Intellinote Sätt dina uppgifter, filer, meddelanden och möten på nätet på ett ställe

Detta inlägg gjordes av Intellinote genom kompensation. Det faktiska innehållet och yttrandena är författarens enda åsikter, som upprätthåller redaktionellt oberoende, även när ett inlägg sponsras. För mer information, läs vår ansvarsfriskrivning.

Rätt programvara bakom ditt projekt, grupp eller organisation kan göra hela skillnaden. Intellinote gör det lättare att hantera, samarbeta och bättre kommunicera med ditt team, kollegor och kunder.

Intellinote blandar text i realtid, ljud och video, lätt fil och skärmdelning och projekthanteringsfunktioner med ett unikt arbetssätt som gör det möjligt att hantera stora grupper av människor en enkel affär.

Det är ännu bättre, det är helt gratis för personligt bruk och levereras med en 30-dagars gratis prövning, så du kan prova med ditt lag innan du köper.

Allt under ett tak

Intellinote finns både som webbläsarbaserad webbapplikation eller som fristående programvara för Windows, Mac och mobilplattformar. Både webb och fristående versioner delar samma moderna gränssnitt: En sammanfallerbar vänstermeny gör det mesta av ditt innehåll, vilket du kan stifta alla arbetsytor eller chattar för snabbare åtkomst.

Intellinote ger ett hem för dina anteckningar, uppgifter, filer, konversationer och nästan allt annat som är relaterat till ditt företag, team eller projekt. Anteckningar kan delas och samarbetas på och tilldelas arbetsytor, uppgifter kan delegeras individer med förfallodatum. Att dela filer direkt till en arbetsyta är ett bra sätt att dela med hela lagen, eller starta en en-mot-en chatt för att hålla dina arbetsdiskussioner om ämnet. Det är en organisatorisk schweizisk armékniv.

Du kan ladda upp filer direkt till arbetsytor eller bifoga dem till anteckningar och uppgifter, ge långa textbeskrivningar (formaterade med WYSIWYG-verktyg) och kommentera absolut någonting. Det är också möjligt att bädda in en uppgift eller anteckningar i andra anteckningar. Klicka bara på “gem” bilaga och välj Lägg till från Intellinote.

Intellinotes tillvägagångssätt är en som gör stor användning av arbetsytor, som i huvudsak är nav som ger ett tilldelat syfte för dina anteckningar, uppgifter och filer. Arbetsytor är inte styva i sin design, och de kan applicera i stort sett allt du behöver dem för: hela avdelningar, enskilda projekt, lagmedlemmar, utbildningslitteratur - vad du än behöver.

Arbetsytor är inte projekt- eller avdelningsspecifika, och kan också skapas för gruppkommunikation. En grupp arbetsyta tjänar ett annat syfte till en vanlig, vilket ger en samarbetspunkt för ett obegränsat antal lagmedlemmar. Du kan chatta, dela filer och se allt som din grupp har arbetat med - och allt fungerar lika för en-till-ett arbetsytor.

Att skapa en arbetsyta är lika enkelt som att klicka på plus-knappen i det övre högra hörnet och välja arbetsyta, ge det ett namn och lägga till dina lagmedlemmar till det. Du har omedelbart skapat ett organisationsutrymme, någonstans att lagra filer som är relevanta för den speciella verksamheten och ett chattrum i realtid för dina kollegor.

Icke-fastlagda arbetsytor kommer att dyka upp i hopfällbar vänstermeny baserat på deras aktivitet (inklusive chattar du för närvarande har med teammedlemmar) och alla arbetsytor som inte är synliga i menyn är dolda under ellipsen (...) ikonen.

Detta håller vad du inte behöver ur vägen, så du kan koncentrera dig på viktiga uppgifter som behöver uppmärksamhet just nu.

Användning av Intellinote

Om du har använt Intellinote tidigare, kommer du förmodligen att märka att användargränssnittet nu är betydligt “lättare” och mer användarvänlig. Förutom ett lick av färg och mer lyhörd känsla, är navigering av dina arbetsytor nu ännu enklare än vad som tidigare varit.

Vad var en gång “Unified Workspace” har helt enkelt blivit Allt - sammanföra allt du jobbar med på alla dina olika arbetsytor. Dessutom har alla dina tilldelade uppgifter (tidigare och nuvarande) flyttats till uppgifter skärm, ger information en överblick om ditt kommande schema.

Varje arbetsyta du skapar - oavsett om det är en grupp, enskild eller ett projekt - har ett kombinerat chat- och aktivitetsfönster och ett tabellområde för anteckningar, uppgifter och annat innehåll. Fånga upp vad som hänt i varje arbetsyta i ditt frånvaro med en blick på ny aktivitet, eller starta en asynkron chatt med dina medarbetare. Du kan till och med lägga till anteckningar, tilldela uppgifter, ladda upp filer och meddela andra teammedlemmar från samma textfält, bara välj ett alternativ i rutan till vänster.

När du anger en arbetsyta - oavsett om det är ett projekt eller en grupp - ser du ett aktivitetsfönster, en kort sammanfattning av arbetsytan och en tabellerad meny för att snabbt bläddra relevanta anteckningar, uppgifter, filer, medlemmar, utkast och Skräp. Dessa visas alla tillsammans med aktivitetsfönstret, så du kan fortsätta chatta med kollegor medan du surfar.

En lösning som Intellinote kan ersätta flera oberoende produkter, inklusive åldrande projekthanteringsprogram som aldrig verkar utvecklas och dyrt i realtid chatt- och videokonferensprogram. I en utbildningsinstitution kan Intellinote komma till nytta för att ge feedback, arbeta med grupper eller tilldela tidsfrister. I vissa fall kanske du vill bli av med email för gruppdiskussioner och bara använda Intellinotes realtidschatt och privata meddelanden i en grupp i stället.

Många företag och team använder tredjepartsverktyg som en del av deras vanliga verksamhet, och även om Intellinote försöker ersätta några av dessa verktyg, har andra implementerats som valfria integreringar. Dessa inkluderar webbaserade verktyg som GitHub och Bitbucket, MailChimp, Wufoo och även ZenDesk.

Utöver dessa kan Intellinote också integreras med samarbetsstöd som Dropbox, Box, Google Drive (inklusive Google Docs) och online kalendrar. Det finns till och med en Evernote-integration som migrerar alla dina anteckningar och innehåll över till Intellinote. Om du vill ha mer komplexa integreringar finns det stöd för Built.io, REST, Webhook och Zapier, som kan ta produktivitet till nästa nivå med integreringar som är specifika för din operation.

Intellinote har ett brett utbud av applikationer tack vare en så robust bas. Sammanslagningen av projektledning, realtidsvideo, ljud och skärmdelning och realtidsdiskussion är överraskande effektiv. I snabbare miljöer där det kan vara svårt att hålla koll på projekt kan Intellinote vara det perfekta verktyget för att återställa order och sanity.

Kommunicera och organisera ditt team

Förutom att skapa en känsla av sammanhang för ditt lag eller företags verksamhet, är arbetsytor också centrala för kommunikationen. Ibland känns e-post och snabbmeddelanden alltför ojämförligt och borttagna från ditt projekt, vilket är där Intellinotes teamchatt och videokonferenser kommer in.

Förmodligen en av Intellinotes största försäljningspunkter, den senaste tillägget av videokonferenser integreras med dina befintliga lagmedlemmar på exakt det sätt du förväntar dig. Håll bara över ett namn och träffa Ring upp att initiera ett ett-mot-möte, eller lägga till en grupp användare för en större konferens - allt från samma användargränssnitt.

Fördelarna med att låta Intellinote ta hand om din videokonferens behöver verka självklart: organisera ditt team från ett gränssnitt, snabbt tillgång till företagsmaterial och spara pengar på dyra fristående premiumkonferensverktyg. Intellinote stöder skärmdelning och annoteringsfunktioner som finns i pricier konferenslösningar.

Faktum är att du inte ens behöver vara en registrerad Intellinote-användare för att delta i en videokonferens. Skapa helt enkelt en ny konferens med den blå “ring upp” knappen längst upp på skärmen och vidarebefordra länken till en potentiell klient eller leverantör. Arbetar med flera klienter? Använd Intellinote för att skapa en arbetsyta för var och en av dem så att du kan dela dokumentation, ställa frågor, hålla videokonferenser och kommunicera mycket effektivare än vanlig gammal e-post.

Oavsett om du arbetar på samma kontor eller är medlem i ett team som är utspridda över hela världen, bör asynkron chatt och videokonferenser täcka de flesta kommunikativa behov. Organisera personliga möten mot ansikte eller bara kolla in med grupper och projekt - valet är ditt.

Klicka på den lilla RSS-ikonen i nedre vänstra hörnet (det är Obs eller Uppgift) för att följa det. Du kan återkalla följda anteckningar genom arbetsytan eller visa allt du följer under Allt använda Filtrera menyn längst ned till höger. Följ och följa anteckningar när du behöver dem för att lägga till en extra dimension för din produktivitet - prioritera uppgifter för att få saker gjort.

För eventuella saker som du följer kommer meddelanden att meddela dig om ändringar i innehåll, kommentarer, taggar, bilagor och upphovsmän eller förfallodagar. Du kan till och med lägga till andra användare som följare (användbar om de inte är kopplade till den specifika arbetsytan) genom att klicka på plus “+” knappen och skriva in deras namn.

Realtids push-uppdateringar säkerställer att du inte behöver uppdatera Intellinote för att se de senaste tilläggen när det gäller innehåll - ändringar trycks automatiskt till din webbläsare och relevanta arbetsytor och chatytor i navigeringsområdet när de uppdateras.

Intellinote för skrivbord och mobil

Mobilåtkomst är alltmer värdefull i en värld där vi sällan lämnar våra smartphones eller surfplattor ensamma, och Intellinote har två mobilappar: en för iOS (som jag har testat här) och en för Android.

Med tanke på Intellinotes webbapplikation ser ut som något du normalt tycker om i App Store, är mobilklienten väldigt lätt att komma överens med. Det ger full tillgång till dina arbetsytor, anteckningar och konversationer, samtidigt som du håller dig uppdaterad med realtidsanmälningar för inkommande ändringar och meddelanden medan du är borta från skrivbordet.

Alla dina Intellinote-data är tillgängliga via mobilappen, inklusive det kombinerade chatt- och aktivitetsfönstret och tabeller och annat innehåll. Videokonferenser fungerar också via mobil, så att du kan initiera och delta i gruppmeddelanden i realtid med din Android- eller iOS-enhet, oavsett plats.

Det är ganska mycket möjligt att göra allt du kan göra i webbversionen med hjälp av mobilappen, men det finns några nackdelar, som brist på textformateringsverktyg och oförmåga att interagera med vissa integreringar (du kan inte skapa dokument i Google Kör till exempel).

Du kan dock ladda upp filer, skapa nya arbetsytor och lägga till medlemmar i din organisation (förutsatt att du har rätt behörighet) från iOS-appen jag testade. Alla ändringar trycks till servern när du gör dem och visas direkt.

Intellinotes webbläsarapp ger åtkomst till din organisation från vilken dator som helst med en Internetanslutning, men du kan också ladda ner dedikerade skrivbordsversioner för Mac och Windows. Dessa tillhandahåller realtidsanmälningar och håller dina viktigaste uppgifter ur webbläsaren.

En integrerad strategi

Intellinote försöker ta ett helt integrerat tillvägagångssätt för att organisera dina projekt, team och organisation. En lösning blandar element i projektledning, realtidskommunikation, enkel dra och släpp fildelning och integreringar med Google Drive, Dropbox och andra måste ha affärsverktyg.

Intellinote syftar till att eliminera behovet av flera olika lösningar genom att göra allt på ett och samma ställe. Det finns även ett Intellinote API för att bättre integrera Intellinote i ditt företags arbetsflöde.

Och det fungerar - arbetsytor är ett bra sätt att hålla arbetet på rätt ställe utan att orsaka rodnad. Mallar kan skräddarsys efter organisationens minsta krav och rullas ut gång på gång. Nästan varje lag där ute kan dra nytta av snabbare och effektivare kommunikation - oavsett om du är 3, 30 eller 300 personer starka. Intellinote arbetar för båda lagen och individer, så att lag kan samarbeta i stor eller liten skala beroende på krav.

Ännu bättre är det gratis för personligt bruk och 30-dagars heltäckande försök erbjuder gott om möjligheter för lag att bestämma om $ 10 per användare, per månad för standardplanen är behaglig.

Registrera dig för din kostnadsfria provning och bli mer produktiv idag!

Utforska mer om: Samarbetsverktyg, Projektledning.