Dela med sig:
Fool Proof System för att planera och hantera flera projekt
Att ha flera projekt både på jobbet och hemmet är som en mögel som växer på dina väggar. En mögel som oroar ångest och rädsla när du pumpar längre bakom, förlorar spår av var du är och vad som kvarstår att göra. Tack och lov finns det ett relativt enkelt system som erbjuds för att rensa upp den mögel, styra dem på ett tillförlitligt sätt på rätt sätt och behålla det på så sätt.
Ange Full Horizon Planning
Detta system heter “Full Horizon Planering” (FHP), en term som myntade och illustrerades av matematikprofessorn och produktivitetsvisaren Cal Newport. FHP är ett arbetsflödessystem som tar din i stor utsträckning oskäliga lista 4 Populära produktivitetstips som bör ignoreras 4 Populära produktivitetstips som bör ignoreras Några av de produktivitetsidéer som säljs till oss är ibland ogrundade och ofta felaktiga. Låt oss debunkera några av dessa produktivitetsmyter genom att visa att motsatsen kan lika sannolikt vara sant. Läs mer, och omvandlar det till något som är både mer hanterbart och mer respektfullt för din tid. Det är också fantastiskt oföränderlig när det gäller de garanterade, dagliga distraktionerna.
När Newport talar om arbetsflödessystem definierar han dessa som en “uppsättning vanor och verktyg som används för att organisera vilket arbete du gör och när du gör det. Och när han säger "effektiv" refererar han till den mängd värde du producerar”.
Från denna definition är det tydligt att FHP inte främjas som systemet för att styra alla system. Det kanske inte är lämpligt för ditt eget jobb, men det är definitivt värt att överväga. Kort sagt, det är ett alternativ, med likheter med andra system som David Allens Få saker att klara Arrangera 2015: Lär dig om kampsporten för att göra saker klar [saker att titta på] Arrangera 2015: Lär kampsporten om att göra saker klar [saker att titta på] Har du någonsin undrat varför de framgångsrika över-achieversna alltid verkar vara svaga huvud? Läs mer , monotasking Få saker gjort: 10 Inspirerande videoklipp för att öka produktiviteten Få saker gjort: 10 Inspirerande videoklipp för att öka produktiviteten I stället för att du går igenom varje videokanal på YouTube trodde vi att vi skulle lätta på bördan och rekommendera några valfria klipp som kommer att berätta hur du ökar din produktivitet. Läs mer och tiden som blockerar Time Blocking - Den hemliga vapen för bättre fokuseringstid - Den hemliga vapen för bättre fokus Letar du efter ett effektivare sätt att organisera dina arbetsdagar? Prova tidsblokering. Denna taktik kan hjälpa dig att hålla dig på rätt spår medan du håller distraheringar, förskott och oproductive multitasking i bukt. Läs mer . Full Horizon Planning är både en agglomeration och avskalning av delar av dessa idéer. Låt mig omskifta Newport förklaring.
- Varje projekt du är mitt i ska kategoriseras som antingen vilande, eller aktiva.
- Dormanta projekt ska lämnas in, men granskas regelbundet.
- När ett projekt främjas till aktiva status måste en detaljerad plan anges för hur projektet ska slutföras.
När det gäller planering aktiva projekt, du borde inte hantera abstraktioner, men “direkt med den brutna fysiska tiden”. Detta betyder:
“På månadsnivå vet jag vilka veckor jag ska arbeta för projektet, och först när jag kommer till de veckorna planerar jag vilka dagar jag kommer att arbeta med, och bara när jag kommer till de specifika dagarna, reda jag på vilken timmar det kommer att förbrukas.”
Detta tillvägagångssätt gör det mycket mindre troligt att du kommer att överkomma, så att du kan planera mer effektivt och få mer ur din tid.
För många människor planerar exakt vilka uppgifter de kommer att slutföra, på vilka specifika dagar, kanske till och med månader i förväg. Detta lämnar inget utrymme för verkliga livet. Med bara några sjukdagar eller tilläggstullar kan hela systemet falla i förfall.
Jag tror att ett exempel är i ordning. Jag kommer att använda skärmdumpar från Trello (Läs vår skrivning Trello - Ett unikt, enkelt och kraftfullt projekthanteringssystem från ett bra hem Trello - Ett unikt, enkelt och kraftfullt projekthanteringssystem från ett bra hem betyder namnet Joel Spolsky allting Om du vill, läser du det här inlägget, eftersom det visar Spolskys senaste och bästa projekt. Och om inte, borde du veta att det här är ... Läs mer) för att visa hur du kan organisera detta arbetsflödessystem inom en sådan plattform.
Ställ in Trello Board
Det här är inte det enda sättet att konfigurera Trello för det här systemet, men det är en som har arbetat för mig. Ställ in fyra “listor”.
- En lista över alla aktiva och vilande projekt.
- En lista över vad du behöver ta itu med den här kommande månaden, och de veckor som vissa saker behöver komplettera (lägg inte till någon info till det här, ändå).
- En lista över vad du behöver göra den här veckan, och på vilka dagar.
- En lista över uppgifter som behöver kompletteras idag.
När du har lagt till alla dina projekt till “Projekt” lista, markera de som är aktiva med en färgad “märka”. Jag kapitaliserar också dessa projekt för att se till att de sticker ut.
Skriv projektöversikter
Klicka sedan på det första av dina aktiva projekt och skriv en kommentar om vad du behöver göra, på breda, praktiska villkor och ungefär när. I det här exemplet antar jag att varje projekt varar ett antal månader. Detta gör att du verkligen kan förstå vad som behövs av dig, och du kan börja förstå hur du bäst kan strukturera uppgifterna. Gör detta för alla dina aktiva projekt.
Obs! Det här är den första graden av granularitet. Du behöver inte tilldela specifika veckor, dagar eller tider till dessa uppgifter, ändå.
Planera ut den här månaden (en gång per månad)
Du bör sikta på att göra detta i början av varje månad. Baserat på de kommentarer du just skrev för var och en av dina aktiva projekt, borde du kunna se vilka behov som slutfördes vid slutet av detta månad.
Lägg varje av dessa milstolpar ut som en separat “bricka” på den här listan och märka dessa med motsvarande färg (samma färg som den aktiva uppgiften som den berör), så att du enkelt kan se vilket projekt den uppgiften handlar om. Bestäm nu vilka veckor under denna månad du kommer att arbeta på dessa enskilda milstolpar.
Du kan gärna duplicera uppgiften eller dela upp den i deluppgifter om du kommer att arbeta med det under några veckor denna månad.
Nu, i början av varje månad, vet du ungefär vilka uppgifter du kommer att behöva göra i slutet av varje vecka. Om du misslyckas med att träffa någon av dessa milstolpar, helt enkelt flytta saker runt lite så att du fortfarande kan uppnå det övergripande projektet senast den sista tidsfristen.
Planera ut denna vecka (en gång per vecka)
Första sak på måndagsmorgon, kolla aktuell vecka på “Den här månaden” lista för att se vad du behöver ta itu med de närmaste dagarna.
Ta den här tiden för att dra alla dessa uppgifter över till “Denna vecka” lista och bestämma vilken dagar du kommer att ägna tid åt dessa saker.
Återigen, om du behöver dela upp uppgifterna i deluppgifter eller duplicera dem, fortsätt. Om du upptäckte i slutet av förra veckan att du hade en utbildning för att delta i onsdagen, kan du nu strukturera ditt schema runt detta enkelt.
Planera idag (en gång per dag)
I början av varje dag, spendera 10-15 minuter planering, baserat på uppgifterna i Denna vecka hur du ska spendera din tid för att säkerställa att du träffar dessa milstolpar. Så dra igen de relevanta objekten från Denna vecka lista till I dag lista.
På detta stadium av granularitet kan saker förändras snabbt, så håll detta i åtanke och var beredd att ändra din plan baserat på dessa distraktioner. Men genom att avsiktligt lägga undan särskilda tidsblock och ha självdisciplin att hålla sig till schemat så långt som möjligt, är du mycket mer sannolikt att slutföra vad som behöver slutföra.
I exemplet ovan kan du se att hela arbetsdagen har planerats, inklusive möten, samtal och svar på e-post. Nyckelfunktionen har delats upp i två separata tidsblock.
I slutet av varje dag, rensa I dag lista. I slutet av varje vecka, rensa Denna vecka lista. Och i slutet av varje månad, rensa Den här månaden lista och börja igen genom att granska dina projekt.
Gör detta till en vana
Som du förhoppningsvis kan se är detta ett system byggt för dem som följer en rad relativt komplicerade projekt. Det är för personer som måste möta ett antal deadlines utan att låsa sig in i en förinställd rutin och schema som är dikterade veckor, eller till och med månader i förväg.
När du tagit tag i denna rutin under ett par veckor lär du dig snabbt om det är för dig. Om du gillar det här systemet bör den tidsrammen räcka för att du ska redigera systemet enligt ovan, så det fungerar effektivt för dina specifika behov. Först då kommer det att sjunka in som vana.
Andra inställningar
Fysiska anteckningsböcker
Om du inte gillar att använda Trello, eller vill använda det här systemet i en annan inställning, finns det några alternativ. Newport använder sig själv av ett urval av bärbara datorer. Användning av fysisk penna och papper kan faktiskt bidra mer 6 Enkla skäl till att papper fortfarande kan vara din Killer Productivity App 6 Enkla skäl till att papper fortfarande kan vara din mördare Produktivitet App Papper kan vara ett mer potent verktyg för produktivitet än en dator eller en touch-enhet, och bör inte omedelbart avfärdas. Inte övertygad? Här är sex skäl till varför papper fortfarande är relevant. Läs mer än du kanske tänker på din produktivitet. Varje anteckningsbok representerar en annan grad av granularitet: månad, vecka, dag, så han kan snabbt skribba ändringar till hans scheman om och när de behövs.
Evernote & OneNote
Ett annat alternativ är verktyg som Evernote eller En anteckning. Du kan ställa in detta på exakt samma sätt som Newport använder fysiska bärbara datorer. Konfigurera en ny anteckningsbok OneNote är nu verkligen fri med fler funktioner än innan OneNote är nu verkligen fri med fler funktioner än innan Evernote reglerar inte längre rost på noteringstips. Microsoft meddelade nyligen OneNote skulle vara mer fri än någonsin tidigare. Låt oss visa dig vad det betyder när det gäller funktioner och funktionalitet. Läs mer för varje nivå av granularitet du behöver (se nedan). Följ sedan stegen, liknande dem ovan, för att hålla dessa uppdaterade. Min enda fråga med detta tillvägagångssätt är att det finns mycket att klicka fram och tillbaka mellan olika bärbara datorer, varför jag föredrar att använda Trello, där det mesta av informationen kan ses snabbt och kan flyttas mycket enkelt.
Excel
Om du är en Excel-typ av person, är en potentiell lösning att återskapa den layout som vi satt upp i Trello. Det här fungerar men att flytta uppgifterna runt och ändra sin ordning är svårare när du har celler att flytta. Spara tid med textoperationer i Excel Spara tid med textoperationer i Excel Excel kan göra magi med siffror och det kan hantera tecken lika bra. Den här handboken visar hur man analyserar, konverterar, ersätter och redigerar text i kalkylblad. Dessa grunder gör att du kan utföra komplexa omvandlingar. Läs mer, snarare än att bara dra och släppa. Om du hellre vill ha mindre information på en sida kan du alltid skapa nya flikar för Projekt, denna månad, denna vecka, och I dag.
Kunde FHP arbeta för dig?
Full Horizon Planning är ett arbetsflödessystem som innebär att du kan hantera flera projekt utan att behöva engagera sig i scheman som du heller inte kan förutsäga eller kan inte kontrollera.
Det tvivlar inte på det här “systemet kräver mer investeringar i mental energi än tidigare, från deadline till deadline, och det skulle säkert inte fungera för alla typer av jobb”. Men det har varit en stor bidragsgivare till Newports egen anmärkningsvärda produktivitet i akademien, bloggar och författarskap, samtidigt som han säkerställer att han sällan arbetar över 5 pm utan att bli utbränd. Programmering Burnout: Hur man återställer din förlorade motivation Programmering Burnout: Hur man återställer din förlorade motivation Skriver allt de här koderna kan dränera fysiskt och emotionellt. Allt du behöver för att komma tillbaka är medvetenheten om att motivation kan återfås. Läs mer .
Tycker du att det här är ett arbetsflödessystem du kan använda? Hur skulle du behöva anta det i din egen karriär? Eller finns det ett system som fungerar mer effektivt? 3-Strike-systemet: Hur prioriterar du din till-gör-lista? 3-Strike-systemet: Hur prioriterar du din att göra-lista Får du inte genom din att göra-lista? Problemet kanske inte är din produktivitet, det kan bara vara dina prioriteringar. Låt oss lära oss hur du prioriterar uppgiftslistan och får saker att göra. Läs mer för dig?
Image Credit: uttömd affärskvinna av Piotr Marcinski via Shutterstock, 40 + 235 av Bark via Flickr
Utforska mer om: GTD, Organisationsprogram, Planeringsverktyg, Projektledning, Uppgiftshantering, Tidshantering, Åtgärdslista, Trello.