Hämta rätt produktivitetsapp varje gång med detta enkla system

Det finns en ironi mellan hur mycket tid vi gör spendera slösa bort nya produktivitetsprogram, och hur mycket tid och ansträngning dessa appar räddar faktiskt för oss. Här är ett enkelt system för att säkerställa att du bara antar produktivitetsprogram som faktiskt bidra till din produktivitet.

När det gäller nedladdning av produktivitetsprogram, 6 Simple Time Management och Productivity Apps for Windows 6 Enkla tidsstyrning och produktivitetsapplikationer för Windows Kan din dator hjälpa dig att få mer arbete gjort? Det kan säkert. Bra organisationsprogramvara kan göra dig mer produktiv. Det är en fråga om att arbeta smartare än svårare. Läs mer den enda oro bör alltid vara:

“Ska den här appen faktiskt hjälpa min produktivitet?”

Inte “Den appen låter snygg“, eller “Åh, Mavis sa att det var en gudstjänst!” Det finns inga suddiga linjer här. Antingen hjälper det oss, eller det gör det inte. Antingen bidrar det, eller det hindrar.

Låt mig berätta varför. När vi försöker att anta produktivitetsprogram kommer vi bara att få en mer komplicerad röra av duplicerad information och ointegrerade system som slutar vara mer besvär än ett hjälpmedel. Vi fortsätter fram och tillbaka, försöker en app, inser att det inte är rätt, ger upp och försöker än en annan. Då en annan.

Du kommer aldrig att gräva dig själv ur en obearbetad ruta 10 sätt att gräva dig ur uppdragsuppdrag 10 sätt att gräva dig själv ur uppdragsuppbackningar Känslan av att drunkna i en lista med slutliga uppgifter är en rädsla som är gemensam för oss alla. Botemedlet är tillgängligt. Här är tio sätt att klara dig tillbaka. Läs mer på så sätt.

Det enda sättet är att ha ett övergripande system där vi kan bedöma huruvida en app faktiskt kommer att vara en positiv nettovinst eller ett negativt nettoavlopp på det systemet.

Ha ett paraplysystem

Ett paraply (eller övergripande) system är en produktivitet “systemet” som du vet fungerar för dig. Det är en lösning som du är skyldig att hålla i minst några år, och vilka andra appar du hämtar ha att arbeta med sömlöst.

Det finns ingen storlek som passar alla lösningar här, så försök och fel är nyckeln. Som ett par exempel kan du överväga att få saker att göra (GTD), Evernote, ditt eget system för att göra-listor. Sluta organisera, börja arbeta: 3 enkla att-göra-appar för att påskynda arbetsflödesstopp Organisera, börja arbeta: 3 enkla till- Gör program för att påskynda ditt arbetsflöde Är du en listälskare? Sluta använda din att göra-lista som ytterligare en ursäkt för att förutse. Byt till ett minimalt arbetshanteringssystem och fokusera på att få saker gjort. Läs mer, Trello eller till och med bara penna och anteckningsbok 3 Pappersböcker som är värda att shelling ut för 3 pappersböcker som är värda att shelling ut Vi skriver mycket om högteknologiska sätt att hålla reda på saker och hantera ditt liv. Men ibland är en vanlig gammal anteckningsbok det bästa du kan använda. Läs mer .

Om du redan har appar som du lita på är det övervärmesystemet det som kommer med så många av dessa appar som möjligt tillsammans.

Jag bestämde mig för Evernote: Få kreativitet med Evernote: 10 unika användningsområden du inte har tänkt på Bli kreativ med Evernote: 10 unika användningsområden du inte har tänkt på Evernote är ett av de ultimata verktygen i produktivitet och med ett brett utbud av multiplatform-appar , det finns ingen gräns för hur du kan använda tjänsten. Vi är stora fans av Evernote här ... Läs mer på grund av sin offline och multi-plattforms tillgänglighet, fantastisk sökfunktion och ett stort antal integreringar. Detta övergripande system matas in i appar som jag för närvarande använde (Facebook, Goodreads, Instapaper, Instagram etc) och hjälpte mig också att hitta andra appar som har blivit ovärderliga.

Så länge du vet att ditt valda övergripande system kan hantera allt du kastar på det, kan du börja leta efter fler appar som kommer att fungera för att gynna det systemet och lösa eventuella luckor det har, vilket gör det ännu effektivare.

När det övergripande systemet är på plats, svara på följande nyckelfrågor för varje app du är frestad att ladda ner för att se till att det är en smart användning av din tid.

1. Lider jag av det här problemet?

Varje produktivitetsapp försöker lösa ett problem. Att göra-lista apps försöker lösa ett rörigt och oorganiserat sinne. Goodreads försöker lösa problemet med att hitta intressanta böcker att läsa De 11 bästa platserna för att hitta vilka böcker som ska läsas nästa De 11 bästa platserna för att hitta vilka böcker som ska läsas nästa Vill du ha din nästa läsning vara bra? Det här är bokens rekommendationswebbplatser, du ska leta efter böcker att läsa nästa. Läs mer och hålla reda på de vi har läst.

Innan du ens överväger en app, se till att du vet vilket problem det ska lösas. Om du har ett specifikt problem, gå till nästa fråga. Om du inte har det här problemet, föreslår jag att jag gör något mer produktivt än att surfa på appbutiken!

2. Är recensionerna positiva?

Innan du spenderar mer tid på den här appen, kan du snabbt kontrollera några recensioner och betyg. Tänk på ett lägsta betyg som riktmärke. Som regel är någonting under ett 3,5 eller 4 stjärnklassificering vanligtvis inte värt ansträngningen, om du inte är säker på att det löser ett särskilt problem.

När det gäller recensioner, se upp för vanliga problem som människor har och se till att dessa problem inte påverkar lösningen av problemet i fråga 1. Om dessa problem kommer att störa, hitta en annan app.

3. Uppfyller den dina icke-förhandlingar?

Innan du bestämmer dig för att anta en app, bör du komma ihåg det icke-förhandlingsbara funktioner som den måste ha. Det här är inte en lista över allt appen måste göra det perfekt. Det är en lista över funktioner som betyder att det är “tillräckligt bra” att integreras i ditt övergripande system för att effektivt lösa ett problem.

Om någon av dessa funktioner saknas är det inte appen för dig, så fortsätt titta. Personer som adopterar en app som saknar en viktig funktion är ständigt på utkik efter en bättre app som uppfyller alla funktioner. Det är bäst att få det rätt första gången.

Några exempel på icke-förhandlingsbara funktioner du kan kräva: flera plattformsalternativ, bra användbarhet, integration med vissa appar, IFTTT-integration 10 Great ifttt Recept för att automatisera ditt webliv 10 Great ifttt Recept för att automatisera ditt webliv Vi har redan introducerat du kan ifttt i ett tidigare inlägg och det har gjorts flera förbättringar och nya kanaler har sedan lagts till i webbapplikationen. Automatisering och synkronisering är två punkter som har ... Läs mer, vissa exportfunktioner, tillgänglighet offline och tillgänglighet i webbläsaren.

Du kan ladda ner appen för tillfället för att kontrollera att dessa funktioner fungerar som du behöver dem till jobbet. Om de inte gör det borde du inte känna några problem med att radera den där appen genast.

Om appen du överväger uppfyller alla dina icke-förhandlingsbara krav ser sakerna upp!

4. Och uppfyller det dina förhandlingsbara?

Ej förhandlingsbara är bara en uppsättning funktioner. Det kommer också att finnas andra som är “trevligt att ha”, men inte särskilt nödvändigt. Dessa förhandlingsbara funktioner är saker som iPad-versioner, integration med iCal eller Google Calendar, inbyggda webbläsare, sociala anmälningar, pris etc..

Använda vad som skulle vara “trevligt att ha”, Du kan diskriminera mellan två eller flera appar som var och en uppfyller dina icke-förhandlingsbara. Det slutliga beslutet måste komma ner till något, rätt?

5. Se till att det “känner” höger

När du har svarat på de fyra frågorna ovan borde du ha en mycket lovande app installerad och redo att ta en provkörning. Börja integrera din nya app med ditt övergripande system. Få allt inrättat för att lösa det ursprungliga problemet och prova appen i några veckor.

Om problemet fortfarande kvarstår, eller om appen visar sig vara mer av ett hinder än en hjälp, starta du processen igen. Med din nyfunna kunskap borde du kunna sätta ihop en mer reviderad lista över icke-förhandlingsbara funktioner som gör ditt nästa val ännu mer benägna att vara den rätta.

För att göra uppsättningen frågor lite lättare att komma ihåg kan du använda akronymen PRNN - Problem, Recensioner, Icke-Förhandlingsbara, Förhandlingsbara, i den ordningen.

Detta system fungerar

Jag bad en vän att testa detta system, och sedan dess har hon laddat ner bara 2 produktivitetsprogram när hon tidigare haft det “troligen försökt ut ca 10”. Båda dessa appar löste ett problem hon hade lidit länge. Som ett exempel:

“Jag hade kämpat för att räkna ut hur man läser artiklar offline, markera dem och lagra dessa höjdpunkter någonstans för senare användning. Jag hade provat massor av appar under ett antal månader, men ingen kände rätt, eller de lät mig inte exportera mina höjdpunkter. Genom att använda detta system förstod jag att Instapaper var den perfekta lösningen Bli en Instapaper Power User med dessa 6 Coola funktioner Bli en Instapaper Power User med dessa 6 Coola funktioner Trots en imponerande adoptionshastighet är en mängd Instapaper-funktioner ofta oförskattade. Låt oss ta en titt på några av dem. Läs mer eftersom det uppfyller alla mina "icke-förhandlingar", som jag inte hade lagt mycket tid på att tänka på tidigare, plus det nådde det förhandlingsbara att vara fri också!”

Det kan ta tålamod att hitta den rätta appen att anta (jag har fortfarande inte hittat en anteckningarapp som uppfyller alla mina icke-förhandlingsbara), men slösa bort din tid på bara halvhjärtat med hjälp av appar som inte bara är uppe jobb är inte ett attraktivt alternativ.

Det är säkert mycket bättre att spendera tid på något mer användbart än att pröva appar i det vaga hoppet att de kanske bara fungerar bra för dig, utan att någon tanke går in i det övergripande systemet som appen måste passa in i.

Om du skulle kunna använda det här systemet för att lösa ett visst produktivitetsproblem som du har, vad skulle det vara? Låt oss hjälpa varandra hitta den perfekta appen för en “problem”.

Image Credits: produktivitetsprogram Via Shutterstock, alla paraplyerna i London av Tim Snell (via Flickr), Tech Support Frustration av Andy Blackledge (via Flickr), klar och inte klarad av Daniel Kulunski (via Flickr), Redbricks to-do lista av Pete Boyd (via Flickr), One Giant Leap för Matt av ForgottenHeritage.co.uk (via Flickr), Thumbs Up av Paul (via Flickr)

.