5 E-post synder du får begå ... & hur man löser sig själv

Dante var fel; Det finns tio cirklar av helvetet, den djupaste som är reserverad för dem som begår mest häftiga av e-postsynder. E-post är här för att stanna, men det finns vissa syndare som gör det värre för resten av oss. Idag ska jag titta på några av de svåraste sätten att människor kan missbruka e-post och få livet att suga för resten av oss.

Oroa dig inte, även om du är en syndare, är du inte dömd till en evighet av lidande. Fira en veckolång böter för att korrigera felet på dina vägar och ångra din e-post synd och alla kommer att bli förlåtna.

Läs vidare för att ta reda på om du är en e-post saint 7 Netiquette riktlinjer för att skriva e-post och foruminlägg 7 Netiquette riktlinjer för att skriva e-post och foruminlägg Netiquette är kort för nätverk eller internet etikett. Det omfattar den speciella uppsättningen sociala konventioner som finns i online-interaktioner. Medan netikett mycket liknar gott beteende eller etikett i offline möten finns det ... Läs mer eller syndare.

Skicka e-post till för många människor

Email är otroligt billigt att skicka. En person kan spendera fem minuter att skriva ett mail och skicka det till tusentals eller till och med hundratusentals mottagare. Det är också i stort sett extremt dyrt att ta emot. Om det tar två minuter att läsa, eller till och med bara 30 sekunder att avfärda, antalet människor-minuter kan ett enda e-postavfall vara enormt. Detta motsvarar ett massivt slöseri med produktiv tid. Även om du vidtar åtgärder för att minimera effekterna, t.ex. att inrätta ett flertalet kommunikationssystem Använd detta 3-tiers kommunikationssystem för att motstå distraktioner Använd detta 3-tiers kommunikationssystem för att motstå distraktioner Behovet av att ständigt vara anslutet är distraherande. För att hantera dina relationer och tid, hantera också hur du kommunicerar med världen. Skapa en smart 3-tier plan. Läs mer, du måste fortfarande ta itu med det vid någon tidpunkt.

För många organisationer har politik där någon, alla och alla hundar är CC'd på alla e-postmeddelanden. Inte alla behöver ta emot varje enskilt e-postmeddelande. Om du är en av de personer som gör de här politiken, eller bara CCing alla ut ur vana när du inte behöver, är du en e-mail-syndare.

Oroa dig inte, böterna är enkla. För en vecka, skicka bara e-post till de personer som absolut behöver ta emot dem. Om du är osäker, skicka inte e-postmeddelandet. Du kommer nog bli förvånad över hur liten effekt det har på hur allt går.

Som en bonus, ju mer e-post du skickar desto mer kommer du sannolikt att få, så om du står inför din egen e-postöverbelastning, kan det också hjälpa till.

Överanvända Svara Alla

E-post är bäst när den används exakt som ett brev: en person skickar en annan person ett enda meddelande och väntar på att de ska svara. E-post fungerar också när en person skickar ett enda meddelande till massor av människor (så länge som de Allt måste ta emot det). Även med bra funktioner som gängade meddelanden 6 Anledningar till varför du borde sluta använda stationära e-postklienter till förmån för webbaserade alternativ 6 Anledningar till varför du borde sluta använda stationära e-postklienter till förmån för webbaserade alternativ Jag vet att det föreslås att stationära klienter har haft sina Dag runt MakeUseOf-publiken är som att predika för kören. De flesta av oss använder Gmail, våra egna mailservrar eller någon form av cloud backup ... Läs mer, e-post är inte bara utformat för att hantera flera meddelanden korrekt.

Problemet blir verkligen uppenbart med gruppemail. Jag rankar dem något högre än kärnbomben som den värsta tekniska utvecklingen under 20-talet. En e-posttråd med 15 eller 20 personer som svarar kan snabbt komma ur hand om människor inte är försiktiga. Ta inte dig över dig själv: 5 grupps e-postbeteende som ska undvikas, inte resa över dig själv: 5 gruppsändningar för e-post som ska undvikas E-post är inte lätt, och det är en konst som få människor kan göra perfekt. Grupp e-post är inte lättare. Dessa tips bör bidra till att förbättra dina meddelanden. Läs mer . Och kom ihåg, varje meddelande som skickas är en annan anmälan till någon någonstans.

Även om det första meddelandet kan ha varit relevant för alla i organisationen är chansen att svaren inte är. Om din chef skickar ut en fråga till hela personalen, gör dina medarbetare verkligen behöver du se ditt svar? Över användningen av knappen Alla svar är en av de största e-postsynen du kan begå.

Återigen är böterna ganska enkla. I en vecka måste du bara använda svarknappen. Om mer än en person behöver se svaret manuellt CC dem. Alla svar på knappen är en ond frestelse som måste motstå.

Emaila när du inte behöver

Ibland är e-post det bästa sättet att nå någon. Ibland är det inte. Tyvärr ses e-post ofta som standard. Emailing när du inte behöver är ett annat sätt att få dig själv skickad direkt till email hell.

Ibland finns det bättre sätt att få saker gjort. Om Tony sitter över rummet från dig, om du inte behöver skapa ett pappersspår, varför gå inte och tala med honom? På samma sätt, om någonting kommer att kräva mycket fram och tillbaka, är ett ansikte mot ansikte eller telefonmöte troligtvis mycket effektivare. Ett 30 minuters telefonsamtal kan ta plats för veckolånga e-postdiskussioner. Se bara till att du inte låter dina möten bli en tidssömning Fed Up Of Inefficient Meetings? Skicka dessa 8 regler till din chef Fed upp av ineffektiva möten? Skicka dessa 8 regler till din chef Om ett möte är välorganiserat finns det ingen anledning att det inte kan förbättra produktivitet, känsla av syfte och moral. Här följer några regler för effektiva möten. Läs mer .

Din bot är att göra allt du kan för att inte skicka e-postmeddelanden i en vecka. Om Tony inte är vid sitt skrivbord när du går över, lämna en handskriven anteckning. Om Bob vill organisera något, ring honom och hammar ut det i telefon. Se hur du ändrar din standard från “Skicka ett email” till “Skicka bara ett mail om det inte finns något annat alternativ” påverkar hur du arbetar. Allas inkorg kommer att tacka dig.

Skickar överlånga e-postmeddelanden

Precis som att skicka en kort epost till för många människor är en synd, skicka riktigt långa e-postmeddelanden så att bara en person kan vara. Om det du försöker säga kräver en 2000-e-postadress är chansen att du använder fel kommunikationsverktyg. Ju längre ditt email, ju mer tid det tar för den andra personen att läsa och ju mer ansträngning det behöver för att svara. Långa e-postmeddelanden kan verkligen suga!

“Jag hade inte tid att skriva en kort e-post, så jag skrev en lång en istället.” - markera “Marky” Twain

- Harry Guinness (@HarryGuinness) 28 april 2015

Det finns en växande rörelse för människor som lovar att hålla alla e-postmeddelanden under fem meningar. De känner att om meddelandet inte kan förmedlas så kort gör du det fel. Om du är skyldig att skriva e-postmeddelanden som kantar in i Tolstoy-esque territorium, så är din straff att gå med i de fem meningarna publiken i en vecka. Inget email du skickar, oavsett hur nödvändigt det verkar, kan springa längre än fem - helst korta meningar. Det är en bra vana att komma in och göra dig mer produktiv 7 E-post effektivitetstips för att få mer e-post klar, snabbare 7 E-post effektivitetstips för att få mer e-post klar, snabbare Livet handlar om kommunikation och bokstavligen blir ingenting fullbordat utan det. E-post är ett kommunikationsverktyg som är avsett att göra ditt liv enklare. I stället för att skriva in ett brev eller försöka fånga någon ... Läs mer .

Svara på varje meddelande

Det här är synden som jag var mest skyldig till, och det tog mig ett tag att komma över det. När du får ett email är den naturliga impulsen att svara genast. Problemet är att detta kan dra dig till onödiga, reaktionära utbyten och folk kommer att förvänta sig att du kommer att vara tillgänglig för att svara direkt till e-post på alla timmar. Att svara på alla e-postmeddelanden omedelbart är endast en liten e-postsynd, medan den motsatta, och förväntar sig att alla ska svara direkt är en större synd.

Genom att snabbt reagera på allt du matar djuret som är chefen som kräver e-postsvar kl. 4 på en lördag. Du får inte pandera till sådana chefer. Som straff för denna synd, du måste tillbringa en vecka som väntar minst en timme innan du svarar på e-postmeddelanden och svarar bara under arbetstiden. Om något kräver ett brådskande svar måste du använda en annan metod för kommunikation.

Gå nu i fred

Älska det eller hata det, e-post är här för att stanna. Det finns dock sätt att göra upplevelsen bättre för alla andra. Om du är en hemsk e-mail-syndare, ångra dig på dina sätt och sätt några av dessa enkla lösningar till handling. Folk kommer att tacka för det. Om du däremot är en e-post helgon, vidarebefordra denna artikel till alla syndare du känner till och sprida det goda ordet.

Det finns otaliga andra email synder där ute. Vad tror du jag har missat? Och vilken penning skulle du föreslå?

Bildkrediter: xkcd.org.

Utforska mer om: E-posttips.