Det rätta sättet att ta lite tid .... & Bli inte bränd vid återinmatning

Min fru säger alltid att vi måste gå på en avkopplande resa - utan smartphones, iPad och bärbar dator - och jag ler alltid på henne.

Det är inte bara ett fall att stänga av telefonen, packa en väska och av dig går du till havet med din hink och spade. Om du arbetar online, och du har e-postmeddelanden, tweets, Facebook-meddelanden och Skype-meddelanden som kommer ut ur dina öron, måste du förbereda dig månader i förväg, om du vill återvända till en sund arbetsmiljö. Annars kommer den uppfriskna semesterfesten inte ens att gå till lunchtid på din första dag tillbaka.

Så hur kan vi göra saker lättare när vi återvänder? Enkel. Du följer “processen”.

Processen

Innan du lämnar… .

Jag tycker bäst att planera min semester 3-6 månader i förväg (även om min nästa semester i februari 2015 var planerad ett år i förväg, så det kan variera i vissa fall. Men 3-6 månader är normalt tillräckligt för att informera alla att du kommer vara borta.

Nyckeln till online sanity när du kommer tillbaka är att se till att dina kollegor, familj, nära bekanta mm vet alla att du är borta under en viss tidsperiod. Detta kommer förhoppningsvis att få dem att inte skicka e-postmeddelanden medan du är ute av cavorting i solen med infödingarna och dricker rumstämpel med lite paraply.

Men människor är människor, de kommer att glömma. Så du borde inte berätta för dem 6 månader innan du går och förväntar dig att de kommer ihåg. Ett fåtal få kan markera det i kalendrarna, men du borde fortfarande anta att det kommer att passera genom de schweiziska osthänsynen hos alla du mailar, och som skickar dig tillbaka.

Så när du bokar din smutsiga semester i solen, maila omedelbart viktiga arbetsrelaterade personer och ge dem de datum du är borta.

Vid denna punkt måste du börja planera ditt arbetsschema från dess till dagen innan du går. Byter du nya arbetserbjudanden? Kan du få alla utestående uppdrag färdiga i tid? Hämta kalendern och träna ditt schema fram till avresedagen. Se till att alla dina utestående åtaganden är omhändertagna innan planet tar av, så att du kan avvika med en ren skiffer.

Då påminner man en gång i månaden varje månad igen. Bara en påminnelse. Försök och få det borrat i sina skallear som du går.

4 veckor innan du lämnar

Det är dags att byta den semesterns autosvarare. Det kommer att svara på allt inkommande mail och det ska se ut så här.

Familj, vänner, kollegor, bekanta,

Jag kommer snart att avgå till en mycket nödvändig semester från DATE till DATE. Under denna tid kommer jag att vara offline och helt otillgänglig. Så under de angivna tidsperioderna, skicka mig inte någon e-post på något ämne. Om du gör, din email kommer inte att besvaras för att jag kommer att vara borta från datorn och inte kontrollera e-post.

Håll det meddelandet springande fram till och under din semester. Om du har en kollega som kan ta hand om några av e-postmeddelandena, lägg till namn, e-mail och eventuellt telefonnummer till meddelandet. Annars slutar du med “Jag kommer att svara på alla e-postmeddelanden vid min återkomst“.

24 timmar innan du är skyldig att lämna ... .

Ställ in ett filter för att vidarekoppla ALL-post från inkorgen till en etikett (vissa människor rekommenderar att alla mail raderas, men det är lite extremt för mig). Bara få det omdirigeras oläst till en etikett.

Hur avleder du allt till en etikett? Enkelt, tänk på ett ord som aldrig skulle visas i någon av dina e-postmeddelanden, gå sedan till “filter” i dina inställningar, släpp till botten av skärmen och välj “skapa ett nytt filter” (förutsatt att du använder Gmail. Andra e-postleverantörer kommer att ha något liknande).

Så i mitt exempel har jag bestämt det “pizzaface” kommer aldrig att dyka upp i min email (cue, massor av pizzaface-mail från mina kollegor). Så sätt ditt magiska ord i fältet “har inte“. Välj en mapp för alla inkommande e-postmeddelanden (vilket förhoppningsvis inte borde vara mycket) och skapa filtret. Mycket bra min unga Jedi. Du känner kraften.

Använd nu de senaste 24 timmarna mellan packnings- och slutföringsuppdrag för att försöka uppnå Inbox Zero Underhålla Inbox Noll Dagligen Med Detta Flödesschema Håll Inkorgen Noll Dagligen Med Detta Flödesschema Personligen försöker jag behålla Inbox Zero trots att du mottar över 500 e-postmeddelanden på dagligen. Det är noll olästa e-postmeddelanden - det är rätt, jag adresserar varje e-post som skickas till mig varje morgon. Och lita på ... Läs mer. Ja, det mytiska tillståndet att vara. Förutom det är inte en myt eftersom det verkligen är möjligt om du fokuserar på varje e-post i inkorgen och fattar ett beslut om det. Boomerang (som jag använder varje dag - läs vår recension om Boomerang Schedule Emails för att skicka senare med Boomerang för Gmail i Chrome Schema Emails att skicka senare med Boomerang för Gmail i Chrome Gmail är ett genuint verktyg för att hantera e-post. Mycket av det som saknas per standard, omfattas av Gmail Labs-appar eller tillägg till webbläsare. Boomerang är en webbläsaretillägg tillgängligt för Chrome som låter oss ... Läs mer) är ett fantastiskt verktyg för att göra e-postadresser försvinnande och återkommande på framtida datum. Om du använder det, schemalägg allt för att komma tillbaka två dagar efter du återvänder. Förvirrad? Jag ska förklara senare.

Du lämnar nu för din semester. Har du solbränna? Kontrollera. Riktigt hög och pinsamt Hawaii skjorta? Kontrollera. Har du lämnat smartphone, surfplattform, bärbar dator och internetsticka hemma? Bra försök. Lägg tillbaka den. Och datorn också. Det behöver inte komma med dig.

Vi ses på 2 veckor.

2 veckor senare… .

Du är tillbaka! Hur var det? Vad regnade det hela dagen, varje dag? Tja, det är vad som händer när du köper en paketresor till Skottland.

Jag rekommenderar starkt att tillbringa en dag på semester från datorn tills du har återställt hemma. Få din uppackning klar, gör din tvätt, etc. Internet kan vänta en annan dag.

24 timmar senare - D-Day

Så, precis som astronauterna som kraschar ner till jorden, låt oss få dig att komma in i den galna tumultuösa världen av e-postmeddelanden, tweets och Facebook-meddelanden. Du måste göra det noggrant, men annars kommer du att gå in i ett allvarligt tillstånd av “aggressium computerum“.

Twitter

Att skriva in Twitter är enkelt. Börja med det senaste meddelandet och försök inte ens att läsa eftersläpningen. Annars kommer du vara där tills din nästa semester.

Och se det numret bredvid anmälningarna? Om du är någon som får nämnt mycket på Twitter (det gör jag på grund av Coola webbplatser och verktyg), sen det “aviseringar” Numret blir ganska högt om du inte har kontrollerat det på ett tag. Ta bara bort numret och fortsätt. Om någon verkligen vill prata med dig kan de skicka meddelandet igen.

Facebook

Återigen, med Facebook, stör inte läsning av statusmeddelanden från alla under de senaste 2 veckorna. Det kommer att ta åldrar. Bara fokusera på att svara på dina Facebook Messenger-meddelanden.

Allt bra här, gå vidare.

E-post

Nu kommer vi till biggie. Kom ihåg hur jag berättade för att vidarekoppla hela e-postmeddelandet till en etikett och att schemalägga dina e-postmeddelanden för att komma tillbaka 2 dagar senare? OK, låt oss gå över det.

Planera e-postmeddelandet för att komma tillbaka 2 dagar efter att du återvänt, säkerställer att du får en extra dag för att tvätta dina undies och en annan dag framför datorn med en underbar magisk inkorgsnoll för att lätta tillbaka gradvis. Allt e-postmeddelandet kommer att ligga i en annan mapp för att du ska gå igenom på fritiden. Så fortsätt och ta bort det filtret så att allt nytt mail kommer tillbaka till inkorgen. Och stäng av auto-responderen.

När vi har raderat innehållet i spammappen med ett klick, låt oss nu gå till mappen (där e-posten dumpades). Förhoppningsvis har din familj och kollegor lyssnat på din förfrågan och inte mailad. Detta bör lämna nyhetsbrev, räkningar och fakturor, och eventuell skräppost som släppte undan spamfiltrets kopplingar. Och någon dum person som ignorerade meddelandena och mailade dig ändå.

Du är självklart fri att göra vad du vill, men om det var jag skulle jag ta bort spam och nyhetsbrev och fokusera på “legitim post”

En vecka senare…

Jag är så stressad !! Jag behöver en helgdag!!!

Och så fortsätter det ... .

Hur förbereder du ditt digitala liv för att gå på semester? Eller är du hopplöst ansluten till nätet 24/7?

Bildkrediter: Man Skriva Ombord - Shutterstock, Dog On Beach - Shutterstock, Nervös Affärskvinna Med En Laptop - Shutterstock, JaysonPhotography / Shutterstock.com, Stressad Affärsman - Shutterstock

Utforska mer om: E-posttips.