Undvik mord genom PowerPoint Hur gör dina presentationer övertygande och minnesvärda

Har du någonsin gjort en PowerPoint-presentation? Självklart har du. Om du sa “Nej,” Jag skulle kalla dig en lögnare. Okej, det kan vara extremt. Men de flesta av oss har, eller hur? Jag skulle säga det. Så vad är min poäng? Min punkt är att de flesta av oss har skapat en PowerPoint och gjort en presentation (eller kommer på något ställe) och ändå är det troligt att det är en av de mest dåligt gjort sakerna på en dator.

De presentationer jag såg gjort på college, båda av studenter och instruktörerna var generad, minst sagt. Från löjligt långa bilder av instruktörer till elever som såg ut som de inte visste hur man skulle läsa (som de inte borde ha gjort i första hand). Bad PowerPoint-presentationer är en epidemi i utbildning, som sedan fortsätter till arbetsplatsen. Självklart handlar det inte bara om PowerPoint själv, utan också presentatören och hur bra de talar och förmedlar informationen. Och jag kommer också att påverka det.

Börja med en översikt

Precis som när du skriver en rapport, är det bra att ha specifika punkter som anges. Vanligtvis är det bara för dig att få ner dina tankar. I en PowerPoint är det dock trevligt för publiken att se vad presentationen de ska gå igenom kommer att gå över. Det förbinder dem lite mer och håller dem intresserade, särskilt om det fanns något i tidslinjen som fascinerade dem. Skissen är enkel och består bara av de exakta sakerna du tänker täcka. Ibland är det ok att få lite mer detaljerat och utöka konturen för att ge mer information om delämnen som kommer att täckas. Detta beror emellertid på grunden av din presentation och kraven på det specifika innehållet du täcker. Nedan följer ett exempel på en presentation i en presentation som jag gjorde på datasäkerhet.

Överensstämmer med temat och layout

Det finns flera aspekter av att hålla distraktioner till ett minimum och att vara förenligt med ditt tema och layout genom hela PowerPoint är verkligen en viktig aktör i det. Du vill inte skapa några tankar som skulle förändra publikens fokus på ditt innehåll och vad du säger. Du kan göra detta genom att inte bara hålla temat konsekvent (det är ganska enkelt), men också layouten. Till exempel, om ett ämne tar upp två bilder, var noga med att märka den andra bilden och lägg till “(Fortsatt)” i slutet av titeln. Det här visar snabbt publiken du är på samma ämne, trots att du byter bildspel och håller fokus på ämnet istället för att undra vad den här bilden skulle kunna handla om.

Glöm Clip Art, Crazy Sounds And Fancy Övergångar

Med tanke på distraheringar är detta en annan stor spelare. Vissa visuella kan vara bra. Men irrelevanta bilder eller ljud (egentligen bara några ljud) och galna övergångar är inte bara väldigt störande för publiken, men det ger också din PowerPoint en mindre professionell framställning. Jag skulle rekommendera att hålla sig borta från de flesta av dessa, till exempel den här gröna ishgula, fluffiga saken nedan.

På college hade jag en instruktör som älskade alla dessa saker. Jag känner att hon borde ha undervisat / undervisat dagis, om det ger dig en aning om vad hon (och hennes presentationer) var som.

Läs inte din PowerPoint. Period.

Verkligen? Läs du fortfarande dina PowerPoints? Jag hoppas verkligen att du inte gör det. Och inte att förolämpa dig om du gör det, men du måste sluta - för mänsklighetens bästa. Okej, nu när jag är färdig att ta på dig din värdighet, låt mig fråga dig det här: Har du någonsin lyssnat på någon läst något? Om dem är verkligen bra på det, som vissa yrken kräver, kan du knappt berätta. Men om de är genomsnittliga som de flesta av oss, låter det monotiskt och intetsägande. Du vill inte att andra ska tänka det om dig rätt? Detta kommer tillbaka till Varför du ger presentationen i första hand. Ge du det eftersom du ha till? Eftersom du tycker om ämnet? Eller för att du vill att publiken ska absorbera så mycket kunskap och innehåll som möjligt för att göra positiva förändringar? Kanske är det flera, men förhoppningsvis är den sista en av dem, för om du inte är det, är det osannolikt att du överför innehållet du arbetade så hårt för att undersöka och montera på ett sätt som din publik skulle njut av att lära sig och tillämpa.

Slutligen finns det ingen anledning att läsa vad publiken tydligt kan se. Ditt mål som presentatör är att expandera utöver PowerPoint själv. PowerPoint är helt enkelt en guide och en omfattande redogörelse för publiken att följa med i hela presentationen.

Leverans av innehållet är lika viktigt som innehållet i sig. Här är en lösning som jag har hittat för det här problemet, vilket fungerar bra för mig. Efter att du har skapat din PowerPoint, gå igenom det och skapa ett skript. Skriptet kan bestå av allt du vill ha från en översikt eller sammanfattning av din presentation till en fullständig efterbildning av vad du tänker säga. I hela skriptet ingår var övergången sker, så att du inte glömmer att byta bilder som du ger din presentation. Det är okej att titta ner för att läsa, men du borde redan ha lite förståelse för vad du ska säga redan.

Ta dig till Punkt Och Assassinate The Saga

Det här är den andra sidan att inte läsa vad du ska säga. Det är svårt att ge en meningsfull presentation när allt du gör är läsning efter punkt (det är vad manuset är för). Men lägg inte det här skriptet i bilderna själva. Det låter som sunt förnuft för dig, men jag hade en instruktör vars bilder var så fyllda, det gick långt för att få de viktigaste punkterna och viktig information från dem. Ganska frustrerande när man försöker studera. Men det handlar inte bara om att studera - vad sägs om på en arbetsplats när din PowerPoint behöver vara en resurs till andra? De vill inte ta sig tid att skura genom dina romanliknande bilder. Så, som titeln säger, kommer till den punkten - det kallas en kraftPunkt av en anledning, inte en “PowerSaga.”

Använd media, men kvalitetsmedia

Tidigare talade jag om att inte använda gale bilder, som Clip Art eller andra distraherande medier. Det betyder inte att du inte kan använda det alls. Foton, videor, även ljudklipp har sin plats när det är relevant. Nyckelord där. Har inte ett slumpmässigt foto bara för att fylla utrymmet. Istället hitta något som rör vad du pratar om. Det är ett plus om det lägger till kvalitet på vad du redan säger, men om det bara är att göra bilden lite mindre av ett sterilt utseende, så är det ok också. Var noga med att det är relevant för vad du täcker och tar inte bort publikens fokus.

Använd de resurser som är tillgängliga för dig

Kanske har det varit tider där du hade en idé för något du ville göra, men hade inte kunskapen för att implementera den i din PowerPoint. Glöm inte bara att söka på internet. Naturligtvis finns det många tips och information på Microsofts webbplats och det är en bra resurs för saker som detta. Men även en snabb sökning på din föredragna sökmotor kommer att ge fantastiska resultat, förmodligen har det varit någon annan som undrat samma sak och hittade en lösning.

Allt ligger på dig, presentatören

Att fånga publikens uppmärksamhet från get-go är avgörande för framgången med din presentation och den inverkan det kommer på dem. Börja med en catchy linje, en spännande statistik eller en fråga för att gnista deras nyfikenhet. När du har det, du måste behålla det. Du gör det genom att följa de tidigare tips som nämns här och en annan sak: atmosfären du ger av. Är du nervös? Eller är du avslappnad och själv? Du måste vara den senare, vad det än är. Oroa dig inte om du känner att din personlighet är otillräcklig för innehållet du presenterar - försök inte ändra det. I stället litar på dina instinkter och vara dig själv. Om du till exempel är rolig, kasta din egen humor här och där. Eller om du är mer allvarlig, gör det istället. Nyckeln är att ge förtroende för dig själv, ditt arbete och det innehåll du presenterar.

Öva. Öva. Öva. (Och lägg inte av det)

Så hur kan du vara säker på de sakerna? Enkel - övning. Du borde ha hela din presentation (inte din PowerPoint) memorerade. Att göra detta kommer att förbättra informationsflödet, visa förtroende, förhindra torra presentationer (monotone) och läsning av bilderna och bättre uppmärksamma publiken. Att sätta av detta kommer bara att öka negativen och minska positiven. Så förfalla inte och fortsätt före spelet.

Backup (Eftersom din “Pappa lärde dig bra”)

Doh! Du har bara sparat PowerPoint på bara ett ställe - den enda flash-enheten du hade. Och på väg in i byggnaden släppte du den i en lerpöl. Hoppas det fungerar fortfarande - ditt jobb / betyg och andra människor är beroende av dig. Om det inte någonsin har hänt dig vet vi alla om någon som det har hänt med. Det är sunt förnuft att säkerhetskopiera, så gör det! Det är gratis (oftast) och det finns verkligen ingen anledning att inte, förutom din egen latskap - som bara är patetisk att du tillåter det att komma i vägen. Du vet att du skulle ångra de gånger du inte säkerhetskopierade om något såhär hänt dig, så varför inte förhindra all den stressen och bara göra saker direkt från början.

Det finns flera sätt att gå om detta. Först har flera platser av samma fil i olika källor. Så om du har filen på din dator, ha den på en flash-enhet också. Om du har för avsikt att bara ta med en flash-enhet för att ansluta till en annan dator för att ge presentationen, försök använda en molntjänst. Cloud Storage Showdown - Dropbox, Google Drive, SkyDrive & More Cloud Showdown - Dropbox, Google Drive, SkyDrive & Mer Cloud-lagringsscenen har uppvärmts nyligen, med en efterlängtad inresa av Google och en nyskapad SkyDrive från Microsoft. Dropbox har gått oöverträffad av de stora aktörerna under en lång tid, men det har ändrats ... Läs mer som Dropbox, SugarSync, SkyDrive eller Google Drive. Det finns också en mängd andra tjänster, men det är mina föredragna val, SugarSync är min personliga favorit SugarSync: Den mest välrundade gratisfilen Backup och synkroniseringstjänsten SugarSync: Den mest välrundade gratisfilen Backup & Sync Service File backup är inte ett nytt samtal eller ämne på något sätt. Om du söker på Google för “säkerhetskopiering av filer” du kommer sannolikt att bli överväldigad av tjänster och artiklar om ämnet. Det är en stor ... Läs mer. Ett annat alternativ är att ha både en bärbar hårddisk och en flash-enhet (eller två av samma typ av enhet), på det sättet om du inte är säker på hur pålitlig en Internet-anslutning är, har du fortfarande en säkerhetskopia. Jag är inte picky om på vilket sätt du backup, lika länge som du do och det är det pålitlig.

För övrigt, spara när du skriver ditt PowerPoint och presentationsskript. Namnge filerna från början och använd sedan helt enkelt “Ctrl + S” som du skriver. Jag kan inte räkna hur många gånger jag har gjort det i den här artikeln ensam. Även om du tänker på att spara midsentens - gör bara det. Det tar bara en sekund och sparar timmar av frustration.

Slutsats

För att återskapa, kom ihåg att det finns många saker du kan göra för att göra din PowerPoint roligare att läsa och helt enkelt förstå. Med andra ord bestäms den andra 50% av vikten av hur bra du presenterar materialet. Båda måste vara i samförstånd för att fånga och behålla publikens uppmärksamhet för att säkerställa att de fullt ut förstår det innehåll du har arbetat så svårt att förbereda. Men det slutar inte där. Du måste fokusera innehållet på publikens behov och intressen. Om det inte är deras speciella intresse kan du klara av det genom områdena att presentera innehållet själv genom att använda analogier för att relatera det till dem så mycket som möjligt och din egen personlighet. De saker som kombineras med det förtroende du fick genom att repetitivt studera ditt presentationsskript kommer att se till att din publik fortsätter att vara fascinerad. Slutligen glöm inte att säkerhetskopiera. Det kan verka som ett krångel, men kom ihåg att det är en hel del mer av en när du måste återskapa allt som du förlorade.

För mer användbara tips, kolla in 10 PowerPoint-tips för att förbereda en professionell presentation 10 Powerpoint-tips för att förbereda en professionell presentation 10 Powerpoint-tips för att förbereda en professionell presentationspresentation är ett utmärkt sätt att stödja ett samtal. Den här guiden hjälper dig att skapa presentationer med ett professionellt utseende och kortfattat innehåll. Samtidigt undviker du de vanligaste presentationsfel. Läs mer av Tina och The 10-20-30 Rule of PowerPoint av Guy Kawasaki.

Bildkredit: Handbrott via vit via Shutterstock | Gul leksak via shutterstock | Söt Furry FerretConcentration Comic via Shutterstock | Illustration av affärsman via Shutterstock

Utforska mer om: Microsoft PowerPoint, Presentationer.