5 Åtgärder för att bota din inkorg Noll email frenzy

Inkorgen Noll är ett av de mest populära buzzorden i produktivitetsgemenskapen. Appar som den populära iPhone-e-postklienten, brevlåda Ta din inkorgslåda till noll med brevlåda för iPhone Ta din inkorgslåda till noll med postlådan för iPhone Standardmeddelandeklienten för iPhone har blivit efter min mening föråldrad, eller det är verkligen inte så avancerad som hårdvaran den ligger i. Mail är inte kul att navigera och dess senaste funktioner ... Läs mer gör det enkelt för dig att snabbt hantera alla e-postmeddelanden i inkorgen. Om du är verkligen överbelastad kan du till och med använda en tjänst som Mailstrom begravd i e-post? Krympa din massiva inkorg till noll med Mailstrom begravd i e-post? Krympa din massiva inkorg till noll med Mailstrom Vi har erbjudit ett antal lösningar genom åren för att hantera ditt Gmail-konto och för att rensa upp en rörig inkorg. Ingenting är mer bekvämt än en central online-lösning som Mailstrom. Läs mer för att radera e-postmeddelanden. Tanken att förklara e-post konkurs - helt enkelt radera allt och börja om - ges allvarlig hänsyn i vissa kretsar.

Allt detta fokus på att rensa din inkorg, missar två av de grundläggande problemen med överbelastning av e-post. För att verkligen lösa dina e-postproblem behöver du gå bortom Inkorgen Noll och ta itu med de underliggande problemen:

• Varför din inkorg är överflödig i första hand.
• Vad ditt förhållande med e-post är som.

E-postöverbelastningsproblemet

Det mesta av konversationen kring överbelastning av email misslyckas med att skilja mellan önskat och oönskat e-postmeddelande. Att behandla varje objekt i din inkorg som ett mål som ska rensas ignorerar situationen i verkligheten. Ett mail från din chef som ger dig feedback på en presentation är tydligen inte detsamma som ett mail från Groupon som erbjuder erbjudanden i den stad du lämnade förra året. På samma sätt är ett email från en gammal vän troligen välkommen, medan ett e-postmeddelande från Facebook säger att samma vän taggade dig på ett foto är nog inte.

Om du har ett hundra e-postmeddelanden som sitter i din inkorg, som du alla vill ta emot men inte har behandlat än, har du ett problem med tidshanteringen som ingen e-postapp kan lösa. Om du har tio oönskade e-postmeddelanden där istället, har du ett e-postproblem, men igen kommer ingen e-post app att lösa det för dig.

Det mesta av konversationen kring överbelastning av email misslyckas med att skilja mellan önskat och oönskat e-postmeddelande

För de flesta är de två vanligaste orsakerna till oönskade e-postmeddelanden om sociala medier, nyhetsbrev och redundanta e-postmeddelanden. Om du är en offentlig person kan du också bli utsatt för en betydande mängd oönskade fan-mail eller begäran om rådgivning.

Spam är inte längre det problem som det en gång var, om du använder en modern e-posttjänst som Gmail kommer du sällan att se spam i din inkorg.

Pavlovian Email

Inkorgen Noll, som koncept, misslyckas också med att hantera de flesta människors relation till e-post. Har en tom inkorg, eftersom du kontrollerar det var 20: e minut, eller varje gång du får en anmälan och svarar på allt direkt är det knappast en bra sak. På samma sätt, om du spenderar 4 timmar om dagen i fram och tillbaka e-postutbyten, är du inte produktiv även om du når inbox noll i slutet av dagen.

Ivan Pavlov var en rysk nobelprisvinnande forskare känd för sitt arbete med klassisk konditionering. Genom att ringa en klocka varje gång han matade en hund kunde han få hunden att salivera även utan att maten var där. Som psykologexamen svalerar jag nu varje gång jag pratar om Pavlov!

Kärnan i klassisk konditionering är att ju fler gånger en stimulans följs av ett svar, desto svårare är det att skilja dem. Varje gång du kontrollerar din e-post första gången på morgonen, eller när en ny anmälan kommer in, konditionerar du dig själv för att fortsätta göra samma sak.

För att verkligen gå utöver inkorgen noll måste du uppnå kontroll över hur du mottar och svarar på e-post-du måste bryta Pavlovian-cykeln. En tom inkorg är bara ett möjligt steg på vägen för att uppnå detta.

De fem principerna

Lyckligtvis är det enkelt att lösa oönskat överbelastning av e-post och Pavlovian-förhållandet. Det finns några enkla principer att om du sätter i bruk kommer du att säkerställa att du vill få nästan hela e-postmeddelandet och att du har kontroll över när och var du kontrollerar det.

Princip One: Non-Overlapping Silos

För att lösa problemet med sociala medier, använder jag idén om icke-överlappande silor. Alla Facebook-anmälningar borde vara i Facebook-slutet av berättelsen. De ska inte visas i min e-postbrevlåda, i min telefons anmälningsmeny eller någon annanstans än Facebook. Inget Facebook-meddelande kommer någonsin att vara lika viktigt som ett email från min redaktör, så de borde inte ges samma behandling.

Åtgärder

Tillbringa 30 minuter att logga in på alla dina sociala medier-konton och avmelde från varje meddelandepost. Du kan bli förvånad över hur många kryssrutor du måste avmarkera. Min kollega MakeUseOf författare Justin har skrivit en bra artikel om hur man slutar irriterande sociala medier e-post med NotifyMeNot. NotifyMeNot tar dig igenom stegen för att avmelde dig från alla viktiga sociala nätverkstjänstens e-postmeddelanden.

Princip två: Deal eller Delete

Nyhetsbrevet är lite svårare att hantera. Problemet är att du i många fall registrerat dig aktivt för ett nyhetsbrev eftersom det innehöll information du ville få. Om du är en digital hoarder som jag, kan du försöka övertyga dig själv om att du fortfarande vill få de dagliga Groupon-erbjudandenen. Principen om hantering eller borttagning hjälper dig att övervinna dessa hamsterinstinkter.

Åtgärder

Lägg åt sidan 15 minuter varje dag för att gå igenom alla nyhetsbrev i din inkorg. För var och en måste du läsa den i sin helhet, eller avbryt prenumerationen. Om du inte kommer läsa den under tiden avsatt för att göra just det, kommer du aldrig.

Under två veckor avbröt jag av nästan tre fjärdedelar av de nyhetsbrev som jag hade skrivit på. Nu varje gång jag ser olästa nyhetsbrev börjar krypa in i min inkorg, återställer jag avtal eller raderar.

Princip 3: Max Email Time

För många människor - inklusive mig när jag inte är noggrann med att kontrollera e-post är en reflexiv åtgärd. Om du inte aktivt gör något eller distraheras för en delad sekund öppnar du din inkorg och kontrollerar dina e-postmeddelanden. Medan det kanske inte verkar som en stor sak, bryter det ditt flöde och du kan vara chockad över hur länge du faktiskt spenderar att kontrollera e-post. Hur man slår e-postberoende genom att spåra inkorg Vanor Hur man slår e-postberoende genom att spåra inkorg Vanor E-post kapar din dagar, och det är lurat om det. Du kan få kontroll över din tid. Ta reda på hur mycket tid du ägnar dig till e-post just nu och stjäl den tillbaka. Läs mer .

Många bättre, som min medförfattare Akshata rekommenderar, är att tilldela inställda tider och bara kontrollera e-post då. Jag skulle gå vidare och föreslå det för att ta itu med både e-postöverbelastning och Pavlovian-förhållandet - Ange en maximal e-posttid.

Om du är halvvägs genom att svara på ett mail när din tid är klar, spara den till utkast och hämta den nästa dag.

Åtgärder

Välj en eller två gånger för att kontrollera e-post per dag och ta reda på hur lång tid det tar att hantera dina viktiga e-postmeddelanden. Det här är din maximala eposttid. Något över 45 minuter är förmodligen för långt. Kontrollera bara e-post vid dessa tider och överstiger inte din maximala eposttid. Om du är halvvägs genom att svara på ett mail när din tid är klar, spara den till utkast och hämta den nästa dag.

Även om det här är en extrem lösning, om du anger en rimlig max e-posttid, kommer du att kunna hantera alla riktigt viktiga e-postmeddelanden, medan du ignorerar de som bara är brådskande. Om du inte kan hantera volymen av e-postmeddelanden, måste du använda några av principerna i den här artikeln för att minska det belopp du får.

Princip fyra: Fråga dig själv “Varför?”

Vissa människor kommer inte att ha lust att förklara att de bara kontrollerar e-post vid vissa tillfällen - om du är en av dem, kan du fortfarande ta upp oupphörlig e-postkontroll. Under dagen kommer det att finnas tider när du måste kontrollera din e-postadress; kanske har din chef frågat om John skickade över en rapport. Men det kommer också att finnas tillfällen när du bara kontrollerar det utan någon riktig anledning.

Åtgärder

Om du inte kan ställa in tider för att kontrollera e-postmeddelanden, var gång du tittar på din inkorg, fråga dig varför du gör det och skriv svaret i en textfil eller på ett pappersark. Tala upp alla goda skäl - “chefen bad mig att”, “bort från skrivbordet i en timme” - och alla de dåliga anledningarna- “procrastinating”,”i telefon och bläddrade till den”, “svara på en anmälan” - Vid slutet av dagen. Syftet är att minimera antalet dåliga skäl. När du är medveten om Varför Du kontrollerar e-post, du kan se till att du bara gör det när det finns en tydlig anledning att göra det.

Princip fem: Minimera ingångar

Om du har genomfört alla tidigare principer och du fortfarande är snöad under med e-post, måste du ta itu med ingångarna. Den viktigaste återstående källan till oönskade e-postmeddelanden är från utlösande-glada kollegor; Det finns två steg att ta itu med - det första är att ändra de e-postmeddelanden du skickar, den andra är att prata med dina medarbetare.

Åtgärder

Tänk på alla e-postmeddelanden du skriver. Om det är ett ord med ett ord som “perfekt” eller “tack” skicka inte det Om du agerar på informationen i det e-postmeddelande du fick, kommer det att vara uppenbart att du läser det och så är bekräftelsen inte nödvändig. Om det finns någon tvetydighet ta bort det; hellre än att fråga om någon är ledig på eftermiddagen, fråga om de är lediga på en viss tid.

Om det finns potential för fram och tillbaka, hämta din telefon och ring i stället; Vad som kan ta fem e-postmeddelanden att hamra ut kan ta mindre än en minut i telefonen.

Tänk på alla e-postmeddelanden du skriver.

Avsluta dina e-postmeddelanden genom att säga vad du förväntar dig av mottagaren. Informera dem om att du inte kommer att leta efter ett svar men antar att de kommer att börja arbeta med det du skickat över. Se till att ge dem alla de behöver så att de inte behöver komma tillbaka till dig.

När du har strukturerat dina e-postmeddelanden så att du inte svarar onödigt och minimerar behovet av andra att svara, är det dags att prata med dina kollegor. Börja med de värsta brottslingarna, be om att inte bli CC'd till e-post om de inte är viktiga och relevanta. På samma sätt, fråga att, där det är möjligt, svarar folk bara till avsändaren istället för att slå svara alla.

En anteckning om fläktpost

Om du är välkänd eller uppfattad som en expert får du e-post från främlingar som ber om råd. Nyckeln till att hantera dessa typer av e-postmeddelanden är att överväga huruvida de är önskade eller oönskade. medan det kan vara en börda att spendera en timme om dagen som svarar på oönskad begäran om rådgivning, om dessa människor är potentiella eller aktuella kunder, så vill du antagligen höra från dem.

Om du däremot inte får något genom att svara, måste du överväga hur de har tillgång till ditt email i första hand. Om det publiceras offentligt på din webbplats, ta bort det. Om du inte kan, och volymen av e-postmeddelanden är omanaglig, kan du överväga att delegera alla obetydliga e-postuppgifter till en assistent, virtuell eller på annat sätt.

De flesta dagar får jag e-post från personer som har läst handledning som jag skrev. Samtidigt som jag vaknar upp till en tirade som förklarar varför Software X är bättre än Software Y och att jag är en idiot för att skriva om Y är obehagligt, i balans, älskar jag att få feedback från människor som har läst mitt arbete. Jag har bra idéer för att följa på handledning från sina frågor.

Slutsats

Inbox Zero är en bra idé i princip, men det misslyckas med att ta itu med kärnan i e-postproblemet: se till att du bara får e-post som du vill ta emot och att du hanterar det på dina egna villkor. Om du spenderar tid för att ta bort sociala medier, meddelanden om olästa e-postmeddelanden och onödiga e-postmeddelanden för att nå Inbox Zero är meningslöst. mycket bättre att ta några minuter om dagen för en kort stund och tillämpa några av principerna i denna handledning och adressera ditt förhållande till e-post en gång för alla.

Bildkrediter: Harry Guinness, Pavlovs Hund (Shutterstock), Spam (Shutterstock)

Utforska mer om: E-posttips.