10 Dolda funktioner för Microsoft Outlook som sällan används

Om du använder Outlook vet du redan att det är ett användbart program för att hantera ditt e-postmeddelande och innehåller många bra funktioner. Idag kommer vi att täcka några mindre kända Outlook-funktioner som kan bidra till att förbättra ditt arbetsflöde.

1. Ändra antalet linjer i meddelandeförhandsgranskningar

I listan med e-postmeddelanden visar Outlook en förhandsgranskning av varje meddelande. Detta inkluderar avsändaren och ämnesraden på första raden och sedan en rad från meddelandekroppen under det som standard.

Du kan ändra antalet rader från meddelandet som visas i listan med meddelanden.

Gå till Se fliken och klicka på Förhandsgranskning av meddelande knapp. Välj sedan 1 linje (standard), 2 linjer, eller 3 linjer. Eller välj Av om du inte vill ha något av e-postmeddelandet som visas i listan.

Du kommer att bli ombedd om du bara vill tillämpa den här inställningen Den här mappen eller Alla brevlådor.

Antalet linjer du väljer innehåller inte avsändaren och ämnesraden. Så om du väljer 2 linjer, du ser totalt tre linjer: avsändaren och ämnet på första raden och sedan två rader i meddelandekroppen nedanför.

2. Välj vilka mappdisplayer i Outlook Launch

Om du har flera e-postkonton i Outlook kan du välja vilken e-postkonto du vill visa som standard när du öppnar Outlook. Eller om du vill kan du välja en annan mapp utöver inkorgen.

Gå till Arkiv> Alternativ och klicka Avancerad i den vänstra rutan på Outlook-alternativ dialog ruta.

I Outlook startar och avslutar avsnittet, klicka Bläddra. På Välj mapp dialogrutan, hitta det konto du vill ha och välj Inkorgen eller annan mapp du vill starta Outlook i.

Vi fann att denna inställning inte alltid håller fast. Låt oss veta i kommentarerna om det fungerade för dig.

3. Skapa en Outlook-sökmapp

Om du söker efter samma ord och fraser i Outlook ofta kan du skapa en virtuell sökmapp 6 Bästa praxis för Outlook för att öka ditt arbetsflöde 6 Bästa praxis för Outlook för att öka ditt arbetsflöde Om du spenderar allvarlig tid med Outlook, Du borde undersöka ditt arbetsflöde. Gör ditt emailarbete för dig och spara tid för mer viktiga uppgifter. Läs mer som visar dig en lista över alla objekt som matchar vissa sökkriterier. Outlook ger vissa mallar för Sökmappar eller du kan skapa din egen.

Till exempel, Oläst post Sökmapp visar dig allt ditt olästa brev i en mapp, även om de finns i olika mappar i ditt e-postkonto. Meddelandena flyttas inte till sökmappen, de visas bara där. De ursprungliga meddelandena kvarstår i respektive mappar.

För att skapa en ny Sökmapp, klick Ny sökmapp i Ny avsnitt på Mapp flik. Välj en färdig sökmallmall från listan eller välj Skapa en anpassad sökmapp under Beställnings längst ner på listan.

Om du skapar en anpassad sökmapp klickar du på Välja på Ny sökmapp dialog ruta.

Ange sedan en namn för sökmappen på Anpassad sökmapp dialog ruta. Klick Kriterier och ange detaljerna för sökningen på Sök mappkriterier dialog ruta.

Om det här inte fungerar för dig, har vi några metoder du kan använda åtgärda Outlook Search Så här åtgärdar du Outlook-sökning när det inte fungerar korrekt Hur fixar du Outlook-sökning när det inte fungerar korrekt Har du någonsin upplevt ett sökordsfel i Outlook? ? Om din Outlook-sökning inte fungerar, var inte panik. Bara arbeta dig igenom dessa felsökningssteg. Läs mer .

4. Rengör en Outlook-mapp

Outlook Cleanup Folder-funktionen tar bort överflödiga meddelanden i en tråd eller mapp. Redundanta meddelanden är tidigare meddelanden i en tråd citeras också i svaren. Långa e-posttrådar kan sluta med flera kopior av tidigare meddelanden som citeras i varje svar.

De Rengör mapp Kommando flyttar de överflödiga meddelandena i den valda mappen och dess undermappar till Raderade föremål mappen som standard.

För att använda det här kommandot, högerklicka på den mapp du vill städa upp och välj Rengör mapp.

Du kan ställa in alternativen för Rengör mapp kommando genom att gå till Arkiv> Alternativ> E-post> Samtal Rensa. Välj den mapp du vill att de rengjorda föremålen ska flyttas till och aktivera eller inaktivera andra rengöringsalternativ du vill ha.

5. Skicka ett mail till en framtida dag

Ibland behöver du skriva ett mail men inte skicka det till en senare tidpunkt. Outlook-funktionen fördröjd leverans 10 Snabba tips för att bli bättre i Outlook 10 Snabba tips för att bli bättre i Outlook Används Outlook till full potential? Bli en Outlook-mästare med vårt urval av mindre kända tips och tricks och titta på produktiviteten. Läs mer gör att du enkelt kan göra detta.

Skriv först ditt nya e-postmeddelande eller svara på ett mail. Klicka sedan Fördröjning Leverans i Fler alternativ avsnitt på alternativ fliken i meddelandefönstret.

Under Leveransalternativ, kolla Leverera inte före rutan och välj ett datum och en tid.

Välj andra alternativ du vill ha och klicka på Stänga.

Outlook lagrar schemalagda e-postmeddelanden i din utkorg tills de skickas när de flyttas till din sände mapp.

Om du ändrar dig och behöver avbryta den försenade leveransen eller ändra den till ett annat datum och klick, gå till din utkorg och öppna e-postmeddelandet. Klick Fördröjning Leverans på alternativ fliken igen och ändra datum och tid för Leverera inte före alternativet eller avmarkera rutan för att inaktivera försenad leverans.

6. Använd snabba steg

De Snabba steg del av Hem fliken i Outlook ger ett klick åtkomst till vanliga åtgärder. Microsoft ger några inledande snabba steg till att börja med, men du kan också skapa din egen.

För att skapa ett anpassat snabbt steg klickar du på Skapa ny i Snabba steg sektion. På Redigera snabbt steg dialog ruta, namn ditt snabba steg.

Välj sedan en åtgärd från rullgardinsmenyn och klicka på Lägg till åtgärd. Fortsätt lägga till andra åtgärder du vill ta i samma Snabba steg, klicka Lägg till åtgärd efter varje.

Du kan till exempel skapa ett snabbt steg för att markera valda e-postmeddelanden som läst och sedan flytta dem till en viss mapp.

7. Öppna flera Outlook-fönster

Om du använder Outlook för e-post, schemaläggning och uppgifter, kanske du vill öppna flera Outlook-fönster. På så sätt kan du se din e-post, kalender och uppgifter samtidigt, istället för att använda navigeringsknapparna för att fortsätta växla visningar.

För att öppna ett annat Outlook-fönster, högerklicka på ikonen Outlook på Aktivitetsfältet och välj Outlook 2016. Placera windows hur du vill.

När du stänger Outlook, gå till Arkiv> Avsluta på någon av de öppna fönstren. Klicka inte på X i det övre högra hörnet av något av fönstren. Outlook öppnar nästa gång med samma antal windows och i samma position som de var i när du lämnade Outlook.

8. Skapa och hantera regler

Du kanske inte alltid gillar att spela enligt reglerna, men regler i Outlook Låt Outlook-regler hantera din e-postinbox Låt Outlook-regler hantera din e-postinmatning Snabba varningar och filter kan hjälpa dig att hålla dig ovanpå din e-postinbox. Outlook-skrivbordet och Outlook.com erbjuder en funktion som heter "regler" och vi visar hur du konfigurerar det. Läs mer kan vara mycket användbart. De låter dig ställa in specifika händelser att hända automatiskt baserat på åtgärder som uppstår.

Du kan till exempel flytta meddelanden med specifika ord i ämnesraden eller från en viss person till en mapp och markera meddelandena som läst samtidigt. Du kan skapa en regel för att göra allt det på en gång när du mottar meddelanden.

För att skapa eller hantera regler klickar du på regler i Flytta avsnitt på Hem fliken och välj Hantera Regler och varningar. De Regler och varningar dialogrutan kan du skapa, ändra och manuellt köra regler.

Klick Ny regel att skapa en regel och följ sedan stegen i Regelguiden.

En sak som saknas i Outlook är möjligheten att automatiskt BCC dig själv på e-post. Men du kan komma runt denna begränsning med hjälp av regler Hur man automatiskt CC eller BCC dig själv i Outlook och Gmail Hur man automatiskt CC eller BCC dig själv i Outlook och Gmail CCing och BCCing dig själv på e-post kan vara en användbar metod att påminna dig om viktiga e-postmeddelanden. Läs mer .

9. Ändra ditt Outlook-kontonamn

När du lägger till ett e-postkonto i Outlook är standardnamnet för kontot din e-postadress, som visas i den vänstra rutan. Men du kan ändra kontonamnet till en mer beskrivande som skulle göra det snabbare att hitta det konto du letar efter. Nyttigt om du har många e-postkonton i Outlook.

För att ändra ett kontonamn, högerklicka på det aktuella kontonamnet i den vänstra rutan (inte inkorgen för kontot) och välj Kontoegenskaper. Eller gå till Arkiv> Info (de Kontoinformation skärm).

Gå sedan till Kontoinställningar> Kontoinställningar och se till att E-post fliken är aktiv på Kontoinställningar dialog ruta. Det ska vara som standard.

Välj konto i listan som du vill ändra namn på (om det inte redan är valt) och klicka sedan på Byta.

Ändra Kontonamn under Allmänna Inställningar på Kontoinställningar dialog ruta. Klick Nästa och klicka sedan på Gjort.

10. Använd Outlook-kommandoradsbrytare

Outlook tillhandahåller kommandoradsväxlar som låter dig utföra olika operationer. Om du föredrar att använda tangentbordet snarare än musen, kan du påskynda operationer i Outlook med kommandoradsväxlarna. De kan också hjälpa dig att felsöka problem i Outlook.

Vi har täckt 25 kommandoradsväxlar i Outlook 2016 25 Outlook 2016 Kommandoradsväxlare du måste veta 25 Outlook 2016 Kommandoradsväxlare du måste veta Du kan få mer ut av Outlook genom att lära dig hur du använder kommandoradsväxlar. Läs mer du borde veta.

Du kan till exempel skapa ett nytt e-postmeddelande med en mottagare genom att öppna Springa dialog ruta (Windows-tangent + R) och ange följande kommando i Öppna rutan, ersätter e-postadressen med din mottagares adress.

outlook.exe / c ipm.note / m [email protected]

Verktyg för att göra Outlook ännu mer användbart

Om alla de fantastiska funktionerna i Outlook, även de mindre kända, inte räcker till, har vi täckt några användbara tredjeparts Outlook-verktyg som lägger till funktionalitet för Outlook eller förbättrar befintliga funktioner. Och glöm inte om grunderna, till exempel att lägga till en e-post signatur. Så här lägger du till en e-post signatur i Microsoft Office 365 Så här lägger du till en e-post signatur i Microsoft Office 365 Så här kan du lägga till en e-post signatur i Microsoft Outlook Web App i Microsoft Office 365. Läs mer .

Också, glöm inte att vid sidan av de fantastiska funktionerna finns det många Outlook-genvägar som kan hjälpa dig att spara tid. Den väsentliga listan med snabbkorgen på Microsoft Outlook. Den väsentliga listan med snabbkorgen för Microsoft Outlook De mest användbara och viktiga tangentbordsgenvägarna i Microsoft Outlook . Läs mer .

Utforska mer om: E-posttips, Microsoft Office 2016, Microsoft Outlook.