Använd detta 3-tiers kommunikationssystem för att motstå distraktioner

När du arbetar är det viktigt att du fokuserar på uppgiften och inte avbryts av pipen och telefonen på din smartphone, surfplattform och dator.

Vi har gått så långt som att visa dig hur du stänger av distraherande meddelanden. Hur stänger du av distraherande tech-meddelanden nästan vart som helst. Hur stänger du av distraherande tech-meddelanden nästan överallt. Dessa dagar är vi ständigt skrämmande med uppdateringar av e-post, systemvarningar och irriterande texter från hypotetiska grannar som heter Brad om hur han fick sitt pet chinchilla fast i torktumlaren igen. Men av någon anledning, ... Läs mer. Det finns emellertid ett felaktigt antagande som ligger bakom denna typ av tillvägagångssätt: det förutsätter att alla anmälningar är lika (och försumbar) värde.

Det här är helt enkelt inte så - låt oss ta en mer nyanserad titt på ämnet.

All kommunikation skapas inte lika

Det finns några människor som jag vill kunna kontakta mig när som helst, oavsett vad jag gör, varhelst jag är i världen. Listan är mycket kort - min familj och nära vänner. Om de ringer mig - ja det är vad telefonerna är för - oddsen är att det finns en viktig anledning till det.

Då finns det andra människor som jag vill kunna nå mig vid vissa tillfällen. När jag jobbar, kommunicerar jag ständigt med mina redaktörer. Å andra sidan, så trevligt en kille som Saikat är, när jag tar ledig tid, är jag mycket mer intresserad av meddelanden från mina vänner om vilken bar vi ska.

Därefter faller sakerna bort. Meddelanden om sociala medier, pressmeddelanden, e-postmeddelanden från läsare och annan kommunikation är alla saker jag vill se, men bara i min egen tid. Jag vill inte se meddelanden om sociala medier om jag inte loggar in i tjänsten. Att reagera på alla de senaste tweetsna är ett idiotspel.

Så låt oss titta på hur vi kan utöva detta. Dessa idéer fungerar bäst när de tillämpas på både din professionella och personliga kommunikation. Jag rekommenderar att du delar upp allt i tre nivåer.

Dessa idéer fungerar bäst när de tillämpas på både din professionella och personliga kommunikation. Jag rekommenderar att du delar upp allt i tre nivåer.

Tier 1: Alltid och oönskad

Tier en kommunikation är hög prioritet.

De är de som når dig när som helst på dagen eller natten. Förutom ansikts-kommunikation, är det viktigaste jag rekommenderar att du använder för nivå ett telefonnummer till ditt personnummer. Nivå 1 är för nödsituationer. Så mycket som jag hatar att vara avbruten, om något kräver brådskande uppmärksamhet, vill jag inte sakna det eftersom min telefon var avstängd.

Det är enkelt att vända telefonen till en flervärdsad kommunikationsenhet. IOS 7 introducerade Apple Stör inte läge Varje iOS 7 trick du behöver för iPhone Utopia Varje iOS 7 trick du behöver för iPhone Utopia Från att lägga mappar i kajen för att blockera inkommande samtal finns det många iOS-tips och funktioner som många nya och veterananvändare är fortfarande inte medvetna om. Läs mer - de enda meddelanden som telefonen kommer att göra är samtal från nummer på listan Favoriter. Du kan göra en liknande sak med Android Den tysta guiden: Låt din droroid inte störa dig under natten Den lugna guiden: Låt din droroid inte störa dig under natten Mobila enheter ger massor av verktyg som gör att du kan bli långt mer produktiv än någonsin tidigare. Oavsett var du är, omedelbart, kan du ansluta till omvärlden, lösa problem ... Läs mer. Det innebär att du kan skapa en kort lista över personer som alltid kan kontakta dig. Tillgång till den listan ska vara exklusiv. Utan telefonsamtal från personer på listan kommer din telefon att vara avstängd.

Åtgärder

• Gör en lista över personer som du vill kunna kontakta dig hela tiden. Detta kan inkludera familj, mycket nära vänner, en granne och andra beroende på dina omständigheter.
• Använd Stör ej på iOS - eller ett av alternativen på Android - gör det så att alla telefonsamtal från den här listan kan kontakta dig när som helst.
• Aktivera inte störningen på din telefon när du arbetar, sover eller annars inte vill bli störd.

Nivå två: Ofta och oönskad

Tier två kommunikationer är situationally relevant.

Du vill inte ta emot personlig kommunikation medan du jobbar eller arbetar med kommunikation medan du tar ledig tid. Det viktiga med tier två kommunikation är att de ska isoleras. Arbete och personliga kommunikationer ska var och en ha sin egen kanal: Jag använder Slack och email för jobb och iMessage eller WhatsApp för personliga saker.

När jag jobbar använder jag Slack för realtid gruppchatt Slack Makes Group Communication Snabbare och enklare Slack gör gruppkommunikation Snabbare och enklare gruppemail kan verkligen döda produktiviteten. Det är dags att sätta postklienterna vila och använda samarbetstjänster som nyligen lanserade Slack. Läs mer och håll mitt arbetspostkonto öppet med min telefon på Stör ej. Mina kollegor kan nå mig, liksom min nivå ett kontaktar men ingen annan. När jag slutar arbeta tar jag av min telefon Stör ej och stäng av Slack och Airmail - min favorit e-postklient Flygpost för Mac OS X gör e-post vacker igen Flygpost för Mac OS X gör e-post vackert igen När jag först hörde av flygpost , Jag måste erkänna att jag ifrågasatte om jag verkligen behövde ett nytt sätt att kolla min email. Som många människor, uppfyllde Mail.app alla mina e-postkrav, och jag kämpade ... Läs mer. Nu kan alla mina vänner nå mig men mina kollegor kan inte.

Åtgärder

• Titta på hur du kommunicerar med dina medarbetare och vänner. Prova och isolera dem för att separera kommunikationskanaler.
• När du arbetar, få dina arbetskanaler öppna men dina personliga stängda. Beroende på vad du gör, “öppna” kan innebära att du kontrollerar e-post varje timme eller det kan innebära att du har det på en dedikerad skärm.
• När du slutar arbeta, stäng av alla arbetskommunikation och sätt på dina personliga kanaler.

Tier Three: Occasional och Managed

Nivå tre är för något viktiga kommunikationer.

Det är för arbete eller personlig kommunikation. Det borde vara för saker som du fortfarande vill ta emot men bara på dina egna villkor.

För mig är det saker som följer med pressmeddelanden, nyhetsbrev som jag gillar, sociala medier, och frågor från läsare. Det kommer att bli en kombination av massmedia-meddelanden och sociala medier för de flesta. Det här är saker du bara bör meddelas om när du bestämmer dig för att kontrollera dem.

Åtgärder

• Gå igenom dina sociala medier profiler och stäng av alla meddelanden om e-post och smartphone. För dina e-postkonton stänger du också av alla meddelanden på din smartphone och dator.
• Varje dag - eller hur ofta du bestämmer - ägna dig tid åt dessa tjänster och hantera alla meddelanden.

Avslutar

För att detta system ska fungera måste du minimera mängden oönskade kommunikationer du får. E-post är dåligt för det här. Jag har skrivit förut om hur man hanterar inkorgsproblem. 5 Åtgärds steg för att bota din inkorg Noll e-post Frenzy 5 Åtgärder för att bota din inkorg Noll e-post Frenzy Inbox Noll är ett av de mest populära buzz-orden. För att verkligen lösa dina e-postproblem måste du gå bortom Inkorgen Zero och ta itu med de underliggande problemen. Läs mer .

Du måste också hålla kanalerna så tydliga som möjligt.

Om dina medarbetare och vänner båda använder iMessage för att kontakta dig, kommer du kämpa för att dela upp de två. Medan jag har fokuserat på att använda olika tjänster, kan du göra det inom samma tjänster. Till exempel kan du ha nivå 1, nivå två och nivå tre e-postadresser.

I stället för att ha ett hårt angreppssätt har jag försökt att ta itu med frågan om meddelanden på ett mer nyanserat sätt. Detta är ett tillvägagångssätt som har fungerat bra för mig.

Har du använt något liknande? Kämpar för att ställa upp saker? Låt oss chatta i kommentarerna.

Bildkrediter: Upptagen affärsman Via Shutterstock, vänförfrågan via Shutterstock

Utforska mer om: Email Tips, Notification, Time Management.