7 tips för att skapa den perfekta professionella e-signaturen

Varje professionell behöver lära sig att skriva professionella e-postmeddelanden - och inte bara för att främja sin karriär. Hur man skriver fantastiska e-postmeddelanden kan vidare din karriär. Hur man skriver fantastiska e-postmeddelanden kan vidare din karriär. Skicka professionella e-postmeddelanden ger en immateriell ökning till din online (och offline ) rykte. Den ultimata målgruppen med artful emailing är om du kan väska ett jobb eller landa en konsert med bara en imponerande email ... Läs mer. Det kan vara tufft, särskilt när du måste ta itu med oförskämd, arg eller till och med trolla människor. 10 Email Tips för att ta itu med Angry, Trollish eller Rude Emails. 10 Email Tips för att ta itu med Angry, Trollish eller Rude Emails Det är otroligt frustrerande att kolla bara din e-postkorg för att hitta ett fullständigt hatfullt meddelande. Varför i världen agerar folk så här? Med det sagt borde du lära dig att försvara dig själv medan ... Läs mer, men är det inte en hedervärd sak att stolta på de e-postmeddelanden du skickar ut?

Vi har skrivit mycket om hur du skickar e-post som ett proffs. Hur mailar du som ett pro? Hur ska du maila som ett pro? Det finns många faktorer som spelar in i e-post effektivitet - inte bara skriva e-postmeddelanden, utan att konfigurera inkorgen, hantera e-postmeddelanden, veta när du vill kolla e-post och mer. Ökad e-post effektivitet betyder ... Läs mer, men en aspekt som regelbundet förbises är e-post signaturen. Många människor har inte en, och de som har en slösar sin potential. Plus, om du är den typ av person som har e-mail-ångest. 5 Tips för att avsluta din e-postsändande ångest 5 tips för att avsluta din e-postsändande ångest. Internet-etikett kan vara ett noggrannt ämne, och även om jag inte anser mig själv Miss Manners of World Wide Web, försöker jag mitt bästa att vara artig med hur jag handlar online. Beviljas, jag är ... Läs mer, en signatur kan betyda en mindre sak att oroa sig för per e-post.

Tänk på att skapa en signatur för dig själv Du kan också dra nytta av kraften i e-post signaturer du kan också dra nytta av kraften i e-signaturer En signatur berättar något om en personlighet. Precis som två människor knappast skriver lika, skriver de också olika. Så kom "vetenskapen" av grafologin till. Men den digitala tiden och e-posten ... Läs mer? Här är vad du behöver veta för att få ut det mesta.

1. Använd den högra avgränsaren

En avgränsare är en teckenföljd som används för att markera var en sak slutar och en annan börjar. I lekman är det vad du skriver för att säga “min email slutar här, min signatur börjar här”. De flesta moderna e-postklienter Du borde Ditch Webmail för en stationär e-postklient om ... Du borde Ditch Webmail för en stationär e-postklient Om ... För några år sedan var webmail all rave. Undrar om det är dags att byta tillbaka till en stationär e-postklient? Sök inte mer. Vi visar dig fördelarna med en lokal posttjänst. Läs mer separerar signaturen från e-postkroppen om en signatur detekteras.

(e-postkropp)
-
(Epostsignatur)

För det måste du använda en avgränsare som e-postklienten känner igen. Lyckligtvis finns det en accepterad standard som de flesta moderna e-postklienter använder: två vanliga bindestreck följt av ett mellanslagstegn (-). Denna avgränsare bör vara på egen linje före signaturen.

2. Håll det enkelt

Som med de flesta skrivarrelaterade saker, är mindre mer när det gäller e-post signaturer. Endast de viktigaste elementen borde ingå, vilket innebär att man slänger allt annat som kanske inte är användbart. Ju mer rörelse du har desto mindre sannolikt kommer din mottagare faktiskt att läsa den.

Så vad ska du definitivt inkludera?

• namn
• Titel
• Företag
• Telefonnummer
• E-postadress

Beroende på ditt fält och din position kan du också inkludera en adress, men det kan sluta bli för mycket. Om du fortfarande använder faxmaskiner, fortsätt och lägg till ett faxnummer. Någon annan detalj utöver detta är icke-kritisk. Du kan lägga till mer, men bara om du kan rättfärdiga det.

Den stora frågan är hur med sociala medier profiler? Om du känner att du absolut måste inkludera dem, försök att hålla den till en eller två. De tre bästa kandidaterna är LinkedIn, Facebook och Twitter. Välj de två du använder mest. Något mer än det och du riskerar rodnad.

3. Håll det kort

Om du uppmärksammar rådet för att hålla det enkelt, så borde det inte vara svårt att hålla det kort - men även det kan vara lätt att låta din vakt och sluta med en stor signatur, även om det inte säger mycket. Kondensera allt så mycket som möjligt.

Tumregeln är att det är bättre att sträcka sig horisontellt än vertikalt. Försök att hålla allt på fyra rader eller mindre. Om du överstiger det kan din signatur vara för stor, och det betyder att mottagare kommer att vara mindre benägna att läsa den.

namn
Titel på företaget
[email protected] | Tel: (###) ### - #### | Fax: (###) ### - ####

Så var inte rädd för att kombinera flera element på samma rad. Standarden är att skilja flera objekt med en rörtecken (|), men du kan använda något liknande om du vill, till exempel mittpunkten (·) eller emdash-tecknet (-).

4. Håll det subtilt

Här kan saker bli svåra. Av de personer som använder e-signaturer, försöker många av dem alltför svårt för att se till att deras signaturer sticker ut som ömma tummar. När allt kommer omkring vill du att mottagaren ska ta del av och kolla in dina profiler, rätt?

Problemet är att din e-post signatur inte borde vara det som skiljer dig från alla andra. E-postkroppen är snarare där du övertygar mottagaren om att du är värd deras tid. Om din e-postkälla har gjort sitt jobb kommer mottagaren att söka din signatur, oavsett hur intetsägande eller förgettlig det är.

Din signatur bör bara vara av någon anledning: att låta dem veta hur man kommer till dig. Håll det subtilt. Inga prickiga färger, ingen intensiv formatering, och definitivt hålla grafiken till ett minimum. En hög signatur kan till och med avaktivera en mottagare. 7 Riktlinjer för Netiquette för att skriva e-post och foruminlägg. 7 Riktlinjer för Netiquette för att skriva e-post och foruminlägg. Netiquette är kort för nätverks- eller internetets etikett. Det omfattar den speciella uppsättningen sociala konventioner som finns i online-interaktioner. Medan netikett mycket liknar gott beteende eller etikett i offline möten finns det ... Läs mer vem var övertygad av e-postkroppen.

5. Använd flera signaturer

Om din e-postklient tillåter flera signaturer, överväg att utnyttja det. Till exempel kan du skapa en säsongsbeteckning med en “god Jul!” meddelande under semestermånaderna. Eller kanske du kan skapa olika signaturer för sammansatta e-postmeddelanden vs svar.

När allt kommer omkring, om du svarar på någons e-post, vet de förmodligen vem du är, så mycket av den vanliga informationen i en e-post signatur blir onödig. En underskrift för svar kan skäras ned och bara införas för smakändamål (för att få din e-post att känna sig professionell).

Se bara till att du inte går överbord med detta!

6. Var försiktig med HTML & vCards

E-postmeddelanden kan skickas på ett av två sätt: vanlig text och HTML. Enkel text är bra eftersom varje e-postklient kan hantera det, men du förlorar textformatering, hyperlänkning etc. HTML är trevligt på grund av vad det kan göra, men vissa e-postklienter kanske inte visar dina meddelanden som avsedda.

Och då finns det vCards, som i grunden är elektroniska visitkort. De är användbara i teorin, men inte så bra i praktiken eftersom få människor verkligen bryr sig om dem. Faktum är att de flesta inte ens vet vad de är. Dessutom måste din signatur ha alla dina relevanta uppgifter, vilket gör vCards lite överflödiga.

Jag säger inte dig kan inte använd HTML eller vCards, men det finns potentiella nackdelar att tänka på. Det kommer till de typer av personer du skickar till dig, och huruvida du är okej med den ibland störda mottagaren. Jag tycker personligen att folk borde hålla fasta visitkort 13 Kreativa visitkortsidéer som hjälper dig att sticka ut 13 Kreativa visitkortsidéer som hjälper dig att sticka ut I den tuffa affärsverksamheten hjälper ingenting dig att sticka ut mer än en minnesvärd visitkort. Här är några idéer för att hjälpa dig att sticka ut. Läs mer .

7. Test med flera e-postklienter

När din e-post signatur är helt klar och klar, finns det en sista sak du behöver göra: skicka ett mail till dig själv och se till att du kontrollerar vad din signatur ser ut som att du använder så många olika e-postklienter som möjligt. Åtminstone bör du kolla med Outlook, Gmail och några mobilappar.

Det sista du vill ha är en e-post signatur som ser bra ut i din egen e-postklient men ser helt ut i något som Gmail, vilket inte alltid spelar bra med saker som HTML. Alltid dubbelkontroll bara för att vara säker på att det ser ut som förväntat.

Använder du e-post signaturer?

Saken med e-post är att det inte går någonstans någon gång snart Oddhistorien om hur e-post blev så jätte populär Den udda berättelsen om hur e-post blev så förödande Populär e-post verkar vara en sådan primitiv bit av teknik. Hur blev det någonsin så populärt? Och hur kommer vi fortfarande använda den till idag? Här är historien om hur allt hände. Läs mer, så om du inte redan har det, bör du verkligen titta på dessa tips för att förbättra din e-post effektivitet. 7 E-post effektivitetstips för att få mer e-post klar, snabbare 7 E-post effektivitetstips för att få mer e-post klar, snabbare Livet handlar om kommunikation och Bokstavligen blir ingenting uppnått utan det. E-post är ett kommunikationsverktyg som är avsett att göra ditt liv enklare. I stället för att skriva in ett brev eller försöka fånga någon ... Läs mer. Signaturer är inte det enda sättet att göra ditt liv enklare. Till exempel kan konserverade besparingar spara mycket tid E-post Snabbare och bättre med konserverade e-postmeddelanden E-post Snabbare och bättre med konserverade händer Har du inte tid att laga lunch? Inga problem, ta en burk. Behöver du någon campingchow som inte blir dålig? Lätt, få lite konserverad mat. Trött att skriva samma svar på e-post? Försök med konserverade e-postmeddelanden! Tänk ... Läs mer .

Kom ihåg att ta de korrekta säkerhetsåtgärderna för e-post 7 Viktiga e-postsäkerhetstips du borde veta om 7 Viktiga e-postsäkerhetstips du borde veta om Internetsäkerhet är ett ämne som vi alla vet är viktiga, men det sitter ofta ofta tillbaka i urtagen av våra tankar, lurar oss själva på att tro att "det kommer inte att hända mig". Oavsett om ... Läs mer så att du inte hamnar med en skadlig dator eller oavsiktligt ger bort dina livsbesparingar till en av de ökända nigerianska prinsarna.

Vad tycker du om e-post signaturer? Användar du dem för dina konton? Vilka är ditt största husdjur när du ser någon annans e-signatur? Dela dina tankar med oss ​​i kommentarerna nedan!

Bildkrediter: Exempel Signatur via Small Business Sense, Holiday Email genom legenda via Shutterstock, visitkort av Irina Bg via Shutterstock