Hur man frigör maktens makt i 7 högsta produktivitetsverktyg

Som en allmän regel finns programvara för att ge bekvämlighet och för att effektivisera arbetet. De erbjuder vanligtvis ett antal effektiva verktyg för att hjälpa dig att öka produktiviteten.

Men om jag berättade för dig att det oavsett vilken app du använder, är det troligt att du inte använder den till sin fulla potential?

För att få mer ut av dina dagliga verktyg, lära dig att låsa upp mallens makt.

Varför Mallar?

Ta till exempel ordbehandlare. Varje gång du skapar ett nytt dokument börjar du från början. Det är idealiskt och nödvändigt om du skapar något nytt, innovativt eller friskt. Men om du skapar ett dokument som har en universell design, sparar du bara tid.

Oavsett vilken app du använder, och oavsett vilken typ av projekt du går in på, har det förmodligen redan en färdig mall tillgänglig. Om så inte är fallet kan du vanligtvis skapa egna mallar för att ringa in senare.

Med detta tillvägagångssätt för daglig produktivitet Hur 6 enkla Evernote-mallar ökar min dagliga produktivitet Hur 6 enkla Evernote-mallar ökar min dagliga produktivitet Skapa egna mallar i Evernote. Med dessa mallar kan du öka din produktivitet på jobbet och i ditt personliga liv. Låt oss se hur du kan skapa egna Evernote-mallar snabbt. Läs mer kan förbättra ditt liv genom att spara tid, hjälpa dig att producera bra jobb och kanske även genom att hjälpa dig att hitta nya formulär för dina dagliga uppgifter som du inte hade tänkt på.

Så när du förbinder dig att använda mallar är det viktigt att veta vad som gör en mall värt din tid i första hand.

Så här upptäcker du en bra mall

Det första steget att välja vilken mall som helst är att bestämma exakt vad du behöver av det. Vad ska du använda det för? Vilken typ av information kommer du att inkludera?

Det kommer givetvis också att bero på appen du planerar att använda. Det tar mig till min nästa punkt:

Se till att du förstår det fulla omfånget av programmet du får mallen för. Se till att du förstår mallens fulla räckvidd Skapa din anpassade PDF-mall för att planera någonting Skapa din anpassade PDF-mall för att planera något Mallar är viktiga tidsbesparande enheter som du kan använda för nästan alla situationer i livet. När den speciella situationen kommer, kan du skapa din egen mall? Det är lätt. Vi visar dig hur. Läs mer också.

Med andra ord, vilka slags saker kan du göra med det? Finns det några ändringar eller ändringar som du inte kan göra? Vilka begränsningar eller restriktioner behöver du vara medveten om? Finns det element som måste presenteras på ett visst sätt?

En bra mall är både flexibel och anpassningsbar. Du borde kunna forma den till exakt vad du behöver, om det inte är så redan.

Just nu verkar dessa tips generaliseras, men du förstår deras värde så snart du dyker in och börjar leta efter en mall. Kom ihåg att skriva ner och ange vad du behöver av mallen först och gå därifrån.

Mallar för populära appar

Därefter tar vi en titt på några exempelmallar för flera populära appar. Notera vilken typ av mallar som är markerade och försök att göra samma sak för dina egna appar - speciellt om de inte finns på listan.

Genom effektiva mallar kan du låsa upp den verkliga potentialen i dina appar och ta din programvaruupplevelse till nästa nivå.

asana

Asana, om du inte redan är bekant, är ett teambaserat projekthanteringsverktyg. Ännu viktigare är att det är ett socialt organisationsverktyg för små till stora grupper, komplett med inline-chatt, interaktioner och mer.

Det låter dig hålla kontakten med ditt team, skapa och organisera projekt och tilldela uppgifter till lagmedlemmar. Du kan organisera projekt på olika sätt, med olika uppgifter för att kompensera en helhet. Det finns flera verktyg och funktioner för att öka din erfarenhet också. Till exempel kan alla bifoga filer från molnlagringstjänster, som Dropbox, eller ladda upp dem för online-åtkomst. Det här låter dig enkelt dela filer mellan lagmedlemmar.

Till skillnad från några av de andra programmen på den här listan kan du inte ladda ner färdiga mallar för användning i Asana. Men du kan skapa egna mallar som du kan använda när du behöver dem.

Det finns ett par sätt att göra detta. Du kan antingen skapa en mall från början, med den fulla avsikt att använda den som en mall från get-go, eller du kan göra ett befintligt projekt eller en uppgift i en mall, så att du kan spara den nuvarande strukturen.

Det här är bra för uppdrag som att skapa nya klientchecklistor, produktmarknadsföring innehåll, kvalitetssäkring planer, ombord material för nya anställningar och mer. Du kan spara den aktuella strukturen eller layouten som en bas för att återanvända och modifiera för framtida uppgifter och projekt.

Den fullständiga resursen för att arbeta med mallar i Asana finns här.

Asana är gratis att använda för lag på upp till 15 personer, eller $ 8.33 (faktureras årligen) per medlem för större lag.

Duk

En av de bästa sakerna om Canva, ett online bildredigerings- och designverktyg, är att det finns massor av mallar att arbeta med.

Canva är i grund och botten den mindre komplicerade Photoshop modern grafisk design De 7 bästa sidorna för att hitta gratis InDesign-mallar: Böcker, reklamblad, tidskrifter och mer De 7 bästa platserna för att hitta gratis InDesign-mallar: Böcker, reklamblad, tidskrifter och mer använder du en professionell Adobe InDesign-mall istället för att skapa din egen? Här är de bästa gratis mallsidorna. Läs mer . Det är kraftfullt, och det finns massor av resurser tillgängliga inom appen för att skapa grafiken du behöver för blogginlägg, utskriftsresurser och mer. Du kan utnyttja befintliga former, clipart, typsnittstyp och visuella element för att producera exakt vilken typ av grafik du behöver.

Att välja en befintlig mall att arbeta med i Canva är glatt enkelt. Börja bara appen och du kommer att presenteras med en mängd olika alternativ att välja mellan.

Vad du kanske inte vet är att med ett Canva for Work-konto kan du skapa och spara dina egna märkesmallar för användning när som helst. Det här är enkelt eftersom alternativen är precis där framför dig.

Det finns en lösning som du kan använda för standardversionen av Canva för personlig användning. Appen sparar automatiskt tidigare dokument som du skapat, förutsatt att du loggade in. Se till att du gör det, skapa ett nytt dokument och fyll i det med generiska bilder och innehåll.

Senare kan du redigera det befintliga dokumentet genom att skapa en kopia och gå därifrån. Det är precis som att ha en anpassad mall!

Canva Basic är gratis att använda, men det finns begränsningar för innehållet du kan inkludera i din grafik. Du kan betala individuellt för att använda vissa grafiska element från appen, och kostnaderna varierar.

Canva for Work är $ 12,95 per månad för varje designer på ett lag som behöver tillgång till verktyget, och det priset är rabatterat till $ 9,95 per månad om du betalar på årsbasis.

Kanbanize

Kanbanize, ett populärt Kanban och smidigt hanteringsverktyg, har inbyggt stöd för anpassade korttyper och mallar.

Verktyget används för att effektivisera arbetsprocesserna genom att tillhandahålla en visualiserad framstegsplan. Det är i grunden en digital version av Kanban-processen. Du skapar det som kallas en projektbräda som fungerar precis som en tavla eller whiteboard. Därefter skapar du uppgiftskort för alla de olika stegen som måste göras för att slutföra ditt projekt - dessa fungerar som klistermärken. Dessa uppgiftskort är tilldelade individuella lagmedlemmar och hjälper dig att hålla reda på vad som har slutförts och vad som fortfarande behöver bli gjort.

Normalt skulle du behöva skapa uppgiftskort och projektbrädor från början, redigera alla enskilda attribut, fält och detaljer när du går. För att göra saker enklare kan Kanbanize skapa mallar av dessa element.

Med verktyget kan du ändra färdiga mallar av uppgiftskort så att du inte behöver skapa dem från varje gång. Det är särskilt praktiskt om det finns attribut som du använder regelbundet, och du kan göra detsamma med projektbrädor för att hålla fält och attribut överensstämma över flera projekt.

Att skapa en mall i Kanbanize är ganska intuitiv men om du föredrar detaljerade steg har webbplatsen också enkla instruktioner på sidan Korttyper och mallar.

Kanbanize erbjuder en gratis försök för upp till 1000 åtgärder. Därefter är det $ 9 per lagmedlem per månad (faktureras årligen) för mindre grupper med upp till 20 användare. För större organisationer är det $ 15 per användare per månad.

Google Dokument

Google Docs är en molnbaserad ordbehandlare som är extremt mångsidig. Om du någonsin använt Microsoft Word, OpenOffice eller liknande verktyg är det nästan exakt det, med undantag för att det är en onlineapp. Det finns också mobil- och tablettversioner av verktyget så att du kan redigera dokument på språng och det finns en offline-funktion för när du behöver lämna din skyddade Wi-Fi-bubbla.

Liksom de flesta ordbehandlare kan du hämta premade mallar för att skapa dokument med verktyget. Den typ av mall du behöver tydligt beror på det projekt eller innehåll du planerar att arbeta med. Till exempel finns mallar för kalendrar, omslagsbokstäver, återupptas 3 Användbara webbsidor för gratis nedladdningsbara CV-mallar 3 Användbara webbsidor för gratis nedladdningsbara CV-dokument Läs mer, fakturor, affärsplaner, projekttider och så mycket mer.

Du hittar några av de bästa premade Google Docs-mallarna markerade här 24 Google Dokumentmallar som gör ditt liv enklare 24 Google Dokumentmallar som gör ditt liv enklare Mallar kan spara mycket tid. Vi sammanställde 24 tidsbesparande Google Dokument-mallar för arbete, hälsa, hem och resor. Fortsätt med dina projekt, snarare än att kämpa för att sätta ihop dokument. Läs mer .

Du kan också skapa din egen mall enkelt genom att spara ett dokument med basinnehållet och sedan kopiera den filen senare för redigering.

Hootsuite

Hootsuite är ett supermäktigt socialt marknadsföringsverktyg som låter dig hantera sociala konton och lägga innehåll till olika sociala nätverk.

Det som gör det bra för företag stora och små är att det erbjuder flera korta analysverktyg att följa med det sociala innehållet du skickar. Du kan spåra engagemangsnivåer, visningar, upprepningsprocent och mer.

En av Hootsuites utmärkta egenskaper - och det finns många - är att du kan skapa mallar av egna sociala meddelanden. Detta låter dig återanvända innehåll som du kontinuerligt skulle lägga in. Detta är en funktion som saknar brist på de flesta sociala nätverk, särskilt från många bloggers och småföretagares perspektiv.

Låt oss till exempel säga att du har en kampanj pågår hela månaden som du vill att dina sociala efterföljare ska veta om. I stället för att skapa en ny social post från början varje gång du vill skicka ut kampanjinnehållet, kan du spara meddelandet som en mall för att ringa in senare. Sedan kan du under hela månaden öppna den mallen och schemalägga sociala inlägg - identiska eller lite redigerade varje gång.

Om du undrar hur du skapar mallar hittar du detaljerade instruktioner här.

Hootsuite Pro, som tillåter upp till 10 användare, är $ 9,99 per månad fakturerad årligen. Hootsuite Business, som är för större lag, har inget listat pris per användare, så du behöver kontakta supportgruppen för mer info.

Freshbooks

Att driva ett företag, stort eller litet, är inte en lätt uppgift, särskilt när det gäller att hantera ekonomin. FreshBooks är ett redovisningsverktyg som rapporterar att det kan frigöra i genomsnitt två hela dagar per månad för kunder som annars skulle spendera regelbundna bokföringsuppgifter.

Det är ett QuickBooks-alternativ som fungerar bra och har ett minimalt, men ändå skickligt gränssnitt.

Jag kan inte gå över alla funktioner i tjänsten eftersom jag skulle vara här hela dagen - det är mycket. Vad jag kan prata om är den utmärkta mallstöd som appen erbjuder.

FreshBooks har redan ett färdigt mallverktyg för att generera fakturor och uppskattningar. Du kan anpassa mallar direkt från ditt kontoadministratörspanel. På så sätt kan du minska den tid du normalt brukar skapa dessa typer av dokument genom att anpassa den information och fälten som behövs. På så sätt när det är dags att skicka ut en faktura De 5 bästa gratis faktureringsapplikationerna för frilansare och småföretagare De 5 bästa gratis faktureringsprogrammen för frilansare och småföretagare Vi avrundade de bästa kostnadsfria faktureringsverktygen för frilansare och småföretagare. Välj den som är bäst för dig. Läs mer till en klient, eller generera uppskattningar, du behöver bara redigera en liten mängd information.

FreshBooks är 39,95 dollar per månad för Premium-planen, där du kan fakturera ett obegränsat antal kunder och skapa ett obegränsat antal fakturor och rapporter. Om du bara behöver betala 50 klienter eller mindre, kan du nab Plus-planen för 24,95 dollar per månad, vilket erbjuder ett obegränsat antal fakturor och rapporter också.

Zapier

Zapier är ett kraftfullt verktyg som kan hjälpa dig att automatisera uppgifter Skapa enorma livsautomationer med flera steg Zaps Skapa fantastiska livsautomationer med Multi-Step Zaps Zapier, den enskilt största konkurrenten till IFTTT, tillkännagav att den nu erbjuder användarna möjligheten att skapa flera åtgärder automatiseringar som heter multi-step zaps. Läs mer genom att definiera en serie utlösare och åtgärder. Genom appen skapar du något som heter a “zap,” som fungerar som en allmän regel eller mall för den åtgärd du vill utföra.

Verktyget kan användas för att ansluta två Zapier-stödda appar till varandra för att utföra arbete.

Du kan till exempel skapa en zap eller regel som automatiskt sparar Gmail-bilagor till ditt Dropbox-konto. Du kan också ställa in regler för att skapa ett Trello-kort varje vecka, fylla nya rader i Google Sheets med RescueTime sammanfattningsrapporter och mycket mer.

I huvudsak varje regel eller åtgärd du skapar i Zapier är en mall.

Detta verktyg är ovärderligt för företagare och de som arbetar i snabba miljöer. Du kan automatisera en rad olika uppgifter genom mer än 500 tredjepartsprogram som Facebook, Dropbox, WordPress, Google Drive, Evernote och mer.

Tänk på hela tiden du kan spara genom att automatisera vardagliga uppgifter som du utför regelbundet.

Zapier har ett stort antal betalningsnivåer som sträcker sig från Basic ($ 20 per månad) till Business Plus ($ 125 per månad) och Infrastruktur ($ 250 per månad). Antalet regler du kan skapa beror på abonnemangsplanen du väljer.

Vilka mallar ska du börja använda?

Mallar, så länge de är effektiva, kan spara mycket tid och ansträngning. De tillåter dig att hoppa över allmänna steg i dokument och verktyg för att skapa verktyg för att komma direkt till nitty-gritty. Med alla appar som listas ovan - och många som inte nämns här - kan du ladda upp en mall och redigera specifika fält för att få exakt vad du behöver.

Vi kan alla använda lite extra tid och, genom att använda mallar, kommer du att ha råd med dig själv exakt det.

Så hur ska du använda mallar för att göra ditt liv lite enklare? Vilka är de mallar du redan använder? Berätta för oss i kommentarfältet nedan!

Bildkredit: Helloquence

Utforska mer om: Kontorsmallar, produktivitet, tidshantering.