Time Blocking - The Secret Weapon för bättre fokus

Letar du efter ett effektivare sätt att organisera dina arbetsdagar? Prova Tid blockering.

Några månader tillbaka kom jag över Cal Newports belysningsstation på Time Blocking - en produktivitet “hacka” som hjälper dig att få ut det mesta av din arbetsdag genom att tilldela mycket specifika uppgifter till mycket specifika tidsblock. Detta är löst baserat på Parkinsons lag, tanken på vilken är det Arbetet kommer helt enkelt att expandera för att fylla den tid som är tillgänglig för dess slutförande.

För vissa kan idén om schemaläggning av uppgifter på ett så styvt sätt vara kontraintuitivt. Men om du har en eftersläpning av uppgifter för att komma igenom eller en tidsfrist för att följa, kan blockering av tiden hjälpa dig att hålla koll på medan du håller distraheringar, förhalning och oproduktiva multitasking i avstånd.

Newport brukar spendera omkring 15-20 minuter i slutet av varje dag och planerar sina "block" för följande dag med det övergripande målet att “se till att framsteg görs på rätt saker i rätt takt för relevanta tidsfrister”. Hans teori är det “en 40 timmars blockerad arbetsvecka, uppskattar jag, producerar samma mängd produktionen som en 60+ timmars arbetsvecka förföljd utan struktur”.

För ett potentiellt löfte om a 50% produktivitetsökning (speciellt relaterad till djupt, tufft arbete), är frestelsen att ge denna hack en provkörning svår att motstå.

Ge lite tid att planera

Om du är frestad att prova det här är det första du behöver göra, att du spenderar en kort tid och bestämmer vad du behöver för att slutföra innan veckan är slut. Bestäm vad som gör en vecka bra.

Skriv ut 3-5 av de viktigaste uppgifterna du behöver fylla i (de här beslutsfattande appsna) Beslutsfattande? Gör de rätta valen med dessa Apps Indecisive? Gör de rätta valen med dessa apparater Har du hört talas om paradoxen? som om jag lider av analysförlamning, kommer dessa appar att förändra ditt liv. Läs mer kan hjälpa) och någon annan nödvändig (men inte alltid viktiga) uppgifter som du bara behöver göra. Sedan, om du arbetar en typisk 8-timmars arbetsdag, dela de 8 timmarna i bitar med olika storlek, med varje bit som är avsedd för en viss uppgift (eller uppsättning uppgifter) - viktigt och nödvändigt - att du måste arbeta på. Google Kalender är ett perfekt verktyg för detta, men en bit papper kan fungera lika bra.

Du kan se ett grundläggande exempel (för bara en dag) Jag använde några dagar sedan nedan, men det kan du självklart göra så detaljerat som möjligt. Försök att dela upp uppgifterna hela veckan på ett sätt som hjälper till att uppnå Allt av dina mål utan att trycka på dig själv för hårt.

Innan du dyker rakt in finns det dock några saker att ta hänsyn till.

Var ärlig med dig själv

Försök inte att pressa för mycket till en dag. Det är alltför lätt att underskatta hur lång tid en uppgift kommer att ta - speciellt om du antar att du blir 50% effektivare än vanligt. Om du är någon som aldrig spårade sin tid 4 Utmärkt gratis spårningsverktyg [Android] 4 Utmärkt gratis spårningsverktyg [Android] Oavsett vem du är, tiden är en otroligt viktig produkt. Vi tilldelas alla samma tid - 86.400 sekunder varje dag - och det är upp till oss hur vi spenderar den tiden ... Läs mer innan det här kommer ta ett tag att lära dig.

Du måste räkna ut den genomsnittliga produktivitetstiden du spenderar i din inkorg. Du behöver veta exakt hur länge du faktiskt kan fokusera på djupet, svår arbete. Om du hugger ut fyra timmar för djupt arbete, men kan bara koncentrera sig djupt i två timmar (till exempel), är det två timmar bortkastat, vilket kunde ha spenderats på mindre krävande uppgifter.

När du lär dig mer om hur du jobbar, och hur lång tid varje uppgift verkligen tar, blir dina tidsblockestimeringar mer och mer exakta och hjälper dig att bli mer produktiv.

Det går att blockera Reaktivt arbete För

Om mycket av ditt arbete är reaktivt kan du tro att den här metoden inte fungerar för dig. Men, lyckligtvis, du kan Tilldela block av tid till reaktivt arbete för att undvika det 8 timmars spelet Ping-Pong när du är på jobbet.

Till exempel…

Om en stor del av ditt arbete spenderas i din inkorg, schemalägg 30 minuter varannan timme i din inkorg (A big deal? Lägg till lite information för din signatur, så att du vet att du bara checkar e-post ett par gånger om dagen för att hålla produktiviteten kvar ).

Om du måste ringa hela dagen, istället för att svara på telefonen varje gång den ringer, sätt på svarmaskinen och planera ett par perioder under den dag du svarar på dina meddelanden. Detta gör att dina andra block av tid kan vara mycket mindre avbrutna, så att du får ditt bästa arbete.

Ta bort distraktioner

Att blockera tiden är bra och bra i teorin, men om du inte håller fast vid principerna i praktiken, du är skyldig att misslyckas. Om du sätter dig i ett par timmar med djupt arbete med en Facebook-flik öppen, är din telefon redo och villig att ta emot samtal, och dina kollegor känner att de kan störa dig när som helst, du ställer dig inför misslyckande.

Se till att folk vet att de inte ska störa dig (bär på hörlurar kan minska avbrott dramatiskt). Slå av telefonen. Logga ut av sociala medier. Stäng alla onödiga flikar och koncentrera dig på uppgiften för hand för den tidsperiod som tilldelats den. Du blir ofta förvånad över hur mycket du blir gjort.

Var inte för specifik

Detta är löst relaterat till vår mänskliga oförmåga att förutse hur lång tid det verkligen kommer att ta. Eller ens om vi har motivation att slutföra en uppgift. Om vi ​​är för specifika med vår tidsblockering (dvs.. “30 minuter för att boka en plats för festen”), då vi inte hittar en plats inom 30 minuter har vi redan misslyckats. Istället behåll dina block av tid relativt vag, men arbetar fortfarande mot ett mycket specifikt mål.

Till exempel, “30 minuter att organisera festen” funkar bra. I stället för att ha en plats bokad kan 30 minuters kvarter resultera i en lista över platser - så har du åtminstone gjort framsteg!

Dessa snabba vinster är det som håller dig motiverad för att följa med dessa slags produktivitetssystem.

Time Blocking betyder inte brist på val

Vissa människor avsky har inga val under hela dagen och är rädd för att tidsblokeringen leder till en fullständig brist på val. Detta är emellertid inte fallet. Ta mitt personliga Google Kalender-exempel ovan.

“Skriva artiklar” är medvetet vagt. Jag har ett urval av artiklar jag kan arbeta vid någon gång, så under denna tidsperiod kan jag välja den ena artikeln som stör mig mest på den tiden. Poängen är att se till att jag faktiskt spenderar en viss tid på att skriva varje dag, oberoende av vad jag faktiskt skriver.

Håll detaljerade anteckningar

När din dag regelbundet innebär att du växlar från en uppgift till en annan, kan det ofta ta för mycket tid att komma tillbaka till gänget i nästa uppgift. När jag stoppar mina telefonsamtal klockan 12:30 och flyttar in i mitt djupa arbete, behöver jag veta att jag lätt kan komma in i rätt sinnesstämning för att slösa bort så lite tid som möjligt.

För att göra detta, behåller jag detaljerad antecknar antingen på papper eller på min Google Kalender om var jag är, där jag fick förra gången jag arbetade med det här projektet, problem jag mötte, genombrott jag gjorde och vad nästa steg är för att fortsätta framsteg. Tillbringa de sista minuterna av varje gång blockering av dessa noter så att du kan skriva in nästa block med ett tydligt sinne.

Utför regelbundna recensioner

I slutet av varje vecka, månad eller kvartal (beroende på vilket som är bäst för dig), gör en översyn av de olika projekten du har arbetat med för att se om din tidsblockeringsmetod fungerar för dig och veta vilka projekt du behöver att tilldela fler tidsblock till. Detta är det enda riktiga sättet du vet hur du effektivt kan tilldela din tid. Under en recension, fråga dig själv följande frågor för varje projekt:

1. Vad uppnådde jag sedan senaste granskningen?
2. Vilka uppgifter behöver kompletteras före nästa granskning?
3. På vilket stadium är jag med med alla mina projekt?

Med den här översikten kommer du att vara i en mycket bättre position för att fatta beslut för framtiden. Använd teknik ... som de här spårningsapparna på Android 4 Utmärkt gratis spårningsverktyg [Android] 4 Utmärkt Free Time Tracking Tools [Android] Oavsett vem du är, tiden är en otroligt viktig produkt. Vi tilldelas alla samma tid - 86.400 sekunder varje dag - och det är upp till oss hur vi spenderar den tiden ... Läs mer .

Förstå din kroppsklocka

Läs en läs av den här artikeln om Circadian och Ultradian rytmer, och lär dig hur du berättar vilka timmar varje dag är mest produktiva och schemalägg dina tidsblokker i enlighet därmed. Många författare tycker att de är mest kreativa under de tidiga timmarna. Om du vet att du kan fokusera bättre under den tidiga eftermiddagen, organisera dina tidsblock för att få ut det mesta av denna tid och dina prioriteringar för veckan.

Var inte för professionell

Allt arbete och inget spel gör Jack en tråkig pojke. Se till att du planerar tid för spel i dina dagar. Lägg undan tid att spendera med din älskade. Tiden att spendera på egen hand. Dags att träna Dags att gå på julköp Tiden att göra ingenting. Annars kan dessa alla falla vid vägen och du kommer att finna att du är uppdaterad när det gäller arbete, men helt bakom i ditt personliga liv.

Använd påminnelser som fungerar

Oavsett om det är en kalender popup, e-postpåminnelse Lägg till schemaläggning, spårning och påminnelser i Gmail med denna fantastiska tillägg Lägg till schemaläggning, spårning och påminnelser till Gmail med denna fantastiska tillägg Vi får se det Gmail är ganska perfekt. Det är inte en slump att det nu är en av de mest populära e-postleverantörerna, åtminstone för dem som föredrar ett webbgränssnitt. Det finns dock flera ... Läs mer, en timer på din telefon eller en skolskyddsur, du måste se till att du sätter på påminnelser som du är övertygad om att du ska följa. Om du är villig att arbeta extra 10 minuter på varje uppgift kommer du snart att falla bakom andra projekt. Är det verkligen värt det? Se till att du vet när ditt tidsblock slutar, så kom in i rätt sinnestillstånd för att flytta till nästa block.

I grunden är tidsblockering en enkel övning i att segregera din dag i olika bitar av tid som, om vi fastnar, hjälper oss att uppnå allt vi behöver för att därmed minska stressen 4 sätt att ta stressen ur produktivitet 4 sätt att ta stressen Utan produktivitet Med några riktade ändringar kan du öka produktiviteten i språng. Applicera dessa enkla metoder på ditt liv och resultatet är vad du kan förvänta dig - bättre arbete med mindre ansträngningar. Läs mer . Visst, det finns några problem med motivation, förmågan att förutsäga hur lång tid kommer att ta och oförutsedda störningar. Men med hjälp av den här metoden kan vi hjälpa oss att skära förseningar och slöseri, göra effektivare arbetsdagar och ge oss tillbaka personlig tid.

Om du vill se tiden som blockerar i åtgärd, titta på den här videon:

Har du någonsin använt denna produktivitet "hack"? Hur har det fungerat för dig? Vilka är de verktyg du använder för att ge tiden förfallen?

Utforska mer om: Fokus, Google Kalender, Tidshantering.