Använd 80/20 Time Management Rule för att prioritera dina uppgifter

Hur maximerar du din tid? Använder du tidshanteringsapplikationer? Planerar du framöver och håller dig överens med ditt schema? Eller prioriterar du dina uppgifter? Om du har försökt dessa saker och fortfarande har problem med att effektivt utnyttja din tid, kanske du behöver en förändring.

80/20-regeln är ett annat alternativ för tidsstyrning och med små justeringar kan det bara vara din idealiska lösning.

Vad exakt är 80/20 regeln?

80/20-regeln är också känd som Pareto-principen. Konceptet härstammar med italiensk ekonom Vilfredo Pareto. Han märkte att 80 procent av landets mark ägdes av bara 20 procent av befolkningen. Detta ledde Pareto att undersöka denna obalans ytterligare och hur den relaterade till andra områden.

Åren senare tillämpade en konsult, med namnet Joseph Juran, detta begrepp till affärer och kallade det Pareto-principen. Från The Economist online:

Juran utvidgade principen för kvalitetskontroll, vilket bl.a. anger att de flesta bristerna i produktionen är resultatet av en liten andel av orsakerna till alla brister - vad han beskrivit som “de vitala få och de triviala många.”

Enligt Investopedia innebär det att:

• 80 procent av försäljningen kommer från 20 produkter i produktlinjen.
• 80 procent av företagets intäkter kommer från 20 procent av sina kunder.
• 80 procent av företagets produktion kommer från 20 procent av sina anställda.

Tidshantering är den vanligaste användningen av Pareto-principen, eftersom de flesta tenderar att sprida sin tid smidigt i stället för att fokusera på de viktigaste uppgifterna.

Med allt detta i åtanke innebär principen om tidsstyrning att 80 procent av din produktion kan komma från bara 20 procent av din tid. Nu är frågan hur mår du det? Här är fyra saker du kan göra.

Utvärdera ofta dina uppgifter

Om 80 procent av resultaten kommer från 20 procent av ansträngningen, står det för att 80 procent av effekten kommer att komma från 20 procent av dina uppgifter. Identifiera så 20 procent av dina uppgifter som ger 80 procent av resultaten du söker.

När du granskar dina uppgifter, fråga dig själv dessa frågor:

• Är varje uppgift på min lista märkt som brådskande?
• Är uppgifterna på min lista inom min räckvidd eller hör de till någon annanstans?
• Spenderar jag för mycket tid på vissa typer av uppgifter?
• Finns det uppgifter som jag ska delegera delegationen: En måste ha ledarskapsförmåga för att minska din arbetsbelastningsdelegation: En måste ha ledarskapsförmåga för att minska arbetsbelastningen När du har en ledande roll måste du lära dig att delegera arbete. Vi lär dig fem delegationsdelegationer: Vem, Vad, När, Var och Varför. Läs mer ?
• Är alla dessa uppgifter verkligen nödvändiga för det övergripande resultatet?

Kontinuerligt utvärdera dina mål

Dina mål och uppgifter kan vara sammanflätade, men inte alltid. Vissa kan vara helt separata. Så tänk på dina mål och de aktiviteter som behövs för att uppnå dem. Kom ihåg att 80 procent av dessa mål kommer att uppnås med bara 20 procent av de nödvändiga aktiviteterna.

Här igen, ta en inventering och se vilka 20 procent av aktiviteterna som kommer dig närmare majoriteten av dina mål. Kolla in dessa få exempel och se om du kan relatera:

• Om jag jobbar sent idag (20 procent aktivitet), kan jag avsluta objektet på min arbetslista, göra chefen lycklig, och ta imorgon i morgon (80 procent mål).
• Om jag gör en sallad att äta vid mitt skrivbord till lunch idag (20 procent aktivitet), kan jag arbeta med den uppgiften, slå tidsgränsen och komma närmare mitt viktminskningsmål (80 procent mål).
• Om jag planerar regelbundna möten (20 procent aktivitet) kan jag öka lagkommunikation, ha ett mer framgångsrikt projekt och vara en bättre ledare (80 procent mål).

Bestäm din Prime Time

Alla har särskilda tider under dagen när de är mest produktiva. Du kan göra ditt bästa arbete mellan 9 AM och 11 AM. Eller du kan bli mer klar mellan 3 PM och 5 PM. När känner du dig mest energiska, fokuserade och produktiva?

Bestäm när din främsta tid är Upptäck dina mest produktiva timmar med denna enkla metod Upptäck dina mest produktiva timmar med denna enkla metod Bygg din perfekta arbetsdag runt dina energinivåer. Det här enkla Excel-kalkylbladet och några sekunder av arbetet varje dag kan hjälpa dig att ändra dina vanor och bli mer färdiga. Läs mer och använd det för att ta itu med de 20 procenten av de uppgifter och mål du har identifierat. Detta kommer att se till att du spenderar din mest produktiva tid på dagen på de uppgifter och aktiviteter som behövs för bästa resultat.

Identifiera och eliminera distraktioner

Oavsett om du reser till kontoret varje dag eller jobbar hemifrån, är distraheringar överallt. Dessa obehagliga, små avbrott kan orsaka förlust av fokus, försenade uppgifter och en generell minskning av produktiviteten. Dessa 10 distraktioner krossar din produktivitet. Dessa 10 distraktioner krossar din produktivitet. Ingen kan undkomma distraktion av domen! Läs mer .

Med hjälp av 80/20-regelkonceptet, övertygar FreshBooks:

80 procent av dina distraktioner kommer från 20 procent av källorna.

För att ta på dessa distraktioner och eliminera dem måste du först identifiera dem. Din lista kan se ut så här:

• Flurries of emails
• Inkommande telefonsamtal
• Oplanerade besökare
• Törst eller hunger
• Meddelanden om sociala medier

När du har din lista över distraktioner, granska den och se vilka som stör dig mest. Du kommer sannolikt att finna att endast två eller tre (20 procent) är bulk (80 procent) av problemet. Ta sedan in sätt att eliminera dessa avbrott. Här är några förslag:

• Blockera specifika tider för att arbeta med e-postmeddelanden.
• Låt icke-brådskande samtal gå till röstbrevlådan.
• Stäng din kontorsdörr.
• Ha en drink och ett snyggt händer.
• Håll dig borta från sociala medier under arbetet.

Har du försökt 80/20 regeln?

Pareto-principen kan ge framgång i vissa branscher och användningar, men kan det fungera för dig? Om du har försökt 80/20-regeln 4 sätt att ta stressen ur produktivitet 4 sätt att ta stressen ur produktivitet Med några få riktade ändringar kan du öka produktiviteten med språng. Applicera dessa enkla metoder på ditt liv och resultatet är vad du kan förvänta dig - bättre arbete med mindre ansträngningar. Läs mer med stor framgång, fortsätter du att använda den? Om du gav detta koncept ett negativt resultat, vet du vad som gick fel?

Dela din historia med oss ​​i kommentarerna nedan så att andra kan lära av din erfarenhet.

Utforska mer om: Task Management, Time Management.