De 5 bästa projektledningstipsna för nybörjare

Kommer du bara in på arbetskraften eller ett nytt jobb med ditt befintliga företag som projektledare? Vi lär oss mycket på college och med program för denna position.

Men många delar av att vara projektledare lär sig under vägen och genom erfarenhet. Om du tar en projektledare roll för första gången är det bara fem projektledningstips som hjälper dig att komma igång.

1. Använd rätt verktyg

Välja rätt verktyg för projekthantering Hur man använder Microsoft OneNote för projektledning Hur man använder Microsoft OneNote för projektledning OneNote är det perfekta samarbetsverktyget för hantering av enkla projekt i små grupper. Och det är helt gratis. Se hur OneNote kan hjälpa dina projekt att ta av! Läs mer är oerhört viktigt. Dessa applikationer blir dina bästa vänner under hela dina projekt. Om du fortfarande är uppe i luften att välja, här är de funktioner du ska leta efter och förslag du kan utforska.

Enkel användning

Att använda ett verktyg som är intuitivt i sin design och funktioner är mer betydelsefullt än du kanske tror. Du borde använda en applikation som är lätt för dig att förstå rätt ut ur porten.

Cross-Platform Accessibility

Att hålla upp med projektuppgifter och statuser är enkelt med verktyg du kan använda på både din dator och din mobila enhet.

Användbara funktioner

Vissa applikationer är robusta och utrustade. De låter dig skapa Gantt-diagram, gruppspecifika kalendrar, uppgiftslistor, baslinjer, automatiseringar och så mycket mer. För professionella projektledare är alltomfattande verktyg praktiskt. Detta inkluderar applikationer som Microsoft Project, Smartsheet och Zoho Projects.

Andra program kanske inte innehåller alla klockor och visselpipor som liknande verktyg, men det kan vara lättare att lära sig och inkludera de exakta funktionerna du behöver. För denna situation, kolla in applikationer som Trello, Wrike och Asana för uppgifter, samarbete och enkel spårning.

Grunden är att du ska bestämma vilka funktioner du behöver och vill ha mest, och kolla in olika verktyg för att ta reda på vilket som är bäst för dig.

2. Använd mallar

Du behöver inte bara förbereda dig för projektet, utan också “pappersarbete” involverad i hanteringen av det. Från att möta planering till statusrapporter till e-postuppdateringar, gör dig redo för ditt projekt genom att samla praktiska, tidsbesparande mallar.

Mallar finns i alla former och storlekar och oftast för Microsoft Office-program som Word, Excel, PowerPoint och OneNote. MakeUseOf har du täckt med en mängd olika mallartiklar för alla dina projektbehov.

• Word-projekthanteringsmallar Så här hanterar du ditt projekt med Word-mallar Hur hanterar du ditt projekt med Word-mallar I projektledning är förberedelser halva striden. För att organisera och dokumentera ditt projekt kan du behöva många olika rapporter, formulär eller planer. Vi har sammanställt ett urval av Word-mallar för att komma igång. Läs mer
• Excel-projektmallar Så här gör ditt projekt framgång med Excel-mallar Så här gör ditt projekt en succé med Excel-mallar Excel-mallar är ett viktigt verktyg i portföljen av en effektiv projektledare. Även i det minsta projektet kan mallar göra ditt liv enklare och spara betydande tid. Vi har sammanställt ett urval. Läs mer
• PowerPoint-projekthanteringsmallar De bästa gratis PowerPoint-mallarna för din projektpresentation De bästa gratis PowerPoint-mallarna för din projektpresentation Hur du presenterar ditt projekt är minst lika viktigt som vad du presenterar för vad din publik kommer att komma ihåg är hur du fick dem att känna. Wow dem med professionella PowerPoint mallar för projektledning. Läs mer
• OneNote-projekthanteringsmallar Hur man adopterar OneNote-mallar för projektledning Hur man adopterar OneNote-mallar för projektledning Ett brett utbud av mallar är en av de funktioner som gör Microsoft OneNote till ett utmärkt verktyg för projektledning. Låt oss visa dig hur du kan använda OneNote-mallar i ditt projekt. Läs mer
• Mötesagendansmallar De 15 bästa mötesdagsmallarna för Microsoft Word De 15 bästa mötesdagsmallarna för Microsoft Word Dessa mötesagendagsmallar för Microsoft Word kan hjälpa dig med en bra start för alla typer av möten. Läs mer
• Mötesmallar De 12 bästa mötesmallarna för yrkesverksamma De 12 bästa mötesmallarna för professionella användare Här är de bästa mötesmallarna för Microsoft Word, Microsoft OneNote, Evernote och Google Docs. Läs mer

3. Var beredd på förändring

Det skulle vara underbart om varje projekt gick precis som planerat från början till slut. Tyvärr är det ofta inte fallet. Att hantera projektproblem som omfattande kryp är en del av jobbet. Men andra saker kommer sannolikt att dyka upp som inte står i din kontroll.

• Du kan ha en lagmedlem som inte kan slutföra sina uppgifter på grund av sjukdom eller nödsituation. Det kan kräva att du flyttar snabbt för att få in en ny gruppmedlem för att slutföra uppgifterna eller ens ta dem på dig själv, i vissa fall.
• Det kan hända att du har ett kortsiktig systemproblem som hindrar hela ditt team från att slutföra uppgifter. Det kan kräva att alla ska arbeta extra timmar för att kompensera tiden och hålla sig på rätt spår.
• Du kan ha en handledare som kräver att du gör ändringar som beställts av kunden i mitten av projektet. Detta kommer att utlösa en konsekvensbedömning och justeringar av uppgifter och tidsfrister.

Så var redo att hantera förändring genom att vara flexibel och anpassningsbar när problem uppstår.

4. Känn ditt lag

Beroende på företag och bransch kan du ha ett permanent team eller en som är monterad med varje nytt projekt. Hur som helst, lära känna ditt team är en viktig del av att hantera dem för ett framgångsrikt projekt. Men det här kan vara svårt om du går med i ett nytt företag eller en annan avdelning.

Lyssna och engagera

När du möter ditt projektteam 5 tips som hjälper dig att göra den perfekta ställningen till din chef eller team 5 tips som hjälper dig att göra den perfekta ställningen till din chef eller ett team Att presentera din chef kan vara en skrämmande upplevelse. Här är några tips för att se till att din tonhöjd är perfekt. Läs mer, var uppmärksam på kroppsspråk, attityd och intresse från dina deltagare. Lyssna på vad de måste säga, ställa frågor och uppmuntra interaktion. Var professionell, men var inte rädd för att kasta i din humor för att krossa isen.

Anteckna

Att hålla reda på dina gruppmedlems uppgifter och tidsfrister är en del av att vara projektledare. Men att göra anteckningar om dina lagmedlemmar kan också hjälpa dig att känna till dem bättre.

• Är Bill alltid i tid som ger sina statusuppdateringar till dig?
• Har Carol problem med att prata när hon behöver hjälp?
• Är Mark dåligt för att möta sina deadlines?

Prova att skriva ner anteckningar under möten, efter en-till-ett-samtal eller när du läser e-post från lagmedlemmar. Detta kommer definitivt att hjälpa till med nuvarande och framtida projekt med dem.

5. Fortsätt att kommunicera

Som projektledare förväntar du dig kommunikation från ditt lag. Du vill ha statusuppdateringar som tillhandahålls och frågor eller problem som meddelas dig. Samtidigt bör du planera att kommunicera specifika objekt till ditt lag som projektledare.

Genomföra regelbundna möten

För att hålla ditt team på spår och på samma sida, schemalägga du regelbundna projektmöten. Det bästa sättet att göra detta är att hitta den dag och tid som fungerar bäst för laget och skapa ett återkommande veckovisa möte. Detta gör att ditt team vet rutinen och förbereder sig i enlighet därmed.

Följ upp efter diskussioner

Efter varje möte ska du skicka en uppföljning till ditt lag. Din email ska innehålla mötesminuter och åtgärdsposter som följer av diskussionen. Det här är när de här fantastiska mallarna kan komma till nytta.

Ge statusuppdateringar

Som projektledare rapporterar du sannolikt framsteg till din närmaste handledare och eventuellt upp kedjan till ledningsgruppen. När ändringar krävs från högre uppdrag kommer inkomna förfrågningar från klienten, eller ditt lag får helt enkelt beröm för sitt arbete, var noga med att dela den med dem.

Har du projektledningstips för att lägga till?

Projektledning handlar ofta om att hantera människor Hur man hanterar svåra människor som IT-projektchef Hur man hanterar svåra människor som IT-projektledare En projektledare behöver korralera olika människor till ett framgångsrikt projektteam. Det finns några mjuka färdigheter du kan kräva för att hålla projektet och laget på rätt spår. Läs mer än det handlar om att hantera dokument. Skulle du vara överens?

Vilka saker har du hittills lärt dig i din projektledning roll? Finns det interpersonella, professionella eller personliga färdigheter som du hittar hjälper dig mest i den positionen? Vänligen dela dina förslag och tips med andra som är nya för denna roll genom att kommentera nedan.

Utforska mer om: Projektledning.