Tips och mallar för att skapa ett arbetsschema i Excel

Att skapa ett arbetsschema är inte lätt. Om ditt team av anställda är så stort som ett par dussin eller så liten som en handfull, hitta ett sätt att passa allas timmar, slå minimum och hålla laget lyckligt är tufft. Lyckligtvis kan Excel hjälpa till att göra det till ett massa lättare.

Excel mallar En Excel-mall för varje tillfälle En Excel-mall för varje tillfälle Hoppa över den branta inlärningskurvan och sortera ditt liv med makt i Excel-mallar. Vi har sammanställt ett urval av automatiskt uppdaterade mallar för att spåra budgetar, hantera projekt och mer. Läs mer är ett av de mest användbara verktygen i databashistoriken. De är bra för att hantera uppgifter och projekt 10 Användbara Excel-projekthanteringsmallar för spårning 10 Användbara Excel-projekthanteringsmallar för spårning Projekthanteringsmallar kan hjälpa dig att replikera framgångsrika projekt. Här är de grundläggande Microsoft Excel-mallarna för dig. Läs mer, håll finanserna i ordning 15 Användbara kalkylarkmallar för att hantera dina pengar 15 Användbara kalkylarkmallar för att hjälpa till att hantera dina pengar Håll alltid koll på din ekonomiska hälsa. Dessa gratis kalkylarkmallar är bara de verktyg du behöver för att hantera dina pengar. Läs mer, spåra fitnessframsteg 10 Excel-mallar för att spåra din hälsa och fitness 10 Excel-mallar för att spåra din hälsa och fitness Läs mer och håll dig bara organiserad i allmänhet 10 Otroligt användbara kalkylarkmallar för att organisera ditt liv 10 Otroligt användbara kalkylarkmallar för att organisera din Livet Är ditt liv en hotch-potch av missade deadlines, glömt shopping och avvecklade åtaganden? Låter som att du behöver bli organiserad. Läs mer - men schemaläggning är ett område där Excel verkligen skiner.

5 Viktiga tips när du gör ett schema

Innan du dyker in i den faktiska schemaläggningsprocessen, beakta följande överväganden i åtanke. De kommer att underlätta hela processen och minska mängden stress som pålar dig. Schemaläggning blir aldrig lätt, men det behöver inte vara en mardröm.

Känn dina anställdas preferenser. Den typ av inställningar du kan ta hänsyn till när schemaläggningen skiljer sig från fält till fält (t.ex. detaljhandel vs lager), men det är viktigt att åtminstone försöka passa dina arbetare.

Har några anställda en snedställning mot morgon? Eller kanske kvällar? Hur många timmar vill varje anställd per vecka? Finns det några tidsbegränsningar, till exempel en ovilja att arbeta på söndagar? Har vissa anställda synergi och kompatibilitet?

Du kan inte ta emot alla, men det är ett bra mål att skjuta på eftersom det kan förbättra produktiviteten och atmosfären - men viktigast kommer det att bygga förtroende och förtroende går hand i hand med respekt.

Spåra ansvarsfrånvaron. Som om det inte var tillräckligt svårt att jonglera alla dina anställdas preferenser, finns det tidskänsliga problem som kommer att dyka upp då och då. Till exempel behöver någon några dagar att ta en semester eller att sörja för en förlorad familjemedlem.

Lyckligtvis kan detta hållas enkelt genom att använda ett mångsidigt verktyg som Google Kalender 10 Fantastiska Google Kalenderfunktioner som du bör försöka 10 Fantastiska Google Kalenderfunktioner som du bör försöka Läs mer eller ett kalenderplugin för Thunderbird 5 Extensions för att lägga till kalendrar och uppgift Manager till Thunderbird 3 5 Extensions för att lägga till kalendrar och uppgiftshanterare till Thunderbird 3 Läs mer. En kvalitet att göra-lista-app som Todoist (varför att uppgradera till Todoist Pro Hur mycket mer produktiv är ToDoist Premium? Här är 6 goda skäl att uppgradera, hur mycket mer produktiv är att göra Premium? Här är 6 bra skäl att uppgradera Jag fortsatte använda ToDoist gratis för ett tag, men fortsatte att komma emot vad jag ville göra och kunde inte. E-post påminnelser. Lägga till anteckningar till uppgiften. Saker som verkligen skulle lägga till en hel del ... Läs mer), WorkFlowy (vår WorkFlowy recension Zen-Style Listning och projektledning med WorkFlowy Zen Style Listing och Project Management med WorkFlowy Read More) eller Wunderlist (vår Wunderlist recension Wunderlist: Lätt att använda, mångsidig och Cross-Platform List-Manager Wunderlist: Lätt att använda , Mångsidig och korsplattform för att göra listhanteraren Läs mer) kan fungera bra också.

Gör tidtabell före tid. Självklart kan du inte göra det för långt före tid i fall situationer förändras, men definitivt undvika att vänta tills dagen innan. En bra tumregel är ungefär en vecka i förväg.

Om bara procrastination var så lätt att slå, eller hur? Alla kämpar för att få saker gjort i viss utsträckning. Därför har vi skrivit mycket om anti-procrastination strategier. 5 Procrastination Strategies att bli mer produktiva. 5 Strategier för att öka produktiviteten Läs mer, undvik Internet distraheringar. 6 Tips förhindra Internetförstörelse 6 Tips Förhindra Internetutrymmande Jag är en mästare av förhalning. Kanske är du också. Det finns miljontals människor som lider av förlamande förseningar och det är ett verkligt avlopp på produktivitet och effektivitet. Den konstiga saken är, många av ... Läs mer, och verkligen övervinna förhalning Hur man slutar att förklara: Det enda nya årets upplösning som du bör ställa hur man slutar att förklara: Det enda nyårsbeslutet du bör ställa Kick vanan att förfalla och börja vidta åtgärder utan att vänta på rätt tid. Att stoppa förseningen är det enda nya årets upplösning du behöver. Här är varför. Läs mer .

Genom att göra dina scheman i förväg, ger dig själv ett andningsrum om plötsliga förändringar behöver göras.

Tilldela de viktigaste skiften först. Av “Viktigast av allt”, vi menar “icke förhandlingsbar”. Om någon absolut behöver jobba ett visst skifte, fyll det först och sätt det i sten. När alla nödvändiga skift är fyllda, är det lättare att mixa och matcha de återstående skiften med lediga anställda.

Och håll alltid minst en beredskap i åtanke. Helst skulle du skapa flera scheman (t.ex. Plan A, Plan B osv.), Men det kan ta upp mycket tid, så åtminstone bör du identifiera de anställda som mest sannolikt kommer att falla igenom och ha en reservplan i fall de gör.

Gör schemat lättillgängligt. Att låta dina arbetare se schemat i förväg är bra av två anledningar: de kan påpeka några fel och de uppskattar huvudet så att de kan planera sina egna veckor runt schemat.

Eftersom vi ska använda Excel-mallar för att skapa våra arbetsscheman är det föredragna alternativet att ladda dem direkt till Google Drive Google Drive Logga in och fildelning Lätt Google Drive Logga in & Fildelning Lätt lätt Google Drive är ett moln lagring och online-kontorservice som levereras med 15 GB gratis lagring och geniala samarbetsalternativ. Vi visar dig hur du får tillgång till den och delar dokument med andra. Läs mer . Det kommer att konverteras till Googles kalkylblad alternativ Excel vs Google Sheets: Vilken är bättre för dig? Excel vs Google Sheets: Vilken är bättre för dig? Behöver du verkligen Excel? Både skrivbord och online-lösningar har sina fördelar. Om du har problem med att välja mellan Excel och Google Sheets för att hantera dina kalkylblad, låt oss hjälpa dig att bestämma. Läs mer och låta dig dela den så att andra kan se. Håll ihop dessa tips för samarbetande Google Sheets 5 Google Plattor Inställningar Viktiga för Teamwork 5 Google Plattor Inställningar Viktiga för Teamwork Google Plattor har fler funktioner för att stödja kollektiv dataingång och bearbetning än du kanske tror. Vi presenterar funktioner och funktioner i Google Sheets som är viktiga för gruppprojekt. Läs mer om du är ny på den.

Och oroa dig inte för säkerheten. Om du inte hanterar regeringens hemligheter är Google Sheets tillräckligt säker Hur säker är dina dokument i Google Drive? Hur säkra är dina dokument i Google Drive? Läs mer för vardagliga användare som du och jag.

Gratis Excel Mall Nedladdningar

Med de här tipsen är det här en handfull fantastiska Excel-mallar som är utformade speciellt för att hjälpa arbetsgivare att planera arbetstiderna för veckan. Det kommer fortfarande vara jobbigt, men mycket enklare om du använder en av dessa mallar.

Mallar finns som XLSX-filer för Excel 2007 och senare versioner.

Omfattande arbetsskiftschema

Detta arbetsskifte schema av Spreadsheet123 är en av de mer omfattande mallarna där ute. Det är tillräckligt bra att konkurrera med några av schemaläggningsprogramvaran som är tillgänglig för nedladdning på webben, men på något sätt är den här mallen tillgänglig helt gratis.

När du öppnar den hittar du olika lakan för: Anställningsregister, Arbetsskiftschema, Tidskort, Lönekostnad, Närvaro, Övervakning, Inställningar och Hjälp. Hjälpbladet är en mini-handledning som visar hur du börjar med schemat.

Ärligt talat, rekommenderar vi starkt den här. Vi har några andra förslag under den här, men ingen är lika bra och du bör bara kolla om de är alltför komplicerade för vad du vill göra (vilket säkert är ett giltigt klagomål).

Ladda ner: Arbetsskiftschema

Weekly Shift Schedule

Detta veckoskiftschema av Business Management Systems kan inte vara lika omfattande som ovan, men det är bra för mindre grupper. Det är enklare, vilket betyder att det är lättare att lära sig och lättare att använda. Rekommenderas starkt för dem som vill ha en mellanslagsplanerare.

Den levereras med tre lakan: schema, skift och anställda. Allt du behöver göra är att lista dina anställda och deras timpriser på anställningsbladet. Definiera sedan starttid och sluttid för varje tillgängligt skift i skiftarkivet. Efteråt blir det automatiska Schema-arket självförklarande.

Den enda nackdelen är att det bara går upp till 20 anställda och 9 definierade skift, vilket gör det bra för små och medelstora verksamheter, men otroligt för större företag.

Ladda ner: Anställd Arbetsplan

Daglig Shift Schema

Kanske behöver du inte alla automatiska klockor och visselpipor som följer med de två mallarna som nämns ovan. Kanske föredrar du att göra saker så manuellt som möjligt och allt du behöver är ett riktigt grundläggande schema att tinker med. Om så är fallet, använd sedan den som tillhandahålls av Vertex42.

Den här mallen gör inte några jobba alls. Dess enda syfte är att ge dig ett förutbestämt schema som du kan fylla i för hand. När du är klar kan du skriva ut den (eller ladda upp den online) för att alla ska se, och det är lätt att börja på nytt varje vecka.

Ladda ner: Skift schemaläggmall

Excel gör ditt liv enklare än en gång

Känn fria att ändra dessa mallar till dina behov, om de inte är helt perfekta för dig (så länge du inte omfördelar dem). Om du vill anpassa, men vet inte vart du ska börja, rekommenderar vi att du läser Excel-formulär Behöver du hjälp med Excel-formulär? 7 Resurser att konsultera Behöver du hjälp med Excel-formulär? 7 Resurser att konsultera Excel är kalkylbladets guldstandard. Om du är skyldig att använda Excel och ändå måste bekanta dig med det, kommer dessa resurser snabbt att presentera dig för grunderna och mer. Läs mer först.

Och innan du går ut på att skriva ut dina färdiga scheman, kolla in de här tipsen för att skriva ut Excel-ark 7 Excel-utskriftstips: Så här skriver du ut kalkylbladet Steg för steg 7 Utskriftsutskickstips: Så här skriver du ut kalkylbladet Steg för steg Har du Problem med utskrift från Microsoft Excel? Den här guiden visar hur du skriver ut ett Excel-kalkylblad perfekt. Läs mer för att se till att allt kommer ut ordentligt.

Vilken mall är din favorit? Missade vi några bra? Har du några tips eller tricks för att schemalägga dina anställda? Dela med oss ​​i kommentarerna nedan!

Image Credits: Weekly Time Sheet av Andrey_Popov via Shutterstock, Scheduling Uppdrag av faithie via Shutterstock, Workstation Illustration av faithie via Shutterstock, Empty Schedule av xtock via Shutterstock

Utforska mer om: Microsoft Excel, kontorsmallar, projektledning, tidshantering.