Bli en Pro Outlook-användare genom att undvika vanliga misstag

Om du arbetar i en vanlig kontorsmiljö är oddsen ganska bra att postsystemet är ett Exchange-skifte och att den e-postklient du väljer är Outlook. Vi har täckt Outlook här på MUO från några få vinklar, inklusive Outlook Journal Track e-post, telefonsamtal och uppgifter med Outlook Journal Track e-postmeddelanden, telefonsamtal och uppgifter med Outlook Journal eftersom Outlook är ungefär lika vanlig som Word och Excel på de flesta arbetsdatorer runt om i världen skulle jag vilja dela med dig några tips om hur du kan använda den riktigt coola journalen ... Läs mer och säkerhetskopiera dina Outlook-data 5 enkla sätt att säkerhetskopiera dina Microsoft Outlook-data 5 enkla sätt att backa Upp din Microsoft Outlook-data läs mer. Vi täckte till och med några snygga VBA-skript i Outlook där du kunde exportera dina uppgifter till ett Excel-kalkylblad. Så här exporterar du dina Outlook-uppgifter till Excel med VBA. Så här exporterar du dina Outlook-uppgifter till Excel med VBA Oavsett om du är en fan av Microsoft, är en bra som kan sägas om MS Office-produkter, är åtminstone hur lätt det är att integrera var och en av dem med varandra ... Läs mer .

I den här artikeln kommer jag att titta närmare på Outlook-klienten själv och några av de vanliga Outlook-misstag som människor ofta blir offer för. Lyckligtvis finns det några inbyggda verktyg som du kan använda för att försöka skydda dig från att göra ett av dessa misstag på jobbet som tar dig lång tid att leva ner.

Vad är några av dessa misstag? Vad sägs om att slå “svara alla” till en av dessa massmeddelanden och göra en komplett idiot ut ur dig själv? Vad sägs om att skriva något snabbt i värmen av passion till din chef som du helt ångrar det ögonblick du klickar på “skicka“? Det finns så många situationer att människor där ute som kan relatera till sådana sorters situationer, och många människor har sina egna skräckhistorier. Så det är vettigt att Microsoft skulle bädda in några viktiga verktyg för att skydda mot de vanliga Outlook-misstagen.

Farorna med e-post

Det finns tre email faror som jag kommer att täcka i den här artikeln - skicka ut det e-postmeddelandet som du ångrar det ögonblick du skickar det, skickar ett mail till fel person och slutligen det gamla svaret - allt misstag som så många människor är skyldig till.

E-posten du ångrar skickar

Du vet vad vi alla har de dagarna. Du får ännu ett mail från en chef eller kollega som bara gnuggar dig på fel sätt. Du har haft en dålig morgon, eller du har inte avslutat din första kopp kaffe ännu, och så du slår svar och bara släppa ut all din frustration och ilska i en hemsk email.

5 minuter och flera förbannelseord senare, avslutar du det mailet och med knappt en paus klickar du på “Skicka“. Sedan, efter att ha satt i lugn tillfredsställelse i ungefär tre eller fyra sekunder börjar det gryning på dig exakt vad du just har gjort - och de potentiella konsekvenserna. Du inser, med en synkande känsla din mage, att du verkligen inte borde ha skickat den.

Oroa dig inte, Outlook kommer med ett mycket coolt verktyg bara för den här typen av saker - förutom att du måste göra det på din klient innan du gör detta känslomässiga misstag, inte efter. Jag kallar det “e-postfördröjningsförsäkring”. För att aktivera det, klicka bara på “Fil”, “Info” och klicka på “Hantera Regler och varningar“.

I grund och botten är det som du ska göra här en regel som försenar alla dina utgående e-postmeddelanden i 5 minuter. Detta ger dig en liten bit av “kyla ner” försäkring så att du kan förhindra att misstag händer innan de händer.

På skärmen E-postregler klickar du på “Ny regel… ”

Klicka sedan på “Använd regeln på meddelanden jag skickar“. Detta gäller förseningen till varje enskilt e-postmeddelande som du skickar det ögonblick du klickar på “Skicka” knapp.

I nästa steg i Regelguiden har du möjlighet att begränsa antalet utgående meddelanden som gäller för. Det kan till exempel vara bara viktiga meddelanden, eller med vissa ord i meddelandets kropp (kanske du söker efter vissa valböjord som du tycker om att använda?)

I det här exemplet kommer jag bara att tillämpa det på alla utgående meddelanden, så du klickar på nästa och klickar sedan på “Ja” för varningsmeddelandet.

Slutligen, välj “uppskjut leverans med ett antal minuter“, Klicka på “ett nummer” länk och ställ in fördröjningsperioden till vilken tid du tror det tar dig att avkalla och avbryta meddelandet innan det faktiskt skickas.

I det sista steget kan du tillämpa undantag från denna regel så att den inte kommer att fördröja meddelanden som skickas till vissa personer (som ett exempel). Till exempel vet jag att jag ganska mycket kan skriva någonting som jag vill ha till min kompis John, och han kommer inte bli arg på mig. Vi är trots allt bästa kompisar - så jag ska göra ett undantag för dessa meddelanden med hans e-postadress i “mottagare” fält.

Namn din fördröjningsregel, och du är bra att gå (glöm inte att slå på regeln).

Nu, varje gång du skickar ut ett mail, sitter det i utkorgen i 5 minuter. Så om du bestämmer efter en minut eller så att skicka e-posten faktiskt var ett stort misstag, kan du gå in i din utkorg och ta bort meddelandet - och undvika en stor kris.

Verifiera vem ditt meddelande kommer att göra

Det finns ett vanligt misstag som människor gör när du snabbt skickar e-postmeddelanden till människor - du har nog upplevt det själv. Du går för att skicka ett mail till en vän som heter, säger Ryan Dube till exempel. Så du skriver in “ry” och tre matchande namn från den globala kontaktlistan för Exchange-servern eller från din personliga kontaktlista kommer upp.

Eftersom du har bråttom, väljer du av misstag “Bryan Dube“, och fortsätt att skriva om din weekend escapade i Vegas. Du noggrant detaljerar alla saker du gjorde där - du vet alla saker som skulle vara stanna kvar i Vegas? Du klickar på “Skicka“, öppna din “sände” låda för att se till att det gick till din kompis okej, och då börjar det på dig att du skickade den till fel person. Ännu värre - Bryan Dube råkar vara företagets president som skickat dig massmedia förra veckan (det var därför han visade sig som en drop-down-kontakt).

Ja, det kallas att skruvas.

Använd istället en liten pro-tip som kallas Control-K direkt efter att du skriver de första par bokstäverna i din väns namn. Detta öppnar upp “Kontrollera namn” verktyg och låter dig faktiskt välja personens namn från den officiella kontaktlistan.

Det kan känna sig som ett extra steg först, men för de särskilt känsliga meddelandena är det ett mycket viktigt extra steg. Det låter dig bekräfta och se till att meddelandet ditt skrivande går till rätt person.

Låt MailTips varna dig om vanliga Outlook-misstag

Personligen tror jag MailTips är en av de bästa uppfinningarna som någonsin byggts in i Outlook. MailTips skyddar dig från en lång lista med problem genom att varna dig om saker som om mottagaren du skickar ett e-postmeddelande till är en grupp med ett stort antal mottagare (vilket skyddar dig från svaret - alla misstag), oavsett om du skickar ett mail till någon utanför företaget och liknande informationstips.

För att aktivera MailTips, gå bara till Outlook-alternativ, välj “Post” och rulla sedan ner tills du ser “Alternativ för posttips” knapp.

Du får se alla de saker som MailTips gör för dig i den här alternativrutan. Om du gillar allt du ser, bekräfta det “Visa automatiskt” är markerat och klicka sedan på OK.

MailTips kan verkligen vara en livräddare. När kritiska e-postmeddelanden rullar in får du tips om att det här är en du kanske vill svara på. Det berättar också om det har kommit från ett automatiserat system som automatiskt vidarebefordrade e-postmeddelandet till dig - en bra funktion för IT-personer som har ställt in automatiska regler från olika skript som övervakar datorsystem och servrar.

MailTips hjälper dig också när du försöker skicka ett mail till en ogiltig e-postadress eller till en adress som innehåller ett stort antal mottagare. MailTips kan spara dig från att göra vanliga e-mailfel på många sätt att lista här.

Att bara använda dessa tre viktiga verktyg i Outlook kan rädda ditt liv - eller åtminstone din stolthet. Aktivera dem och använd dem, och spara dig huvudvärk att göra dessa vanliga Outlook-misstag. Det kan till och med spara din karriär!

Har du någonsin gjort några pinsamma emailfel där tips som dessa skulle ha sparat dig? Dela dina erfarenheter i kommentarfältet nedan!

Bildkrediter: Distressed Woman Via Shutterstock

Utforska mer om: Desktop Email Client, Email Tips, Microsoft Outlook.