Så här skapar du det senaste perfekta Time Management System du någonsin kommer att använda

J.R.R. Tolkien skrev en gång, genom Gandalfs karaktär, “Allt vi behöver bestämma är vad vi ska göra med den tid som ges till oss.” Om du vill veta hemligheten för att skapa världens perfekta tidshanteringssystem, måste du lyssna på Gandalf.

Min egen personliga väg till det perfekta tidshanteringssystemet var en lång, och den fylldes med slaktkroppen av tidigare försök. De säger att vägen till helvete är asfalterad med goda avsikter. Tja, låt oss bara säga att jag alltid började använda varje nytt system med mycket goda avsikter.

Jag har provat Gqueues Ta Google Task Management och Schemaläggning till en helt ny nivå med GQueues Ta Google Task Management och Schemalägga till en helt ny nivå med GQueues Google Uppgifter fungerar inte om du vill flytta bortom dagens tidshantering till visionär planering av imorgon. Det är här GQueues går upp till plattan. Läs mer, AttDoist Hur mycket mer produktiv är ToDoist Premium? Här är 6 goda skäl att uppgradera hur mycket mer produktivt är att dämpa premium? Här är 6 goda skäl att uppgradera Jag höll på att använda ToDoist gratis för ett tag. Men fortsatte att komma upp mot saker jag ville göra och kunde inte. Email påminnelser. Lägga till anteckningar i uppgiften. Saker som verkligen skulle lägga till mycket ... Läs mer, Google-uppgifter Omvandlar Google-uppgifter till en uppgiftshanteringssupport med Google-uppgifter offline [Chrome] Omvandla Google-uppgifter till en uppgiftshanteringspaket med Google-uppgifter offline [Chrome] Använda Google-uppgifter är som en kärlek-hat-förhållande. Problemet med att använda Google-uppgifter direkt i Google Calendar eller inuti Google Mail är att layouten och användargränssnittet är extremt förenklat och ... Läs mer och varje livsledande trick däremellan. Om du är som jag har du förmodligen gjort detsamma. Det är en ständig sökning efter mer organisation med mindre arbete. Ett sätt att skapa mer tid i ditt schema, för att uppnå allt du drömmer om att uppnå, utan att förlora i sömn.

Vad är det perfekta Time Management System?

Om du är som jag, känner du förmodligen att du har ett system som är nästan vad du behöver, men inte riktigt. Det är nästan alltid något som saknas.

Det perfekta tidsstyrningssystemet bör ha följande egenskaper.

• Tillåter dig en “tyst plats” att överväga ditt livsmål och drömmar
• Ger en sömlös integrering av uppgifter relaterade till dina mål
• Ger dig möjlighet att enkelt organisera och planera ditt veckovisa och dagliga ansvar
• Hjälper dig att undvika att glömma viktiga uppgifter
• Är kompakt och enkel, men effektiv och allomfattande

Den sista är som att fråga efter månen, eller hur? Det är behovet av enkelhet i kombination med kravet att det ska vara allomfattande som gör det perfekta systemet så omöjligt att hitta.

Skapa en tidslinje för sammansättning av tid

Det ideala tidsstyrningssystemet bör fungera som en effektiv monteringsledning. Du har inkommande arbete (uppgifter), och de måste organiseras och planeras och integreras sedan i din kalender. Den processen ser något ut så här ut:

Problemet med de flesta försök att använda en enda app som gTasks Använd gTasks för att synkronisera dina uppgifter med Google [Android] Använd gTasks för att synkronisera dina uppgifter med Google [Android] Idag finns det ett miljon och ett bra sätt att hantera en to- gör lista online och via mobilappar. Det sägs att det fortfarande finns ett fåtal personer som ännu inte använder någon av ... Läs mer eller något sådant är att dessa appar är specialiserade att hantera en eller två delar av denna process riktigt bra.

Tidspårningsverktyg 4 Utmärkt gratis tidspårningsverktyg [Android] 4 Utmärkt Free Time Tracking Tools [Android] Oavsett vem du är, tiden är en otroligt viktig produkt. Vi tilldelas alla samma tid - 86.400 sekunder varje dag - och det är upp till oss hur vi spenderar den tiden ... Läs mer eller använd Pomodoro-tekniken Pomodoro Web App Tomato.se är Time Management gjort enkelt Pomodoro Web App Tomat. Är tidsförvaltning gjort enkelt Kan inte fokuseras? Kom till jobbet nu. Tomato.es är en gratis Pomodoro-timer som du kan använda direkt i din webbläsare - och det är kanske den bästa appen som jag någonsin har använt. Pomodoro-tekniken är enkel: ... Läs mer gör dig förskriven mindre Varför förskott inte kan botas av uppgiftshanteringsapplikationer [Yttrande] Varför förskingring inte kan botas av uppgiftshanteringsapplikationer [Yttrande] Under den längsta tiden har jag kämpat med tidshantering, och i vissa avseenden gör jag fortfarande. En av mina många metoder i “övervinna” min brist på tidshantering var att använda applikationshanteringsapplikationer. Jag ... Läs mer genom att hantera ditt veckovis schema, men hjälp dig inte med att organisera dina uppgifter.

Det var inte förrän Justin visade mig sin teknik med att använda LEGOS som en tidshanteringsmetod. Så här använder du LEGOs för att hantera din tid bättre. Så här använder du LEGOs för att hantera din tid. Jag tror att jag har hittat det ultimata produktivitetsverktyget: LEGOs. Lämna inte! Låt mig förklara. Läs mer att jag började få ett inkling av något som kan fungera bättre för mig. Detta ledde till det jag trodde skulle bli mitt bästa och senaste system för hantering av tid, med Trello Trello - Ett unikt, enkelt och kraftfullt projektledningssystem från ett bra hem Trello - Ett unikt, enkelt och kraftfullt projektledningssystem från ett bra Hemma betyder namnet Joel Spolsky någonting för dig? Om så är fallet vill du läsa det här inlägget, eftersom det visar Spolskys senaste och största projekt. Och om inte, bör du veta att detta är ... Läs mer .

Att sätta bitarna ihop

Trello var dock fortfarande inte ett enkelt ställe att planera livsmålen Hur man skapar en visionsstyrelse och träffar dina stora mål Hur man skapar en visionsstyrelse och träffar dina stora mål Du kan kalla dem som stora stenar eller stora, håriga, djärvliga mål. Vissa kallar det en hinklista. Tömma den hinken kräver åtgärd. Det är här ett visuellt verktyg som Trello visar sig användbart. Läs mer, och hantera uppgifter från ett steg i schemat till nästa var väldigt klumpigt.

Av dessa skäl bestämde jag mig slutligen för att ta alla de lärdomar jag har lärt mig från tidigare system som jag har testat och kombinera allt i ett enda automatiserat tidsstyrningssystem som gör allt.

1: a - Skapa ditt Master Time Management Sheet

Arbetsflödet som jag stal från Justin och används i Trello-systemet fungerar bra. I grund och botten börjar du på ena sidan med alla dina inkommande nya uppgifter som du behöver på något sätt passa in i ditt schema. Sedan till vänster om det har du en lista över alla uppgifter du vill slutföra denna månad. Till vänster om det, denna vecka.

Detta system fungerade för mig i ungefär fyra eller fem månader. Jag började glömma saker som fanns på några av listorna. De blev inte flyttade till “i dag” och sedan blev bara begravd. Systemet började misslyckas med mig.

Så här är vad jag gjorde. Du behöver först skapa ett Google-kalkylblad och skapa fyra ark.

I det här fallet börjar du till vänster och skapar en Inkommande ark. Här listas alla inkommande uppgifter från dina olika andra system.

Till höger om detta skapar du en Månadskrav ark. Till höger om det skapa a Veckokrav ark. Till höger om det skapar du Veckoschema ark.

Vi kommer att formatera de enskilda arken på ett ögonblick. Men först skapa en veckokalender i Veckoschema ark genom att skapa en rad veckodagar och en kolumn av varje halvtimme för en hel dag.

Nu när du har ditt veckoplan redo att användas, är det dags att starta inmatning av uppgifter i ditt nya tidsstyrningssystem!

På Inkommande blad, skapa rubriker för Uppgift, Projekt, datum tillagt, Märka, Prioritet, Länk, Planerad, och Gjort.

Dessa fält kommer alla att ge mening i ett ögonblick när vi börjar mata din “Inkommande” ark med automatiska flöden.

2: a - Skapa och automatisera dina livsmål

Den första av dessa flöden kommer att vara ditt livsmål.

Den viktigaste lektionen jag lärde mig är att när det gäller de stora målen behöver du ett utrymme som är rent och endast avsett för ett syfte - överväger de saker som är viktigast för dig.

Av alla de tidhanteringsappar som jag någonsin har provat, är detta ett syfte som ToDoist är perfekt.

Det är rent och enkelt. Du skapar de stora livsmålen till vänster och sedan på höger sida bryter du ner de riktigt stora målen i de delmål som du kommer att arbeta mot genom hela ditt liv.

Till exempel är ett av mina livsmål att ha en lycklig familj. Några delmål av detta skulle vara “Ge en positiv barndom” för mina barn eller till “Var en hängiven & vårdande man”. Under dessa delmål är var mer specifika gå. Till exempel skulle bygga ett sovrum för min dotter säkert ge henne en mer positiv barndomsupplevelse.

Nu är det här en angripbara uppgift. Vad du vill göra är att skapa etiketter för dessa handlingsbara uppgifter, så att ToDoist skickar dem automatiskt till ditt master Time Management System.

Du måste använda ToDoist Premium för att få tillgång till etiketter (det är billigt och väl värt det!)

I ToDoist, klicka bara på etiketter i den vänstra navigeringsfältet och klicka sedan på Lägg till etikett knapp.

I exemplet ovan, för att bygga en sovrumsuppgift, efter att ha skapat en happy_family-etikett, tillade jag “@glad familj” till uppgiften själv, att märka den.

Varför hjälper dessa etiketter dig? För nu kan du använda IFTTT för att upptäcka de märkta uppgifterna och sätta in uppgifterna i ditt helt nya Inkommande ark i Google Sheets.

I IFTTT väljer du bara ToDoist-utlösaren och väljer Ny uppgift skapad med etikett.

Därefter kan du välja från en rullgardinslista över etiketterna du skapade, såväl som projektet där du använde etiketten.

Slutligen, sätt åtgärden till Google Drive, välj Lägg till rad i kalkylblad, och skriv in rätt namn på ditt Google-kalkylblad där du skapade “Inkommande” ark.

Lägg märke till fälten i den utsignalen? Det är samma fält som du just skapat i kalkylbladet.

Så nu, när som helst skapar du en Life Goal-relaterad uppgift i ToDoist och tillämpar en av de etiketter som du har skapat IFTTT utlöser för att uppgiften automatiskt laddas in i Inkommande kalkylblad.

Tänk på det. Nu kan du luta dig tillbaka, rensa ditt sinne och planera bara dina livsmål. Inga bekymmer om hur du planerar vad du behöver göra för att uppnå dem - bara brainstorm och etikettuppgifter som du behöver göra för att komma dit. Låt automationen ta hand om resten.

3: e - Automatisera dina brådskande krav

Självklart är ditt liv mer än bara ditt livsmål. Låt oss möta det, dagliga krav, telefonsamtal och e-postmeddelanden, alla bombarderar dig ständigt med nya krav och nya uppgifter. Du behöver också ett sätt att hantera dessa krav.

Svaret på detta automatiserar också en “Inkommande” mata från ditt e-postkonto. Oroa dig inte, det här är väldigt enkelt. Skapa bara en IFTTT-trigger för varje gång du stjärna ett mail i din inkorg.

Skapa sedan samma åtgärd som du gjorde tidigare - Lägg till rad i kalkylblad. Var noga med att skriva in samma kalkylblads namn. Du måste också anpassa Formaterad rad så att den matar ut de obligatoriska fälten för inkommande tabellen du skapade.

Det viktiga är bara att se till att ämnet i e-postlinjen är uppe med “Uppgift” fält i ditt kalkylblad.

Nu, varje gång du stärker ett e-postmeddelande i din inkorg, läggs den här ämnesraden till ditt kalkylblad som en annan inkommande uppgift.

Skönheten i detta är att när du skannar e-postmeddelanden och du upptäcker ett e-postmeddelande som kräver din tid, måste det bli en uppgift som planeras i ditt arbetsflöde. Slösa inte bort din tid på att försöka utföra uppgiften omedelbart. Stjärna bara och fortsätt.

Nu när du har dina livsmål och dina dagliga e-postmeddelanden automatiserade för att fylla i inkommande arbetskön i ditt nya tidsstyrningssystem, är det dags att komma ner för att organisera arbetsflödet för det systemet.

4: e - Organisera ditt arbetshanteringsarbete

Nu kommer den roliga delen. Om du har använt ToDoist för att planera dina långsiktiga mål och du har spelat viktiga saker i dina e-postmeddelanden ser du att en massa nya uppgifter har kommit in i arket!

Kom ihåg det Planerad och Gjort fält du skapade? Tja, det var extras som inte kommer att fyllas i av automationen. Detta beror på att när du väljer varje uppgiftsnamn och flyttar dem över till Den här månaden eller Denna vecka ark, måste du göra en anteckning om att du har planerat den uppgiften. När du har slutfört uppgiften kan du markera den som färdig med hjälp av fältet Utfört.

När en uppgift är planerad finns den i månads- eller veckans ark. Tanken är att du på månadsbasis ska flytta alla inkommande uppgifter som du tror att du kan uppnå denna månad i Den här månaden ark.

De Den här månaden och Denna vecka lakan ska ha följande fält: Uppgift, För vem?, Frekvens, Upprepa och Livsmål.

När du flyttar ett uppgiftsnamn från Inkommande till den här månaden, ta dig tid att fylla i dessa fält. Vem (vilken klient eller person) är uppgiften för? Är det en uppgift som du behöver repetera varje månad? Är det från en av dina livsmål?

Viktigast, definiera när uppgiften ska fyllas i med. Sortering i det här fältet hjälper dig att prioritera vilka uppgifter som ska uppnås när du planerar din vecka.

Kom ihåg, gör det varje månad. Ta också tid i början av veckan för att flytta uppgifter från Den här månaden ark till samma Denna vecka ark. Eller, i de fall där uppgiften upprepas varje månad, kan du bara lägga till uppgiften direkt i din veckokalender och uppdatera “Nästa förfallna” fält.

Detta är skönheten i detta system. Det kan hjälpa dig att hantera allt - uppgifter relaterade till de viktiga livsmålen, vardagliga dagliga uppgifter som kommer ut ur e-postmeddelanden, månatliga och veckovisa uppgifter som du behöver utföra oavsett vad, och sedan de viktiga uppgifterna som du lägger till Inkommande arka dig själv.

Eftersom uppgifterna behandlas och flyter från flik till flik blir de daterade och prioriterade, och sedan lägger du till det i ditt schema för den kommande veckan. Detta är schemat på den allra sista fliken, som du skapade i början av den här artikeln. Detta använder tidsblockeringsstrategin Tidblockering - Den hemliga vapen för bättre fokuseringstid - Den hemliga vapen för bättre fokus Letar du efter ett effektivare sätt att organisera dina arbetsdagar? Prova tidsblokering. Denna taktik kan hjälpa dig att hålla dig på rätt spår medan du håller distraheringar, förskott och oproductive multitasking i bukt. Läs mer som Rob nyligen skrev om - vilket fungerar ganska bra.

Du kan överväga att färgkoda dessa uppgifter när du lägger till dem i ditt schema för veckan. Kanske skapa en färgkod för varje enskild klient eller använd olika färger för att ange olika projekt eller prioriteringar.

Nyckeln till detta system är att den kan hantera allt från din livsplanering och målinriktning. 5 Kritiska misstag att undvika när man ställer in mål. 5 Kritiska misstag att undvika när man ställer in mål. Målinställningar är ett bra sätt att skära ned på förskott och öka produktiviteten. Om du inte har mål har du inte riktning. Utan riktning är det lätt för dig att känna sig förlorad och förvirrad. Lyckligtvis ... Läs mer, till de projekt du jobbar med just nu.

De släcks sedan för att uppnås på den andra och tredje fliken, och slutligen planeras och uppnås på den sista fliken. Så länge du är disciplinerad nog att sitta ner och använda det här systemet för att planera din kommande månad och vecka, ökar produktiviteten många gånger över.

Har du hittat ditt perfekta tidshanteringssystem än? Ser det ut som det kan fungera för dig? Dela dina egna tidshanteringserfaringar och tips i kommentarfältet nedan!

Bildkrediter: Tidshantering Via Shutterstock

Utforska mer om: Planeringsverktyg, kalkylblad, tidshantering, lista över uppgifter.