Excel Vs. Access - Kan ett kalkylblad ersätta en databas?

Eller ska du använda båda? Microsoft Access och Excel har båda data filtrering, sortering och frågande, men vilket program passar dina arbetsbehov och hur får du det bästa av båda världarna?

Förstå vad varje verktyg är för

Ovanstående tabell ska ge dig en översikt över de viktigaste jämförelserna mellan att använda Microsoft Access eller Excel för dina datakrav. I en ideal värld använder vi alla Microsoft Excel och Access interchangeably, en för sina avancerade matematiska beräkningar och statistiska jämförelser, den andra för sin förmåga att organisera och visa dataflottor på ett strukturerat sätt.

Viktiga frågor innan ditt val

Du borde fråga dig dessa nyckelfrågor innan du börjar med ett program på den andra:

• Hur vill du organisera dina data?
  • Repetitiva? Duplicering?
  • Handlingsspårning / händelsehantering?
• Lagrar du och hanterar, eller lagrar och analyserar?
• Hur mycket data har du?
  • Text?
  • Numerisk?
• Behöver du formatering för delbar utmatning?

Excel är för dataanalys

Excel utmärker sig vid numeriska data, dess lagring och de många analysmututationer som du kan behöva för att upptäcka mönster, trender eller missnövare i dina data. Inlärningskurvan för Excel är ganska kort - det kan tyckas vara väldigt skrämmande att börja med, men du kommer snabbt att böja pivottabeller. Hur man använder ett Excel-pivottabell för dataanalys. Hur man använder ett Excel-pivottabell för dataanalys. pivottabellen är ett av de enda kraftfullaste verktygen i Excel 2013-repertoaren. Det används ofta för stor dataanalys. Följ vår steg-för-steg demonstration för att lära dig allt om det. Läs mer för din egen användning på nolltid alls.

De senaste versionerna kommer helt fastna ihop med mallar 10 Användbara Excel-projekthanteringsmallar för spårning 10 Användbara Excel-projekthanteringsmallar för spårning Projekthanteringsmallar kan hjälpa dig att replikera framgångsrika projekt. Här är de grundläggande Microsoft Excel-mallarna för dig. Läs mer, snabba genvägar och en mycket användbar GUI, men det finns överväganden att göra. Excel är ett utmärkt verktyg när du använder några kalkylblad åt gången, men när du börjar skala upp storleken på din databas, till exempel med en statlig dataset, börjar Excel krossa under belastningen.

Underhålla ett massivt Excel-kalkylblad med tusentals, om inte tiotusentals poster blir allt svårare och eftersom dina data utvecklar behovet av att uppdatera dina formler, sammanfattningsintervaller och makron kan leda till att fel uppträder i dina data.

Excel Resources

Här är några bra online-resurser, handledning och mallar för att ge dig den övre handen när du tar tag i Excel:

• Lär dig Excel utan att spendera en Penny - referenslista för Excel-handledning, som täcker bokstavligen allt du behöver genom en av länkarna
• Mallar för Excel - MS Office Store för Excel mallar. Excel 2013 har en utökad lista när du öppnar programvaran - ge den en bläddra efter fler alternativ!
• Chandoo.org - massor av gratis information som täcker alla inlärningsnivåer
• MrExcel - liknande Chandoo, har tusentals praktiska videofilmer och handledning
• YouTube: Howcast Tech - bra introduktionsserie, som rör sig mot några mellanliggande Excel-verktyg

Chandoo, MrExcel och YouTube-serien från Howcast Tech är särskilt bra, var och en ger enastående handledning som täcker stort sett alla verktyg du kan stöta på i Excel, briljanta resurser för ödmjuka nybörjare rakt igenom till Excel savants bland oss.

Access Excels vid Data Management

Microsoft Access är ett lite annorlunda odjur till Excel. När Microsoft Excel upprätthåller ett fokus på numeriska, potentiellt enstaka datasekvenser, tillhandahåller Access en lagringslösning för information som kan återkallas och refereras på flera ställen. Jag kommer att erkänna inlärningskurvan för Access A Snabbguide för att komma igång med Microsoft Access 2007 En snabbguide för att komma igång med Microsoft Access 2007 Read More är problematiskt på platser, men när du har lärt dig grunderna i programvaran hittar du de färdigheter som är relativt utbytbara med nästan vilken databasprogramvara som helst.

Kanske är den enskilt största skillnaden mellan Microsoft Access och Excel metoden för lagring av poster. Microsoft Access-poster är gratis för ändringar när som helst. Ovanstående bild visar Microsoft Access (topp) och Excel (nederst) för jämförelse. Obs! När du använder Microsoft Access får varje enskild post ett specifikt ID-nummer - den första kolumnen - så att du kan sortera, filtrera och fråga hela din databas. Så Vad är en databas, hur som helst? [MakeUseOf Explains] Så vad är en databas, hur som helst? [MakeUseOf Förklarar] För en programmerare eller en teknikentusiast är begreppet en databas något som verkligen kan tas för givet. Men för många människor är begreppet en databas i sig lite utländsk ... Läs mer. Och din databas är just det - en digital butik med information. Lägga till mer information, ändra, ta bort, filtrera och fråga det har ingen inverkan på den befintliga posten, eller formlerna, sammanfattningsområdena, tabellerna och rapporteringen du redan har konfigurerat. När du använder en massiv dataset i Excel finns det en möjlighet att utföra någon av de ovan nämnda uppgifterna kan bryta något, någonstans.

Ett steg längre än Excel

Microsoft Access går ett steg längre än Excel när det gäller ren datalagring, med specifika interna verktyg för att säkerställa datakvalitet:

• Använd uppslagslistor och valideringsregler för enskilda fält på bordsnivån
• Blanketter kan lägga till ytterligare regler i din Access-tabell En snabb handledning till tabeller i Microsoft Access 2007 En snabb handledning till tabeller i Microsoft Access 2007 Läs mer under datainmatning
  • Ansvarig för användarval och fördefinierade händelser
• Referensintegritet mellan tabeller som konsekvent upprätthålls av Microsoft Access - se till att alla data är meningsfulla, nästan hela tiden

Sammanlagningar av enorma databaser är också relativt enkla i Microsoft Access. Frågor och filtrering kan ske oberoende av ditt lagringsläge med Microsoft Access, som ger kraftfulla dataanalyslösningar - men inget pivottabell!

Microsoft Access Resources

Liknande våra Microsoft Excel-erbjudanden, här är några bra online-resurser, handledning och mallar för att ge dig den övre handen när du tar tag i Access:

• Enkel åtkomst med mallar - officiell MS Office-handledning för att använda åtkomstmallar för att påskynda ditt arbete
• Introduktion till Access 2010 Mallar - en introduktion till att välja och implementera Access templates
• GCF Learn Free - 14 delstudier som spänner över datainmatning till datapresentation och mycket mer
• Allt åtkomst - absolut massiv lista över åtkomstfrågor och handledning
• Baycon Group - djuptillsatser som sträcker sig från att mata in dina data till avancerade söktabeller

Och vinnaren är…

Varken!

Åh, vilken utmaning, förlåt ... men jag hoppas att vi har illustrerat varje programvara så att ditt nästa datalagrings / analysbeslut blir enklare. Du kan importera Microsoft Access-data till Excel och vice versa på ett antal sätt, vilket utökar potentialen i båda programvarorna. Lösningarna som tillhandahålls av Microsoft Access och Excel ger ett spektrum av datahanteringstekniker som utvecklas utöver vårt datakrav.

Översta fältet visar import- och exportalternativen som är tillgängliga via Microsoft Access> Externa data flik. Den andra visar liknande exportalternativ via Excel> Data flik. Båda dataflikarna ger användarna en utvidgad korsfunktionalitet som ger dig det bästa av två världar: högsta matematiska beräkningar, formatering och tabeller, tillsammans med utmärkt databehandling, analys och rapportering.

Keen-eyed-läsare noterar bristen på en Excel-exportflik. Datadeling mellan Microsoft Excel och Access är vanligtvis en enkelriktad gata, det vill säga det finns ingen permanent dataanslutning mellan de två MS Office-plattformarna när de flyttas från Microsoft Excel till Access. Använda Microsoft Access “Importera och länka” flik, specifika tabeller eller ramar i Excel kan väljas, kopplas till och refereras i din databas, men de numeriska data måste uppdateras vid källan, dvs i Microsoft Excel. Ditt bord inom Microsoft Access kommer konsekvent att uppdateras med din Excel-ingång, men när du stänger Excel stänger du datalänken (men behåll dina data!). För allt annat finns det alltid CTRL + C Windows Genvägar Windows Genvägar Läs mer eller CMD + C! Allt du behöver veta om Mac OS X Tangentbordsgenvägar Allt du behöver veta om Mac OS X Tangentbordsgenvägar Oavsett vilket operativsystem eller program du använder, är tangentbordsgenvägar ett verktyg som du kan använda för att göra sakerna ganska lättare för själv. Helt enkelt inte att ta händerna av ... Läs mer

Förstå precis vad varje verktyg kan göra för dig och för dina data kan göra en enorm skillnad, så använd både till din fördel genom att läsa och titta på några av handledningarna för att få lite praktisk erfarenhet av dessa kraftfulla dataprogram.

Missade vi något? Vilka är dina favoritalternativ för Microsoft Access och Excel? Låt oss veta nedan!

Utforska mer om: Microsoft Access, Microsoft Excel.