Hur man hanterar inkorgsöverbelastning och att göra listor i e-postmeddelanden

Email överbelastning är ett stort problem dessa dagar. Dessutom är e-post inte bara kommunikation, men också i stor utsträckning dikterar din att göra-lista. Dessutom kan de konstanta anmälningarna vara en distraktion. Vi behöver alla ett sätt att tämja e-post.

Tricks för att förhindra en överflödig inkorg 3 Enkla sätt att stoppa överbelastning av e-post från att slå din inkorg 3 enkla sätt att stoppa överbelastning av e-post från att hicka din inkorg E-post har ett ganska rykte som en produktivitetsdödare. Hantering av e-post kan hjälpa dig att hålla din inkorg ren, men skulle det inte vara bra om du fick mindre av det till att börja med? Läs mer är dagens ordning. Vem bättre att prata om det än en man som har letat efter att tämma Gmail från 2006? Andy Mitchell är grundaren av ActiveInbox, en app för att organisera din Gmail-inkorg Organisera din Gmail-inkorg bättre med ActiveInbox Organisera din Gmail-inkorg bättre med ActiveInbox Läs mer .

E-post på morgonen: Är det ett måste, eller ska du bara sortera ut det för senare? Vad är Den bästa strategin att hantera email när du vaknar?

Andy: Jag har kämpat med detta i flera år.

• Om du gör en första e-postadress får du sugas in och förlorar en hel morgon (lite som att titta på en video på YouTube och sedan följa Relaterade på kaninhålet).
• Men om du skjuter upp det, kommer du sannolikt att sakna något kritiskt, eller fastna i något annat och aldrig komma tillbaka till det.

Svaret är att göra båda! Om än i två enkla bett.

Först uppnå Inbox Zero med hjälp av David Allens tillvägagångssätt 5 Åtgärds steg för att bota din inkorg Noll e-postfransin 5 Åtgärd för att bota din inkorg Noll e-post Frenzy Inbox Noll är ett av de mest populära buzz-orden. För att verkligen lösa dina e-postproblem måste du gå bortom Inkorgen Zero och ta itu med de underliggande problemen. Läs mer, för varje mail:

• Är det skräp? Radera det.
• Kan du svara om 2 minuter? Gör så och ta bort det.
• Annars, handla det för senare. Gmail (med ActiveInbox) eller Outlook låter dig ange en prioritetsstatus. (Du kanske vill svara på alla kritiska e-postmeddelanden direkt)

Varför gå till Inbox Zero? I ord av Merlin Mann ...

“Det "noll"? Det är inte hur många meddelanden som finns i din inkorg - det är hur mycket din egen hjärna är i den inkorgen. Särskilt när du inte vill att den ska vara.”

Det ger dig en ren start att fortsätta med din dag.

Åtgärdsartikel: Välj flera låga energipunkter senare på dagen för att få mailen klar. Jag förespråkar den sömniga halvtimmen efter lunchen, och strax före slutet av dagen. Släpp in i din actioned e-postlista och zoom genom dem.

Ska e-post vara något du kontrollerar hela tiden eller med jämna mellanrum?

Andy: Jag tror att om du följer Inbox Zero-metoden ovan kan du kontrollera varje timme eller så för att vara medveten om brådskande saker, men skjuta upp allt som tar tid i fler periodiska block.

Självklart, om du arbetar med försäljning eller kundsupport, har du inget val. E-post är ditt liv!

Hur kategoriserar du e-postmeddelanden mellan uppgifter, viktig information och annat arbete?

Andy: För det första finns det bara två stora kategorier som spelar roll: Är det en uppgift, eller är det referensmaterial? Alla andra e-postmeddelanden blir enkelt raderade.

Då kan uppgifter grupperas efter status. T.ex. hög prioritet, låg prioritet och “Väntar på”.

De “Väntar på” listan är den mest kraftfulla, för allt som blockeras medan du väntar på att någon annan ska göra något. Dessa e-postmeddelanden är normalt de som sjunker i djupet av vår e-postklient, och vi glömmer helt och hållet att följa upp.

Åtgärdsartikel: Håll en etikett i Gmail eller i Outlook behåll en flagga och när du skickar ett e-postmeddelande som du definitivt behöver svara på, markera det. Då en gång i veckan kan du släppa in i väntelistan och chase upp alla som inte har svarat.

Ska e-post användas som en att göra-lista?

Andy: Ja!

Om det redan finns uppgifter i din inkorg, vad är alternativet? Du måste kopiera och klistra in dem från din e-post till ett annat system.

Detta är en stor källa till tidsmässigt slösande och förvirring, med uppgifter som dupliceras i olika system. Av denna anledning förespråkar David Allen “hårda kanter” (ett föremål ska visas på en lista) för att hålla din hjärna ren och stressfri.

Naturligtvis är den största nackdelen med vanliga e-postklienter att de inte är bra på att hantera dessa e-postuppgifter. Därför var ActiveInboxs ursprungliga idé att e-postmeddelanden är uppgifter. Det finns ingen separation eller dubbelarbete.

Åtgärdsartikel: [Redaktörens anteckning] Du kan göra Gmail till en Trello-liknande uppgiftstavla med Sortd Slå Gmail till ett Trello-liknande uppdragskort med Sortd Slå Gmail till ett Trello-liknande uppdragskort med Sortd I den moderna arbetsstyrkan blir din e-post ofta till din uppgiftslista. Nå, nu kan du få Trello-stil organisation direkt i Gmail med en ny Chrome-förlängning, Sortd. Läs mer, vilket ger dig bekvämligheten för din vanliga inkorg och lägger till en skollista i processen.

Vad är några effektiva sätt att använda e-post till jot-uppgifter?

Andy: Om du vill lägga till en uppgift som inte startade som ett e-postmeddelande, skicka bara ett mail till dig själv! Då måste du markera det som en uppgift.

Med ActiveInbox kan du ersätta e-postens ämne med ett aktivitetsnamn, ange en status och förfallodatum, lägga till en checklista och anteckningar och göra den till en del av ett projekt. Det gör Gmail till en fullständig uppgiftshanterare.

Åtgärdsartikel: I Gmail kan du markera ett e-postmeddelande med stjärnor; med Googles inkorg kan du lägga till påminnelser eller snooze ett e-postmeddelande Google Inbox Review: En andning av frisk luft Google Inbox Review: En andning av frisk luft Gmail är ett hushållsnamn i e-postavdelningen, men Google var inte nöjd med det. Möt Google Inkorgen, ett nytt sätt att närma sig e-post. Läs mer .

Gör vår inkorg som en uppgiftslista bara ett annat system som tävlar om uppmärksamhet?

Andy: Det är säkert ett system som tävlar för vår uppmärksamhet, men vår inkorg gör det redan. Så det är inte en annan. Det faktum att din inkorg är en uppgiftslista redan, utan att du särskilt vill att den ska vara, är just därför att du ska göra den till din centrala arbetslista.

Det är alltid lättare att simma med strömmen. Du kan försöka behålla en arbetslista på annat håll, men om de flesta av dina uppgifter kommer från e-post, vill du fortsätta slåss mot det, kopiera och klistra in e-postmeddelanden till din andra arbetshanterare och ropa på kollegor som håller på att skicka e-post till dig? Kämpa inte med det! Gör e-post kärnan i din arbetslista.

Åtgärdsartikel: [Redaktörens anteckning] Om du fortfarande vill använda en extern uppgiftslista kan Todoist och Any.do lägga till uppgifter direkt från Gmail.

Är e-effektivitet ett samarbets- eller individuellt ansvar? Vad är etiketten vi alla ska följa?

Andy: När det gäller etiketten är svaret definitivt, definitivt samverkande. Som med allt annat i samhället handlar det om att respektera andra lika mycket som dig själv. [Redaktörens anteckning: På samma sätt finns det några e-postmeddelanden som garanterar att förolämpa, ilska eller irritera mottagare. 6 sätt att garantera att förolämpa, ilska och irritera med varje e-postmeddelande. Du skickar 6 sätt att garantera att förolämpa, ilska och irritera med varje e-post som du skickar e-postmeddelanden till tuff. Det är verkligen svårt att komma över vad du verkligen vill säga i ett mail, och hälften av tiden kommer människor nästan alltid att missförstå dig. Mycket av problemet kommer ... Läs mer]

Trots att det är uppenbart artigt tror jag e-postmeddelanden som bara säger “tack!” eller “ok!” är ett totalt slöseri med tid och därmed ondskan.

Men när det gäller samarbetsverktyg är det en annan sak. E-post är en egen solo-upplevelse. Åtminstone för att samordna ett lags schema behöver du fortfarande ditt projektledare, CRM och IM-verktyg.

Åtgärdsartikel: Jag är ett fan av 3Sentences. Brevity sparar alla tid - även när du måste skanna e-posten i framtiden. Medan waffling e-post är lat och oförskämd.

Fråga Andy dina e-postrelaterade frågor!

Andy Mitchell kommer läsa kommentarerna och kommer att svara på eventuella frågor du har om hur du hanterar ditt email. Nu är din chans att få det irriterande problemet löst!

Bildkrediter: Kairo, Lea Latumahina, Mike Renlund, OmirOnia, Hoefi, OpenClip

Utforska mer om: Email Tips, Time Management, Att-göra-lista.