Hur bara 4 steg kan hjälpa dig att njuta av en 5-timmars arbetsdag

Det är ganska sällsynt att träffa någon som önskar att de kunde arbeta Mer.

Jag gissar att du inte heller är en av dem. En traditionell 8-timmars arbetsdag är faktiskt enormt föråldrad och sällan hjälper produktiviteten jämfört med en kortare arbetsdag. Förutsatt att du är smart med din tid.

Förutsatt att du är smart med din tid.

Med det i åtanke är det här varför du inte behöver arbeta långa timmar på jobbet, och hur du kan använda några beprövade metoder och verktyg för att hjälpa dig att uppnå en 5-timmars arbetsdag.

Fördjupningen av den åtta timmars arbetsdagen

När den industriella revolutionen var i full gång under 1800-talet var 12+ timmars arbetsdagar normen. Detta höll fabrikshjulen att vrida och produktiviteten växte.

Det var inte förrän någon gång senare att aktivister som Robert Owen strävade hårt för ett mer humant arbetsschema. Hans slogan var:

“Åtta timmars arbete, åtta timmars rekreation, åtta timmar vila”.

Detta var en dröm för de flesta arbetare. Men när andra organisationer såg framgången som uppnåddes av Henry Ford efter att han introducerade en åtta timmars arbetsdag till sina fabriker år 1926 följde andra efter.

Sex år senare skrev social kritiker och politisk aktivist Bertrand Russell sin berömda uppsats, I beröm av ledighet. Han hävdade det,

“Om den vanliga löntagaren arbetade fyra timmar om dagen skulle det finnas tillräckligt för alla och ingen arbetslöshet - förutsatt att en mycket måttlig mängd förnuftig organisation”.

John Maynard Keynes ledande ekonom, echoserade mer vetenskapligt Russells tankar i en 1930-uppsats med titeln Ekonomiska möjligheter för våra barnbarn. I den uppsatsen hoppades Keynes att på grund av den tekniska utvecklingen fram till 2030 skulle vi behöva arbeta högst 15 timmar per vecka.

Idag arbetar vi 8,9 timmar per dag

I realiteten, enligt OECD, spenderar den genomsnittliga amerikanen nu 34,4 timmar per vecka på jobbet. Detta är ett genomsnitt av heltid och deltidsarbetare. Den reella siffran för heltidsarbetare är mer sannolikt att vara 44,5 timmar (8,9 timmar per dag), som rapporterats av presidiet för arbetsstatistik.

Ironiskt nog har vi under de senaste decennierna sett produktiviteten ständigt ökar. Men våra arbetsdagar har stannat i stort sett samma längd. Denna koppling mellan arbetade timmar och uppnådd produktivitet visas i tabellen nedan (OECD).

Det vi ser här är att produktiviteten (BNP per arbetad timme) minskar när antalet arbetade timmar ökar. Det här är en punkt som Adam Smith klargjorde i På lönearbetet tillbaka i 1776.

Det är också en punkt som har blivit konsekvent bevisad korrekt av människor som genomför idéer som finns i Tim Ferriss " 4-timmars arbetsvecka. När energi är inriktad på Vad vi gör snarare än hur länge vi spenderar På det kan tiden utnyttjas för oproportionerliga resultat. Resultat som kan göra det möjligt för oss att bryta sig undan 9-5 och faktiskt uppnå en fem timmars arbetsdag (eller mindre).

“Fokusera på att vara produktiv istället för upptagen.” (Tim Ferriss)

Detta är särskilt användbart för de miljoner kunskapsarbetare vars uppenbara arbete kan expandera för att enkelt fylla åtta timmar. Men det kan inte vara praktiskt för personer som betalas att bokstavligen vara närvarande under ett visst antal timmar (sjuksköterskor, poliser osv.).

Få till en 5 timmars arbetsdag

Om du är arbetstider är 9-5, är det att minska detta till fem timmar per dag 37,5% minskning. Det betyder att för varje timme du spenderar på jobbet måste du eliminera 22,5 minuter samtidigt som du fyller dina viktiga uppgifter till en hög standard.

Tyskland lyckas vara mer produktiv än USA medan man arbetar mindre, så det borde inte vara för hårt, rätt?

En bra heuristisk för att arbeta mot detta mål är TERA: Spårning, eliminering, reduktion och automatisering. Detta är en utveckling av Ferriss 'DEAL heuristic (definition, eliminering, automatisering, befrielse)

Steg 1: Spårning

Innan du kan förstå var För att spara tid måste du först veta på vilket sätt din tid spenderas. Tillbringa minst en vecka spårning när du spenderar arbete. Observera vad du gjorde och hur lång tid det tar.

För att göra det manuellt, använd ett gratis Excel-kalkylblad eller Google-kalkylblad. Det här är den metod som jag rekommenderar eftersom du kan kategorisera dina uppgifter mycket mer korrekt.

Alternativt kan du använda ett plattformsverktyg som RescueTime för att automatiskt spåra hur länge du spenderar på specifika appar och webbplatser (andra spårningsverktyg finns tillgängliga för Windows Hur slutar spilla så mycket tid genom att spåra din Windows-användning Hur slutar man slösa så mycket tid genom att spåra din Windows-användning Känner du faktiskt hur mycket tid du slösar på din dator? Med några gratis verktyg kan du redogöra för varje sekund som slösats på Facebook och liknande. Så här. Läs mer och för Mac Den bästa tidsföljdsprogramvaran för Mac OS X Den bästa tiden för spårning av programvara för Mac OS X Var går tiden? Hitta ut med dessa Mac-tidspårare. Läs mer).

När du väl har byggt upp en bild av hur din tid spenderas, börjar du märka ineffektivitet. I de flesta fall kommer du bli chockad över hur lite tid du faktiskt är arbetssätt.

Om du vill ta din spårning ett steg längre, följ den här metoden för att ta reda på vilka timmar på dagen du är mest produktiv. Upptäck dina mest produktiva timmar med denna enkla metod Upptäck dina mest produktiva timmar med denna enkla metod. Bygg din perfekta arbetsdag runt dina energinivåer. Det här enkla Excel-kalkylbladet och några sekunder av arbetet varje dag kan hjälpa dig att ändra dina vanor och bli mer färdiga. Läs mer och fokusera, och planera dina dagar runt dina resultat.

Steg 2: Eliminering

Nu har du en ganska detaljerad bild av hur dina arbetsdagar spenderas, det finns förmodligen ett antal saker i din rutin som inte behöver vara där. När du försöker spara tre timmar per dag finns det inget utrymme att vara dyrbart.

Om du har det lyckliga stället att lämna jobbet när din dag är färdig (om du är egenföretagare, huzzah! Om inte, prata med din chef om detta), börja med hänsynslöst att gå igenom ditt tidspårningsark, ta bort allt som inte behöver vara där.

Om du arbetar på bara 5 timmar, behöver du verkligen lunchstoppet? 45-60 minuter sparade.

Om du kontrollerar e-post alltför ofta, ta med dig självdisciplin och ställa in strikta regler för din inkorg. Vi har täckt undvikande av e-post utan negativa resultat. Så här raderar du din e-postapp med inga negativa resultat. Så här raderar du din e-postapp med inga negativa resultat. Avbryt e-post från ditt liv och bli mer gjort. Är det en praktisk lösning att ta bort e-postappen från din enhet och inte längre leva i inkorgen? Läs mer i detalj. Använd auto-responders, eller skriv en anteckning i din signatur, så att folk vet att du bara kontrollerar e-post ett par gånger per dag. Om det är brådskande, få folk att ringa dig.

Många människor kommer också att se sina uppgifter spridda hela dagen. Samtal tas vid alla timmar, och du reagerar sporadiskt på saker som landar på ditt skrivbord. För att bekämpa detta, använd tidsblockande tidsblockering - Den hemliga vapen för bättre fokuseringstid - Den hemliga vapen för bättre fokus Letar du efter ett effektivare sätt att organisera dina arbetsdagar? Prova tidsblokering. Denna taktik kan hjälpa dig att hålla dig på rätt spår medan du håller distraheringar, förskott och oproductive multitasking i bukt. Läs mer . Här batchar du liknande uppgifter tillsammans, vilket hjälper dig att behålla fokus hela dagen.

Om läsning är en del av ditt jobb, kläm allt i ett 30-minuters fönster.

Om folk vill schemalägga ett samtal, låt dem veta att du bara tar samtal mellan 1-2pm.

Ställ in perioder av oavbruten tid att fokusera på ett viktigt projekt utan störningar. Använd hörlurar för att avskräcka dina kollegor från att avbryta dig.

Och ibland blir du distraherad av webbplatser som Facebook eller Reddit. Använd verktyg som Stay Focusd (Chrome), Leechblock (Firefox) eller ColdTurkey (Windows) för att blockera dessa medan du är på jobbet. Faktum ärför, varför vänd inte hela datorn till en distraheringsfri maskin? Hur man får en distraktionsfri dator på 10 enkla steg Hur man får en distraheringsfri dator i 10 enkla steg Din uppmärksamhet förbrukas av distraheringar. Ta bort dem för att öka fokus och produktivitet. Vi visar dig de vanligaste datorrelaterade tidssugarna och hur du inaktiverar eller blockerar dem. Läs mer

Steg 3: Reduktion

Du har nu tagit bort de överflödiga uppgifterna som i onödan tvingade dig att spendera längre tid på jobbet än vad du behövde. Av de återstående uppgifterna finns det fortfarande bortkastad tid.

Om dina samtal är genomsnittliga på 15 minuter, försöker du få dem till 10 minuter. Detta kan vanligtvis göras genom att låta personen du chattar med vet vid början av samtalet som du behöver vara borta från telefonen om 10 minuter. Det är så enkelt. Detta inför en känsla av knapphet, och därför blir konversationen effektivare.

Om dina möten drar för länge, skicka dessa regler till effektiva möten Fed Up Of Inefficient Meetings? Skicka dessa 8 regler till din chef Fed upp av ineffektiva möten? Skicka dessa 8 regler till din chef Om ett möte är välorganiserat finns det ingen anledning att det inte kan förbättra produktivitet, känsla av syfte och moral. Här följer några regler för effektiva möten. Läs mer till din chef. Du kan även skicka dem anonymt.

När det gäller e-post, stanna två steg före din mottagare, så du kan minska antalet e-postmeddelanden du måste komma igenom. Med andra ord, förutse deras svar, och försök att täcka alla baser i ditt ursprungliga email. Det betyder att du kommer att skicka lite längre e-postmeddelanden, men de kommer att innehålla mer detaljer, för att undvika det irriterande alternativet fram och tillbaka.

Steg 4: Automatisering

Slutligen ta en titt på dina återstående uppgifter och ta reda på vilka delar av dessa som kan automatiseras.

På den extrema änden av spektret kan du starta outsourcing. Så blir du superproduktiv genom att outsourca dina dagliga uppgifter. Så blir du superproduktiv genom att outsourca dina dagliga uppgifter. Få mer gjort på en dag. Genom att lära dig vad du kan outsourca, plus några tips om bästa praxis för att delegera dina dagliga sysslor, kan du också bli superproduktiv. Läs mer oskilda men nödvändiga uppgifter (endast lämpligt om du är egenföretagare). Dessa uppgifter kan omfatta filtrering av e-post, arrangering av möten, forskning, datainmatning mm.

Om det finns rutinuppgifter du måste utföra om och om igen, se om dessa kan vara åtminstone delvis automatiserade. Om du utför dessa uppgifter i Excel kan du lära dig hur du skapar Excel-makron 4 Fel som du kan undvika när du programmerar Excel-makron med VBA 4-fel som du kan undvika när du programmerar Excel Makroer med VBA Enkel kod och makron är nycklarna till Microsoft Excel-supermakter. Även icke-programmörer kan enkelt lägga imponerande funktionalitet till sina kalkylblad med virtuella grunder för applikationer (VBA). Undvik bara dessa programmering nybörjare misstag! Läs mer för att utföra dessa uppgifter för dig. Om du använder en rad webbapps ser du om du kan ansluta dessa appar med IFTTT eller Zapier så att du inte längre behöver utföra dem själv.

Mallar är också ett bra sätt att automatisera delar av dina uppgifter. Huruvida de är Evernote-mallar Hur 6 enkla Evernote-mallar ökar min dagliga produktivitet Hur 6 enkla Evernote-mallar ökar min dagliga produktivitet Skapa egna mallar i Evernote. Med dessa mallar kan du öka din produktivitet på jobbet och i ditt personliga liv. Låt oss se hur du kan skapa egna Evernote-mallar snabbt. Läs mer, Google Drive-mallar 24 Google Dokumentmallar som gör ditt liv enklare 24 Google Dokumentmallar som gör ditt liv enklare Mallar kan spara mycket tid. Vi sammanställde 24 tidsbesparande Google Dokument-mallar för arbete, hälsa, hem och resor. Fortsätt med dina projekt, snarare än att kämpa för att sätta ihop dokument. Läs mer eller Office-mallar Använd Microsoft Office-mallar för att fånga din målgrupp och leverera information effektivt. Använd Microsoft Office-mallar för att fånga din målgrupp och leverera information effektivt. En mall är som en virtuell skylt, som visuellt förstärker text eller data. Här erbjuder vi en grundläggande översikt över Microsoft Office-mallar och dina alternativ. Läs mer, var och en av dem tillåter dig att dyka in i dina huvuduppgifter utan att slösa tid på att formatera dokument.

Du kan till och med spara tid genom att lära dig hjälpsamma snabbkommandon för dina mest använda program. Vi har skapat listor över några av de mest produktivitetshöjande genvägarna för Outlook 25+ Outlook-tangentbordsgenvägar för att göra dig mer produktiva 25+ Outlook-tangentbordsgenvägar som gör dig mer produktiv Outlook är en av de mest populära skrivbordsklienterna som används idag. Om du är en av de många Outlook-användare, kommer följande kortkommandon säkert att spara mycket tid. Läs mer, Excel 35 Dagliga Microsoft Excel-tangentbordsgenvägar för Windows och Mac 35 Everyday Microsoft Excel-tangentbordsgenvägar för Windows & Mac Tangentbordsgenvägar kan spara dig mycket tid! Använd dessa genvägar i Microsoft Excel för att påskynda arbetet med kalkylblad på Windows och Mac. Läs mer och någon webbläsare 32 Tangentbordsgenvägar för att påskynda ditt arbetsflöde i vilken webbläsare som helst 32 Tangentbordsgenvägar för att påskynda ditt arbetsflöde i vilken webbläsare som helst Snabbare sökning är inte ett svåraktigt mål, och det behöver inte heller drastiskt ändras i ditt arbetsflöde. Att anta några enkla nya vanor som tangentbordsgenvägar bör göra tricket. Här är hur. Läs mer . Varje liten hjälp hjälper trots allt.

Njut av en extra 3 timmar per dag

Utan tvekan kommer några av er som läser det här inlägget att hävda att även om du sparar tre timmar per dag, kan du fortfarande inte minska din arbetsdag till fem timmar. Din chef skulle helt enkelt översvämma dig med fler uppgifter. I så fall förhandla om en löneökning! Du kan tacka mig senare.

Men för många människor, oavsett om du arbetar flexi-tid, är egenföretagare eller har en förståelse chef, använder dessa verktyg och strategier kan spara dig en massa tid.

Som citat tidigare med “mycket måttlig mängd förnuftig organisation”, Du borde kunna fullfölja dina dagliga uppgifter under en bråkdel av den tid det har tagit dig fram till nu. Det här omfattar inte bara borttagning, minskning och automatisering av uppgifter som ovan men också att du spenderar tid när du planerar hur du ska spendera din tid varje vecka. Hur man förbereder dig för din perfekta dag med gratisapps. Hur man förbereder sig på din perfekta dag med gratis appar Perfekt dag är när du känner dig energisk och brinner genom din To-Do-lista med tid och energi att spara. Vi visar dig de appar som kan hjälpa dig att komma in i zonen. Läs mer för att minimera tiden som spenderas på kontoret.

Om du fortfarande är tvivelaktig, kolla hur Sverige introducerade en 6-timmars arbetsdag under 2016, och hur detta företag på 9 miljoner dollar per år introducerade en 5-timmars arbetsdag.

Med hur mycket tror du att du kan minska din arbetsdag med hjälp av informationen i den här artikeln?

Bildkrediter: 20150613_woc538_0 via The Economist, tjej som använder smarta telefon av Maridav via Shutterstock, som ligger på bänken av Marjan Apostolovic via Shutterstock

Utforska mer om: Produktivitet, Time Management.