Så här använder du WordPress för dokumenthantering eller filhantering

Från en enkel bloggplattform har WordPress utvecklats till ett kraftfullt CMS-verktyg som människor använder på sina egna unika sätt. Tidigare visade vi dig hur man gör samarbetande redigering i WordPress. I den här artikeln visar vi hur du använder WordPress som ett dokumenthanteringssystem. Målet är att använda WordPress som en samarbetsplattform, så att lag kan arbeta på dokument samtidigt och hantera filhantering, arbetsflöde och filhantering.

Video Tutorial

Om du inte gillar videon eller behöver mer instruktioner, fortsätt läsa.

Ställa in ditt dokumenthanteringssystem

Det första du behöver göra är att installera och aktivera WP Document Revisions plugin. När du har aktiverat det, lägger plugin till ett menyalternativ "Dokument" i WordPress admin sidbalk. Genom att klicka på det tar du dig till Dokument sida.

Arbeta med dokument

För att lägga till ett nytt dokument, klicka på "Lägg till dokument". Detta tar dig till Lägg till nytt dokument sida där du kan ge detta dokument en titel och ladda upp den till WordPress. Du kan också välja ett arbetsflödesstatus från Workflow State rullgardinsmenyn. Som standard har du första utkast, pågående, slutgiltiga och granskade stater. Du kan tilldela äganderätten till dokumentet till någon annan användare i din WordPress. Standard publiceringsstatus för ett nytt dokument är "Publicerad privat", vilket innebär att dokumentet är tillgängligt för andra användare i ditt system. Du kan också göra ett dokument lösenordsskyddat eller göra det offentligt tillgängligt på framsidan av din webbplats.

WP Document Revisions tillåter användare att kolla in ett dokument. Dokumenthanteringssystemet låser ner ett dokument som har blivit utcheckat. Om en annan användare försöker redigera samma dokument kommer de att se en anmälan om att en annan användare för närvarande arbetar med dokumentet, och de har låst det. Om den andra användaren har privilegierna kan de dock åsidosätta låset.

Användarrollhantering i WP-dokumentrevisioner

WP Document Revisions utnyttjar din befintliga WordPress användarhantering. Funktionerna hos användare i dokumenthanteringssystemet liknar användarnas möjligheter i WordPress som en blogg.

Medverkande kan skapa nya dokument, men de kan inte ladda upp dokument. Bidragsgivare kan också ladda ner publicerade dokument. De kan emellertid inte se privata publicerade dokument som har skapats av andra användare.

Författare kan skapa och ladda upp nya dokument. De kan också ladda ner offentligt publicerade dokument och redigera egna dokument.

Editors kan fungera på alla dokument, radera dokument och hantera arbetsflöde. De kan inte lägga till nya användare i systemet.

Administratörer kan utföra alla uppgifter och de kan också lägga till nya användare i dokumentets maanagement system.

Dokument Workflow States

Som standard har du Initial Draft, pågår, arbetsflödet i slutändan och under granskning. Gå till Dokument »Arbetsflödesstater att skapa nya arbetsflödetillstånd eller redigera de befintliga staterna. WP-dokumentrevisioner fungerar också bra med Edit Flow.

WordPress som plattform och WP Document Revisions eftersom ditt dokumenthanteringssystem ger ett öppet källaalternativ till kostsamma samarbetsverktyg. Låt oss nu vad du tycker om att använda WordPress som ett dokumenthanteringssystem?