10 sätt att gräva dig ur uppdragsuppdrag

Vi har alla varit där. Den halvskrivna listan som sträcker längden på din arm. De oupphörliga meddelandena kräver vår uppmärksamhet. Känslan av att drunkna i en lista med slutliga uppgifter - från en dator som väntar på att konfigureras, till ett ospelat spel, till en skrämmande upptagen inkorg. Eftersläpningen, vi fruktar, är här för att stanna. Men här är 10 tips för att klia din väg ut ur detta problem.

Mind Dump dina uppgifter

Poängen med en sinnesdump är att uppnå tabula rasa. En tom skiffer. En ren startbräda som ger dig tydligheten att fortsätta med mindre stress och mer produktivitet. Kort sagt, ta en stund åt sidan (en timme eller två borde vara mycket) för att ta bort den mentala backlogen genom att hälla varje uppgift du kan tänka sig på ett Word-dokument, ett papper eller en heftig haug med post-it-anteckningar. Varnas, antalet uppgifter kommer ofta att vara ganska jävla deprimerande. Jag gjorde det för några månader sedan, och listan var väl över 200 objekt långt.

Innan du döljer dessa uppgifter från ditt sinne, får du naturligtvis dagligen / timme / minut med minuters påminnelser från din hjärna som lägger stress på ditt vakna (och sovande) liv.”Får klippa gräsmattan i kväll!”. “Jag lovade Steve jag skulle ringa förra veckan”. “Jag har fortfarande inte fixat den lampan”. “Jag måste rensa den här e-postbackloggen”. Naturligtvis är detta ansträngande och distraherar dig från de saker du borde koncentrera dig på. Så töm ditt sinne och skriv ner varje sak du behöver göra, oavsett hur liten. Härifrån kan du börja organisera, snarare än att ha den ständiga knippen röst bakom dig, och äntligen börja göra saker gjort!

Organisera din att göra lista

Jag är inte en för att förespråka tankdumpnings- och skrivlistor under det falska antagandet att detta är “produktiv” i sig, men genom att ha en omfattande lista som är organiserad på ett sätt som är användbart till dig, du kommer i allmänhet att kunna börja hamra genom dessa objekt i en långt effektivare sätt än att bara blinda på dem.

När det gäller att organisera en att göra-lista men det finns ingen riktig väg, men det finns ett antal alternativ. Det är upp till dig att bestämma vilket som är bäst för dig. Du kanske vill dela upp din lista i personligt, arbete, socialt etc. Var och en av listorna kan organiseras på olika sätt. Några av dessa är baserade på:

Sammanhang
Kategorisera dina att göra-artiklar baserat på var och när dessa måste göras. Till exempel, “Off-line” saker kan göras när du inte kan ansluta till Internet. “Fritid” saker kan göras när du är hemma istället för att titta på tv. “Stad” objekt kan vara sysslor som att gå till banken, plocka upp / återkommande artiklar från olika butiker. “Arbete” föremål är, bra, naturligtvis gjort på jobbet.

Spara vart och ett av dessa listor i en påminnelse / lista-app som gör att du kan kategorisera, till exempel Trello eller Apple Reminders, och få tillgång till dessa var du än befinner dig. Så när du kommer hem från jobbet kan du helt enkelt kolla din “Fritid” lista för att se om det finns något du kan arbeta på utan att påminnas om den skrämmande mängd uppgifter som fortfarande är kvar att göra på jobbet.

Sista inlämningsdatum
Organisera din att göra lista från äldsta objekt först till de senaste objekten senast, så att du kan komma ikapp med missade deadlines så snart som möjligt. Vissa objekt kan inte ha ett visst förfallodatum, men du kan använda en app som Any.do för att etikettera dessa som förfallna "idag", "imorgon", "kommande" eller "en dag".

Prioritet
Vissa objekt kommer att ha högre prioritet än andra. Därför kan den högsta prioriteringen först vara den bästa lösningen för dig. Genom att dela upp uppgifter i “Brådskande”, “Något brådskande”, och “Icke-brådskande” listor hjälper dig att välja vilken uppgift som ska hanteras först (dvs ofta den svåraste, viktigaste uppgiften).

Eftersom några högre prioriterade objekt är färdiga och korsat bort din lista, borde du känna sig mycket mindre stressad om eftersläpningen.

Motivering
Organisera dina listor så att du har vissa uppgifter som du känna till du kan ta itu med när du är full eller energi. Ha en annan lista för uppgifter att ta itu med när du känner dig lustig efter en hård dag på kontoret, eller en tung natt på stan. Ofta när människor känner sig trött kan de undvika att arbeta för varje pris, men om du vet finns det några uppgifter som kan slutföras utan att utöva mycket mental energi alls, du är mer benägna att vända dig till dem istället för att återgå till Netflix.

Kom ihåg att alltid hålla dessa listor uppdaterade. När en ny uppgift kommer med, lägg till den till rätt etikett / lista så snart som möjligt så att du inte får den mentala backlogen att byggas upp igen.

Batch Process Liknande uppgifter

Att flytta från en uppgift till en helt annan tar sin vägtull. Vissa säger även att multi-tasking kan minska din produktivitet med 40%. Så, istället för att ständigt byta från en uppgift till en annan i det förgäves hoppet att vara “upptagen” är samma sak som att vara “produktiv”, försök att batcha liknande uppgifter tillsammans för att få dem alla ur vägen i ett slag.

Till exempel läs artiklar / bloggar under en tilldelad tidsperiod, snarare än hela dagen. Använd verktyg som Instapaper för att spara artiklar som ska läsas senare, och Digg Reader för att hålla jämna steg med dina favoritbloggar vid en lämplig tidpunkt (säg under din pendling). Genom att organisera dina uppgifter så här (genom sammanhang, som beskrivet ovan) kan du komma in i "zonen" och ploga genom liknande uppgifter på en gång och få den ultimat tillfredsställande känslan att snabbt skrapa av ett antal saker att göra alla på samma gång.

Längs en liknande linje, ta upp “Precis i tid” lärande, istället för “Utifall att” läser, för att spara tid nu. Det innebär att spara användbara artiklar med hjälp av verktyg som Evernote Web Clipper att bara läsa när du behöver dem snarare än att läsa dem utifall att du behöver kunskapen i framtiden.

Ta bort distraktioner

När du fokuserar på din uppdragsuppdrag, ta bort så många distraktioner som du kan. Berätta för din familj att du inte stör dig de närmaste timmarna. Stäng av din telefon. Om det inte är möjligt, vrid det åtminstone till tyst läge eller koppla bort det från Internet. Många uppgifter kommer att kräva din fulla uppmärksamhet. Enligt en Basex-studie kostar avbrott amerikanska företag 588 miljarder dollar per år, vilket tyder på hur mycket tid som slösas om du öppnar dig själv för dessa distraktioner.

Abide av två-minuten regeln

När du har en komplett lista över dig framför dig eller går igenom din inkorg, försök hålla dig till 2-minuters regeln. Enkelt uttryckt, om det bara tar 2 minuter eller mindre, gör det nu. Stäng inte av det. Sortera inte den i en separat lista. Gör det nu. När du går igenom en inkorg med 150 + olästa e-postmeddelanden kommer du bli förvånad över hur många av dessa meddelanden som kan hanteras om två minuter eller mindre. När du inser det, når du Inbox Zero 4 enkla steg för att uppnå och behålla Inbox Noll i Gmail 4 enkla steg för att uppnå och behålla Inbox Noll i Gmail Read More blir mycket mindre skrämmande.

Regeln med 2 minuter är också fantastisk för att få dig i rätt sinnesro för att ta itu med en mycket större uppgift. Om du har en tuff rapport att skriva, övertyga dig om att spendera bara 2 minuter på rapporten. Den tröghet som du ofta bygger upp från dessa två minuter kommer att räcka för att hålla dig i 30, 90, 120 minuter eller ännu längre. Om du försöker behärska en nivå på ett visst spel, försök bara i två minuter. Om du har ett tufft beslut att göra, ta en penna och papper och brainstorm i bara 2 minuter. Denna två minuters löfte till dig själv är ofta tillräckligt för att du ska arbeta och göra framsteg på saker som kan ha satt på din att göra lista, orörd för månader.

Förklara Email Konkurs

Om en av dina stora huvudvärk är en oupphörlig överflödig inkorg som ständigt är full mot randen och inte visar något tecken på lättnad, har du två alternativ. Först, städa upp dina epostabonnemang med hjälp av en tjänst som Unroll.me. Du kan enkelt gå igenom en livstid för prenumerationer på nyhetsbrev och antingen avbryta eller lägga till en "rulla" (en aggregerad daglig e-post) om några minuter för att minska antalet onödiga e-postmeddelanden som landar i inkorgen varje dag.

Om detta helt enkelt inte räcker kan det vara dags att förklara e-post konkurs. Michael Hyatt säger:

Du vet att det är dags för e-post konkurs när:

• Du har mer än fem hundra olästa e-postmeddelanden i din inkorg.
• Dina kollegor klagar över din brist på respons.
• Du har fått någon att säga mer än en gång under den senaste veckan, “Fick du e-postmeddelandet som jag skickade till dig? Jag har inte hört tillbaka från dig.”
• Du känner dig orolig eller överväldigad när du tänker på e-post.

Härifrån kan du antingen gå med det extrema alternativet att välja varje enskilt oläst e-postmeddelande (? -A på Mac eller Ctrl-A på datorn), eller du kan välja att använda Michael Hyatts tillvägagångssätt och sortera dina e-postadresser med namn, svara till några viktiga e-postmeddelanden, men efter 15-30 minuter, sluta svara, välj allt och arkivera det Allt. Varje. Enda. E-post.

Poängen här är, om något är väldigt viktigt, får du helt enkelt ett annat påminnelsemail om det. Om det inte är så har du sparat dig lite tid. Njut av utsikten över en helt tom inkorg. Det är en sällsynt syn. Från och med nu, sikta på att hålla sig på toppen av dessa e-postmeddelanden och aldrig tillåta e-postbacken att komma till sådana extrema längder igen!

Bibehålla dina naturliga rytmer

Vi har alla produktiva timmar där vi känner oss motiverade, energiska och redo att ta på oss våra tuffaste projekt. Vi har också timmar där vi känner oss för något annat än en tanklös TV kommer att göra. Genom att lära sig om när dessa timmar förekommer i våra liv, vi kan organisera vår att göra-lista runt dem så att vi kan se till att det som behöver bli gjort, blir gjort.

För en bit av bakgrunden kör våra kroppar på olika cirkadiska och ultradianska rytmer. Cirkadiska rytmer varar i allmänhet runt 24 timmar (det vill säga svarar på dagsljus och natt). Ultradianrytmer är mycket kortare, vanligtvis 90-120 minuters hjärnvågscykler.

Genom att lära sig om din egen kropps rytmer kan du dra nytta av din naturliga “upp och nedgångar”. När du till exempel känner en naturlig vakenhet över dig, är det troligtvis början på din ultraljudsrytm. Dra nytta av detta, men håll koll på klockan. När omkring 90 minuter eller så är uppe, och du börjar känna dig mer sömnig, ta en paus. Det är under denna period du är mest sannolikt att förhalta och göra misstag. För att hjälpa dig med det här kan du prova några av dessa Pomodoro-appar. Klipp genom utmaning med dessa Pomodoro-tekniker. Appar och programvara skärs genom utjämning med dessa Pomodoro-teknik. Apps & Software Procrastination är en sjukdom som genomtränger studenter och arbetstagare i alla hörn av världen och det infekterar både amatörer och yrkesverksamma. Som författare lider jag dagligen av förskott. Vissa människor ... Läs mer för att påminna dig när du ska ta korta pauser och när du ska ta långa pauser.

Ernest Rossi säger om detta ämne:

Grundidén är att var och en halv timme eller så måste du ta en vilopaus - om du inte kan vara bra på väg till Ultradian Stress Syndrome: du blir trött och förlorar ditt mentala fokus, tenderar du att göra misstag, bli irriterad och ha olyckor - om du fortsätter att ignorera ditt behov av att ta en paus kan du uppleva mer och mer stress tills du faktiskt blir sjuk.

Kort sagt, var uppmärksam på kroppens cykler och tryck inte på dig själv för hårt. Det är ofta bäst att övervinna en uppdragsuppdrag över en period av veckor i stället för bara några dagar, eftersom det kan leda till att du blir utbränd och uttömd, vilket leder till ytterligare en eftersläpning när du försöker återhämta sig.

Använd Trello för ett Kanban Workflow

Personligen, jag kärlek Trello för uppgiftshantering, speciellt med plattformen för ett Kanban-arbetsflöde. Trello är ett gratis system där du kan ställa in brädor, som var och en innehåller kort. Var och en av dessa kort är ett objekt på din att göra lista. För att ställa upp detta som ett Kanban-system (vilket är ganska populärt hos Toyota), startar du helt enkelt med tre vertikala listor märkta (från vänster till höger), “Orderstock”, “Pågående”, och “Avslutad” (du kan naturligtvis lägga till mer, i rätt ordning, till exempel “Testa”, “Recension”, beroende på situationen). Du kan läsa en mer detaljerad förklaring av Kanban Trello-arbetsflödet här, men det grundläggande syftet är att arbeta för att flytta varje objekt från vänster (backlog) till höger (färdigställt). När en artikel når den högsta strömmen, vet du att den är klar och du kan arkivera det här objektet.

Det här tillvägagångssättet hjälper dig inte bara att se vad som behöver fungera, vad som jobbar för närvarande och vad som har gjorts men det lägger till lite av en “spelifiering” element till din uppdragsuppdrag och håller dig motiverad som den “orderstock” listan blir mindre och mindre. Åh, och du kan också använda detta tillvägagångssätt för att hjälpa dig att hålla kontakten med alla du känner.

Använd beslutsträd för enklare beslutsfattande

Vi kan ofta spendera sätt för lång med beslut. Beslut Träd kan användas för att göra denna process enklare och effektivare så att du snabbt kan gå vidare från beslutsprocessen och fortsätta med viktiga saker. Titta på den här videon för en intressant introduktion:

Offentlig ansvarighet

Genom att offentligt tillkännage ditt mål Hur man dödar motivation sugande vampyrer och avsluta vad du börjar Hur man dödar motivation sugande vampyrer och avsluta vad du startar Livsprojekt som stallas? Ja, vi har alla dem. Historien är alltid densamma. Vi börjar med en idé men ser aldrig igenom den. Bryt de spröda hindren och fortsätt med dessa tips. Läs mer till, säg, “komma till Inbox Zero kl 18.00”, eller “Fyll i mina viktigaste 2 uppgifter vid 2:00”, du är mycket mer sannolikt att lyckas. Oavsett om du skriver en vän, publicerar en Facebook-post, tweet eller använder en app som Lift där andra användare kan ge dig rekvisita för att uppnå en daglig vana, kommer den ökade ansvarsskyldigheten att motivera dig för att lyckas.

Så här hanterar du din loggbok

När du har lyckats få din backlog under kontroll, var försiktig med att behålla det på så sätt. Några tips (andra än att behålla förslag ovan) är:

• Håll dig att göra listor uppdaterade. Se till att du kan lita på dem, så ditt sinne kan vara tydligt för att helt enkelt kunna fortsätta med de uppgifter som finns.
• Bo i din kalender. Lär dig att förlita dig på din kalender och behandla den som helig. Om något är planerat det måste bli färdig, annars blir tillväxten helt enkelt växande. Och växer. Och växer.
• Bygg i regelbundna recensioner. Granska dina uppgifter varje dag, vecka eller månad. Ta bort allt som inte behövs, och lägg till allt som saknas. Vet vad som behöver göras, och när.
• Lär dig att säga nej. För att hålla din backlog under kontroll måste du lära dig att säga “Nej” oftare. En bra bok att läsa för en fullare förståelse av detta är Essentialism: The Disciplined Pursuit of Less, av Greg McKeown

Vi vet alla hur det är att du känner att du drunknar i ett arbetssjälte, men jag hoppas att dessa förslag kan hjälpa dig att använda olika metoder för att hantera den växande listan över huvudet och hålla den under kontroll!

Vilka andra strategier och taktik har du använt för att effektivt gå igenom din uppdragsuppdrag? Vänligen meddela mig i kommentarerna!

Utforska mer om: GTD, Time Management.