Använd Excel- och Google-uppgifter för att skapa det bästa verktyget för målsättning någonsin

Senast har jag börjat inse att jag jobbar väldigt hårt, men om någon frågade mig om jag känner att jag jobbar mot ett större syfte, skulle jag behöva säga att jag verkligen inte vet. Det nuvarande tillvägagångssättet känns mer som en maskinpistol, där jag bara försöker åstadkomma vad jag kan, och hoppas att det blir mig där jag vill vara. Det är inte riktigt sättet att uppnå sina livsmål.

Så, som jag alltid gör när jag behöver en lösning, vände jag mig till MakeUseOf. Jag hittade omnämnandet av ett verktyg för online-målhantering som kallades GoalStacker, men systemet kände mig alltför uppgiftsorienterat för mina behov. Jag letade efter ett bredare tillvägagångssätt, där du börjar med allmänna livsmål, och sedan arbeta dig ner till de enskilda dagliga uppgifterna. Därefter vände jag mig till Bakari's recension av 43Things List It och uppnå det med 43Things.com lista det och uppnå det med 43Things.com Även om nyårs upplösningar och mål lätt kan skrivas och skrivas ut på ett pappersark, erbjuder 43Things.com mer användbara funktioner än penna och papper, och det ger en enkel metod för att hantera ... Läs mer, vilket såg mycket lovande ut. Ironiskt nog har 43Things det motsatta problemet. Det är vackert orienterat mot de breda målen och drömmarna, men inte så stark när det gäller att bryta ner dem i små bitar och hantera de dagliga uppgifterna som får dig där.

Ett annat mål management verktyg som jag tittade på var WeekPlan, som jag trodde hade mest löftet. Tyvärr tyckte jag inte om det begränsade rollbaserade tillvägagångssättet, och det faktum att linjen mellan livsmål och dagliga uppgifter var så direkt. I mitt drömmålhanteringssystem söker jag efter ett mittområde där du kan bryta ner de mycket stora målen till mindre (men fortfarande stora) mål att uppnå längs vägen. Slutligen bryter du dessa mål på mellannivå till en grupp uppgifter som hjälper dig att träffa alla dessa milstolpar.

Skapa ett DIY Goal Management System

Som vanligt händer när jag inte hittar vad jag behöver i ett befintligt system eller program, bestämde jag mig för att skapa det perfekta systemet från början. Nu pratar jag inte om att försöka koda en ansökan eller skapa en hemsida som gör det så som jag vill. Nej, i stället bestämde jag mig för att använda två system som jag använder dagligen och det vet jag bra - Microsoft Excel och Google Tasks.

Organisera & dela upp dina livsmål

Om du är redo att bli seriös om att arbeta mot de stora drömmarna som du har, är det dags att sätta sig ner och lägga ner dem skriftligt. Detta återintroducerar fokus i ditt dagliga liv. Det ger dig en anledning att arbeta med de till synes vardagliga och meningslösa uppgifterna, eftersom du vet att uppgiften bara är ett steg mot målbilden för stora bilder. Trots allt annat där ute som är avsedd för målhantering, är Microsoft Excel fortfarande det enda bästa verktyget för att göra detta, enligt min åsikt.

För att komma igång, öppna ett nytt kalkylark och skapa ett nytt ark för de 4-6 kärnområdena i ditt liv som är viktigast för dig. I mitt fall, i sista livet av mitt liv, vill jag säga att jag har kunnat lämna stora rikedomar till mina barn, haft ett underbart förhållande med varje familjemedlem, hålls i perfekt hälsa och fortsatte fantastiska äventyr. Så mina kärnområden är WEALTH, FAMILY, HEALTH och ADVENTURE.

På var och en av dessa personer “Kärna” målblad, kommer du att bryta ner den kärnan i 4 eller 5 specifika storbildsmål som betyder framgång i det området av ditt liv, i ditt sinne. Det här är de objekt som du kommer att lista på den här sidan och inkludera ett målår i en avlägsen framtid. De flesta av dessa kommer att vara nära pensionen, men i vissa fall kan du ha ett mål som att bli av med skuld som kan hända mycket tidigare.

Nu när du har brutit ner de stora, stora målen till mindre “delmål”, de är lite mer hanterbara. Men för att göra dem till dagliga uppgifter måste de brytas ner ytterligare. Ta alla dessa stora delmål och lista de stora stegen som är involverade i att komma dit. Dessa bör inte vara dagliga uppgifter - de borde vara mål som tar dig från sex månader till ett år för att uppnå. Varje steg får dig så mycket närmare det stora delmålet inom ditt kärnvärde.

Jag gillar också att lägga en grön “$$$” symbol bredvid de objekt som kräver lite investering - som ett sätt att planera framåt för den kostnaden. Men viktigast av allt, var och en av stegen ska ha ett visst år som du vill åstadkomma det här steget. Gör det realistiskt, men ge inte dig själv för mycket slack heller. Slutligen skugga de steg som kommer att ske inom det närmaste året eller två - det här är de saker du behöver planera omedelbart.

Nu när du har dina kärnvärden uppdelade i stora delmål, och då är delmålen uppdelade i steg, det är dags att skapa milstolpar eller uppgifter som du kommer att arbeta på för att tumma dig fram till mållinje. Skapa ett nytt ark bredvid kärnvärdesbladet med ett liknande namn. Jag ringde min “Wealth_MS1”, där MS står för milstolpar.

Inom det här nya arket kopierar du över de steg som kommer att gälla inom det närmaste året eller två. Du kommer dock att göra varje steg blir en rubrik. Under varje av dessa rubriker skapar du slutligen de specifika, individuella uppgifterna som du kan åstadkomma med en vecka till flera veckor.

Var och en av dessa objekt kan bokstavligen kallas a “uppgift”, eftersom det är något som du kan sitta ner och jobba på och göra efter flera sessioner. Det är inte denna cirkel-i-himlenidé som känns oförlåtlig. Dessa är väldigt nåbara saker som verkar som ett mycket, väldigt litet steg - men var och en av dessa representerar en rung i stegen mot dessa livsdrömmer. Ge dem alla ett visst datum - och ge det datumet mycket tanke.

Tilldela åtgärder som kan genomföras för att utföra

När du har skapat alla dessa “milstolpar” ark, nästa steg i ditt målhanteringssystem är att tilldela dessa uppgifter till din att göra-lista. Oavsett vilka listor gör det det är en extremt enkel online-till-lista är det (i morgon) en extremt enkel online-till-gör-lista Om du älskar idén om en online-lista över saker du behöver göra , men lyckas aldrig att faktiskt använda en längre än den tid det tar för dig att lägga till alla ... Läs mer Jag har provat, jag kommer alltid alltid tillbaka till Google Tasks. Så bestämde jag mig för att använda den till det här projektet. I grund och botten skapar du en ny lista för alla dina kärnvärden som du definierade i början av projektet.

När du är klar kommer du att se alla dessa kärnmål redo att acceptera de enskilda uppgifterna du ska arbeta för för att komma dit.

Nu - gå igenom “milstolpar” ark som du just skapat, och placera de mest brådskande föremålen - snarast snart - direkt in i den tillämpliga listan i Google Uppgifter. Glöm inte att tilldela datumet och ge det en bra beskrivning så att du kommer ihåg exakt vad du ville göra.

När du är klar - har du tilldelat dig en lista över de mest brådskande uppgifterna.

Nu har du verkliga, handlingsbara saker som du vet att du ska åstadkomma, eftersom de är på din att göra-lista med tidsfrister!

Spåra och övervaka din framsteg

Du har ett riktigt coolt system nu upprättat. Varje vecka eller varannan vecka kan du öppna kalkylbladet, uppdatera de saker du har genomfört och hålla reda på hur mycket närmare du kommer till de stora målen

Det vore bra att bara kolla in saker som gjort, men för att vara ärlig har jag funnit att visuell feedback fungerar som ännu bättre uppmuntran under vägen. Jag ska snabbt visa dig hur du kan skapa en cool graf för att visa framsteg. Gå tillbaka till “milstolpar” ark du skapade och skapa en “Avslutad” kolumn bredvid måldatum. Längst ner i den kolumnen skapar du ett fält med hjälp av forumet, “= COUNTIF (cell1: CELL2,”Ja”) / X) * 100"

Byt bara ut “x” genom antalet rader (uppgifter) och gör “cell1” och “CELL2” lika med cellerna vid början och slutet av intervallet.

Vad det här gör skapar en cell under alla de uppgifter som kommer att uppdateras med procentandelen av de totala uppgifterna du har genomfört. För att göra det grafiskt klickar du på Format och väljer Villkorlig formatering för cellen och välj en av datarstängerna.

Detta omvandlar cellen till en datafält. Nu går du bara tillbaka till samma menyalternativ igen och väljer “Redigera regeln”. Ange alla punkter som visas nedan med en röd pil till de angivna värdena.

Detta gör att fältet fyller i grön färg med den procentandel som representerar antalet uppgifter som du har uppnått hittills!

Är det coolt eller vad? Okej, kanske det här sista steget är lite överkill, och du kan helt slutföra målhanteringssystemet utan den här grafiska uppmuntran - men jag älskar att se fältet flytta över cellen när jag utför en uppgift åt gången. Att slå 100% innebär att du är ett väldigt stort steg närmare de livsdrömmen.

Vad tycker du om ett sådant anpassat system? Tror du att det kan ge dig mer makt och kontroll för att bättre hantera dina livsmål? Vilka system införs för att bryta ner dina stora drömmar till hanterbara uppgifter? Dela dina egna råd och tips i kommentarfältet nedan!

Utforska mer om: Google Uppgifter, GTD, Microsoft Excel, Task Management.