av "Inlästa svar" Spara tid med Gmail-e-postmallar med hjälp av "Inlästa svar" Läs mer
• Skapa ett automatiskt e-postsvar med Gmails nya filter Skapa ett automatiskt e-postsvar med Gmails nya filter Skapa ett automatiskt e-postsvar med Gmails nya filter Läs mer

Stör ej - stäng av meddelanden

E-post effektivitet handlar om vad du skickar ut och vad du bjuder in. Varje webbplats du loggar in med ett e-postmeddelande har som standard aktiverat. Det finns inget som är lika mycket en produktivitetsdödare som den ständiga strömmen av meddelanden från Facebook, Twitter, Google+, Pinterest och deras liknande. Stäng av dem. Behöver du anmälningar när du besöker webbplatserna själva? Inse att det är lätt att förlora fokus och mycket svårt att få tillbaka det.

Sitt ner en dag ... och avsluta prenumerationen

En av de största gärningsmännen i e-postlarm är nyhetsbrev, professionella prenumerationer och nyhetskällor. Om du gör en granskning av allt du har prenumererat på kan du bara upptäcka att de flesta av dem är onödiga. Men de har blivit den skog som du saknar träden för. Gmail Prioriterad Inkorgen Gmail Prioriterad Inkorgen Löser Det Bacna Problemet Gmail Prioriterade Inkorgen Löser Bacn Problem Läs mer hjälper till en grad. Men det bättre sättet är att manuellt avregistrera dem. Det är tidskrävande, men du får en renare inkorg. Du kan också hantera dina prenumerationer genom att använda tjänster som - Unroll.me och Swizzle

Ditch trådarna

Gängade samtal är stora. De gör läsning av e-post lättare, men de har också vana att bli en lång, ibland obehaglig kedja. Du kanske har märkt att de flesta e-postmeddelanden brukar ha hela samtalet i det senast skickade / mottagna e-postmeddelandet. Så du kan bara behålla det sista e-postmeddelandet och radera resten som kom före den.

Håll det kortfattat

Ett av mina husdjur är de enkla ordsvaren som säger inget annat än en “ok”, eller a “Tack”. Öppna och läsa dem tar bort en bråkdel av en minut och under en hektisk dag kan det lägga upp. Ja, men håll din e-post kortfattad. Det hjälper avsändaren såväl som mottagaren. Trim din e-post så att de adresserar de väsentliga. Strukturera också ditt mail för bättre läsbarhet. Använda punktpunkter eller väldefinierade stycken hjälper till att skanna ett mail snabbare. Det är bra att komma ihåg Guy Kawasakis fem-meningen regel -

“Allt du bör göra är att förklara vem du är, vad du vill, varför ska du få det och när du behöver det av.”

Och då är nästa tips alltid sakrosankt.

Ämne ... ämne ... ämne

Enligt min erfarenhet har jag missat viktiga e-postmeddelanden. Jag har också öppnat e-post som verkade Viktig. Båda hade en sak gemensamt - en dåligt konstruerad ämnesrad. Det tar några sekunder att tänka upp en intelligent ämnesrad som speglar meddelandet. Återigen hjälper det både avsändaren och mottagaren eftersom det blir lättare att hämta e-postmeddelandet senare med en sökning eller till och med manuellt. Kom ihåg - “LOL” är inte ett ämne!

Titta mamma, inga händer!

E-post effektivitet kräver tyvärr det motsatta. Din effektivitet förbättras drastiskt om du lär dig tangentbordsgenvägar istället för att lita på musklicket. Skrivbordsklienter som Outlook och Thunderbird stöder tangentbordsgenvägar, och med dem är det lätt att brisa genom konversationstrådarna. Vad sägs om Gmail? Dessa tips bör omfatta allt, och lite mer:

• DOWNLOAD Nyttiga Gmail Genvägar
• Genvägar för Gmail: En användbar förlängning som guidar dig om tangentbordsgenvägar för ditt Gmail-konto [Chrome]
• Snabbt lära dig Gmail-tangentbordsgenvägar med KeyRocket för Gmail Snabbt lära dig Gmail-tangentbordsgenvägar med KeyRocket för Gmail Snabbt lär dig Gmail-tangentbordsgenvägar med KeyRocket For Gmail Få ut mesta möjliga av Gmail genom att lära alla kortkommandon. Med Keyrocket for Gmail får du ett meddelande varje gång du använder musen istället för en snabbtangent och hjälper dig att läsa mer. Läs mer

E-postmeddelanden är kanske som den typ av partners du inte vill leva med, men kan inte heller leva utan. Men precis som alla partner kan det vara en för din produktivitet också. Vi behöver spela det rätt. E-posthantering 6 enkla tricks för att minska e-poststress 6 enkla tricks för att minska e-poststress Att hantera e-post är den bästa delen av min dag. Sa ingen någonsin. Du behöver alla tips du kan få för att hantera din e-postinbox? Vi kan hjälpa dig! Läs mer har varit ett favoritämne av oss här på MakeUseOf.com. Du kommer inte att vara kortfattad med råd, men mer än det vi ser fram emot dina. Två försiktighetsåtgärder här - jag har byggt det mesta av det här inlägget på Gmail eftersom det är det populära valet, och jag har också undvikit att nämna användningen av mappar, etiketter och filter och andra mer uppenbara arbetsflödetips.

Så, vad är det bästa tipset du har som kan hjälpa oss alla att maila mer effektivt?

Bildkredit: tecknade filmer via Shutterstock | om du bara kan maila mig via Shutterstock

Utforska mer om: E-posttips.