6 Döda enkla tips för att överbelasta ditt personliga arbetsflöde

Har du problem med att stanna på toppen av saker trots att du har det bästa av verktyg och ett strömlinjeformat arbetsflöde? Kanske behöver du färre verktyg och ett enklare arbetsflöde.

Att hålla sig uppdaterad om vad webben har att erbjuda är stressigt som det är. Att lägga till varje bit av det i ditt arbetsflöde kan vara katastrofalt. Att använda färre, smartare resurser för att få ditt arbete gjort är inte en dålig strategi. Låt oss se några möjliga sätt på vilka du kan anta det och hur det kan bana väg för en renare takt och arbetsstil.

1. Låt din nuvarande verktygs multitask

Det är frestande att fortsätta lägga till fler appar och prylar i ditt arbetsflöde för att dra nytta av alla användbara funktioner som de kommer med. Det betyder bara fler datahubbar för att hålla reda på och få dem att fungera i harmoni.

Jag har alltför många appar på min telefon. pic.twitter.com/87opchTINW

- Carl Hendrick (@C_Hendrick) 28 februari 2016

Fråga dig själv vad de nya verktygen kan göra att dina befintliga kan inte? Hur kan du få din nuvarande uppsättning verktyg för att utföra samma funktioner som nya verktyg lovar? Kan din kalender dubbla upp som en att göra-lista Påminnelser Gör Google Kalender till en otrolig lista-påminnelser Gör Google Kalender till en otrolig lista. Håller du en att göra-lista och en separat kalender? Det introducerar friktion eftersom uppgifter och schemaläggning är beroende av varandra. Google har nu löst det här genom att införa påminnelser till Google Kalender på Android. Läs mer ? Kan Gmail fungera som din RSS-läsare Hur man använder Gmail som en RSS-läsare Så här använder du Gmail som en RSS-läsare Ett intressant alternativ till Google Reader finns i Google - en du vet inte kommer att gå någonstans: Gmail. Med några steg kan du göra en del av din inkorg till en RSS-läsare. Läs mer ? Kan Trello bli din pengar spårare 10 Unika användningar av Trello Annan än Project Management 10 Unika användningar av Trello Annan än Project Management Trello är en listälskare glädje. Dess Kanban-stil tillvägagångssätt var inte menat bara för projektledning. Tror inte på oss? Titta på dessa tio unika användningsområden av Trello. Läs mer ?

Innan du installerar en ny app, registrera dig för en ny tjänst, eller köp en ny gadget, kolla på de verktyg du redan använder regelbundet och se hur du kan använda dem igen. Med detta tillvägagångssätt behöver du inte

• Slösa pengar på nya verktyg när dina befintliga (redan betalade) verktyg kan göra jobbet gratis
• Avfallstid när du konfigurerar de nya verktygen, lär dig runt dem och importerar data till dem

2. Förvisa beroendeframkallande uppgifter från din huvuddator

Även om du använder distraheringsblockande appar för att hålla dig borta från Facebook, Twitter, din inkorg, matningsläsare etc. när du behöver arbeta kvarstår frestelsen att ta en snabb titt på de senaste uppdateringarna.

Varför inte ta källan till frestelsen ur ekvationen? Separat spel från jobbet genom att flytta aktiviteter som Facebooking, mailkontroll och mata avläsning från din primära dator. Begränsa dem till en sekundär gadget som din surfplatta eller en annan dator och använd endast din primära enhet för arbete.

3. Använd textfiler var du än kan

När Leo Babauta skrev att han sparar allt i textfiler trodde jag att det inte fanns något sätt att tillvägagångssätt kunde fungera för mig. Men jag bestämde mig fortfarande för att ge det ett skott.

Efter lite försök förstod jag att jag inte behöver extra appar och tjänster för att hantera en betydande del av mitt digitala liv, men jag använder dem ändå eftersom det är det jag alltid har gjort.

En vanlig textfil gör det bra för mycket av dina data som är spridda över flera plattformar, webbplatser och appar.

Textfiler är enkla, lätta och korsplattform. Du behöver inte installera appar eller fina tillägg för att få dem att fungera. Du behöver inte registrera dig för någonting. Du behöver inte hantera kompatibilitetsproblem när du åtkomst till eller delar data som de innehåller. Detta gör textfiler perfekt för att spåra allt från att göra-listor för att betala betalningar till böcker som du vill läsa.

En anständig noterande app 6 Modern Note-Tappning Apps för att hålla dina tankar organiserade 6 Modern Note-Tappning Apps för att hålla dina tankar organiserade Har du någonsin haft en tanke glida bort och önskar att du hade skrivit ner det? Det kommer inte att hända igen när du har en av dessa moderna appar till hands. Läs mer med en sökfunktion är det enda du behöver för att hantera textfiler. Brownie pekar om den stöder Markdown och synkronisering av molnlagring. Även standard anteckningsblock som följer med ditt operativsystem kommer att göra i en crunch. Jag använder Letterspace (OS X, iOS) för notering och jag kan inte rekommendera det tillräckligt.

Det finns uppgifter som du behöver något kraftfullare än en textfil, men de uppgifterna är förmodligen färre än du föreställer dig. Också, detta tillvägagångssätt kanske inte fungerar för dig alls, men det är fortfarande något att tänka på.

4. Välj för icke-påträngande verktyg

Verktyg som inte exekveras bra eller har klara gränssnitt suger ofta tid. Du måste ägna mycket tid på att fumla med deras användargränssnitt, söka efter dolda eller ointuitiva funktioner och ångra ändringar som du har gjort.

Det är där du kommer att uppskatta awesomenessen av ett icke-påträngande verktyg - en som låter dig fokusera på uppgiften till hands utan att du pausar då och då för att hitta den här funktionen eller återkalla hur den fungerar.

Vi vet att du kanske inte kan välja dina verktyg i vissa fall, till exempel i samarbete. Men åtminstone där du har frihet att välja, väljer du verktyg som lovar att hålla sig ur din väg när du kommer hänga på dem. De behöver inte vara för enkla eller minimalistiska. De borde bara känna sig så intuitiva för att du ska använda det du glömmer att du använder dem.

Om du använder Evernote men hatar gränssnittet, är Alternote for Mac otroligt - särskilt för långformat writing.https: //t.co/ET3q0l2VS5

- Ryan Delk (@delk) 4 februari 2016

Självklart kan du hitta några apps som är alltför användbara för att ge upp på grundval av ett dåligt kört gränssnitt. Det bästa du kan göra i detta fall är att leta efter en tredje part klient med ett smidigare gränssnitt.

5. Lager upp på mallar och genvägar

Dataskärmar, tangentbordsgenvägar och uppgiftsautomationer förtjänar allt beröm att de får, och det är dags att du gjorde dem till en viktig del av ditt arbetsflöde. Att sätta upp dem kan visa sig vara lite tidskrävande, men i vilken utsträckning de släpper ut ditt arbetsflöde mer än att klara av det.

Till exempel har jag en mall för mina artiklar. Den innehåller en tom sektion för att experimentera med titlar, en lista över generiska sektionsrubriker (avsnitt 1, avsnitt 2 osv.) Och en checklista över objekt som jag behöver leta efter (brutna länkar, saknade bilder etc.). Mallen avslutas med en tom sektion för anteckningar.

Jag har sparat den här mallen i min Macs inbyggda textexpander Vad är textexpansion och hur kan det hjälpa dig att spara tid? Vad är textexpansion och hur kan det hjälpa dig att spara tid? Om du kan spara dig själv en liten del av tiden du spenderar, kan du spara timmar av din tid varje vecka. Det är exakt vilken textexpansion det gäller. Läs mer . Nu skriver jag varje gång jag är redo att börja en ny artikel rpt (kort för Regular Post Template) och tryck på mellanslagstangenten. Och det finns ett färdigt skelett av artikeln som jag ska skriva. Det är en förnuftig utgångspunkt och är så mycket bättre än den fruktade blank sidan Facing Writer's Block? Få idéerna att flyta med dessa 3 dagliga ritualer inför skrivarens block? Få idéerna som flyter med dessa 3 dagliga ritualer Med bara några regelbundna aktiviteter kan författare minska deras ständiga kamp för idéer. Här är tre av de ritualer som kan ge dig en stadig ström av idéer till din nästa kreativa del. Läs mer som jag brukade städa för alltid.

Jag har också en genväg för att lägga till bildkrediter. Det ger mig en standard HTML-kodbit som innehåller webbadressen till bilden, bildägaren och källan till bilden. Allt jag behöver göra är att ersätta standarddata med relevanta tillskrivningsdata för varje bild jag använder.

6. Har en mapp eller två för tillfälliga data

Mina digitala datahubbar - hårddiskmappar, molnlagring, inkorgar - fyller för snabbt med inkommande data som har kort hållbarhetstid, till exempel bilagor jag laddar ner, skärmdumpar jag tar, e-postmeddelanden om produkter jag beställer etc.

Varje gång jag ville ha en viktig fil eller e-post, var jag tvungen att vada igenom alla dessa andra data som var betydligt mindre användbara. Jag kunde ha kanaliserat det i lämpliga mappar med ett automatiserat system eller en massa IFTTT-recept, men det verkade som för mycket ansträngning för data som inte ens är användbar eller relevant långsiktig.

Nu dumpar jag den data i en mapp med etiketten Temp (för tillfälligt) på min Macs hårddisk. Varje inkommande fil som jag vet kommer inte att vara användbar utöver några dagar till en månad. Jag drar och släpper den till Temp-mappen. Varje vecka eller så tittar jag snabbt på den här tillfälliga mappen, sorterar filer efter typ, och avmarkerar mappen snabbt genom att dela bort filer som inte längre är användbara.

Jag har till och med en Temp-mapp för e-postmeddelanden. Alla e-postmeddelanden som jag lägger in det, jag sparar det så snart det slutar vara relevant. Om jag till exempel får en orderbekräftelse för ett online-inköp, släpper jag det till den här Temp-mappen. Jag tar bort det mailet den dag jag tar emot produkten.

Använd färre, smartare verktyg

Vissa människor är fördelar med att hantera digitalt kaos. Om det inte är du, tweaking, optimering och hantering av dina verktyg och digitala aktiviteter förmodligen överväldigar dig. Då är det inte vettigt att få färre av dem att tweak, optimera och hantera i första hand? Det är det tillvägagångssätt som har fungerat riktigt bra för mig under det senaste året eller så. Kanske är det rätt för dig också. Ge det ett skott och du vet!

Vad skulle du rekommendera att eliminera eller skära ner för att få ett mer hanterbart arbetsflöde? Berätta vad som fungerade för dig.

Bildkrediter: tom kartonglåda av omphoto via Shutterstock

Utforska mer om: Time Management.