Kan inte släcka e-post varje morgon? Prova detta ritual istället

Enligt varje produktivitetsblogg någonsin är det värsta du kan göra med att kontrollera din e-post på morgonen. Du kan lika bra spricka öppna en öl och elda upp din XBox, säger de, för när du en gång tittat på ditt email kommer du inte att få något gjort.

Jag exagerar, men med dagen börjar e-postvägen regelbundet läggas ner - även om de flesta av oss gör det. Kontrollera e-post efter att ha vaknat verkligen så illa?

Tja, enligt hertigen Professor of Behavioral Economics Dan Ariely, är de två första timmarna efter att du vaknar sannolikt din mest produktiva.

Ett av de sorgligaste misstagen i tidshanteringen är att människor spenderar de två mest produktiva timmarna av deras dag på saker som inte kräver hög kognitiv kapacitet.

Forskning visar att du är bäst de första två timmarna som du är helt vaken och att titta på ditt email är förmodligen inte en uppgift som kräver att du är bäst. Så det finns en viss logik på alla de blogginlägg som råder dig att avbryta inkorgen.

Men om du rullar ner från något sådant inlägg hittar du samma motsättning i kommentarerna, varje gång: “Detta är inte praktiskt för mig.” Oavsett om det handlar om kunder, direktiv från förvaltningen eller annan information om dagens arbete, är det för många personer e-post som en nödvändig del av morgonrutinen.

Så: är det möjligt att använda de flesta av dina första två timmar produktivt, samtidigt som du inte saknar något viktigt? Ja, men du måste ha en plan.

Du måste ha en utgångsstrategi

Det är viktigt att komma ihåg att tekniken inte behöver kontrollera dig. Din Gadgets kontrollerar inte dig: Problemet med "Look Up" [Yttrande] Dina Gadgets kontrollerar inte dig: Problemet med "Look Up" [Yttrande] Smartphones gör oss inte dumma sociala nätverk gör oss inte sociala. Teknik är ett verktyg, och det är dags att vi slutade skylla på det för våra problem och tog ansvar för våra digitala vanor. Läs mer . Visst, det är möjligt att förlora två timmar varje morgon genom att kolla ditt mail, men det betyder inte att du måste. Att ge människor möjlighet att ignorera e-posten på morgonen är på ett sätt att skylla på ett kommunikationsprotokoll för en oförmåga att prioritera. Vissa människor kan hitta e-post så överväldigande distraherande att de behöver släcka det helt, men det betyder inte att det fungerar för alla.

Kanske, för dig är e-post ett viktigt steg i planeringen av din dag. Det är helt bra. Men om du upptäcker att e-post dominerar din morgon, avlägsna så mycket av e-postprocessen 7 E-post effektivitetstips för att få mer e-post klar, snabbare 7 E-post effektivitetstips för att få mer e-post klar, snabbare Livet handlar om kommunikation och bokstavligen blir ingenting uppnått utan det. E-post är ett kommunikationsverktyg som är avsett att göra ditt liv enklare. I stället för att skriva in ett brev eller försöka fånga någon ... Läs mer som möjligt tills senare. Personligen har jag märkt att gå igenom e-post har tre steg:

1. Radera vad jag aldrig någonsin vill läsa. Nyhetsbrev, PR-platser osv.
2. Läs igenom allt annat, arkivera allt som inte behöver ett svar.
3. Svara på alla e-postmeddelanden som kräver det.

Mitt knep: Jag gör aldrig alla tre sakerna på en gång. Så här fungerar det för mig, men vet att du verkligen ska komma igenom e-postmeddelanden snabbt, du borde lära dig kortkommandon Tangentbordsgenvägar du inte använder i dina favoritwebapps Tangentbordsgenvägar du inte använder i dina favoritwebapps Tangentbordsgenvägar aren ' t bara för stationära appar: din favoritwebapp använder dem också. Från Gmail till Trello, från Facebook till Twitter, är det enklaste sättet att göra allt snabbare genom att lära snabbtangenter. Läs mer för din e-postklient efter eget val.

1. Sortera det som starkt dåligt

Om jag måste kontrollera min mail på morgonen börjar jag med att radera skiten som jag inte vill läsa.

Det tar vanligtvis inte mer än en minut. När jag är klar med denna morgonrening stänger jag min email och gör något annat. Rengör disken, säg eller gör en 7-minuters träningspass Använd gratis 7-minuters träningsfilmer för att komma i form [Stuff att titta på] Använd gratis 7 minuters träningspartiklar för att komma i form [saker att titta på] Det finns massor av YouTube-videor som kan visar dig exakt hur dina träningspass ska gå, och de kommer inte att kosta dig ett öre. Läs mer . Tanken är att rensa mitt huvud lite innan jag går vidare till nästa steg.

2. Läs allt, under arkivering

När jag är redo att komma tillbaka till e-post, läser jag allt i inkorgen - men jag svarar inte på någonting. Om något inte kräver ett svar från mig, arkiverar jag det. Om något meddelande pekar ut en uppgift måste jag göra det senare, men behöver inget svar, jag noterar uppgiften före arkivering. Och om ett e-postmeddelande behöver ett svar från mig, hoppar jag helt enkelt till nästa email.

Om du gör det betyder det att jag kan komma igenom alla mina e-postmeddelanden om några minuter, och det finns vanligtvis inte många e-postmeddelanden kvar: fyra eller fem i genomsnitt. Men det viktiga är att jag har resten av min morgon för att vara produktiv - mina svar kan vänta.

Vad är din e-postplan?

Denna plan kommer inte att passa alla, och jag säger inte att det ska. Min poäng är att du borde försöka få en plan, oavsett vad det är, att hantera e-post snabbt. Om du behöver titta på din första e-postadress på morgonen hittar du ett sätt att snabbt komma in och ut så att du kan använda dina två första timmar och göra något annat.

Jag vill veta: Vad är din email plan? Åtgärder vidtas för att minska överbelastningen 5 Åtgärdssteg för att bota din inkorg Noll e-postfrämjande 5 Åtgärd för att härda din inkorg Noll e-post Frenzy Inbox Noll är ett av de mest populära buzz-orden. För att verkligen lösa dina e-postproblem måste du gå bortom Inkorgen Zero och ta itu med de underliggande problemen. Läs mer ? Vad sägs om morgon: dyker du rätt in, eller försöker sätta av? Jag skulle gärna höra om ditt arbetsflöde och kanske lära mig om det, så låt oss chatta i kommentarerna nedan.

Utforska mer om: Email Tips, Time Management.