Enkel tid och projektledning strategier du kan använda hemma

Vill du göra förändringar i ditt liv? Om du ska börja en ny strävan, oavsett om det rör sig om självutveckling, en klass du vill ta eller ett hemförbättringsprojekt, har vi några övningar som kan öka din chans att lyckas.

Planering och hantering av projekt är något vi alla gör mer eller mindre intuitivt. De som har blivit utsatta för professionell projektledning känner till avancerade verktyg och metoder som används för att initiera och styra projekt. Men du behöver inte vara ett proffs för att göra ett bra jobb; du behöver bara ett strategiskt tillvägagångssätt.

Följande övningar kan hjälpa dig att visualisera din framtid och genomföra stegvisa förändringar för att arbeta mot dina mål.

Vad är ett projekt?

Innan vi börjar kan vi definiera vad ett projekt är.

Ett projekt är a tillfälliga åtagande med målet att skapa en konkreta resultat, till exempel en unik produkt eller tjänst.

De definierande egenskaperna är tillfälliga och konkreta resultat. Med andra ord har ett projekt en början och ett slut, och när det är klart har vi idealiskt sett producerat det resultat vi definierade när vi startade projektet. Det sagt, projekt kan vara iterativ, d.v.s. du når en milstolpe, definiera en ny milstolpe och fortsätt denna processannons infinitum; detta “rutin-” finns vanligen i mjukvaruutveckling och kan också gälla självutveckling.

En daglig rutin, som att kontrollera brevlådan på vardagar eller en vana som att borsta tänderna eller någon annan repetitiv process, är inte ett projekt eftersom det är regelbundet, inte tillfälligt och inte ger ett konkret resultat. Att genomföra en av dessa som vana kan emellertid vara ett projekt.

Så hur går det med att genomföra ett nytt projekt?

Livets burk

Ett nytt projekt behöver utrymme i ditt liv 7 Tidshanteringslärdomar som jag lärde mig från bergsklättring 7 Tidshanteringslärdomar Jag lärde mig från bergsklättring Hur man hanterar din tid från det första ögonblicket på morgonen, till sista stund när du går och lägger dig mycket som bergsklättring. Jag lärde mig dessa lektioner på det svåra sättet. Läs mer . Vad händer om du redan har ett fullt liv? Du har nog ett jobb, en familj, vänner, hobbies, husdjur, eventuellt annat ansvar som kräver din tid och uppmärksamhet, och mycket lite tid att spara.

Hur kan du göra tid för något nytt?

Tyvärr har jag inte svaren, men kanske den här historien kan ge dig en idé:

Ta hem meddelandet är att du kan vara upptagen hela tiden utan att någonsin nå någonting. För att ändra det måste du få dina prioriteringar raka! Du hittar fortfarande tid för de små grejerna, samtidigt som du gör framsteg på saker som verkligen betyder något för dig.

Övning 1: Analysera din burk av liv

Tillbringa lite tid på att reflektera över din personliga “livskruka”. Vad är de saker i ditt liv som representerar stenar, stenar och sand? Förbered en lista, identifiera dina prioriteringar och återskapa ditt schema från början. Lägg dina prioriterade saker först, ordna andra viktiga saker runt dem, och äntligen identifiera de lediga platserna du har för allt annat. Finns det plats för nya projekt?

Om du letar efter en daglighantering hack som är kul, prova Pomolego Technique Hur man använder LEGOs för att hantera din tid bättre Så här använder du LEGOs för att hantera din tid bättre Jag tror att jag har hittat det ultimata produktivitetsverktyget: LEGOs. Lämna inte! Låt mig förklara. Läs mer .

Premortem vs Postmortem

Kanske har Jar of Life-träningen uppmuntrat dig att driva ett nytt projekt eller i allmänhet göra förändringar i ditt liv. Nu vet vi alla att projekten kan misslyckas. Intressant har forskning visat att avbildning av ett projektfel innan det ens började kan vara ett sätt att förhindra misslyckande i första hand. Denna teknik kallas a premortem.

Forskning utförd 1989 av Deborah J. Mitchell, från Wharton School; Jay Russo, av Cornell; och Nancy Pennington, från University of Colorado, fann att framtida efterföljande inverkan på att en händelse redan har inträffat ökar möjligheten att korrekt identifiera orsakerna till framtida resultat med 30%. Vi har använt framtidsutsikter för att utforma en metod som kallas premortem, vilket hjälper projektlag att identifiera risker från början.
Gary Klein, Harvard Business Review

En premortem liknar en postmortem, förutom att det inte har hänt, än. Istället föreställer lagmedlemmarna att projektet hade misslyckats och kommit med potentiella skäl till att det inte fanns några sätt att eliminera dessa hot.

I videoklippet nedan förklarar nobelpristagaren Daniel Kahneman idéen om premortem i affärssammanhang, men detsamma kan gälla ditt personliga liv.

Övning 2: Utför ett premiär för ditt projekt

För den här övningens skull, tänk dig att ditt projekt misslyckades. Vad kunde ha varit de potentiella orsakerna? Ta gärna med din partner, en familjemedlem eller en vän för att hjälpa dig att föreslå saker som kan leda till att du försöker misslyckas. Brainstorm Hur man brainstormar på rätt sätt med enkla humörstyrelser Hur man brainstormar på rätt sätt med enkla humörskivor En vacker humörstav är ett av de bästa verktygen för visuell brainstorming. Använd den här korta guiden för att förmedla dina idéer eller bara prova solo brainstorming med en collage av inspirerande bilder. Läs mer, samla in så många orsaker (hinder) som du kan tänka på, inklusive galen och osannolika idéer. 8 Tips för att komma upp med vinnande idéer när du brainstormar ensam. 8 tips för att komma upp med vinnande idéer när du är brainstorming ensam Två huvud tror bättre än en, men brainstorming handlar lika mycket om individuell problemlösning som det handlar om gruppen. Här är några metoder för att bygga upp en “storm” av idéer. Läs mer . Det finns inga felaktiga svar och ingen kritik eller resonemang är tillåtet under brainstorming! Du har kreativ frihet.

Välj en av de 10 mest troliga orsakerna som kan leda till att ditt projekt misslyckas från listan. För var och en av dessa hinder beskrivs en enkel lösning eller strategi som hjälper dig att göra ditt projekt till en framgång. Denna övning hjälper dig att hålla dig på rätt spår och faktiskt undvika misslyckande.

Du kan använda en av dessa diagrammer 8 Diagrammerande appar för bättre brainstorming på språng 8 Diagrammerande appar för bättre brainstorming på språnget Livet kan vara upptagen och kaotiskt. Dessa sinnsplanering och brainstorming-appar kan hjälpa dig att hålla reda på dina inspirationer och idéer för en bättre tankeprocess. Allt bara en skärmtryck bort. Läs mer för att samla in och organisera resultaten av din brainstorming.

Några andra rekommenderade fria brainstormingsverktyg är:

• Coggle
• Wisemapping
• Text 2 Mind Map
• Mind42

Prognoser mot Backcasting

Trender och prognoser är värdefulla verktyg för att förutsäga vad som sannolikt kommer att hända och planera hur du ska svara. Till exempel kommer du att ta med ett paraply eller en regnjacka om väderprognosen 5 Appar som gör vädret mer underhållande 5 appar som gör vädret mer underhållande Hitta vädret för tråkigt? Kolla in dessa appar för Android, iOS och webben som gör vädret mer underhållande. Läs mer förutspår regn. Men denna strategi misslyckas när vi behöver uppfinna eller planera för det okända.

Prognoser hindrar oss från att skapa något nytt eftersom det begränsar vår åsikt till förhållanden och trender som redan är kända eller etablerade. Därför tillämpar vi intuitivt andra strategier för planering och vision hela tiden.

Du väljer till exempel att studera ett ämne, söka jobb eller flytta till ett nytt ställe inte (endast) på grund av tidigare trender och erfarenheter, men också för att du ser en bättre framtid för dig själv och andra. Baserat på den visionen fortsätter du att vidta åtgärder i nuet för att skapa den framtid du vill ha Coola forskningsprojekt som kan förändra framtiden Coola forskningsprojekt som kan förändra framtiden Kommer mega-företag som Google, Microsoft, IBM och Intel att fortsätta att ge framtida generationer världen vi bara kan föreställa oss nu? Dessa spännande forskningsprojekt säger att det är ett löfte de kommer att behålla. Läs mer .

En metod för att utveckla en strategi som bygger på en framtida vision kallas backcasting (även kallad “bakåtkartning”). Det används vanligtvis när man planerar en hållbar utveckling och innovation.

Här är definitionen av backcasting från Europeiska kommissionens online framsynsguide:

Backcasting är en metod för att utveckla normativa [mer önskvärda framtida] scenarier och utforska deras genomförbarhet och konsekvenser.

Övning 3: Backcast från din vision

För den här övningen kan du föreställa dig att du hade genomfört ditt projekt framgångsrikt. Alla önskningar och drömmar som inspirerade det har blivit verklighet. Alla dina mål har uppnåtts.

Skriv en sammanfattning av din vision, som om den redan hade blivit sann. Var så detaljerad som möjligt: ​​var är du nu, hur har ditt liv förändrats, vilka är de saker du uppnått, vad lärde du dig, hur känns det?

Titta tillbaka på din väg från din önskade framtid, backcast de steg som hjälpte dig att nå din vision. Det här är lite av en hjärnteater. För att göra det lite enklare kan du också planera från nutiden och föreställa dig att din vision drar dig mot den som en magnet.

Ange stegen från och med idag som kan hjälpa dig att uppnå din vision. Tänk på vad du lärde dig från tidigare övningar och försök att integrera den informationen om möjligt. Vilka möjligheter kommer du att ta till för att dina mål ska bli verklighet? Föreställ din väg från nutiden till önskad framtid.

Chronologiskt lista 10-15 steg från idag tills du fullbordar ditt projekt. Fokusera på personliga milstolpar och möjligheter, inte fördefinierade händelser. Var specifik när du frågar dig själv dessa frågor.

• Hur förväntar du sig personligen att utvecklas?
• Vad förväntar du dig att lära dig och komma ur projektet?
• Vilka möjligheter kommer du att skapa eller dra nytta av?

Överväg att använda ett enkelt smidigt projekthanteringsverktyg som Trello eller till och med en egen PDF-mall Skapa din anpassade PDF-mall för att planera någonting Skapa din anpassade PDF-mall för att planera något Mallar är viktiga tidsbesparande enheter du kan använda för nästan vilken situation som helst i livet. När den speciella situationen kommer, kan du skapa din egen mall? Det är lätt. Vi visar dig hur. Läs mer för att hålla koll på dina bakåtlöpande kartläggningssteg.

Din väg framåt

Alla tre övningar kombineras. Du har nu en förenklad plan för ditt projekt. 24 Google Dokumentmallar som gör ditt liv enklare 24 Google Dokumentmallar som gör ditt liv enklare. Mallar kan spara mycket tid. Vi sammanställde 24 tidsbesparande Google Dokument-mallar för arbete, hälsa, hem och resor. Fortsätt med dina projekt, snarare än att kämpa för att sätta ihop dokument. Läs mer . Det kombinerar element i tidshantering, riskhantering, projektdefinition och en strategi för att uppnå dina mål. Förhoppningsvis kommer övningarna också att fungera som en motivator för att komma igång idag.

Har du haft några insikter när du fyller i dessa övningar? Vilka andra tekniker har du använt för att framgångsrikt starta och slutföra självutvecklingsprojekt tidigare? Vänligen dela med oss ​​i kommentarerna!

Bildkredit: rak väg som leder till öppna dörrar genom Lightspring via Shutterstock, Trueffelpix via Shutterstock

Utforska mer om: Planeringsverktyg, Projektledning, Tidshantering.