Framtiden är här - din guide till att ha ett papperslöst liv idag

Paperless - en term som används ganska ofta nu dagar. Men vad betyder det? Och i vilken utsträckning gäller det? Visserligen använder vi alla fortfarande papper i viss utsträckning trots tekniska framsteg, så hur kan vi gå fullständigt papperslös?

Jo, sanningen är, det kommer sannolikt alltid att vara någon form av papper, men problemet ligger inte i att använda papper i sig, utan istället ha medvetenhet för den mängd som används och metoder för vilka den används.

Allt som allt, trots de papperslösa tips som presenteras för dig i den här artikeln, är det slutligen upp till dig att få det att hända. Så när du läser, tänk på dig själv hur du kan utföra detta i ditt liv. Om det finns något som du känner troligen inte för dig, istället för att stänga dörren helt, försök att fundera på vad det kan ta för att få det att hända. Den initiala tanken är ofta att det inte kommer att fungera, men oftast efter någon seriös tanke och djupare forskning kan du upptäcka några snygga sätt att få det att hända.

Alternativ för utskrift och papperskommentarer

Utskrift kan vara till nytta, det är ingen tvekan om det. Ibland är det trevligt att bara ha dokumentet i handen och ibland är det nödvändig till så bra. När så är fallet är det viktigt att veta hur man håller utskriftskostnaderna så låga som möjligt. Så här håller du utskriftskostnaderna så låga som möjligt Så här håller du utskriftskostnaderna så låga som möjligt Låt oss få det här direktutskickade e-postmeddelandet och dokument är orimligt! Det kostar inte bara pengar, det sparar också resurser, lagringsutrymme och tid. Faktum är att hälften av alla sidor som skrivs ut aldrig används! ... Läs mer. Men ofta klickar vi bara på utskrift utan att tänka två gånger. Vad ska vi verkligen göra med det kvittot från den nätbutik som vi just skrivit ut? Det är trevligt att ha det för posterna, men gör det verkligen behöver skrivas ut? Antagligen inte.

Skriv ut till PDF

“Utskrift” till PDF kan göras med en mängd olika verktyg - varav några är webbläsarpluggar och andra är program. Vi har delat ett par sätt på MakeUseOf att göra det med PDF995 Konvertera allt till PDF med PDF995 Konvertera allt till PDF med PDF995 Läs mer och skriv ut till sidor i Firefox. Personligen använder jag Nitro PDF och rekommenderar det som PDF-läsare. Det innehåller också en “skriv ut till PDF” Ansökan.

Men du kanske inte ens behöver ett program som gör det här. Google Chrome kan spara det du skriver ut direkt till en PDF-fil.

Andra alternativ är att använda Google Cloud Print i Google Chrome för att spara till Google Drive. Jag kanske också noterar att Microsoft OneNote också har en funktion som datorn känner igen som en skrivare och kan skicka dokumentet där.

Spara som WWF, spara ett träd

Du kanske är bekant med World Wild Fund for Nature (WWF). I deras “Tänk innan du skriver ut” rörelse, de har tagit upp en stor fråga - onödig utskrift. Visst kan du vara papperslös, men hur kan du se till att andra börjar också?

De har skapat ett filformat som kallas en WWF - en PDF som inte kan skrivas ut. När du har installerat programvaran kan du spara filer i det här formatet. Formatet kan öppnas med en PDF-fil, men uppenbarligen inte skrivet ut.

Elektroniskt signera dokument

Om signering av dokument är en stor anledning till varför du skriver ut dokument, kanske du vill överväga att logga in på datorn. Det finns enheter som du kan köpa för att göra detta och program för att hjälpa dig att göra det enkelt. Många PDF-läsare, som Nitro PDF eller Adobe (eSignatures), har funktionerna inbäddade i dem. Men det finns många andra verktyg som kan göra det också.

Inklusive, men inte begränsat till: Hellofax, PDFPen, MyLiveSignatures, DocShaker, MiddlePost, DocuSign och SignNow. Valet är upp till dig vad du använder, men jag uppmuntrar dig att undersöka om det är något du ofta gör. Om det är mer av “en gång i en blå måne” typ av sak kan avvägningen inte vara lika stor, men om du verkligen vill gå helt papperslös och det skulle göra det enklare att organisera dina dokument, så rekommenderar jag det.

Använd din smartphone för anteckningar

Kanske har du inte en smartphone (det gör jag inte heller) och om du inte gör det kommer jag att säga från förstahands erfarenhet att det går ofta papperlöst är ofta svårt. Men om du har en smartphone kan du verkligen dra nytta av det “papperslösa funktioner”. Den första fördelen att ha en smartphone är helt enkelt att du alltid har den. Det betyder att du inte behöver göra klibbiga anteckningar och gipsa dem över hela ditt arbetsområde. Skapa bara en anteckning i din telefon (det finns många appar som gör det här) och du behöver inte oroa dig för att glömma det papper du lämnade på skrivbordet med din inköpslista, så och så är telefonnummer etc.

Också det finns ofta möjlighet att ställa in en påminnelse för anteckningar i din smartphone - klistermärken kan inte göra det, särskilt om du förlorar eller glömmer att föra dem med dig.

Naturligtvis kan samma sak tillämpas på tabletter, men trots sina bärbara fördelar är de nästan inte lika mobila som en smartphone.

Klipp webbsidor istället för att skriva ut dem

Slutligen är Evernote Web Clipper ett mycket användbart verktyg för att spara information. Jag kommer att expandera på Evernote lite mer senare, men det här verktyget är utmärkt. Den är tillgänglig som en webbläsareförlängning och bokmärke, men du behöver naturligtvis ett Evernote-konto för att använda det - vilket du borde få! Web Clipper kan upptäcka och spara artiklar eller markerad text. Det betyder att du kan spara precis vad du vill läsa och inget annat.

Skära ner på mail

Det finns så många saker som stör din brevlåda, vilket leder till att du ruter på skrivbordet eller köksbordet - kontoutdrag, räkningar, tidningar, tidningar, för att inte tala om nyhetsbrev och vanligt skräppost. Hur blir du av med allt? Tja, det finns flera sätt att skära ner på mail, inkommande och utgående.

Få dina bankrapporter via e-post

Det första du kan göra är att meddela din bank att du vill få uttalanden via e-post. Jag vet inte om din, men min bank ständigt marknadsför detta - även för människor som jag som redan har aktiverat det. Du kommer sannolikt inte ens att behöva prata med din bank, men du borde kunna få tillgång till inställningen inom ditt bankkonto.

Fyll i formulär online

I stället för att skriva ut formulär, fylla i informations- och utgiftsportot för att maila det, erbjuder många tjänster, även statliga organisationer, möjligheten att fylla i blanketter och skicka dem online. Många gånger föredrar de det faktiskt, så innan du går in i de trånga statsbyggnaderna, försök att se om du kan slutföra uppgiften från ditt hem.

E-postfakturor (för företag)

Om du äger ett företag, har du förmodligen mycket mer papper att hantera än genomsnittet husägare. Ett sätt att skära ner detta dramatiskt är att minska mängden utgående brev, t.ex. fakturor. Naturligtvis finns det också många andra dokument, men fakturor verkar vara en av de stora. Dina kunder kommer sannolikt att uppskatta dina papperslösa insatser också.

Få dina nyheter och information online

Istället för att få dagstidningen, försök bara få den veckovisa tillägget. Eller ännu bättre, klipp ut det helt. Webbens skönhet är att vi har en oändlig mängd information till hands. Du kan kolla alla de stora nyheterna på egen hand och få informationen för fri, så varför betala för det?

Men om du fortfarande vill ha tidningen (för att det har fördelar), gör många av de stora förlagen att du kan prenumerera på en elektrisk version. Detta gäller även tidningar.

Som en bonus, om du har en e-läsare kan du få dem skickade direkt till det! Jag har faktiskt skrivit en artikel om MakeUseOf Så här sparar du webbartiklar för att läsa senare på din non-Tablet Kindle Så här sparar du webbartiklar för att läsa senare på din non-Tablet Kindle Vi har alla varit där - du surfar på Internet och hitta en bra artikel som du vill läsa. Men det är så mycket att göra och du vet att du inte bör ta dig tid att läsa ... Läs mer om att skicka webbartiklar (som kanske till och med ersätter behovet av dina tidskrifter helt) till din Kindle.

Avsluta från brevlistor

Tro det eller inte, du kan bli av med mycket av det mailet. Tyvärr kan det ta lite tid, men det finns en utmärkt resurs på WikiHow som förklarar olika sätt att göra det - nummer att ringa, organisationer att skriva och tekniker att komma ihåg att göra.

Betala dina räkningar online

Sist men inte minst betalar du dina räkningar. Det är förmodligen ett av de största sätten att minska papper och spara tid i processen. Ofta kan du få e-postpåminnelser från företag istället för mailingar och du kan även automatisera processen så att du inte ens behöver tänka på betalningarna - bara se till att du har pengar på ditt konto.

Skanna befintliga och nya dokument

Det bästa sättet att konvertera dina befintliga dokument till en digital fil är att skanna in dem. Jag rekommenderar att du använder PNG-formatet, eftersom JPEG-formatet är mindre kvalitet. Om du har en stor skanner, bra, men om allt du har är en smartphone, oroa dig inte - i själva verket kanske du börjar föredra det över traditionella skannrar.

Det finns många appar tillgängliga för att skanna dokument. Varför kan du inte bara ta ett foto med kamerans kamera? Tja, du kan dock finna att många av de appar som skapats specifikt för skanning har fler funktioner som resulterar i ett bättre skannat dokument.

Använd en fil arrangör, helst med OCR

Nu när du skannar både dina befintliga och nya dokument måste du hantera dem. Det finns definitivt några tekniker och metoder du behöver använda för att göra detta och jag har skrivit en artikel om detta på MakeUseOf också. Det är viktigt att du är papperslös för att du ska börja det redan från början - även om du än så länge inte har varit så bra med att organisera.

När du har grunden att organisera dig, kommer mjukvaran att vara mycket mer fördelaktig. Det finns ett par olika program som jag rekommenderar. En är den all-berömda Evernote. Enligt min åsikt är det bra. Det är inte bara ett program för att gå papperslös, det är ett program för vad du vill att den ska vara - det är det jag älskar om det - det är universellt och det överensstämmer med hur du arbete.

En av de stora egenskaperna hos Evernote är dess förmåga att upptäcka text inom bilder - annars kallad OCR eller Optical Character Recognition. Detta innebär att om du skannar ett dokument och sparar det som en bild, söker du efter något i dokumentet senare, kommer Evernote att skanna och hitta texten i bilden.

Vi har nyligen publicerat en hel guide om hur du använder Evernote, så jag rekommenderar att du checkar ut det och blir bekant med de andra artiklarna om det på MakeUseOf.

Det andra verktyget är Doxo. Det är inriktat på att hjälpa dig att gå papperslös och är ett utmärkt verktyg för att göra det.

Synkronisera dina dokument över alla enheter

Du har sannolikt mer än en enhet och en av fördelarna med att gå papperslös behöver inte ta den pappersnoten eller dokumentet med dig. Att kopiera och klistra in dokumentet från enhet till enhet är dock nästan mer av en olägenhet. Lyckligtvis finns det gott om molntjänster att välja mellan för att hjälpa till med det här problemet. Från SugarSync SugarSync: Den mest välrundade gratisfilens säkerhetskopiering och synkroniseringstjänst SugarSync: Den mest välrundade gratisfilen Backup & Syncing Service Filbackup är inte något nytt samtal eller ämne på något sätt. Om du söker på Google för “säkerhetskopiering av filer” du kommer sannolikt att bli överväldigad av tjänster och artiklar om ämnet. Det är en stor ... Läs mer i rutan till “stora tre” - Google Drive, SkyDrive och Dropbox Cloud Storage Showdown - Dropbox, Google Drive, SkyDrive och mer Cloud Storage Showdown - Dropbox, Google Drive, SkyDrive och mer Cloud lagringsscenen har uppvärmts nyligen, med en efterlängtade inresa av Google och en nyskapad SkyDrive från Microsoft. Dropbox har gått oöverträffad av de stora spelarna under en lång tid, men det har ändrats ... Läs mer, du har mycket att välja mellan.

Slutsats: Användbara metoder att anta

Förutom dessa olika saker du kan göra, är det i själva verket allt för dig att gå papperslös. Precis som att hantera dina filer, om du inte gör ansträngningen och har rätt saker på plats, fungerar det inte bra. Jag skulle vilja hänvisa dig till den här artikeln om LifeHack som tar upp det ännu mer. Jag tycker att det är ganska viktigt att få det etablerat innan någon teknik eller andra metoder försökas.

Andra saker du kan göra för att gå papperslös är att helt enkelt gå till biblioteket och låna en bok istället för att köpa den. Återvinning är mycket viktigt och kan göras mer än bara det traditionella sättet, men också genom att använda båda sidorna av papperet istället för att använda ett nytt ark. Återanvändning som skrap papper eller andra ändamål är bra att göra också.

Se till att du inte övertrycker. Kom ihåg - “Tänk innan du skriver ut”. Också, innan du skriver ut ett dokument, se om du justerar typsnittstypen och typen, liksom sidmarginalerna minskar antalet sidor. Naturligtvis kräver vissa dokument, oavsett om de är i skolan eller professionellt syfte, ett visst format och layout. Dessa saker kan inte undvikas, men kom ihåg att hänvisa till Tinas artikel, som jag hänvisade till tidigare, om hur man sänker utskriftskostnaderna.

Andra sätt att minska kostnaderna vid utskrift från webben är att använda webbplatser som PrintWhatYouLike och PrintFriendly för att ta bort allt från sidan, till exempel annonser, ytterligare bilder eller länkar etc. så att du bara får vad du vill ha på sidan.

Slutligen behöver du säkerhetskopiera. Nu. Sätta inte av det Dessa killar har inte säkerhetskopierat sina filer, ser nu vad som hänt dessa killar inte säkerhetskopierade sina filer, se nu vad som hänt Om det finns något jag lärde mig under de tidiga åren av att arbeta med datorer (och de människor som använder dem), det var så kritiskt att det inte bara sparar viktiga saker, utan också att ... Läs mer. En av fördelarna med att gå papperslös är har säkerhetskopieringar om något skulle hända med den ursprungliga filen, så se till att du inte släcker det här.

Jag trodde att den här videon kan vara ganska bra för att få dig igång i riktning mot att gå papperslös. Videon är från SmallBusinessDoer och grundaren av DocumentSnap.

Har du gått papperslös? Om så är fallet, hur har det förändrat ditt liv? Vad är dina övergripande tankar om att gå papperslös?

Bildkrediter: Böcker på bärbar dator via shutterstock, papperslösa tangentbordstangent via Shutterstock, e-signatur via Shutterstock, Smartphone Anteckningsblock via Shutterstock, Betalning via Shutterstock, Skräppost via Shutterstock, Online News via Shutterstock, Transformering av papper via Shutterstock, Filer i moln via Shutterstock , Online Banking via Shutterstock, WWF

Utforska mer om: Grön teknik, Notering av program, Utskrift.